Informationsmanagment

Ohne Medien-Management kein überzeugendes Kundenerlebnis

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Die Aufgaben des Marketings und des Medien-Management haben sich mit der Digitalisierung grundlegend verändert. Ging es früher darum, neue Produkte zu bewerben, die Marke oder das Unternehmen bekannt zu machen, sind die Marketingexperten von heute mit neuen, weitaus komplexeren Aufgaben konfrontiert. Neben der Gewinnung neuer Kunden stehen Kundenbindung, Verhinderung der Abwanderung und Kundenbetreuung auf der Tagesordnung. 2017 wird die Herausforderung mit Sicherheit nicht geringer. Die Anzahl der Kontaktpunkte steigt – ebenso wie die Erwartungshaltung der Kunden. Für eine durchgängig positive Kundenerfahrung müssen Marketingmaßnahmen personalisiert und dialogorientiert sein. Das verlangt eine verstärkte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und einen gekonnten Einsatz von Technologie. Scheitert die technische Umsetzung, sind die Anstrengungen um personalisierte Kundenerlebnisse trotz guten Willens meist vergeblich. In der digitalen Welt dreht sich alles um den Kunden In den kundenorientierten Märkten von heute wird digitales Medien-Management zur Pflicht. Denn visuelle Elemente spielen bei der Kundenerfahrung mittlerweile eine Hauptrolle. Um überzeugende Anwendererlebnisse zu liefern, arbeiten Unternehmen verstärkt mit Videos, Fotos, Infografiken und anderen Rich-Media-Formaten. An einer gut durchdachten Strategie für Medien-Assets und einer adäquaten Technologie-Plattform führt deshalb kein Weg mehr vorbei. Unternehmen können auf diese Weise mehr aus ihren Investitionen in den Markenwert herausholen und ihre Medien-Assets unternehmensübergreifend besser verwalten und überwachen. Das sorgt für einen optimalen Einsatz von Ressourcen, Zeit und Budget. Digital Asset Management ist eine Kerntechnologie und wesentliche Komponente der Infrastruktur zur Gestaltung einer überzeugenden Customer Experience. Eine Medien-Management-Plattform dient in allen Prozessschritten als zentrale, verlässliche Quelle und konsolidierte Dateiablage für Marketing, Markenführung, Handel, Videos und weltweiten Vertrieb. Sie bildet das Zentrum eines Ökosystems aus miteinander vernetzten und voneinander abhängigen Beteiligten und Produktionsbereichen (wie Agenturen, Foto, Video, Audio, Grafik und Layout). Und sie versorgt die digitale Multi-Kanal Supply Chain, digitale Arbeitsabläufe, Marketing, Markenmanagement und weitere mit digitalen Medieninhalten. Die Zahl der Rich Media-Dateien wächst in allen Organisationen rapide. Und der Aufwand für die Beschaffung, Erstellung, Verwaltung und Nutzung all dieser Assets ist erheblich. Mit OpenText haben Sie Ihre medialen Inhalte im Griff. OpenText™ Media Management (Englisch): Reduziert die Kosten. Assets werden umgewidmet und wiederverwendet anstatt vervielfältigt oder mehrfach gekauft. Steigert die Produktivität durch die einfache, aber einprägsame Nutzererfahrung, Mediendateien in einem unternehmensweiten, zentralen Verzeichnis suchen und finden zu können. Steigert den Umsatz durch kürzere Produktionszeiten. Die Plattform wandelt Ihre Inhalte um und veröffentlicht sie. Anpassungsfähige Auslieferung und mehrfache Wiedergaben sorgen für eine Multi-Kanal-Erfahrung auf verschiedenen Endgeräten. Stärkt Ihre Medien-Lieferkette durch sicheren und kontrollierten Zugang für interne und externe Nutzer, Partner und Gruppen. Schützt Ihre wertvollen Dateien vor teurem Missbrauch durch flexible und individuell einstellbare Sicherheitsregeln für Nutzer und Dateien sowie ein integriertes Berechtigungssystem. Die Medien-Management-Lösung konsolidiert Ihre gesamten digitalen Medien und Videos in einem einzigen, zentralen, administrierten und überwachten Verzeichnis. Für eine stärkere Kundenbindung beschleunigen umfangreiche Metadaten die Veröffentlichung und Verteilung über mehrere Kanäle und auf verschiedene Endgeräte. Ersetzt Mehrfach-Systeme, Netzlaufwerke und lokale Ablagen für Mediendateien. Bietet die Möglichkeit zur Personalisierung, Individualisierung und Verwaltung von Dateien durch Metadaten für eine relevantere Kundenkommunikation. Unterstützt globale Arbeitsabläufe durch Lokalisierung und Mehrsprachigkeit. Verfügt über integrierte Rich Media-Analytics. Die Nutzung der vorhandenen Daten und Predictive Analytics ermöglichen mehr Verständnis, bessere Erkenntnisse und informiertere Entscheidungen zu Kunden, Marktlandschaft und Marktentwicklung. OpenText Medien-Management OpenText Media Management begleitet den gesamten Lebenszyklus von Medieninhalten – mit integrierten Prozessen und Funktionalitäten für Planung, Kreation, Produktion, Zusammenarbeit, Genehmigung, Verteilung, zur Ergebnisermittlung von Dateien oder deren Verwendung sowie für Archivanbindungen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Media Management Unternehmen dabei hilft, mehr aus ihren Investitionen in die Marke und digitale Medien herauszuholen – mit einer Technologie, mit der sich medialer Content unternehmensübergreifend managen und überwachen lassen. Optimieren Sie den Einsatz von Ressourcen, Aufwänden und Budget. Und halten Sie durch eine unternehmensweite Strategie ein, was Ihre Marke verspricht. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Kundendaten in der Cloud – eine Reise ins Nirvana?

Salesforce

Unternehmensanwendungen in der Cloud sind eindeutig eine Erfolgsgeschichte. Man kann fast sagen, dass diese Geschichte mit dem Kundenbeziehungsmanagement von Salesforce angefangen hat. Als Software as a Service mit großem Funktionsumfang hat das CRM-System sehr schnell reißenden Absatz gefunden. Fachabteilungen, denen es zu lange dauerte, bis die eigene IT-Abteilung die gewünschten Funktionen liefern konnte, haben sich schließlich für die einfache und schnelle Lösung eines Cloud-Abonnements entschieden. Das ist die erfreuliche Seite der Geschichte. Sackgasse Insellösung? Man kann in diese Geschichte freilich auch die Kehrseite mit einbeziehen. Aus der Sicht der internen IT handelt es sich um eine Insellösung, eventuell sogar um Schatten-IT. Der Wert von Kundendaten liegt aber gerade in der Vernetzung mit anderen Systemen, im Marketing, im Vertrieb sowie im Service. Denn was zählt, ist die Kundenhistorie. Nur so lassen sich die Kundenbedürfnisse auf Dauer erfüllen, diese zur Angebots- und Umsatzmaximierung analysieren und am Ende die Kundenbeziehungen verstetigen. Dieses Produktivitäts- und Optimierungspotenzial brachliegen zu lassen, ist sicher nicht im Sinne des Erfinders und gewiss nicht der Fachabteilungen, die als erste den Schritt in die Cloud gemacht haben. Was Unternehmen also brauchen, sind zentrale Systeme für Informationsmanagement entlang der gesamten Wertschöpfungskette, mit denen sich Kundendaten und alle damit zusammenhängenden Inhalte wie Korrespondenzen oder Serviceberichte lückenlos verwalten lassen. Mit Insellösungen ist das aber nicht möglich. Führen Kundendaten in der Cloud also in eine Sackgasse? Zudem stellen sich hier Compliance-Fragen. Auch wenn das gekippte Safe-Harbor-Abkommen durch den so genannten Privacy Shield ersetzt wurde, kann kein Unternehmen dem neuen strengen europäischen Datenschutz entkommen. Am 25. Mai 2018, also schon in einem Jahr, endet die Schonfrist, ab dann muss alles, was mit personenbezogenen Daten – und dazu gehören Kundendaten nun mal – passiert und warum, lückenlos dokumentiert werden und den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) entsprechen. Niemand kann die Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten abgeben. Himmel oder doch eher Nirvana? Führen Kundendaten in der Cloud also gar nicht in den Himmel, sondern ins Nirvana? Natürlich nicht. Aber die Unternehmen müssen handeln. Sowohl aus Wirtschaftlichkeits- als auch aus Compliance-Gründen. Das Gute daran ist, dass sie beide Ziele erreichen können, ohne auf ihre CRM-Applikation in der Cloud verzichten zu müssen. Möglich wird das mit unserer Content-Plattform für Salesforce. Deren Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, Records Management, Capturing, Archivierung, Workflow und Collaboration lassen sich in der Salesforce-Umgebung zur Verfügung stellen. Die Inhalte aber, die sozusagen in der Cloud aufgerufen und bearbeitet werden, müssen nicht dort abgelegt werden. Vielmehr bleiben sie genau da, wo die Unternehmen sie haben möchten – ob im eigenen Rechenzentrum oder einer privaten Cloud-Umgebung bei einem externen Dienstleister. In jedem Fall aber behalten die Unternehmen die volle Kontrolle über die Kundenhistorie, die an einem zentralen Ort gespeichert ist und gepflegt wird. Content-Plattform für Salesforce – und darüber hinaus Mit einer zentralen Content-Plattform für Salesforce bleibt dieser Wunsch kein Traum mehr, sondern wird Wirklichkeit. Vertriebs-, Service- und Marketingmitarbeiter, die mittels Salesforce ihre Kampagnen, Opportunities und Kundenservices managen, haben dadurch direkten Zugriff auf alle relevanten Begleitdokumente: Verträge, Angebote und Produktinformationen ebenso wie die gesamte Kundenkorrespondenz oder Rechnungen. Es versteht sich von selbst, dass diese Inhalte stets auf dem neuesten Stand sind. Und da nicht alle Anwender im Unternehmen Salesforce-Nutzer sind, stehen diese Informationen zusätzlich in allen anderen gängigen Geschäftsapplikationen wie SAP, Oracle oder Microsoft bereit – typisch Plattform eben. Das ist noch nicht der Himmel auf Erden, aber schon nah dran. Zögern Sie nicht, machen Sie sich schlau und probieren Sie die Content-Plattform für Salesforce aus!

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Gartner Magic Quadrant for ECM 2016: OpenText erneut als Marktführer ausgezeichnet

Der digitale Wandel soll es Unternehmen ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse effizienter, schneller und fehlerfreier abzuwickeln. Das Durchforsten von Papierstapeln wird zum Finden in der Datenbank. Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen bilden die Basis der Digitalisierung eines Betriebs. Und Enterprise Content Management (ECM) Systeme managen, sichern und vernetzen Informationen unternehmensübergreifend. Bei den großen Unternehmen und Konzernen ist diese Botschaft mittlerweile angekommen. Der Transformationsprozess nimmt Fahrt auf. Auch kleine und mittlere Betriebe werden sich dieser Entwicklung über kurz oder lang stellen müssen. Kein Unternehmen kann sich auf Dauer Wettbewerbsnachteile durch „Datenfriedhöfe“ leisten. Doch ein zukunftsorientiertes ECM-System muss ständig weiterentwickelt werden. Zum 13. Mal in Folge wurde OpenText zum Marktführer im Gartner™ Magic Quadrant für Enterprise Content Management gekürt. In der rapiden Veränderungen unterliegenden Software-Branche jedes Jahr wieder zu den Branchenführern zu gehören, ist eine reife Leistung. Trends tauchen auf und verschwinden wieder, neue Technologien verdrängen bekannte Standards, alternative Geschäftsmodelle entstehen. Mit der Zeit verändern auch die Endanwender ihr Verhalten und ihre Vorgehensweisen. Die Entwicklung von richtungsweisenden Enterprise Content Management (ECM) Lösungen über all die Jahre bedeutet also einen enormen Erfolg für unser Unternehmen. Nicht zuletzt deshalb freut uns die erneute Auszeichnung durch die renommierten Analysten von Gartner sehr. Dieses Jahr bedeutet uns die Auszeichnung durch den Gartner Magic Quadrant for ECM besonders viel. Der strenge Evaluationsprozess bezog sich in der Hauptsache auf die Realisierbarkeit (Ability to Execute) und Zukunftsfähigkeit (Completeness of Vision) der neuen OpenText™ Content Suite 16 (Englisch). Wir steuern also geradewegs auf unser Ziel zu: Eine neue Generation von ECM-Lösungen bereitzustellen, genau abgestimmt auf die Anforderungen digitaler Organisationen. ECM überdenken – ECM-Erfolge neu definieren Ausschlaggebend dafür ist unsere Überzeugung, dass ECM vollkommen neu definiert werden muss. Gestrige ECM-Konzepte werden den Anforderungen der Unternehmen von Morgen nicht gerecht. Eine ECM-Plattform als reines Endlager zur Datenspeicherung und Compliance-Sicherung zu betrachten, ist nicht mehr zeitgemäß. Digitale Unternehmen und deren Wissensarbeiter erwarten heute deutlich mehr von einer Technologie: Die einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit wird zum Erfolgskriterium. Durch immer stärker dezentralisierte Business-Anwendungen entstanden Insellösungen voll wertvoller Daten, die nun für einen ungehinderten Informationsfluss miteinander verbunden werden müssen. Eine neue Generation von ECM-Technologien muss genau das ermöglichen. Die neuen Technologien haben die Kapazitäten zur gemeinsamen Bearbeitung von Daten, um zum Unternehmensstandard für Zusammenarbeit zu werden. Dank ihrer umfassenden Integrationsmöglichkeiten dienen sie als zentraler Informationsknotenpunkt. Sie nutzen Metadaten, um die richtige Information im richtigen Kontext zur richtigen Zeit an die richtige Person zu liefern und steigern so die Produktivität. Die Einhaltung von Risikomanagement- und Sicherheitsrichtlinien erfolgt dabei automatisch. Diese neue Betrachtungsweise von ECM ist von zentraler Bedeutung. Wir denken, dass deshalb auch Gartner seine interne Definition einer effektiven ECM-Plattform auf die heutige digitale Welt angepasst hat. Infolgedessen weist der Gartner Magic Quadrant 2016 nur noch vier Marktführer aus – zwei weniger als in den Jahren zuvor. OpenText ist stolz darauf, auch in dieser neuen Ära des Information Management zu den Branchenführern zu gehören. Unabhängig vom aktuellen Status Ihres ECM liefern Berichte von Analysten wertvolle Erkenntnisse über den Entwicklungsstand der Branche und detaillierte Analysen aller namhaften Anbieter. Das macht sie zur Pflichtlektüre für alle, die sich mit ECM beschäftigen. Sie können diese Berichte (Englisch) hier, hier und hier herunterladen. Und dann gehen Sie mit der OpenText™ Content Suite (Englisch) selbst auf ECM-Erfolgskurs. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Modernes ECM: Der Erfolg liegt in der Cloud

Cloud-Lösungen

Die Zukunft liegt in der Cloud. Zu diesem Ergebnis kommt IDC im Cloud Computing Monitor 2017. Deutsche Unternehmen legen ihre Skepsis gegenüber Cloud Computing ab. Laut IDC-Prognose sollen in 24 Monaten über 60 Prozent der deutschen Betriebe Cloud Computing einsetzen. Das bestätigt auch der Cloud Monitor 2017 von KPMG und Bitdefender, nach dem bereits 2016 65 Prozent der befragten Unternehmen auf die Cloud setzten. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Cloud-Lösungen machen Unternehmen schneller, flexibler und agiler. Wer im technologischen Wettbewerb der Industrie 4.0 mithalten will, kommt nicht an Cloud-Lösungen vorbei. Doch welche Rolle spielt das Enterprise Content Management (ECM) in Zeiten der Cloud? ECM im Wandel Die ECM-Lösungen OpenText™ Content Suite (Englisch) und Documentum (Englisch) haben sich als effektive Enterprise-Content-Management-Systeme bewährt. Seit 25 Jahren bilden sie die Eckpfeiler der ECM-Systeme tausender Unternehmen. Doch die Anforderungen an ECM verändern sich. Die Zeiten, in denen ECM einfach als elektronischer Aktenschrank betrachtet wurde, sind vorbei. Für eine erfolgreiche digitale Transformation muss ECM aktiv Content aus allen Teilen des Unternehmens zusammenführen, verwalten und verteilen. Aufgrund dieser Entwicklung überdenken heute fast alle Organisationen die gegenwärtige und künftige Rolle ihrer ECM-Plattform. Viele unserer Kunden erkennen, dass sie einen neuen ECM-Ansatz brauchen. Der demographische Wandel und sich verändernde Geschäftsmodelle definieren vollkommen neu, wie, wann und wo gearbeitet wird. Kunden als Inspirationsquelle Als größter ECM-Anbieter der Branche sind wir permanent im Dialog mit zahlreichen Unternehmen. Der direkte Austausch sorgt dafür, dass wir ständig neue Wege zur Steigerung von Innovation und Agilität in Unternehmen entwickeln. Die Beispiele reichen von digitaler Modernisierung (Englisch) über Produktivität der Mitarbeiter (Englisch) bis hin zur Prozessintegration (Englisch). In der digitalen Welt müssen Unternehmen Veränderungen schneller und flexibler umsetzen. Nur so können sie umfassend von den Wettbewerbsvorteilen neuer Funktionalitäten und Anwendungsfälle profitieren. Unsere Kunden stehen vor der Frage, wie sie strategische Ressourcen freisetzen können, um die IT und Technologien wie ECM profitabel zu machen. Und hier kommt die Cloud ins Spiel. Cloudbasiertes ECM ist erfolgreiche Realität Viele unserer Kunden haben sich mit dieser Frage auseinandergesetzt. Sie alle kamen zu demselben Schluss: Durch cloudbasiertes ECM ziehen sie den größten Nutzen aus Enterprise Content Management. Sie können ihren Nutzern den benötigten Content zum richtigen Zeitpunkt und im passenden Kontext zur Verfügung stellen. Die Cloud dient als Sprungbrett zur schnelleren Bereitstellung neuer Cloud-Lösungen. Gleichzeitig lassen sich zweckorientierte, in führende Systeme integrierte Lösungen sowohl in der Cloud als auch in hybriden Umgebungen installieren. Mit der Ausrichtung auf die Cloud entlasten Sie Ihre IT-Abteilung von Basistätigkeiten wie Patchen, Überwachung und zeitaufwändigen Updates. Das setzt Ressourcen frei, um sich auf die strategische Bereitstellung neuer Lösungen mit ECM zu konzentrieren. Lösungen, die sich positiv auf die Geschäftsprozesse auswirken und das Unternehmen auf dem Weg in die digitale neue Welt unterstützen. OpenText und Documentum bieten Cloud-Lösungen der nächsten Generation Heute geht es darum, ECM in der Cloud zu nutzen und das System in zweckorientierte Lösungen zu integrieren. OpenText hält mit dieser Entwicklung Schritt. Mit der Übernahme von Documentum positionieren wir uns als Marktführer für Cloud Content Services der nächsten Generation. Wesentlich: Es gibt ebenso viele cloudbasierte ECM-Lösungen, wie Wolken am Himmel. Jede Organisation hat ihre eigenen Anwendungsfälle, ihre eigene Kultur und gewachsene Infrastruktur. Und täglich erscheinen mehr Tools, die Ihre ideale digitale Transformation beschleunigen können. Heute lässt sich nahezu jede Anforderung an ECM erfüllen. Von unternehmensweiter gemeinsamer Datennutzung über einfache Apps für spezifische Aufgaben, die ohne Programmierung auskommen, bis zur umfassenden Plattform-Anbindung – entweder Cloud zu Cloud oder Cloud zu lokaler Datenbank. Und warten Sie mal ab, was in Zukunft alles möglich ist. Ungeduldig? Dann holen Sie sich doch einen Vorgeschmack. Sehen Sie sich unser kürzlich gemeinsam mit AIIM (Englisch) durchgeführtes Webinar an. Drei Tipps für einen gelungenen Start Hier und jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um loszulegen. Das sollten Sie dabei berücksichtigen: Informieren Sie sich, wie Sie Ihren Content mit Hilfe der Cloud (Englisch) besser zum Vorteil des Unternehmens einsetzen können. Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Führen Sie eine Vollkostenrechnung (Englisch) durch, bevor Sie einsteigen. Stellen Sie den Kunden bei der Entwicklung neuer, zweckorientierter Anwendungen (Englisch) in der Cloud stets in den Mittelpunkt. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Fallstudie Rosetta Stone: Medien-Management als digitaler Übersetzungsschlüssel

rosetta stone

Die Digitalisierung macht auch am Arbeitsplatz nicht halt. Das heißt nicht zwingend, dass künftig alle Tätigkeiten von Robotern übernommen und ganze Berufszweige umgestaltet werden. Es geht vielmehr darum, dass sich unser Arbeitsumfeld, gerade, wenn es um den Einsatz von IT geht, nachhaltig verändert. Die organisatorischen Weichen dafür müssen jetzt gestellt werden, wenn Organisationen zukünftig wettbewerbsfähig bleiben wollen. Noch ein weiteres Argument spricht für die digitale Modernisierung am Arbeitsplatz: Diese wirkt sich nach Ansicht von IT-Verantwortlichen durch höhere Produktivität und sinkende Kosten bereits heute positiv auf die Unternehmen aus. Dabei rückt die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen in den Fokus. Multinationale Konzerne müssen heute standort- und abteilungsübergreifend kollaborieren und Zugriff auf die für alle Beteiligten relevanten Daten gewährleisten – unabhängig von Ort und Zeit. Die Volkswagen AG hat zu diesem Zweck ein eigenes Social Collaboration Netzwerk entwickelt, das ähnlich wie die gängigen Social-Media-Plattformen funktioniert. Ende 2016 nutzten mehr als 500.000 Mitarbeiter des VW-Konzerns dieses Tool in über 2.000 Communitys weltweit. Doch die wenigsten Unternehmen wollen oder können aufwändige eigenständige Lösungen entwickeln und betreiben. Was können Sie also tun? Ein Stein als Übersetzungsschlüssel 1799 wurde der Stein von Rosetta entdeckt, eine Steintafel, auf der derselbe Text in drei Sprachen des Altertums abgebildet war: Altgriechisch, Demotisch und in Form von Hieroglyphen. Der Stein von Rosetta hat maßgeblich zur Entschlüsselung der ägyptischen Hieroglyphen beigetragen, weil diese in die beiden anderen Sprachen übersetzt wurden. Der Fund ermöglichte uns ein tieferes Verständnis für die Welt der Antike – andere Entdeckungen ließen sich dank des Rosetta-Steins in den richtigen Kontext setzen. Auch in unserer modernen Welt scheitern wir manchmal an Sprachbarrieren – zum Beispiel wenn die verschiedenen Bereiche eines großen Konzerns über ein und dasselbe Thema in vollkommen unterschiedlichen Sprachen kommunizieren. Dann wünschen wir uns einen „digitalen Stein von Rosetta“, der die Kommunikation zu gemeinsamen Dokumenten von Marketing über Sales und Support bis hin zur Finanz- und Rechtsabteilung und anderen Unternehmensbereichen erleichtert. Das Sprachgewirr entziffern Ein Unternehmen, das sich dieser Problematik erfolgreich annahm, ist Rosetta Stone, adäquat benannt nach dem antiken Übersetzungsvorbild. Rosetta Stone bietet weltweit in fast 150 Ländern cloud-basierte Sprachkurse in mehr als 30 Sprachen an. Zu den Kunden zählen Schulen, Unternehmen, Behörden und mehrere Millionen privater Sprachschüler rund um den Globus. Content als Geschäftsgrundlage bei Rosetta Stone Bei Rosetta Stone basiert prinzipiell alles auf Content. Bible und ihr Team verwalten über eine Million Bilder, Video- und Audio-Komponenten, aus denen sich Trainer weltweit interaktive Unterrichtseinheiten zusammenstellen. „In meiner Verantwortung liegt es, das richtige System einzusetzen, damit all dieser Content gesammelt und katalogisiert werden kann. Es soll das Creative-Services-Team bei der Produktion von Videos für unsere Endkunden unterstützen – genauso wie unsere Produkte und die darin enthaltenen Bilder.“ „Wir arbeiten eng mit unserer Kreativ- und Rechtsabteilung zusammen, um stets auf dem neuesten Stand hinsichtlich aktueller Videos und lizenziertem Bildmaterial zu bleiben“, erklärt Donna Bible. „OpenText™ Media Management (Englisch) verschafft mir einen Überblick zu den aktuellen Versionen und final veröffentlichten Dokumenten. So kann ich jederzeit sicherstellen, dass die Leute nur das zu sehen bekommen, was entweder bereits an die Presse ging oder im Internet veröffentlicht und genehmigt wurde.“ Höhere Produktivität dank Media Management Laut Bible sorgt Media Management (Englisch) sowohl für mehr Kreativität wie für eine höhere Produktivität. „Wenn Sie Inhalte kontrollieren, neu zu ordnen und wiederverwenden können, arbeiten Sie auf einem ganz anderen Niveau“, erläutert Donna Bible weiter. „Das spart Ihrer Kreativabteilung Zeit. Und auch Ihre Rechtsabteilung verliert keine Zeit durch Auseinandersetzungen zum Urheberrecht.“ OpenText Media Management adressiert die steigenden Anforderungen des Unternehmens und pflegt gleichzeitig eine reichhaltige Sammlung von Inhalten für ein grenzüberschreitendes Wachstum. „Wer eine konsistente Vorstellung zum Erhalt von Wissen und Content hat und unterschiedliche Unternehmensbereiche einbinden kann, sorgt für den Zusammenhalt vieler Beteiligter“, erklärt Bible. „Auch die Einarbeitung wird einfacher, weil wir neue Mitarbeiter über die OpenText Lösung viel leichter in Kenntnis setzen können. Media Management ist für uns längst mehr als nur ein Arbeitsmittel. Es ist das Archiv der Geschichte unseres Unternehmens.“ Pilotprojekte für optimale Ergebnisse Organisationen, die Digital Asset Management einführen wollen, gibt Bible den folgenden Rat: „Involvieren Sie zu Beginn so viele Personen wie möglich. Bei der Implementierung konzentrieren Sie sich dann vorerst auf eine Gruppe. Setzen Sie das Projekt dort vollständig um, und nutzen es dann als Pilotmodell für alle anderen.“ Bible weist darauf hin, dass sich die Ergebnisse schnell potenzieren. „Wenn es um die aufgebauten Werte geht, vertrauen Sie auf den Schneeballeffekt. Das zahlt sich ein paar Jahre später richtig aus.“ Sie wollen mehr über die Fallstudie Rosetta Stone erfahren? Schauen Sie sich unser Video (Englisch) an, oder laden Sie sich dieses White Paper (Englisch) herunter. Wie Monster Energy, ein weiterer Media Management Kunde, von seiner Asset-Management-Initiative profitiert, erfahren Sie in diesem On-Demand Webinar (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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5 Mythen zur europäischen Datenschutz-Grundverordnung

Informationsmanagement

„Viele Unternehmen werden die Fristen der EU-DSGVO für den Datenschutz nicht einhalten können“ titelte vor kurzem die Computerwoche online und zitierte eine Umfrage des Beratungshauses Carmao. Laut Bericht rechnen nur etwas mehr als 40 Prozent der Befragten damit, die Auflagen der Verordnung – viele verwenden lieber das englische Akronym GDPR – fristgerecht bis zum 25. Mai 2018 zu erfüllen. Die Gründe sind vielfältig und reichen von einer falschen Einschätzung des damit verbundenen Aufwands bis hin zu dem Missverständnis, dass es sich dabei nicht um ein strategisches Projekt handelt. Dies geht sogar so weit, dass 38 Prozent der befragten Unternehmen sagten, sie erfüllten noch nicht einmal die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes. Ein Missverständnis, das keines bleiben muss Offenbar halten sich bei Thema Datenschutz weiterhin viele Mythen – wie anders wäre dieses unzureichende Verständnis der strategischen Bedeutung dieses Themas zu erklären? Dazu zählen insbesondere die folgenden fünf Mythen, wie ich immer wieder in Kundengesprächen erfahren musste: Bis die Verordnung auch in Deutschland gilt, vergeht noch viel Zeit Stimmt nicht. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung ist nicht nur seit über einem Jahr in Kraft, sondern gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten der EU, also auch in Deutschland und sogar in Großbritannien – trotz Brexit. Sie ersetzt und ergänzt nationale Gesetze. Die deutschen Behörden müssen und werden Verstöße gegen die Verordnung folglich ab dem 25. Mai 2018 ahnden. Die Verordnung gilt nur für Unternehmen mit Sitz in der EU Stimmt ebenfalls nicht. Jedes Unternehmen weltweit, das personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitern aus der EU verarbeitet, muss die Vorschriften der Verordnung befolgen und einhalten. Die Verordnung hat keine Auswirkungen auf die in den Unternehmen verwendete Technik, um personenbezogene Daten zu schützen Stimmt nicht – es sei denn, Sie setzen bereits heute in allen relevanten Bereichen Technologien ein, die auf dem aktuellen Stand sind. Die Datenschutz-Grundverordnung nennt hier sogar einige Technologien ausdrücklich: Verschlüsselung zum Beispiel, Data Leakage Prevention oder Schutzmaßnahmen zur Abwehr von Schadsoftware. Das schließt aber auch Technologien zur Anonymisierung von Daten oder zu effektiven Zugangsberechtigungen mit ein. Die Verordnung betrifft nur sehr große Unternehmen und bekannte Marken Stimmt nicht. Sie gilt für alle Unternehmen jeder Größe und jeder Branche. Es gibt zwar für kleine Firmen gewisse Erleichterungen. Doch das entlässt niemanden aus der Verantwortung. So sind die Unternehmen verpflichtet, Datenschutzverstöße binnen 72 Stunden zu melden. Niemand kann sich also mehr wegducken und hoffen, dass der Vorfall unentdeckt bleibt. Das Risiko, den eigenen guten Ruf aufs Spiel zu setzen, wird so groß wie nie. Die Verordnung ist eine Aufgabe der Experten für IT und Datenschutz Stimmt nicht. Die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist Chefsache. Datenschutz muss Teil der Unternehmenskultur werden, kostet Geld und kann zu Interessenskonflikten führen, die zugunsten des Datenschutzes entschieden werden müssen. All das sind Aufgaben des Top-Managements. Vielleicht halten sich diese Mythen deshalb so hartnäckig, weil sich niemand mit Vorschriften beschäftigen will. Sie werden als lästig empfunden, als Zwang, der das eigentliche Geschäft behindert. Und je mehr die Wirtschaft auf der Basis digitaler Daten und Informationen funktioniert und von ihr angetrieben wird, umso stärker wird offenbar dieses Gefühl. Keine lästige Pflicht, sondern eine echte Chance! Doch wie so oft im Leben, trügt das Gefühl. Ein einheitlicher und strenger europäischer Datenschutz ist keine Pflicht, sondern eine Chance – und zwar eine geschäftliche. Er ist ein Wettbewerbsvorteil, um den uns die Welt beneiden wird. Denn er setzt ein durchgängiges, unternehmensweites Informationsmanagement auf Basis vollständig digitalisierter Daten und Prozesse voraus. Das erst ist die Basis für digitale Geschäftsmodelle, das Herzstück der digitalen Transformation. Wer jetzt handelt und ein unternehmensweites Informationsmanagement in Angriff nimmt, kann die eventuell bereits verlorene Zeit aufholen und die Konkurrenz in Sachen Digitalisierung hinter sich lassen. Warum das so ist, erklären wir Ihnen kurz und knapp in unserer Animationsserie „GDPR – Über Datenschutz zum Wettbewerbsvorteil“. Viel Spaß beim Anschauen!

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Versehentlich die falsche Email verschickt? Nutzen Sie die Gelegenheit, um das Richtige zu tun!

Email-Kampagnen

Emails gehören zu den Standardkommunikationsmitteln der digitalen Welt und Email-Kampagnen zu den beliebtesten Tools von Marketingstrategen. Aber auch die Kunden wissen die digitale Post zu schätzen. So zeigte beispielsweise eine Studie des Marktforschungsinstitutes Interrogare, dass neun von zehn Personen mit Kaufabsicht irgendwann im Laufe der Customer Journey Emails zur Kommunikation mit dem Händler nutzen. Wir melden uns also in diesem oder jenem Shop an, weil wir den Newsletter abonnieren oder Details zu Produkt oder Dienstleistung oder zum Versandstatus erfahren wollen. Mit der Bekanntgabe unserer Email-Adresse zu Werbezwecken erwarten wir uns gut gemachte, personalisierte und interessante Mailings im Rahmen der Email-Kampagnen. Doch oft ist das Gegenteil der Fall, und zwar nicht nur, weil Spam-Firmen Milliarden von Nutzerdaten sammeln und massenweise Nachrichten verschicken. Meist sind es andere Gründe, die zum sofortigen Löschen einer Werbe-Email führen. Wir alle finden sie jeden Tag im Posteingang: Emails, die wir ungelesen löschen. Trotzdem investieren Unternehmen zahllose Stunden in die Entwicklung von Email-Kampagnen und Botschaften, um unsere Aufmerksamkeit oder unser Interesse zu erwecken. Nur, damit wir sie dann ignorieren. Unlängst sprach ich abends mit meiner Frau darüber, welche Email-Betreffzeilen am wahrscheinlichsten zum automatischen Löschen einer Marketing-Email führen würden. Email-Kampagnen mit Handlungsaufforderung? Unbekannter Absender? Email gelöscht Bei meiner Frau führen Handlungsaufforderungen die Hitliste an. Der aktuelle Tagessieger in dieser Kategorie war die Email einer Firma, die in ihrer Betreffzeile geradezu schrie „Hier sind wichtige Informationen für Sie – nicht löschen!“ – Was tat sie wohl zuerst? Sie löschte die Email. Mein Lieblingsärgernis sind übertrieben freundliche Emails von mir völlig unbekannten Leuten, wie dieses Beispiel von gestern: „Erinnerung – Hallo Alan, konntest du schon einen Blick auf meine Email werfen?“ Meine Reaktion: Unternehmen in der Email-Adresse prüfen, keine Firma, mit denen ich geschäftlich zu tun habe, Löschen-Button drücken. Ärgerlich: die falsche Mailingliste Und dann sind da noch Emails von Firmen, mit denen Sie zwar regelmäßig interagieren, sich aber beim Lesen der Mails wundern, wie Sie auf diese Mailingliste geraten sind. Sie löschen also die Mail und denken nicht weiter darüber nach. Nur der Unmutsfaktor für dieses Unternehmen steigt und kann schließlich auch Ihre Customer Experience beeinflussen. Intelligent agierende Marken und um ihre Kunden bemühte Unternehmen können mittels einer durchdachten Strategie für das Kundenkommunikationsmanagement (Englisch) dieses Erlebnis aber noch umdrehen. Sie verwandeln den „Wie bin ich nur auf diese Liste geraten“-Moment von einer negativen in eine positive Erfahrung. Ein typisches Beispiel: mein Auto Obwohl meine Familie ihre Autos regelmäßig austauscht, sind wir doch sehr markentreu. Sie können darauf wetten, dass irgendein Familienmitglied stets ein Auto aus dem Programm dieser speziellen Marke fährt. Im Moment bin das ich. Ich fahre eine mit allen Extras ausgestattete Version des sportlichsten Modells. Es ist bereits das zehnte Fahrzeug dieses Autoherstellers in unserer Familie. Sie können sich also meine Überraschung vorstellen, als ich von diesem Unternehmen eine Mail mit dem Betreff „Schade, dass Sie uns verlassen“ erhielt. Im Folgenden stand, das Unternehmen hätte erfahren, dass wir unser Auto verkauft hätten und würde uns gerne ein paar Fragen zu unserer Erfahrung mit der Automarke stellen. Außerdem wollten sie wissen, warum wir uns gegen sie entschieden hätten. Ich warf einen Blick aus dem Fenster – mein Wagen stand noch immer in unserer Einfahrt. Eindeutig auf der falschen Mailingliste gelandet. Ich löschte die Email und vergaß das Ganze sofort wieder. Zwei Tage später Eine angenehme Überraschung: Ich erhielt eine weitere Nachricht, in der sich der Hersteller für die fälschlich an mich verschickte Email entschuldigte. In der durchdacht formulierten Mail stand unter anderem: „Wir wissen, dass Sie noch im Besitz Ihres Autos sind. Wir bedanken uns für Ihre Treue.“ Es folgte ein kurzer Hinweis, dass man mir als Entschuldigung ein kleines Geschenk per Post zusenden würde (welches am nächsten Tag ankam). Zusätzlich erhielt ich eine Follow-up-Email, die sich auf meinen aktuellen Wagen bezog. Als Anerkennung für meine Markentreue enthielt diese ein Angebot: Wenn ich in den nächsten 30 Tage meinen örtlichen Autohändler aufsuchen würde, könnte ich für eine deutlich niedrigere Leasingrate von meinem 2015er-Modell auf den entsprechenden Neuwagen aus diesem Jahr umsteigen. Ein Fehler = adäquates Follow-up + Präsent + Anerkennung meiner Kundentreue + Upselling Angebot. Das nenne ich gutes Kundenkommunikationsmanagement. Es stärkt die Kundenbeziehungen, schafft eine positive Customer Experience und fördert den Mehrwert für den Kunden und den Umsatz im gesamten Kundenlebenszyklus. Momentan möchte ich das Tauschangebot zwar noch nicht annehmen, aber wenn ich mein Auto gegen ein neues auswechseln will – was glauben Sie, welcher Autohersteller dann ganz oben auf meiner Liste steht? Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Ein neues ECM-Verständnis für erfolgreiche Information Governance

ECM

Niemand wird abstreiten, dass wir uns in einer zunehmend digitalisierten (und damit von Daten bestimmten) Welt bewegen. Unternehmen müssen heute mit Unmengen von Informationen umgehen, diese speichern, verwalten und sichern. Der Fachbegriff für diese Aktivitäten ist Information Governance (InfoGov). Dass es sich dabei keinesfalls um einen unwichtigen Teil der Unternehmenspolitik handelt, zeigt unter anderem die ab 25. Mai 2018 gültige EU-Datenschutzrichtlinie. Jede Organisation tut gut daran, sich bereits jetzt mit den entsprechenden InfoGov-Maßnahmen darauf vorzubereiten. Zumal das Vertrauen der Verbraucher in die Datenschutzpolitik der Unternehmen schwindet: Die Kunden befürchten, mit ihren sensiblen persönlichen oder Finanzdaten werde nicht sorgfältig genug umgegangen. Viele haben den Verdacht, dass die Organisationen ihnen gegenüber in puncto Datennutzung nicht ehrlich sind. Es ist also höchste Zeit, diesem Misstrauen mit wohlüberlegter Information Governance gegenüber zu treten. Drei wesentliche Fakten zum Thema Information Governance Im Kern ist das Thema Information Governance durch drei Fakten gekennzeichnet: Jeder Organisation braucht effektive InfoGov. Ohne eine vollständige Kontrolle über Ihre Daten sinken die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erheblich. Informationen sind Ihr wertvollstes Kapital Jede Organisation hat ein individuelles Erfolgsrezept für InfoGov. Abhängig von Branche, Unternehmenskultur, Infrastruktur und anderen Faktoren sind in jedem Unternehmen unterschiedliche und einzigartige Komponenten erforderlich. Wir alle kennen einige der generellen Governance-Probleme: Banken und Privatsphäre, Pharmafirmen und Compliance, Technologiesektor und geistiges Eigentum. Nun berücksichtigen Sie dabei noch, ob es sich um eine reife Organisation mit etablierten Systemen oder um ein Start-Up mit gerade erst entstehenden Richtlinien handelt. Und beachten Sie zudem die demographischen Merkmale der Mitarbeiter. Sie sehen: es gibt unendlich viele Kombinationen Alle Unternehmen kämpfen darum, ihre InfoGov-Ziele zu erreichen – nicht nur das Ihre. Der Einfluss digitaler Technologien auf alle Unternehmensbereiche hat das Entstehen von Information und den Datenfluss stärker als je zuvor von Grund auf neu definiert. Und wir befinden uns erst am Anfang der zu erwartenden Umbrüche. Veränderungen in (fast) allen Aspekten Der letzte Punkt wird besonders häufig diskutiert. Unternehmen stellen fest, dass ihre langjährig bewährten InfoGov-Modelle nicht mehr funktionieren. Andere Business-Anwendungen, andere Anwender und neue Anwendungsfälle für die betroffenen Daten – alles hat sich verändert. Bestand hat in den meisten Organisationen lediglich die altbewährte ECM-Plattform, das nun zur Verwaltung eines völlig veränderten Umfelds herangezogen werden soll. Meist handelt es sich um ein höchstwahrscheinlich schon vor Jahren implementiertes System, ein arbeitsintensives, nur empfangendes „Endlager“ zur Datenspeicherung. Das entspricht den heutigen Unternehmensanforderungen in keiner Weise. Zeit, die Rolle des ECM in Ihrer Information Governance Strategie zu überdenken Im vergangenen Jahr hatte ich auf Veranstaltungen wie der Enterprise World mehrfach die Gelegenheit, mich mit Kunden und Branchenführern auszutauschen. Wir diskutierten über eine neue Generation von ECM-Technologie, die die Erfüllung der heutigen InfoGov-Anforderungen in greifbare Nähe rückt. Der technische Fortschritt macht auch vor ECM-Lösungen nicht halt. Heutige Produkte sind in der Lage, ein unternehmensweites Informationsgitter zu spannen. Es integriert sich in die Prozesse, sammelt nahtlos Informationen und liefert die benötigten Daten an die richtigen Personen. Dieser drastische Wandel im Bereich Information Management führt zu enormen Produktivitätssteigerungen. Über den Information Grid lassen sich zudem die InfoGov-Richtlinien und -Methoden auf Daten aus so gut wie allen Bereichen des Unternehmens ausweiten. Das betrifft Social Media, ERP (Enterprise Resource Planning), BPM (Business Process Management), HCM (Human Capital Management), SCM (Supply Chain Management), CEM (Customer Experience Management), CRM (Customer Relationship Management) (Englisch) und jede andere IT-Anwendung, die Ihnen einfällt. Aus der Praxis für die Praxis Wer das Potenzial dieses neuen Ansatzes vollständig erschließen will, muss in puncto ECM-Konzept auf den Neustarten-Knopf drücken. Beseitigen Sie überholte Sichtweisen, und definieren Sie die Rolle von ECM in Ihrer Organisation ebenso neu, wie Ihre Vorstellungen von einem erfolgreichen ECM. Das ist schwer zu schlucken und für so manchen Praktiker auch kaum vorstellbar. Auch in diesem Fall habe ich die Erfahrung gemacht, dass Beispiele und Erfolgs-Storys aus der Praxis für ein besseres Verständnis sorgen. Die IGI Snapshots (Englisch) Reihe ist eine gute Quelle für solche Beispiele. Hier finden Sie fünf individuelle Berichte zum unterschiedlichen Umgang von Unternehmen mit moderner InfoGov – von der Planung bis zu den Lerneffekten und Erkenntnissen. Noch viel wichtiger: sie zeigen die durch ein neues ECM-Verständnis der Beteiligten entstehenden Möglichkeiten auf. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, und lassen Sie sich von den Fallstudien bei Ihren InfoGov-Überlegungen inspirieren. Anschließend erfahren Sie hier (Englisch), wie Sie Ihre Pläne mit OpenText Information Governance Lösungen in die Tat umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. 

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Warum Sie über Ihre Produktbezeichnungen und Kundennummern nachdenken sollten

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Es heißt zwar immer, Namen seien Schall und Rauch. Doch eine gut überlegte Produktbezeichnung oder kreative Ansätze zu mehr Verbraucherfreundlichkeit können durchaus erfolgsentscheidend für die Kundenzufriedenheit sein. Der schwedische Möbelriese IKEA demonstriert das auf humorvolle Weise. Im Rahmen seiner Kampagne „Einkaufstherapie“ wurden die eigentlichen Produktnamen durch Suchanfragen zu bekannten Familienproblemen wie „Wie wecke ich einen Teenager?“ oder „Mein Sohn hat Angst im Dunkeln“ ersetzt. Die gezeigten Produkte bieten mit etwas Phantasie eine Lösung für das jeweilige Problem. Die kreative Kampagne für Suchmaschinenwerbung sorgte auf jeden Fall für Aufmerksamkeit. In Niedersachsen geht es bei den Produktnamen um die Wurst, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Im niedersächsischen Landtag wird nämlich derzeit diskutiert, ob vegetarische oder vegane Produkte „Fleischbezeichnungen“ tragen dürfen. Dabei können sich die Kunden unter einer „Veggie-Frikadelle“ sicher mehr vorstellen, als unter einem „Pflanzeneiweiß-Bratling“ – ein Beispiel von vielen, bei denen falsche oder nicht griffige Namen für Verwirrung beim Verbraucher sorgen. Willkommen beim Raten nach der Kundennummer Auch ich habe das schon erlebt. Eigentlich wollte ich nur eine Rechnung begleichen. Doch die Firma schien fest entschlossen, mir das Bezahlen des offenen Betrages so schwer wie möglich zu machen. Die erste Rechnung des Unternehmens kam in Papierform per Post (das 20. Jahrhundert lässt grüßen). Da wir alle unsere Rechnungen digital zahlen, wollten wir das auch in diesem Fall tun. Im dritten Schritt des Online-Bezahl-Prozesses wurden wir nach unserer Kundennummer gefragt. Die allerdings war weder auf der Rechnung noch im Begleitschreiben zu finden. Papierrechnungen sind nicht nur umständlich, sondern werden bald ganz verschwunden sein – auch im deutschen Mittelstand, der bereits jetzt einen Großteil der Rechnungen elektronisch erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Verarbeitung, Kostenersparnis, Fehlerreduktion und eine erhöhte Kundenbindung. Der Bonus: Wer weniger Papier verwendet oder ganz darauf verzichtet, schont zudem die Umwelt. Online-Spurensuche – wie Kundenzufriedenheit nicht funktioniert Digitale Rechnungen sind effizient – wenn sie keine Mehrarbeit auf Kundenseite verursachen, was bei unserer Rechnung leider nicht der Fall war. Nach ein paar Klicks auf der Website fanden wir unser Kundenkonto. Aber auch dort war nichts als „Kundennummer“ ausgewiesen. Gut, dann bezahlen wir eben diesmal per gedrucktem Überweisungsformular aus dem Brief, damit das Geld auch wirklich ankommt. Dort stand jedoch: „Bitte vermerken Sie Ihre Kundennummer auf der Überweisung.“ Die Kundennummer, die wir nie erhalten haben, ja? Noch ein paar weitere Klicks auf der Website führten uns zu einer E-Mail-Adresse, an die wir uns mit der Frage nach der unauffindbaren Nummer wenden konnten. Die Antwort lautete: „Ja, danach werden wir oft gefragt. Loggen Sie sich dafür einfach in Ihrem Kundenkonto ein. In Feld drei finden Sie eine Abkürzung, in Feld fünf eine Zahl. Zusammen ergibt das Ihre Kundennummer, zum Beispiel ABC1245.“ Kundenfrust durch fragwürdige Customer Experience vermeiden Als ich später über dieses frustrierende Szenario nachdachte (nachdem ich die Rechnung endlich bezahlt hatte), wurde mir wieder einmal klar, dass hier die Kundenzufriedenheit auf dem Prüfstand steht: Wenn die Kunden wiederholt dieselbe Frage zu einem Teilprozess stellen, ist dieser Teilprozess mangelhaft. Das müssen Sie beheben. Und zwar nicht so, dass Sie es einfacher haben. Sondern so, dass es einfacher für die Kunden wird, eine Aufgabe – zum Beispiel eine fristgemäße Bezahlung – zu erfüllen. Wenn die Kunden für die Teilnahme an Ihren Geschäftsprozessen ein essentiell wichtiges Identifikationsmerkmal benötigen, dann sollten dieses auch in wirklich jeder Kundenkorrespondenz oder -kommunikation, egal ob analog oder digital, enthalten sein. Namen sind wichtig. Überlegen Sie sich, wie Sie etwas nennen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Kunden Ihre internen Bezeichnungen kennen. Wählen Sie Bezeichnungen, die wiedererkannt werden, und nutzen Sie diese durchgängig. Ein weiteres Beispiel für den letzten Punkt: Ich habe einmal mit einer Firma zusammengearbeitet, die eine ihrer Produktlinien intern mit ihrem technischen Namen bezeichnete. Niemand außerhalb des Unternehmens benannte diese Produkte mit den intern gängigen Begriffen. Aber der technische Name war in allen Prozessen des Unternehmens hinterlegt und wurde sogar auf der Website benutzt. Kunden suchen nach bekannten Begriffen Doch niemand suchte nach diesem Begriff. Deshalb tauchte er auch nicht in den Suchmaschinen-Ergebnissen auf. Für diese Produktlinie konnten in Folge auch kaum Online-Leads generiert werden. Wir diskutierten lange und schließlich stimmten die Produktverantwortlichen zu, den bekannteren Namen auf der Website zu verwenden – also jenen Begriff, nach dem bestehende und potenzielle Kunden suchen. Nach einer Woche tauchten die entsprechenden Seiten erstmals in den Top 10 der Suchergebnisse auf. Innerhalb eines Jahres stiegen die Leads exponentiell an. Und das zeigte sich auch durch einen höheren Produktumsatz. Gleichzeitig stieg auch die Kundenzufriedenheit, und die Kosten für den Kundenservice sanken – nur weil die Kunden nun schnell und einfach die benötigten Informationen finden können. Überlegen Sie also lieber zweimal, welcher Produktname aus Sicht des Kunden sinnvoll ist, und entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für den, den Ihre Kunden verwenden. FAZIT Hat Ihre Finanzabteilung Ihre Hausaufgaben gemacht? Forrester Research rät Unternehmen neben den traditionellen Schwerpunkten Kosten, Compliance und Controlling den Kunden auf die Prioritätenliste zu setzen. Forrester fordert: Unternehmen sollten Lösungen zur Automatisierung einsetzen, die zentrale Prozesse zur Verbesserung der Kundenerkenntnisse integrieren und für eine zentrale Datenquelle sorgen. Erfahren Sie, wie visionäre Unternehmen auf kundenzentrierte Technologien setzen, um sich für die digitale Zukunft zu rüsten. Hier können Sie den Forrester Research Report herunterladen. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. 

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Scheitern Ihre Anwendungsentwicklungen vielleicht an einer „Sprachbarriere“?

Anwendungsentwicklung

Die Aufgabenverteilung zwischen IT und Business-Bereich in der Anwendungsentwicklung war früher eindeutig. Business definiert die Anforderungen, IT setzt um, Business testet, IT optimiert. Ein Prozess, der heute viel zu zeitaufwändig geworden ist. Die Digitalisierung verlangt immer kürzer Entwicklungszeiten für Applikationen. Das erfordert neue Methoden wie ITIL (IT Infrastructure Library) und DevOps (ein Prozessverbesserungs-Ansatz aus den Bereichen Softwareentwicklung und Systemadministration), um die Unternehmens-IT und damit die Applikationsentwicklung fit für die Zukunft zu machen. Dass sich die Implementierung neuer Entwicklungsprozesse auszahlt, zeigen die Ergebnisse einer Studie von TNS aus dem Jahr 2015. So gaben 43 Prozent der befragten Unternehmen an, sie hätten dank DevOps die IT-Kosten gesenkt. 39 Prozent berichteten von mehr Innovationen, 41 Prozent von größerer Anwendungsstabilität. Doch die Zusammenarbeit von IT und Betrieb ist nicht ganz so einfach, wie es auf dem Papier klingt. Der Einsatz eines Produktmanagers als Schnittstelle steigert die Effizienz des Entwicklungsprozesses und reduziert die Kosten einer Anwendungsentwicklung. Aber die Ansprüche an die Produktmanager sind hoch, müssen diese doch die Bedürfnisse von IT und Business gleichermaßen verstehen können. Eine seltene Kombination an Fähigkeiten und daher oft keine echte Alternative. Doch immer mehr Unternehmen setzen neue Schwerpunkte bei der Anwendungsentwicklung. Statt des eigentlichen Geschäftsprozesses stehen nun die mit einer Applikation erzeugten oder verwalteten Daten im Mittelpunkt. Was durchaus sinnvoll ist – schließlich muss erst einmal feststehen, WAS man tun will, bevor man festlegt WIE das geschehen soll. (Sie würden ja auch nicht nach dem WEG fragen, bevor Sie überhaupt wissen, WOHIN Sie wollen … oder?) Die größte Herausforderung dabei ist die „Sprachbarriere“ innerhalb des Unternehmens. Business-Experten legen das „WAS“ fest, die IT-Spezialisten das „WIE“ – und keiner versteht den anderen. Leider verzögern diese Sprachbarrieren die Entwicklung und Implementierung von neuen Anwendungen für Prozesse oder Geschäftsfälle meist deutlich. Bisher sollten vor allem BPM (Business Process Management) Lösungen alle Beteiligten an einen Tisch bringen und für eine gemeinsame Sprache sorgen. Eine Entwicklungsumgebung, die den Bedürfnissen beider Seiten entspricht, kann diese Forderung heute tatsächlich erfüllen. Damit sich Business-Experten und IT-Fachleute verständigen können Process Suite 16 (Englisch) überwindet die Sprachbarriere. Die intuitiv gestaltete Entwicklungsumgebung verfügt über eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche. Ihre Business-Experten sind damit direkt am Entwicklungsprozess beteiligt. Auch die IT-Unterstützung findet im Bedarfsfall in derselben Entwicklungsumgebung statt. Die direkte Kommunikation beschleunigt die Fertigstellung und sorgt für den Erfolg einer Applikation. OpenText ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Geschäftsprozessen durch einen innovativen Low-Code Ansatz zur Anwendungsentwicklung. Process Suite 16 bietet Case Management-Lösungen und unterstützt zudem ein informationsorientiertes Design. Unabhängig davon, wer eine Applikation gestaltet, kann diese nun auf den zu verwaltenden Informationen oder Assets aufbauen. Wie der Prozess technisch aussehen muss, ist nicht mehr relevant. Business-Experten bevorzugen diesen Ansatz. Indem Sie sie direkt in die Anwendungsentwicklung einbinden, kommt es im Laufe des Entwicklungsprozesses zu weniger Missverständnissen. Das spart Zeit und Ressourcen. Zusätzlich senkt die Beschränkung der notwendigen komplexen (und daher teuren) Quellcodes auf ein Minimum auch die Gesamtkosten einer Anwendung. Als Ergebnis erhalten Sie eine Plattform zur Anwendungsentwicklung, die das Einführen neuer Applikationen beschleunigt, Update- und Anpassungsprozesse vereinfacht und zum Experimentieren einlädt. Alles in einer „Sprache“, die sowohl Business- wie IT-Fachleute verstehen und „sprechen“ können. Sie möchten mehr darüber wissen, wie Sie mit Process Suite 16 (Englisch) Sprachbarrieren in der Anwendungsentwicklung vermeiden können? In diesem Whitepaper der Digital Clarity Group (Englisch) erfahren Sie mehr über Entitäten-Datenmodellierung (Englisch).

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Warum Ihre ECM-Strategie der Schlüssel zum digitalen Verständnis ist

Industrie 4.0

Technologien verändern unsere Welt. Wie wir leben, wie wir kommunizieren – und wie wir arbeiten. Das meint nicht nur Menschen, sondern auch Unternehmen. Die digitale Transformation in Richtung Industrie 4.0 zwingt immer mehr Branchen, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken. Musikvertrieb, Reisebranche oder Einzelhandel hat die Digitalisierung bereits revolutioniert. Das Gesundheitswesen, Logistiker und Finanzdienstleister stecken mitten im Umbruch. Diese Liste lässt sich beliebig verlängern, unterschiedlich sind nur Zeitpunkt und Geschwindigkeit der Veränderung. Der Großteil der Unternehmen wird sich jedoch binnen der nächsten zwei Jahre auf eine völlig neue Marktsituation einstellen müssen. Die Umwälzungen betreffen jedoch nicht nur die großen Global Player. Auch an kleinen und mittelständischen Unternehmen geht die Entwicklung nicht spurlos vorbei. Der deutsche Mittelstand, lange als „zu vorsichtig“ und „rückständig“ in puncto Digitalisierung gerügt, hat mittlerweile aufgerüstet, wie DIE ZEIT berichtet. Aber reines „Technologie shoppen“ bringt keine Wettbewerbsvorteile. Vielmehr müssen Inhalte und Daten des Unternehmens richtig genutzt werden, um an vorderster Front mithalten zu können. Eleanor Roosevelt erklärte einmal: „Verständnis ist keine Einbahnstraße“. Sie hatte offensichtlich noch nie von Insellösungen gehört. Unternehmen bemühen sich seit langem darum, die in den Tiefen diverser Speicher vergrabenen Datenmengen mit den operativen Master-Systemen zu verknüpfen. In der Vergangenheit handelte es sich bei Enterprise Content Management (ECM) meist um eine isolierte Datenbank, in der die Unmengen unstrukturierter Daten, die innerhalb einer Organisation anfallen, abgelegt wurden. So oder so ähnlich kennen wir das alle. Content Management war stets das Endlager. Moderne ECM-Lösungen dagegen verteilen die Inhalte im Einklang mit den damit verbundenen Prozessen und im entsprechenden Kontext an die verschiedenen Unternehmensbereiche. Damit tragen sie direkt zur Wertschöpfung bei. Stellen Sie sich ECM als ein unternehmensweites Informationsnetz vor, das unstrukturierte Daten mit dem Digital Core von SAP im richtigen Kontext und auf jedem beliebigen Endgerät dynamisch verwaltet. Industrie 4.0: Der digitale Umbruch stellt nicht nur technologische Anforderungen Die Auswirkungen des digitalen Umbruchs auf traditionelle Geschäftsmodelle sind den meisten von uns bekannt. Wie sehr sich auch die Anforderungen an die Strategien für Informations-Management ändern, wird jedoch häufig unterschätzt. Technologie allein kann nicht alles leisten. Sie selbst müssen wissen, wie Sie Ihre Systeme optimal einsetzen, um mit den unaufhaltsamen Veränderungen des digitalen Wandels Schritt zu halten. Sie selbst müssen dafür sorgen, dass Ihre Kenntnisse, Informationsstrategien und Ihr unternehmerisches Gespür ausreichend ausgebildet sind. Nur dann können Sie die hypervernetzten, informationsgetriebenen Aufgaben bewältigen, die vor Ihnen liegen. Viele Firmen, mit denen ich zusammenarbeite, haben Schwierigkeiten die unersättliche Informationsgier ihrer verschiedenen Unternehmensbereiche zu erfüllen. Die Probleme reichen von ungeduldigen Digital Natives bis zur Gewährleistung von Sicherheit und Schutz der immateriellen Güter und Daten-Backbones des Unternehmens. Und dennoch wollen wir alle, dass sich die Investitionen in SAP (Englisch) möglichst gut bezahlt machen. Wir alle würden unsere Konkurrenz gerne überholen (oder zumindest mit ihr gleichziehen). Und wir wollen wissen, auf welche – von uns vielleicht übersehene – Art andere Unternehmen ähnliche Herausforderungen gemeistert haben. Vom gemeinsamen Erfahrungsaustausch profitieren alle Eine gute Gelegenheit für einen solchen Erfahrungsaustausch bietet beispielsweise die jährliche SAP User Group (Englisch) Konferenz UKISUG, die diesmal vom 20. bis 22. November im International Convention Center in Birmingham stattfand. Vorreiter der Digitalisierung mit perfekt umgesetzten ECM-Strategien wie L’Oréal und Swarovski berichteten dort aus der Praxis. Außerdem wurden innovative Ansätze zum Verknüpfen von strukturierten und unstrukturierten Inhalten vorgestellt. Entwickeln Sie Ihre ECM-Kompetenzen auf solchen Konferenzen weiter. Davon profitiert Ihre Organisation, und Sie bleiben aufgrund Ihrer fachlichen Kenntnisse stets ein gefragter Mitarbeiter. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich auf Ihrer Reise durch die digitale Transformation gerade befinden: Daten sind die zukünftige Verkehrssprache für Ihr Unternehmen. Die digitale Sprachgewandtheit Ihrer Enterprise Information Management-Strategie ist maßgeblich für Ihren Erfolg. Und sie bestimmt, wie einfach Sie das lückenlose, maßgeschneiderte Zusammenspiel von Daten, Prozessen und Geschäftsanforderungen umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Ausblick 2017: Setzt sich dezentrale Energieversorgung in diesem Jahr durch?

Energieversorgung

Deutschlands größter Verteilnetzbetreiber Westnetz erleichtert ab sofort die Nutzung von Mini-Solaranlagen durch Privatpersonen. „Die dezentrale Stromproduktion aus Sonnenenergie senke klimaschädliche Emissionen und reduziere zugleich die Kosten für den Ausbau der Energienetze“, erklärt Marcus Vietzke, Mini-PV-Experte bei der Deutschen Gesellschaft für Sonnenenergie (DGS) in Berlin. Mit der Photovoltaik-Solaranlage für Balkone und Terrassen können umweltbewusste Menschen ihren Beitrag zur Energiewende leisten. Doch die Energieversorger stellt der Umgang mit den dezentralen Erzeugungsanlagen vor etliche Herausforderungen. Gesetzgebung, Preisgestaltung, Netzanbindung und Abrechnung müssen geregelt werden – und zwar nicht nur in Deutschland, sondern weltweit. Die Digitalisierung spielt dabei eine Hauptrolle. Bei den deutschen Versorgungsunternehmen herrscht laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfer Rödl und Partner neben Aufbruchsstimmung allerdings auch Nachholbedarf. Wie komplex die Lage ist, zeigt uns ein Blick über den Großen Teich. Zur regulatorischen Unsicherheit auf dem Energiesektor in Bezug auf den neuen amerikanischen Präsidenten wurde bereits viel berichtet. Eines jedoch steht fest: Der Einfluss erneuerbarer Energien und dezentraler Erzeugungsanlagen (DEA) wird weiter steigen. Ist also 2017 das Jahr, in dem die Energieversorger das Prinzip der DEA voll übernehmen? Und wie sieht das neue Geschäftsmodell aus? Die Entwicklung der dezentralen Energieversorgung Dezentrale Erzeugungsanlagen bedeuten Umsatzeinbußen. So haben die Energieversorger berechtigte Bedenken, ob DEA-Nutzer auch entsprechend zum Erhalt der Netze beitragen werden. Diese Schwierigkeiten müssen von den Regulierungsbehörden in den Richtlinien für die Preisgestaltung berücksichtigt werden. Allerdings erkennen die Energieversorger mittlerweile auch die Chancen, die DEA für eine alternde Infrastruktur mit dringendem Modernisierungsbedarf und gleichzeitig immer öfter stagnierender Nachfrage bieten. Unabhängig von ihrer Haltung zur Umweltschutzbehörde EPA, dem Clean Air Act oder dem Clean Power Plan lässt sich eine eindeutige Absicht hinter der Gesetzgebung der neuen US-Regierung erkennen. Damit sich die Energieversorger zügig auf DEA umstellen, sollen die Gesetze die Modernisierung des Stromnetzes zur Voraussetzung für die Anbindung von DEA machen (Englisch). Tatsächlich finden sich immer mehr Indizien dafür, dass Energieversorger in DEA investieren, um damit notwendige Umrüstungen von Großkraftwerken sowie Übertragungs- und Verteilungsnetzen zu vermeiden oder zu vertagen (Englisch). Das hat mindestens zwei Gründe: Erneuerbare Energien – besonders Solarstrom – haben schon bald Preisparität mit herkömmlichen Energiequellen, auch Erdgas, erreicht. In einigen Fällen erwiesen sich Solar- und Windenergie im Durchschnitt sogar als kosteneffektiver als Erdgas (Englisch). Der zweite Grund: Energieversorgungsunternehmen verstehen, dass sie von einem „kostenzentrierten“ zu einem „kundenzentrierten“ Geschäftsmodell wechseln müssen, wenn sie überleben wollen. Rasche Anpassung der Energieversorgungsunternehmen an DEA Auf der einen Seite haben Energieversorgungsunternehmen mit stagnierender oder sinkender Nachfrage zu kämpfen und betrachten DEA daher als ernsthafte wirtschaftliche Bedrohung. Auf der anderen Seite sehen sich die Kunden mit steigenden Kosten und sinkender Servicequalität konfrontiert, darunter unerwartete Stromausfälle und geplante wiederholte Unterbrechungen der Versorgung. Die steigende Nachfrage der Kunden nach DEA ist also absolut verständlich. Die meisten erkennen in dezentralen Erzeugungsanlagen nicht ein Mittel, um Geld zu verdienen, sondern eine Möglichkeit, die Energieversorgungsleistung so zu verbessern, dass auch die Kosten sinken. In diesem Zusammenhang wenden die Top-Manager der Energieversorger ihre Aufmerksamkeit schnell den Chancen der DEA zu, statt auf den Gefahren zu beharren. Es ist aufschlussreich, dass in der „State of the Electric Utility Survey 2015“ (Statuserhebung zur US-Stromversorgung) 56 Prozent der Befragten aus dem Energiesektor angaben, sie würden zwar die Chancen von DEA erkennen, wüssten jedoch nicht, wie sie diese in ein tragfähiges Geschäftsmodell überführen sollen. Ein Jahr später hatten sie bereits begonnen, an diesen Modellen zu arbeiten – der Großteil bevorzugte dabei als besten Weg die Zusammenarbeit mit Drittanbietern (Englisch). Die DEA-Chance nutzen Energieversorger können die Kosten für einen Eintritt in den DEA-Markt senken, indem sie entweder als Aggregator (Sammelstelle) für DEA-Betreiber oder Mikronetze auftreten oder sogar ganz neue Supply Chains entwickeln. Zugleich sichern sie damit ihre bestehenden Einnahmequellen und sondieren als Nischen- und Individualversorger vollkommen neue Dienstleistungsmöglichkeiten abseits der Großkraftwerke. Damit das gelingen kann, müssen zwei Dinge geschehen. Erstens müssen die Energieversorgungsunternehmen, die bisher einen End-to-End-Service lieferten, lernen mit dem zu Recht zu kommen, was ABB so treffend als „Energienachbarschaft“ (Englisch) bezeichnet. ABB äußerte sich wie folgt: „Unter dem Gesichtspunkt einer Energienachbarschaft lassen sich historisch gewachsene und abgeschottete Gräben im Energiesektor überbrücken. Diese Gräben haben bislang die Entwicklung von flexibleren, effizienteren, nachhaltigen und umweltfreundlichen Energiesystemen verhindert. Durch eine vermehrte Zusammenarbeit oder zumindest eine regelmäßige und proaktive gegenseitige Beratung können Energieversorger, DEA-Betreiber und Kunden für alle Beteiligten vorteilhafte Entscheidungen zu Infrastruktur, Geschäftstätigkeiten und Ressourcen treffen.“ Zweitens wird die Fähigkeit, innerhalb dieser Nachbarschaft zu kommunizieren und Daten auszutauschen, essenziell. Eine der zukünftigen Schlüsselanforderungen an Energieversorger lautet daher, die Digitalisierung proaktiv voranzutreiben. Der DEA-Markt erfordert bereits heute Sensoren und Messgeräte, um Qualität und Produktionsmenge zu regulieren. Die zur Netzanbindung der DEA von Energieversorgern errichteten Ökosysteme erfordern vollkommene Transparenz und Sichtbarkeit. Deshalb müssen kooperierende Energieversorger, DEA-Unternehmen und Kunden in der Lage sein, die mit der Erbringung der Dienstleistung verbundenen strukturierten und unstrukturierten Daten vollständig zu verstehen. Wie Sie mit diesem Ausmaß an digitaler Umwälzung umgehen können, hat Adam Howatson, CMO von OpenText, kürzlich in einem interessanten Blogbeitrag (Englisch) erläutert. Umsetzung in der Praxis In der Praxis müssen Leistungsbedingungen, Service Level Agreements sowie Produktions- und Wartungszyklen mit Produktionsdaten und automatischen Leistungsmessern kombiniert werden. So können alle Beteiligten sicher gehen, dass sie selbst und auch die anderen die Verpflichtungen vollständig erfüllen. Das trifft insbesondere auf den Trend zu nachfrageseitigen Preisgestaltungen wie dem Nutzungszeiten-Modell (Englisch) zur effektiveren Vergütung von DEA-Betreibern zu. Als Herausforderung gilt dabei die Implementierung neuer Arten von Software – etwa EIM – als zentrale und integrierte Plattform für Kommunikation, Informationsaustausch und Data Analytics. Und zwar sowohl innerhalb des Energieversorgers wie auch außerhalb, um sich mit Kunden, DEA-Betreibern und selbstverständlich auch den Regulierungsbehörden zu vernetzen und auszutauschen. Die erfolgreiche Anbindung der DEA an die vorhandenen Stromnetze ist besonders kritisch. Denn die dezentralen Erzeugeranlagen sollen laut Prognose großen Einfluss auf die (aufgrund ihrer Form) als „Duck Curve“ (Entenkurve) bezeichnete 24-Stunden-Prognosekurve der Netzbelastung haben. Der kalifornische Betreiber CAISO führte detaillierte Analysen der Netzbelastungsprognosen bis 2020 durch und demonstrierte damit den starken Anstieg an Energiequellen und die Wahrscheinlichkeit von Überproduktionsrisiken (Englisch). Ebenso arbeitet CAISO mit Branchenvertretern und Gesetzgebern gemeinsam an neuen Regeln und Marktinstrumenten, die die Entwicklung flexibler Energiequellen unterstützen und fördern, um ein ausfallsicheres Stromnetz für die Zukunft zu sichern. Das American Council for Energy Efficient Economy (ACEEE) berichtete vor kurzem, Energieversorger könnten eine zehnprozentige Reduzierung der Spitzenlast erreichen, wenn sie Möglichkeiten zum Lastmanagement (Englisch) einsetzen würden. Das reduziere auch die Auswirkungen der immer steiler werdenden Duck Curve. Der Einsatz einer modernen EIM-Software als integrierte Kommunikationsplattform ist für die Energieversorger daher eine Voraussetzung. Für den erfolgreichen Austausch von Inhalten sowie strukturierten und unstrukturierten Daten mit allen Beteiligten, darunter DEA-Betreiber, Kunden und Netzbetreiber, ist eine Enterprise-Information-Management-Lösung also unabdingbar. Zudem wird EIM auch für Initiativen zur Einführung neuer Lastmanagementtechnologien benötigt. Auf Seite 2 erfahren Sie mehr über die zentrale Rolle von Regulierungen und Regulierungsbehörden.

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Fünf Compliance-Anforderungen für 2017

Compliance

Hatte das Thema Compliance-Anforderungen in der Vergangenheit eher für große und international aktive Konzerne Relevanz, ist heute auch der Mittelstand aufgewacht. In einer aktuellen Studie gaben 40 Prozent der befragten kleinen und mittleren Firmen an, sie hätten bereits ein unternehmensweites Compliance-System im Einsatz. Weitere 40 Prozent nutzen ein solches System zumindest in Teilbereichen ihres Betriebs. 90 Prozent der Befragten erklärten, sie wollten ihre Compliance-Maßnahmen in den nächsten Jahren ausweiten. Mit gutem Grund: 2017 entwickelt sich zu einem turbulenten Jahr in Sachen Compliance. Mit der Kombination aus BREXIT, der Trump-Präsidentschaft und der Reform der EU-Datenschutzregeln stehen regulatorische Änderungen und Unsicherheiten wieder im Rampenlicht. Und weil bei Verstößen wieder Strafzahlungen in enormer Höhe drohen, sorgen sich die Compliance-Beauftragten mehr denn je um ihre persönliche Haftung. Compliance-Anforderungen: DSGVO – der Countdown läuft Falls sich Ihr Unternehmen noch nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschäftigt hat, gehören Sie möglicherweise bereits zu den Nachzüglern. Die DSGVO wurde im Mai 2016 ratifiziert und soll den Schutz personenbezogener Daten an das digitale Zeitalter anpassen. Mit der Verordnung werden den Unternehmen strenge Vorgaben für den Umgang mit und das Speichern von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern auferlegt. Die Richtlinie wird weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen haben – vom Einholen von Einverständniserklärungen der Kunden, über den Einsatz von Cookies auf Firmen-Webseiten bis zum „Recht auf Vergessen“. Die DSGVO betrifft jedoch nicht nur Unternehmen in der EU. Die EU-Rechtsvorschriften gelten für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt und speichert. Da die DSGVO ab Mai 2018 greift, läuft für die Organisationen der Vorbereitungscountdown. Die DSGVO wirkt sich allerdings nicht nur auf das Compliance-Team aus. Sie betrifft auch viele andere Unternehmensbereiche. Wichtige Schritte Ermitteln Sie im ersten Schritt in welchen Prozessen und Inhalten Ihre Organisation personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehört unter anderem: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wo im gesamten Unternehmen werden solche Daten gespeichert? Wer hat Zugang zu diesen Daten? Wurde das Einverständnis zur Nutzung eingeholt, und wo ist das dokumentiert? Wohin und woher werden diese Daten übertragen (auch an Dritte und grenzüberschreitend)? Wie werden die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus gesichert? Gibt es Richtlinien und Prozesse zum Umgang mit personenbezogenen Daten? Auf der OpenText Webseite zur DSGVO (Englisch) erfahren Sie mehr über die Richtlinie und wie OpenText Sie unterstützen kann. Compliance-Anforderungen: Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen lässt nicht nach Der Stellenwert von Compliance-Beauftragten ist so hoch wie nie zuvor, doch mit großem Einfluss ist auch große Verantwortung verbunden. Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen wächst ständig, und 2017 bildet hier keine Ausnahme. So erwarteten beispielsweise 69 Prozent der befragten Unternehmen (Englisch) im Jahr 2016, dass die Regulierungsbehörden im folgenden Jahr noch mehr Vorschriften erlassen würden. 26 Prozent erwarteten sogar deutlich mehr Vorschriften. Zudem scheint die persönliche Haftung zur bleibenden Sorge zu werden. 60 Prozent der in einer Studie (Englisch) Befragten gingen von einer steigenden persönlichen Haftung der Compliance-Beauftragten in den nächsten zwölf Monaten aus, 16 Prozent davon sogar von einer deutlichen Steigerung. Zusätzlich stellt die DSGVO ausdrücklich klar, dass Unternehmen eine qualifizierte Compliance-Funktion zu besetzen haben, den sogenannten Datenschutzbeauftragten (DSB). Obwohl die DSGVO die erforderlichen Zertifizierungen der DSB nicht im Detail festlegt, verlangt die Regelung dennoch, dass diese „Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzen“. Wichtige Schritte Datenschutzbeauftragte müssen keine technischen Experten sein. Doch sie müssen wissen, wie sie die Softwarelösungen für Governance, Compliance und Risikomanagement (Englisch) nutzen, um sich ihre Aufgaben zu erleichtern. Weitere wichtige Schritte: Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand sind und die Mitarbeiter ihre Compliance-Aufgaben verstehen und entsprechend geschult sind. Mehr erfahren Sie in diesem AIIM-Whitepaper mit Infografik „Governance, Compliance und Risikomanagement mit ECM und BPM managen“ (Englisch). Compliance-Anforderungen: Eine neue Regierung bedeutet auch neue regulatorische Schwerpunkte US-Präsident Trump hat seinen Wunsch, bestehende gesetzliche Beschränkungen zu reduzieren, stets klar geäußert. Vom Finanzdienstleistungssektor (Englisch) bis zum Umweltbereich (Englisch) bereiten sich Compliance-Beauftragte auf die Änderungen und deren Auswirkungen vor. Die meisten Branchenexperten sind sich einig, dass selbst dort, wo gesetzliche Regelungen vereinfacht (Englisch) oder reformiert werden, eine Menge Arbeit auf ihre Mitarbeiter wartet. Schließlich muss die durch den Wegfall bisheriger Gesetze entstandene Lücke gefüllt oder geklärt werden, wie neue Gesetze anzuwenden sind. Die Situation mag im Moment noch unklar sein, doch unabhängig davon können Sie sicher sein, dass mit jeder Änderung Arbeit auf Ihr Compliance-Team zukommt. Wichtige Schritte Wie bereitet man sich auf Unbekanntes vor? Der weise Rat vieler Experten lautet, vorerst beim normalen Tagesgeschäft zu bleiben und Regelungen und Prozesse noch nicht zu überarbeiten. Dennoch: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihr gesamtes Compliance-Programm zu evaluieren. Ein Beispiel: Falls Sie Ihre Hausaufgaben im Bereich der juristischen Anforderungen zum Information Management noch nicht gemacht haben, packen Sie das Thema jetzt an. Ob Ihre Firma in den USA angesiedelt ist oder dort nur Geschäfte tätigt – mögliche Änderungen der Gesetzeslandschaft bedeuten, dass sich Unternehmen schnell anpassen müssen. Nur so können sie rasch von Chancen profitieren, Risiken minimieren und gesetzeskonform bleiben. Hier erfahren Sie mehr über die Compliance-Lösungen von OpenText (Englisch). Compliance-Anforderungen: Wenn die Kosten für Compliance-Prozesse steigen, fordern Organisationen auch mehr Nachweise für deren Nutzen In einer Umfrage von Thomson Reuters gaben 2016 69 Prozent der Organisationen (Englisch) an, dass sie von einer Erhöhung ihres Gesamtbudgets für Compliance in den kommenden zwölf Monaten ausgehen. Weltweit werden entsprechende Abteilungen ausgebaut und erhalten mehr Befugnisse, Personal und Verantwortung. Damit sind sie aber auch besser als Kostenstelle innerhalb der Organisation erkennbar. Die direkte Folge: Maßnahmen sollen sich nicht mehr nur minimal negativ auf das Betriebsergebnis auswirken. Im Gegenteil, es gibt mehr Druck denn je zu demonstrieren, dass die Compliance-Maßnahmen einen positiven Beitrag zum Betriebsergebnis leisten. Return on Compliance (ROC) ist zwar kein neues Konzept, aber in 2017 müssen Organisationen tatsächlich nachweisen, welchen Nutzen das Unternehmen aus seinen Investitionen zieht. Wichtige Schritte Definieren Sie Kennzahlen – woran und wie messen Sie den Erfolg und ROI Ihrer Compliance-Maßnahmen? Mögliche Beispiele sind vermiedene oder reduzierte Kosten für Rechtsstreitigkeiten oder Strafen und effizientere Compliance-Prozesse. Legen Sie eine Ausgangsbasis fest – ohne Basiskennzahlen lassen sich Verbesserungen schwer nachweisen. Sie haben noch keine Basis-KPIs erfasst? Handeln Sie jetzt. Bewerten Sie im Vergleich zur Best Practice Ihrer Branche. Ziehen Sie möglichst viele Branchenstudien zu Rate, die zeigen, wie Ihre Geschäfte von Compliance profitieren. Führungskräfte und Aufsichtsratsmitglieder wissen Daten und Recherchen zu schätzen. Prüfen, prüfen und nochmals prüfen – wie in anderen Unternehmensbereichen auch sollte die Bewertung des ROI von Compliance-Maßnahmen nicht nur einmal jährlich stattfinden. Überprüfen und ergänzen Sie Ihre Pläne und Strategie mindestens vierteljährlich. Hier erfahren Sie, warum Compliance nicht nur notwendiges Übel, sondern gut für Ihre Geschäfte ist (Englisch).  Compliance-Anforderungen: Geht es um Compliance, sind Sie Ihres Bruders Hüter – Unternehmen kämpfen immer noch mit Drittrisiken 32 Prozent der Teilnehmer einer von Navex Global durchgeführten Studie (Englisch) berichteten, sie wären in den letzten drei Jahren mit rechtlichen oder regulatorischen Verfahren konfrontiert gewesen, an der Dritte beteiligt waren. 30 Prozent (Englisch) der Befragten gaben in derselben Studie an, sie gingen davon aus, dass sie zukünftig mehr Konflikte mit Dritten erwarten. Laut GRC20/20 gilt „der wachsende Bereich von Geschäftsbeziehungen mit Dritten, wo zunehmende rechtliche Gefährdung und Risikoexposition auf die Organisationen durchgreifen“ als zweitgrößter Treiber von Initiativen für Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC). In immer größeren und komplexeren globalen Supply Chains sind Sie direkt von der Vorgehensweise und den Methoden Ihrer Verkäufer betroffen. Das kann zu Rechtsstreitigkeiten, empfindlichen Strafen und auch der teuersten aller Folgen führen – zum Vertrauensverlust Ihrer Kunden. Auch 2017 werden Compliance-Programme einen Schwerpunkt auf den Umgang mit Risiken durch Dritte setzen. Wichtige Schritte Dass Organisationen mit ausgereiften und weit entwickelten Programmen zum Umgang mit Drittrisiken bessere Ergebnisse verzeichnen, ist wenig überraschend. Größere Budgets und automatisierte Systeme für solche Programme spielen dabei ebenfalls eine Rolle. Wichtige Schritte beinhalten daher eine aktuelle und effektive Vereinbarung über die Sorgfaltspflichten Dritter, eine starke, funktionsübergreifende Finanzierung des Programms für Drittrisiken sowie ein klar und eindeutig bestimmter Leiter und Eigner des Programms (oft die Compliance-, Ethik- oder Rechtsabteilung). Erfahren Sie, wie Sie Konfliktmineralien aus Ihrer Lieferkette entfernen und wie die OpenText Cloud Supply Chains umweltfreundlicher macht (Englisch). Für alle Compliance-Verantwortlichen und -Beauftragten gilt: Machen Sie sich auf ein spannendes Jahr 2017 gefasst! Es wird ein heißer Ritt, der vielleicht ein paar blaue Flecken hinterlässt, aber auch für Begeisterung sorgen dürfte! Behalten Sie den Überblick! Bei weltweit über 100.000 Verordnungen das es nicht einfach. Unser aktuelles White Paper macht Sie fit für die Compliance-Anforderungen im digitalen Zeitalter. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Was eine langweilige Rechnung mit Digitalisierung zu tun hat

Digitalisierung

Innovationen lassen einen manchmal ratlos zurück – vor allem in der Konzeptionsphase, wenn außer der Idee und dem Schlagwort noch wenig konkreter Inhalt vorhanden ist. Ich fürchte, das geht auch vielen beim Thema Digitalisierung so. Ja, irgendwie ist allen klar, dass sich dabei alles um die substanzielle Weiterentwicklung oder sogar grundlegende Neuausrichtung des eigenen Geschäftsmodells dreht. Wer aber nur dieses Fernziel vor Augen hat, sieht buchstäblich den Wald vor lauter Bäumen nicht. Da ist es ratsam, sich zu besinnen und einen Schritt nach dem anderen zu machen. Keine Angst, das soll jetzt kein Eingeständnis werden, dass sich hinter dem schillernden Begriff doch nicht so viel verbirgt, wie alle behaupten. Im Gegenteil. Was ich mit dem Rat, schrittweise vorzugehen, aber zum Ausdruck bringen will, ist, dass auch kleine Schritte auf dem Weg zum digitalen Geschäftsmodell eine unerwartet große Wirkung haben können. Es sind Forscher von Enterprise Applications Consulting, die dieses Phänomen herausgearbeitet haben. Dabei haben sie mehrere konkrete Anwendungsfälle aus verschiedenen Branchen unter die Lupe genommen und Erstaunliches zutage gefördert, wie ich finde. Der Wert eines ungeliebten Dokuments Mein Lieblingsbeispiel ist daraus der Fall eines Versorgungsunternehmens, das sich in Sachen Kundenorientierung nicht damit zufriedengab, wie der Durchschnitt zu sein, sondern die Messlatte so hoch hängte wie die Cloud-Giganten. Dabei stellten die Mitarbeiter fest, dass das vielleicht zentrale Element des Kundenkontakts die gute alte, aber langweilige Rechnung war. Also galt es, hier anzusetzen und das aus Kundensicht wohl eher lästige Dokument als Dreh- und Angelpunkt für die Kundenkommunikation zu nutzen. Wäre es nicht ideal, mit und auf der Rechnung auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Zusatzinformationen zu schicken – auf dem jeweils bevorzugten Kommunikationsweg, per Post, per E-Mail oder direkt auf das Smartphone? Tipps, wie sich die monatlichen Kosten reduzieren lassen oder wie die aufgeführten Einzelposten zu verstehen sind? Würde das nicht die Kundenzufriedenheit erhöhen, das Unternehmen spürbar und positiv von der Konkurrenz abheben und am Ende noch die Zahl der Serviceanfragen im Call Center reduzieren? Alle diese Fragen hat der Versorger mit einem klaren Ja beantwortet. Eine intelligente Informationslösung, die mit dem führenden SAP®-System integriert ist, bringt die individualisierten Mitteilungen und Erklärung auf die Rechnung und liefert diese wie vom Kunden gewünscht aus – medienbruchfrei und voll automatisch. Die erzielten Ergebnisse sind phantastisch. Das Volumen an Serviceanfragen ging um 300.000 pro Jahr zurück, was bei angenommenen Kosten von fünf US-Dollar pro Anruf zu einem Einsparvolumen von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr führen dürfte. Vom Dokumenten- zum Informationsmanagement Quasi als Nebenprodukt dieser direkt greifbaren Vorteile stellte sich die Erkenntnis ein, dass sich diese integrierte Lösung nicht nur für das unmittelbare Ziel verwenden lässt, sondern in Wahrheit eine generelle Plattform zur Informationsverarbeitung ist. Damit ist das Versorgungsunternehmen perfekt auf die Ära der Massendaten vorbereitet. Intelligente Stromzähler und andere smarte Geräte werden Unmengen an zusätzlichen Daten erzeugen, die ausgewertet werden müssen, um daraus verwertbare Informationen zu gewinnen – sowohl aus der Sicht des Versorgers als auch der Endkunden. Wie diese Informationen genau aussehen werden, wissen wir noch nicht. Zum Glück ist das aber zum jetzigen Zeitpunkt gar nicht notwendig. Wichtig ist, dass das Unternehmen für künftige absehbare digitale Herausforderungen bereits heute gerüstet ist. Das ist es, was ich am Anfang mit schrittweisem Vorgehen auf der digitalen Reise meinte, deren Zwischenergebnisse oft positiver ausfallen, als ursprünglich erwartet. Ganz nebenbei sei bemerkt, dass die intelligente Lösung für das Informationsmanagement, die der erwähnte Versorger nutzt, von OpenText stammt. EIM für SAP-Kunden Mit unseren Lösungen bieten wir SAP-Bestandskunden eine umfassende Plattform für unternehmensweites Informationsmanagement, für Enterprise Information Management (EIM). Diese lässt sich unter anderem mit OpenText Extended ECM for SAP® Solutions realisieren, das vollständig mit den SAP® ERP-Lösungen integriert ist, oder auch mit unseren Plattform-Services in der rechts- und abhörsicheren OpenText-Cloud. So gelingt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Grundlage für neue Geschäftsmodelle im digitalen Zeitalter. Erfahren Sie mehr über unser Digitalisierungsangebot für SAP®-Umgebungen

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Wie Sie die Herausforderungen der DSGVO mit Discovery Analytics meistern

DSGVO Discovery Analytics

Für den „Cyber Readiness Report 2017“ ermittelte der Spezialversicherer Hiscox, wie gut deutsche, britische und amerikanische Unternehmen auf mögliche Cyber-Attacken vorbereitet sind. Das Ergebnis ist vor allem in Hinblick auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ernüchternd: Deutschland bildet mit 62 Prozent schlecht vorbereiteten „Cyber-Anfängern“ die Nachhut und zeigt sich im Vergleich mit UK und den USA als schlecht vorbereitet auf digitale Angriffe. Auf die IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen wartet also eine Menge Arbeit, um ihre Organisationen fit für die Herausforderungen der neuen Gesetzesinitiative zu machen. Bis zum tatsächlichen Inkrafttreten der DSGVO ist zwar noch mehr als ein Jahr Zeit, doch auf den jüngsten Konferenzen ist die Angst davor beinahe greifbar. Verständlich: Die DSGVO stellt weitreichende Anforderungen an Organisationen, die von ihnen genutzten und verarbeiteten, personenbezogenen Daten nachzuvollziehen und zu schützen. Bisher drehte sich die Diskussion in erster Linie um Records Management und Datensicherheit. Um die Risiken der DSGVO im Griff zu behalten, nutzen Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen zur Vorbereitung aber auch Data Discovery Analytics, eine neue Form von Business Intelligence, und maschinelles Lernen. Der neue Preis personenbezogener Daten Mit der DSGVO werden eine Menge Information Governance (IG) Regularien für personenbezogene Daten eingeführt. Personenbezogene Daten sind definiert als jede sich auf eine Person beziehende Information. Falls Ihnen das sehr weit gefasst vorkommt, dann weil es weitgefasst ist. Ihr Name, Ihre Bilder, Ihre Email- oder IP-Adresse – der Begriff umfasst wirklich alles, was Sie identifizieren könnte. Die DSGVO schafft persönliche Rechte für diese Daten, etwa das Recht auf Vergessen, das Recht zur Überprüfung Ihrer Daten, das Recht diese zu ändern oder zu übertragen. Außerdem beinhaltet die DSGVO erweiterte Informations- und Reaktionspflichten im Fall eines Datenlecks. Prinzipiell ist Ihre Organisation von der DSGVO betroffen, sobald sie mit Konsumentendaten in irgendeiner Art in Berührung kommt. Und falls Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens regelmäßig personenbezogene Daten nutzen, gewinnt die Datensicherheit noch einmal an Bedeutung. Bei Nichteinhaltung der DSGVO drohen Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder satte vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Die Aussicht auf diese drastischen Sanktionen hat Unternehmen dazu bewegt, Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen und ihre eigenen Daten proaktiv zu prüfen, um Risiken und Gefährdung einzuschätzen. Die erste Herausforderung dabei: nachzuvollziehen, wie und wo personenbezogene Daten verwendet werden. Ein wichtiger Punkt, können diese doch Bestandteil fast aller Geschäftsdokumente sein, und einige Daten sind wichtiger als andere. Die Nadel im Nadelhaufen finden Wenn einer der Grundbausteine der DSGVO die Nachvollziehbarkeit Ihrer Daten ist, benötigen Sie natürlich Tools, mit denen Sie Dokumente suchen, zuordnen, kategorisieren und kennzeichnen können. Die traditionelle Suchmethode, nämlich Verträge einzeln per Hand auf Textpassagen zur Aufbereitung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten zu durchforsten, ist unzuverlässig und ineffizient. Für die Reaktion auf ein Datenleck oder für die Klassifizierung von personenbezogenen Daten ist eine Sortierung nach Dringlichkeit unabdingbar. Sie müssen rasch feststellen, welche Dokumente am sensibelsten sind und diese für eine Spezialbehandlung (mehr dazu später) markieren. Dafür benötigen Sie Data Discovery Analytics und maschinelles Lernen. Mustererkennung ist eine entscheidende Technologie, um schnell einfache Dokumente mit standardisierten, personenbezogenen Daten identifizieren zu können, beispielsweise Kreditkarten, Führerscheine, Krankenakten und Ähnliches. Diese Technologie allein kann allerdings nicht alle notwendigen Dokumente für eine Datenschutz-Folgenabschätzungen identifizieren. Personenbezogene Daten folgen nicht immer einem Muster – zumal sie oftmals stark kontextabhängig sind. Hier kommt die Konzeptanalyse ins Spiel, ein eigenständiger Algorithmus für maschinelles Lernen. Diese Technologie analysiert, welche Worte gemeinsam auftreten und fasst sie ohne menschliche Unterstützung entsprechend ihrer kontextuellen Themenbereiche zusammen – sogar dann, wenn spezifische Schlagworte fehlen. Diese Tools können mit erstaunlicher Genauigkeit zwischen verschiedenen Zusammenhängen, die unsere Interpretation von Worten beeinflussen, unterscheiden. Wenn das Wort „Sicherheit“ zum Beispiel in Dokumenten zu Finanztransaktionen auftaucht, fasst die Maschine diese in einer anderen Gruppe zusammen als Dokumente, die das Wort „Sicherheit“ in Bezug auf personenbezogene Daten enthalten. Teamarbeit Mensch und Maschine Mit solchen automatisierten Tools können Sie Ihre Datenschutzprüfungen initiieren. Die endgültige Analyse ist jedoch zu differenziert, um auf eine rein maschinelle Kategorisierung zu vertrauen. Menschliche Kontrolle ist ein unverzichtbares Element. Daher sind Workflows und Tools zur Dokumentenprüfung erforderlich. Das heißt: Sie müssen in der Lage sein, thematisch ähnliche Dokumente stoßweise auszugeben, damit die rechtlichen Gutachter mit passenden Inhalten versorgt werden. Da im Hintergrund ständig ein Algorithmus für maschinelles Lernen arbeitet, trainiert jede Entscheidung Ihrer Rechtsabteilung bei der visuellen Prüfung der Dokumente eine „Empfehlungsmaschine“. Dieser Algorithmus kann dann die verbliebenen Dokumente evaluieren und abschätzen, welche vermutlich sensible Daten enthalten. Auf diese Weise können Sie mit bekannten Datenbeständen (etwa Ihrer Datenbank für Verträge mit Lieferanten) beginnen und dann Ihre Analytics einsetzen, um bisher unbekannte, risikoträchtige Dokumente zu identifizieren. Während Sie mehr und mehr Dokumente prüfen und immer mehr Inhalte mit personenbezogenen Daten identifizieren, lernt der Algorithmus im Hintergrund beständig weiter. Er durchsucht die Masse verbleibender Daten und priorisiert Datenmengen, die wahrscheinlich personenbezogene Daten enthalten. Diese Art Algorithmen können sogar themenspezifisch arbeiten – eine wichtige Eigenschaft, da die DSGVO zwischen „personenbezogenen Daten“ und „sensiblen personenbezogenen Daten“ unterscheidet. Wissen ist die halbe Miete Die tatsächlichen Auswirkungen der DSGVO werden sich erst im Laufe der Jahre herauskristallisieren. Es ist immer noch unklar, wie Einzelpersonen ihre Rechte ausüben werden oder wie Datenschutzbehörden die Regelungen vollstrecken. Unternehmen können jedoch bereits heute die ersten Schritte unternehmen, um ihr Gefährdungspotenzial zu erkennen und sich gegen die drohenden Folgen zu rüsten. OpenText™ Discovery kombiniert Tools wie maschinelles Lernen, Mustererkennung und die Extraktion von Datensätzen anhand von Visualisierungen, Schlagworten und Metadaten-Filtern und unterstützt Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen bei der Identifikation jeder Art von personenbezogenen Daten. Der gesamte Prozess wird begleitet durch einen Workflow zur Dokumentenprüfung, der auf langjähriger Praxiserfahrung mit juristischen Projekten und mehrstufigen Sicherheitskonzepten basiert. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und ihre Auswirkungen auf Enterprise Information Management

Datenschutz-Grundverordnung

IT-Sicherheit und der Schutz persönlicher Daten standen im Zuge der Digitalisierung schon immer weit oben auf der To-do-Liste von Unternehmen. 2017 allerdings könnte dem Datenschutz in vielen Organisationen noch mehr Beachtung geschenkt werden als bisher, wie die Ergebnisse einer aktuellen IT-Trends-Studie von Capgemini zeigen. Grund dafür ist eine Neuregelung des Schutzes von Personendaten in der EU, die mit der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung erfolgt. Obwohl diese etliche Neuerungen und vor allem hohe Strafen bei Nichteinhaltung der Vorgaben bringt, scheinen die IT-Verantwortlichen in europäischen Unternehmen bislang nur unzureichend vorbereitet zu sein. So wissen laut einer IDC-Studie 80 Prozent der IT-Entscheider in KMUs nicht genau, wie sich die Datenschutz-Grundverordnung auf ihr Unternehmen auswirkt oder kennen diese noch gar nicht. Immerhin gaben fast 60 Prozent an, sie würden an der Umsetzung der neuen Regulierungen arbeiten. Doch was verbirgt sich hinter dem sperrig klingenden Namen? Und warum ist die EU-Datenschutzrichtlinie für Unternehmen so wichtig? Die EU-Datenschutz-Grundverordnung – worum es geht Ende Mai 2016 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft, eine Richtlinie und Direktive der EU, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Anzuwenden ist die Regelung nach einer zweijährigen Übergangsfrist ab Ende Mai 2018, also in etwas mehr als einem Jahr. Unternehmen sind deshalb gefordert, aktiv zu werden und herauszuarbeiten, was die DSGVO für sie bedeutet und wie sie sich darauf vorbereiten können. Auf der Website der Europäischen Kommission (Englisch) heißt es dazu: „Mit diesen neuen Regelungen soll den Bürger die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückgegeben und das regulatorische Umfeld für Unternehmen vereinfacht werden.“ Datenschutzgesetze sind in der EU nichts Neues. Dennoch haben die neuen Regelungen der DSGVO signifikante Auswirkungen auf die aktuellen Datenschutzvereinbarungen, die Änderungen erforderlich machen. Zum einen wird aus der Direktive nun eine in allen EU-Staaten gültige Verordnung mit vollem Durchgriffsrecht im Status eines nationalen Gesetzes. Und auch die britische Regierung hat trotz BREXIT versichert, die DSGVO in Großbritannien umzusetzen (zum Blog-Post des britischen Information Commissioners zu dieser Thematik geht es hier (Englisch)). Ein weiterer wichtiger Aspekt: mit der DSGVO drohen nun empfindliche Strafen, wenn Einzelpersonen oder Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften nicht einhalten. Kleinere Verstöße durch Betriebe werden mit bis zu zehn Millionen Euro oder bis zu zwei Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorhergehenden Finanzjahr geahndet – es gilt dabei der höhere Betrag. Für gravierende Gesetzesübertretungen sind Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorangegangenen Finanzjahr möglich. Auch hier wird der jeweils höhere Betrag herangezogen. An dieser Stelle muss noch einmal betont werden, dass dies nicht nur den Umsatz der in der EU ansässigen Unternehmenssparten betrifft, sondern den weltweiten Gesamtumsatz des Unternehmens. Was der „Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern“ bedeutet Die DSGVO schützt die personenbezogenen Daten aller Bürger der Europäischen Union und erlegt Unternehmen, die personenbezogenen Daten sammeln und verwalten (Englisch), deshalb bestimmte Pflichten auf. Die datenverarbeitenden juristischen Personen werden als „Verantwortliche“ bezeichnet. In der EU ansässige, weiterverarbeitende Organisationen unterliegen der DSGVO ebenso wie Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Die Richtlinie betrifft daher auch nicht nur in der EU ansässige Unternehmen. Die Einhaltung der EU-DSGVO ist auch außerhalb der EU erforderlich (die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die innerhalb der EU Geschäfte tätigen). Das Sammeln und Verarbeiten personenbezogener Daten (Englisch) ist zulässig, solange es aus einem in der DSGVO definierten, berechtigten Interesse erfolgt. Zum Beispiel „wenn die Datenverarbeitung für den Schriftverkehr, etwa für die Rechnungsstellung, Einstellungsverfahren oder eine Kreditanfrage erforderlich ist, oder wenn die Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt […]“ „Berechtigte Interessen“ an der Speicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten sind beispielsweise Gesetze, die das Speichern von Inhalten regeln – wie zum Beispiel für steuerlich relevante Daten oder Dokumente. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der eingescannten Rechnung von Lieferant oder Kunde nicht nur gerechtfertigt, sondern Pflicht. Wie sich die DSGVO auf die Business-Prozesse im Tagesgeschäft auswirkt In den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen werden etliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert. Diese betreffen Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten während der Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Sehen wir uns als konkretes Beispiel ein Unternehmen an, das seine Geschäftsprozesse mit SAP ERP verwaltet und OpenText für die Zuordnung geschäftlicher Dokumente zu diesen Prozessen einsetzt. Selbstverständlich geht es dabei nicht nur um die in der SAP-Datenbank der führenden Unternehmensanwendung (ERP, CRM, etc.) generierten und gespeicherten Daten, sondern auch um die während des Vorgangs erfassten geschäftlichen Dokumente. Denken Sie etwa an die auf Papier eingehende Rechnung eines Lieferanten. Diese wird eingescannt, mittels ArchiveLink mit der Transaktion verknüpft und anschließend sicher in OpenText™ Archive Center (Englisch) gespeichert. Im Falle eines Bestellvorgangs wäre es die eingehende Bestellung und ein Lieferschein für den Kunden, die in SAP mit dem Bestellvorgang verknüpft und OpenText gespeichert werden. Im Mai 2018 kommt die DSGVO nach einer zweijährigen Übergangsfrist zur Anwendung. Die Frist sollte eine Vorbereitung des öffentlichen und privaten Sektors auf die neuen Regelungen ermöglichen. Wie sich Unternehmen bestmöglich auf die DSGVO vorbereiten sollten Organisationen müssen neue Vorschriften und Prozesse unter Berücksichtigung der Kriterien zur Speicherung von personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen einrichten. Nur dann ist sichergestellt, dass sie die Daten nicht nur lang genug aufbewahren, um gesetzlichen Verpflichtungen wie etwa Steuer- oder Produkthaftungsgesetzen nachzukommen, sondern sie auch in einem angemessenen Zeitrahmen löschen, wenn die Daten nicht länger benötigt werden oder das berechtigte Interesse an ihrer Aufbewahrung wegfällt. Wie Sie mit Hilfe von OpenText die DSGVO-Anforderungen in einer SAP-Umgebung erfüllen, darüber informieren wir Sie regelmäßig in unserem deutschsprachigen Blog. Schauen Sie einfach mal vorbei. Hier und hier finden Sie weitere Beiträge zum Thema. Erfahren Sie auch auf unserer Website mit welchen Funktionalitäten OpenText EIM unsere Kunden bei der Vorbereitung auf die DSGVO unterstützt (Englisch). DSGVO On-Demand-Webinar von OpenText und der Digital Clarity Group In diesem Webinar besprechen Janet de Guzman von OpenText und Tim Walters von der Digital Clarity Group die Grundsatzfragen, über die auch Ihr Unternehmen diskutieren sollte. Das erwartet Sie: Neue Erkenntnisse zu den Bestimmungen der DSGVO und welche Erwartungen die Konsumenten zur Nutzung ihrer Daten haben Wie Unternehmen Chancen ergreifen und im Rahmen der DSGVO Wettbewerbsvorteile schaffen können Tools, um mit Partnern und internen Interessensvertretern in einen konstruktiven Dialog zu treten Hier erhalten Sie Zugriff auf die Aufzeichnung des englischsprachigen Webinars „New EU Data Policies Will Transform Business Practices Across the Organization: Get Ready for the GDPR“.

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Gartner Magic Quadrant 2017: OpenText erneut als Marktführer für Customer Communications Management Software ausgezeichnet

Gute Kundenkommunikation ist einer der wesentlichen Eckpfeiler für den Geschäftserfolg. Schlechte Kundenkommunikation führt zu negativen Kundenerlebnissen. Die Folge: unzufriedene Kunden und Verluste für das Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung wird das Thema Kundenkommunikation für die Betriebe immer komplexer. Lief der gesamte Kundenkontakt noch vor gar nicht langer Zeit über klassische Contact-Center, so geht das Customer Experience Management heute das ganze Unternehmen an. Nicht nur die Manager von Contact-Centern müssen also umdenken. Big Data und ausgefeilte Analysesoftware schaffen eine Erwartungshaltung bei den Konsumenten, die personalisierte Omni-Channel-Kommunikation als Standard voraussetzt. Inhalte und Kanäle entscheiden nicht allein über eine erfolgreiche Kundenkommunikation In die Beurteilung eines Kontaktpunktes fließt zudem ein, mit wem es die Kunden zu tun bekommen. So lehnten in einer aktuellen Umfrage von Fittkau & Maaß 74,5 Prozent der befragten Deutschen einen Kundendienst durch sogenannte Chatbots ab. Bevorzugt werden Kontaktformulare, Emails oder die Kommunikation per Telefon. Ohne eine umfassende und unternehmensweite Customer Communications Management (CCM) Lösung lässt sich die steigende Interaktionsflut allerdings kaum noch bewältigen. Deshalb sind wir bei OpenText stolz darauf, auch in diesem Jahr wieder zu den führenden Lösungsanbietern in diesem Bereich zu zählen. Gartner Magic Quadrant CCM Software-Report 2017: OpenText ist Marktführer Der kürzlich von Gartner veröffentlichte Software-Report Magic Quadrant (MQ) Customer Communications Management 2017 (Englisch) ordnet OpenText als Marktführer ein. Gartner bewertete sowohl OpenText™ Communications Center (Englisch) wie auch OpenText™ Exstream (Englisch) vor der Übernahme von HP. Hinweis: Da sich Gartner auf die technische Umsetzung, Strategie und Vision des Herstellers und nicht auf die Produktspezifikationen konzentriert, ist OpenText in der Grafik nur durch einen Punkt repräsentiert. Im CCM Magic Quadrant 2015 waren beide OpenText-Produkte, Communications Center und Exstream, im Leader-Quadranten positioniert. Aktuell halten wir unsere starke Position als einer der Marktführer aufgrund der breitgefächerten Möglichkeiten unserer CCM-Produkte. Unser Bestreben, Communications Center und Exstream in eine gemeinsame Plattform zu überführen, die Mehrwert für bestehende und künftige Kunden schafft, dürfte diese Führungsposition unserer Ansicht nach weiter stärken. Anerkennung für CCM-Gesamtkonzept Auf der „Ability to Execute“-Achse hat sich unsere Position im Vergleich zur durchschnittlichen Bewertung von Communications Center und Exstream im Magic Quadrant 2015 verbessert. Auf der Achse „Completeness of Vision“ konnten wir den von Exstream im letzten Report erreichten Wert halten. Aus unserer Sicht ein positives Indiz dafür, dass Gartner unsere Strategie für ein CCM-Gesamtkonzept befürwortet, das Businessnutzern die einfache Gestaltung und Distribution ihrer Omni-Channel-Kommunikation in einer einzigen Lösung bereitstellt – Internet, Mobile, SMS und papierbasierte Kanäle inbegriffen. Wir gehen einer erfolgreichen Zukunft entgegen. Die Überführung unserer CCM-Produkte in eine einzige, leistungsstarke Plattform wird sämtlichen Omni-Channel-Anforderungen im Bereich Customer Communications Management gerecht. Das Projekt läuft bereits auf Hochtouren. Auch die Bestandskunden von Communications Center Enterprise (vormals StreamServe; Englisch), Exstream (Englisch) und Communications Center CRM (vormals PowerDocs; Englisch) werden davon profitieren. Sie wollen Ihre strukturierten und unstrukturierten Daten in den Griff bekommen? OpenText gehört laut Gartner Magic Quadrant zu den wiederholt ausgezeichneten Marktführern – auch im Bereich Enterprise Content Management. Mehr Informationen und den Gartner Gesamt-Report (Englisch) erhalten Sie hier. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Smarte Personalmanager: Von Verwaltern zu Gestaltern

Salesforce

Am 21. Februar erschien auf Spiegel Online ein Bericht mit dem Titel „Mehr als eine Million Stellen in Deutschland sind unbesetzt“ – um nur ein Beispiel unter vielen zu nennen. Kommt Ihnen als Personalmanager das nicht bekannt vor? Ist es nicht erstaunlich, wie sich die Situation in nur wenigen Jahren gewandelt hat? Sind es heute nicht eher die Unternehmen, die sich bewerben müssen, als die zukünftigen Mitarbeiter? Andererseits: War das nicht gerade die Art von Herausforderung, die Sie suchten, als Sie sich entschieden, im Personalwesen Karriere zu machen? Wollten Sie nicht besser als andere Talente finden, diese auf ihrem Werdegang und zum Erfolg aller coachen, begleiten und fördern, an das Unternehmen binden und eventuell auch wieder zurückgewinnen, wenn sie aus welchen Gründen auch immer ausgeschieden sind? Letzte Frage: Ist es nicht so, dass Sie diese Herausforderung gerne annehmen und meistern würden, dass Sie aber viel zu viel mit Verwaltungs- und Routineaufgaben beschäftigt sind und deshalb zu wenig Zeit dazu finden? Software ist der Schlüssel Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten, dann kann ich Sie beruhigen: Sie sind nicht allein. Denn dieselben Erfahrungen haben in der Vergangenheit auch meine Kolleginnen und Kollegen in unserer eigenen Personalabteilung gemacht. Auf Prozessebene ist die Sache eigentlich klar: Um die angesprochene Herausforderung zu meistern, gilt es, Personaler von zeitfressenden Routineaufgaben zu entlasten. Technisch gesehen ist das gar nicht so leicht umzusetzen. Oder vielleicht doch? Eines ist klar: Ohne Software geht es nicht. Und es muss eine Software sein, die mit Informationen umzugehen versteht und die Informationsverarbeitung um ganze Größenordnungen effizienter zu machen und in Teilen sogar zu automatisieren hilft. Dann und nur dann gewinnen Personalmanager und ihre Mitarbeiter verlorene Zeit zurück, die sie für ihre eigentliche Aufgabe benötigen: die optimale Betreuung von Kollegen, angefangen von der richtigen Bewerberauswahl bis zu deren Ausscheiden und Verrentung – in der IT würden wir sagen: während des gesamten Lebenszyklus von Bewerber- und Mitarbeiterinformationen, von ihrer Entstehung bis zur rechtssicheren Langzeitarchivierung und Löschung. Talente finden, Karrieren fördern, Kollegen begeistern Klar ist ferner, dass ein solches Informationsmanagement nicht an den Grenzen der Personalabteilung haltmacht. Wer die richtigen Talente finden will, muss und will sich um die Außendarstellung seines Unternehmens kümmern. Sie oder er muss dafür sorgen, dass das Unternehmen in Zeiten von Mobility und Social Media auf allen Kanälen für Bewerber erreichbar ist und – Stichwort Work-Life-Balance – offen ist für deren Erwartungen und Lebenspläne. Das gelingt nur, wenn die HR-Abteilung eng mit dem Marketing zusammenarbeitet und Inhalte zu Bewerberkampagnen möglichst einfach beisteuern kann. Einmal eingestellt, gilt es, die neuen Mitarbeiter schnellstmöglich produktiv zu machen und langfristig zu binden. Das setzt kontinuierliche Förderung durch Weiterbildung und eine den Qualifikationen entsprechende Beschäftigung sowie vor allem Wertschätzung voraus. Dafür muss die Personalabteilung aber engen Kontakt mit den jeweiligen Managern halten und einfache, hürdenlose Kommunikationsmöglichkeiten inklusive Self-Service-Portalen sowohl für Mitarbeiter als auch Manager bereitstellen. Die Kollegen müssen auf die rechtlich freigegebenen Teile ihrer Mitarbeiterakte selbst zugreifen können, ebenso die Manager. Um den Überblick auch bei Tausenden Mitarbeitern zu behalten, ob die Mitarbeiterakten vollständig sind oder nicht, müssen sich entsprechende Berichte automatisch erstellen lassen – regelmäßig oder ad hoc. Personalisierte Kommunikation und vollständige Mitarbeiterakten sind auch der Schlüssel, um ausgeschiedene Mitarbeiter eventuell zu einem späteren Zeitpunkt wiederzugewinnen. Jüngere Kollegen zieht es ja eher in die Städte, aber vielleicht kehren sie gerne zu einem Arbeitgeber in einer Kleinstadt mit einem niedrigeren Preisniveau zurück, wenn sie ein Grundstück suchen oder eine Familie gründen wollen. Da ist es gut, wenn der Kontakt niemals abgerissen ist. Plattform für smarte Personalmanager Damit Sie all diese Möglichkeiten haben und die Zeit, echtes Personalmanagement zu betreiben, benötigen Sie eine smarte Content-Management-Plattform. Diese muss mit den führenden Unternehmenssystemen, mit denen Sie tagtäglich Ihre Aufgaben erledigen, nahtlos integriert sein, ob es sich dabei um SAP, Oracle oder Workday etc. handelt. Ferner sollten Sie damit alle Ihre Aufgaben zentral steuern und die nicht automatisierbaren Tätigkeiten in Shared-Services-Zentren zentral bündeln können, um Kosten zu sparen. Mit unseren Lösungen, insbesondere mit OpenText™ Extended ECM für HR wird Ihr Wunsch wahr, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Personalmanagement zu haben. Damit Sie weniger verwalten und mehr gestalten und endlich der smarte Personalmanager sein können, der Sie schon immer sein wollten. Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Extended ECM for HR Lösungen erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne eine Mail an xECMforHR@opentext.com.

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Lassen wir die Zugbrücke herunter, damit die Informationen fließen

Digitalisierung

Die Ansprüche der Kunden sind heute höher denn je. Wir alle haben uns im Zuge der Digitalisierung an die allgegenwärtige Verfügbarkeit von Daten gewöhnt. Wir erwarten, dass ein Unternehmen unsere Daten nur einmal erhebt, und dann in allen Kanälen zur Verfügung hat. Oder dass wir im Onlineshop angezeigt bekommen, in welcher Filiale in unserer Nähe das gewünschte Produkt sofort erhältlich ist. Diese Erwartungshaltung der Digitalisierung im Handel stellt E-Commerce Händler vor große Herausforderungen. Noch komplexer ist das beispielsweise die Mode-Branche, wo neben dem Produkt selbst auch die Spezifikationen (Farbe und Größe) berücksichtigt werden müssen. Das kann nur gelingen, wenn alle Unternehmensbereiche vernetzt sind und der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert. Doch wie können Organisationen einen solchen freien Informationsfluss erreichen? Die Antworten darauf finden sich manchmal an ungewöhnlichen Orten. Daten- und andere Könige Dass man bei „Game of Thrones“ Erkenntnisse über den Datenaustausch gewinnen kann, ist eher selten. Aber genau das geschah, als ich mir gerade die sechste Staffel der mehrfach ausgezeichneten HBO-Serie ansah. Als der Versuch des „Königsmörders“ Jamie Lannister den Anführer der Belagerten auf der Zugbrücke zum Aufgeben zu überreden, fehlschlug, musste ich an Änderungsdaten denken. Über essenzielle Kundendaten, die in verschiedenen Abteilungen und auf unterschiedlichen Ebenen der Organisation durch unsichtbare Mauern gefangen und isoliert sind, habe ich bereits berichtet. Meine Idee dazu: ebendiese Wände nicht einzureißen. Stattdessen sollte jede Gruppe ihr (Daten-)Königreich behalten dürfen und anderen Gruppen und Abteilungen freiwillig Zugang zu ihren Daten gewähren. Informationsbedarf ist allgegenwärtig Im Universum von Game of Thrones sind Allianzen und Loyalitäten einem ständigen Wandel unterworfen. Die einzige Konstante ist der Bedarf an Informationen. Diese Informationen werden oft von Briefraben übermittelt, manchmal auch persönlich durch ein Zusammentreffen und die Interaktion der verschiedenen Charaktere. Oberflächlich betrachtet mag Jamie Lannisters Unterredung auf der Zugbrücke vergeblich gewesen sein. Doch als ich darüber nachdachte, hatte das Herunterlassen der Zugbrücke zum Austausch wichtiger „Änderungsdaten“ zwischen den beteiligten Parteien geführt. Beide Anführer verrieten ein wenig über ihre Absichten und reagierten auf die vom Gegenüber erhaltenen Informationen. Obwohl es Lannister nicht gelang, den Anführer der Belagerten zum Aufgeben zu überreden, erhielt er doch einige Informationen. Diese reichten aus, um einen Weg zu finden, die Belagerung später relativ unblutig zu beenden. Und der Festungskommandant wusste nun mehr über seinen Gegner, dessen Stärken und Denkweise – auch wenn er beschloss, diese Informationen nicht zu nutzen. Sobald die Zugbrücke heruntergelassen war, musste unweigerlich ein Informationsaustausch stattfinden. Senken wir die virtuellen Zugbrücken unserer Systeme Wenn wir die Wände unserer „Datenbunker“ durchlässig machen, erlauben wir uneingeschränkten Datenfluss zwischen den verschiedenen Datenverzeichnissen. Auf diese Weise ziehen Unternehmen zum einen den größten Nutzen aus den Investitionen in die Technologie, mit der diese Daten gesammelt wurden. Zum anderen werden so auch die „Herrscher“ der (Daten-) Königreiche bei Laune gehalten. Sobald dieser Denkansatz etabliert ist, muss ein Unternehmen eine Information nur einmal erheben und kann diese in allen Systeme nutzen. Diese Art der gemeinsamen Nutzung respektiert die Systemeigentümer und sorgt dafür, dass jedes Datenverzeichnis die Information optimal zur Erfüllung der gestellten Anforderungen und Aufgaben einsetzen kann. Auf diesem Konzept beruht die OpenText™ Experience Suite. Sie lässt Daten zwischen den verschiedenen Produkten unseres Customer Experience Management Portfolios frei fließen. Wichtige Informationen und Assets werden so aus den Digital Asset Management Tools an Web Content Management und Content Optimierung Tools und weiter zum Customer Communications Management und sogar in das Call Center (Englisch) übergeben. Und Daten zur Stimmungsanalyse aus dem Call Center fließen zurück an das Web Content Design-Team. Jedes Produkt kann als Stand-Alone-Lösung implementiert werden und damit die Bedürfnisse einer bestimmten Abteilung decken oder als zentrale Datenquelle für Unternehmensinhalte dienen. Erfolgt ein Datenaustausch zwischen diesen oder anderen OpenText Produkten, bestehenden operativen Business-Systemen oder Ähnlichem entsteht die Grundlage für eine vollständig vernetzte, kontinuierliche Customer Experience (Englisch). Digitalisierung im Einzelhandel   Die Digitalisierungswelle im Handel rollt. Wir bei OpenText wissen, was den Handel bewegt und wie Sie Ihre Strategien für die Digitalisierung im Einzelhandel implementieren. Informieren Sie sich aus erster Hand – aus den Erfahrungsberichten von Unternehmen wie Coop, Freier Group Logistics, HUGO BOSS, Knoll, Rewe oder SPAR. Von der Digitalisierungsstrategie zur Prozessdigitalisierung: Erfahren Sie, wie Handelsorganisationen von den vollintegrierten OpenText Lösungen für Store Management, Supplier- und Contract-Management, HR-Management, Omni-Channel-Hybris-Integration und zur HANA-Migration profitieren.   Dieser Post wurde aus den Englischen übersetzt.

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Was heißt eigentlich „Extended ECM“?

Ob beruflich oder in der Freizeit: Wir verwenden gerne Schlagworte, die in aller Munde sind. Viele dieser Buzzwords wie Extended ECM sind inflationär und kommen nicht auf den Punkt. So beschreiben sich nach einer Analyse des Karrierenetzwerks LinkedIn die deutschen und Schweizer Mitglieder in ihren Profilen meist als „spezialisiert“ und verfügen über „Führungsqualitäten“, konkretisieren ihre Fähigkeiten aber ungenügend. Personaler überzeugt das wenig. Jedes Jahr tauchen weitere Fachbegriffe auf, die Karriere als Buzzword machen. Für 2017 sollen im Online-Marketing zum Beispiel „Hyperlokalität“ oder „agiles Marketing“ im Trend liegen. Ob dies wirklich so ist, oder ob es sich dabei nur um wichtig klingende (aber bedeutungsleere) Schlagworte handelt, werden wir erst in einigen Monaten wissen. Fachchinesisch oder Fachbegriff? Ich arbeite zwar im Marketing, war aber immer der Ansicht, ich würde keinen inhaltsleeren Marketing-Jargon verwenden. Doch als ich vor kurzem eine Präsentation hielt, unterbrach mich jemand und meinte „Content im Kontext“ und „ extended ECM “ (Enterprise Content Management) klängen doch sehr nach Marketing-Buzzwords. Obwohl ich diesen Eindruck bei Neulingen auf dem Gebiet durchaus verstehen kann, beschreiben beide Begriffe das wichtige Thema treffsicher. Connie Moore von der Digital Clarity Group erklärt das in ihrem aktuellen Blog-Post (Englisch) sehr gut. Zusammenhänge sind wichtig Beginnen wir mit „Content im Kontext“. Das heißt schlicht und ergreifend, dass Ihre unstrukturierten Daten – Dokumente, Bilder, Emails, Tabellen usw. – im Zusammenhang mit dem entsprechenden Geschäftsprozess oder -objekt signifikant an Wert gewinnen. Habe ich beispielsweise einen Vertrag mit den Namen der beteiligten Parteien auf meiner Festplatte gespeichert, liefert mir das einige Informationen. Ich erfahre aber nicht, ob es sich dabei um die aktuellste Version des Vertrags handelt. Gab es später Ergänzungen? Was, wenn in meiner Version nur meine Unterschrift enthalten ist? Hat mein Gegenüber unterschrieben und mir das PDF mit beiden Unterschriften nur nicht übermittelt? Ohne Kontext ist das Dokument nur wenig aussagekräftig. Doch wenn ich mir einen Vertrag im Kontext einer CRM-Anwendung wie Salesforce (Englisch) ansehen kann, ergibt sich ein viel genaueres Bild, und das Dokument gewinnt an Gehalt. Ich sehe Notizen zu Kundentelefonaten, die wichtigsten Ansprechpartner und Metadaten wie etwa den Status des Vertrags. Ein Problem bleibt allerdings: Ich kann noch immer nicht erkennen, ob die ebenfalls im System hinterlegte Version des Vertrags auch die aktuell gültige ist. Kontext als unternehmensweites Informations-Konzept Und damit sind wir beim Konzept von „ Extended ECM “. Mit der Integration von ECM in die maßgeblichen Anwendungen des Unternehmens können Sie SÄMTLICHE relevanten Informationen und Dokumente zu diesem einen Kunden sammeln und in einer einzigen, komfortablen Ansicht zur Verfügung stellen. (Um es mit einem weiteren Fachausdruck auszudrücken: Sie verfügen über einen konsolidierten Datenbestand – eine zentrale Datenquelle.) Damit erhalten Sie ein vollständiges Bild, das Ihnen auf Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche (etwa in Salesforce) zur Verfügung gestellt wird. Der Screenshot unten zeigt ECM-Inhalte der OpenText™ Content Suite eingebettet in die Salesforce-Daten. Gleiches gilt natürlich auch für andere Kundendokumente, Rechnungen, Korrespondenz, Dokumente zu Produkten oder Teilen davon sowie alle weiteren unstrukturierten Daten, die für die strukturierten Daten in Salesforce relevant sind. Salesforce ist aber nur eines von vielen Beispielen für erweitertes ECM. In diesem DCG White Paper (Englisch) erfahren Sie mehr darüber. Extended ECM: Eine Lösung für alle Systeme Mit der OpenText™ Extended ECM Plattform kann Ihre Organisation die Content Suite (Englisch) an praktisch jede maßgebliche Applikation des Unternehmens anbinden. Ich bin sicher, dass Ihnen dazu verschiedene Szenarien für BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CEM (Customer Experience Management), HCM (Human Capital Management / Personal), SCM (Supply Chain Management) und andere Informationen generierende Geschäftsprozesse einfallen. Nicht integrierte Insellösungen können Ihrem Unternehmen schaden! Erleben Sie OpenText ECM in Aktion – vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Lösung. Das interessiert Sie? Mehr erfahren dazu Sie im White Paper der Digital Clarity Group (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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