Informationsmanagment

Ein neues ECM-Verständnis für erfolgreiche Information Governance

ECM

Niemand wird abstreiten, dass wir uns in einer zunehmend digitalisierten (und damit von Daten bestimmten) Welt bewegen. Unternehmen müssen heute mit Unmengen von Informationen umgehen, diese speichern, verwalten und sichern. Der Fachbegriff für diese Aktivitäten ist Information Governance (InfoGov). Dass es sich dabei keinesfalls um einen unwichtigen Teil der Unternehmenspolitik handelt, zeigt unter anderem die ab 25. Mai 2018 gültige EU-Datenschutzrichtlinie. Jede Organisation tut gut daran, sich bereits jetzt mit den entsprechenden InfoGov-Maßnahmen darauf vorzubereiten. Zumal das Vertrauen der Verbraucher in die Datenschutzpolitik der Unternehmen schwindet: Die Kunden befürchten, mit ihren sensiblen persönlichen oder Finanzdaten werde nicht sorgfältig genug umgegangen. Viele haben den Verdacht, dass die Organisationen ihnen gegenüber in puncto Datennutzung nicht ehrlich sind. Es ist also höchste Zeit, diesem Misstrauen mit wohlüberlegter Information Governance gegenüber zu treten. Drei wesentliche Fakten zum Thema Information Governance Im Kern ist das Thema Information Governance durch drei Fakten gekennzeichnet: Jeder Organisation braucht effektive InfoGov. Ohne eine vollständige Kontrolle über Ihre Daten sinken die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erheblich. Informationen sind Ihr wertvollstes Kapital Jede Organisation hat ein individuelles Erfolgsrezept für InfoGov. Abhängig von Branche, Unternehmenskultur, Infrastruktur und anderen Faktoren sind in jedem Unternehmen unterschiedliche und einzigartige Komponenten erforderlich. Wir alle kennen einige der generellen Governance-Probleme: Banken und Privatsphäre, Pharmafirmen und Compliance, Technologiesektor und geistiges Eigentum. Nun berücksichtigen Sie dabei noch, ob es sich um eine reife Organisation mit etablierten Systemen oder um ein Start-Up mit gerade erst entstehenden Richtlinien handelt. Und beachten Sie zudem die demographischen Merkmale der Mitarbeiter. Sie sehen: es gibt unendlich viele Kombinationen Alle Unternehmen kämpfen darum, ihre InfoGov-Ziele zu erreichen – nicht nur das Ihre. Der Einfluss digitaler Technologien auf alle Unternehmensbereiche hat das Entstehen von Information und den Datenfluss stärker als je zuvor von Grund auf neu definiert. Und wir befinden uns erst am Anfang der zu erwartenden Umbrüche. Veränderungen in (fast) allen Aspekten Der letzte Punkt wird besonders häufig diskutiert. Unternehmen stellen fest, dass ihre langjährig bewährten InfoGov-Modelle nicht mehr funktionieren. Andere Business-Anwendungen, andere Anwender und neue Anwendungsfälle für die betroffenen Daten – alles hat sich verändert. Bestand hat in den meisten Organisationen lediglich die altbewährte ECM-Plattform, das nun zur Verwaltung eines völlig veränderten Umfelds herangezogen werden soll. Meist handelt es sich um ein höchstwahrscheinlich schon vor Jahren implementiertes System, ein arbeitsintensives, nur empfangendes „Endlager“ zur Datenspeicherung. Das entspricht den heutigen Unternehmensanforderungen in keiner Weise. Zeit, die Rolle des ECM in Ihrer Information Governance Strategie zu überdenken Im vergangenen Jahr hatte ich auf Veranstaltungen wie der Enterprise World mehrfach die Gelegenheit, mich mit Kunden und Branchenführern auszutauschen. Wir diskutierten über eine neue Generation von ECM-Technologie, die die Erfüllung der heutigen InfoGov-Anforderungen in greifbare Nähe rückt. Der technische Fortschritt macht auch vor ECM-Lösungen nicht halt. Heutige Produkte sind in der Lage, ein unternehmensweites Informationsgitter zu spannen. Es integriert sich in die Prozesse, sammelt nahtlos Informationen und liefert die benötigten Daten an die richtigen Personen. Dieser drastische Wandel im Bereich Information Management führt zu enormen Produktivitätssteigerungen. Über den Information Grid lassen sich zudem die InfoGov-Richtlinien und -Methoden auf Daten aus so gut wie allen Bereichen des Unternehmens ausweiten. Das betrifft Social Media, ERP (Enterprise Resource Planning), BPM (Business Process Management), HCM (Human Capital Management), SCM (Supply Chain Management), CEM (Customer Experience Management), CRM (Customer Relationship Management) (Englisch) und jede andere IT-Anwendung, die Ihnen einfällt. Aus der Praxis für die Praxis Wer das Potenzial dieses neuen Ansatzes vollständig erschließen will, muss in puncto ECM-Konzept auf den Neustarten-Knopf drücken. Beseitigen Sie überholte Sichtweisen, und definieren Sie die Rolle von ECM in Ihrer Organisation ebenso neu, wie Ihre Vorstellungen von einem erfolgreichen ECM. Das ist schwer zu schlucken und für so manchen Praktiker auch kaum vorstellbar. Auch in diesem Fall habe ich die Erfahrung gemacht, dass Beispiele und Erfolgs-Storys aus der Praxis für ein besseres Verständnis sorgen. Die IGI Snapshots (Englisch) Reihe ist eine gute Quelle für solche Beispiele. Hier finden Sie fünf individuelle Berichte zum unterschiedlichen Umgang von Unternehmen mit moderner InfoGov – von der Planung bis zu den Lerneffekten und Erkenntnissen. Noch viel wichtiger: sie zeigen die durch ein neues ECM-Verständnis der Beteiligten entstehenden Möglichkeiten auf. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, und lassen Sie sich von den Fallstudien bei Ihren InfoGov-Überlegungen inspirieren. Anschließend erfahren Sie hier (Englisch), wie Sie Ihre Pläne mit OpenText Information Governance Lösungen in die Tat umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. 

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Warum Sie über Ihre Produktbezeichnungen und Kundennummern nachdenken sollten

Kundenzufriedenheit

Es heißt zwar immer, Namen seien Schall und Rauch. Doch eine gut überlegte Produktbezeichnung oder kreative Ansätze zu mehr Verbraucherfreundlichkeit können durchaus erfolgsentscheidend für die Kundenzufriedenheit sein. Der schwedische Möbelriese IKEA demonstriert das auf humorvolle Weise. Im Rahmen seiner Kampagne „Einkaufstherapie“ wurden die eigentlichen Produktnamen durch Suchanfragen zu bekannten Familienproblemen wie „Wie wecke ich einen Teenager?“ oder „Mein Sohn hat Angst im Dunkeln“ ersetzt. Die gezeigten Produkte bieten mit etwas Phantasie eine Lösung für das jeweilige Problem. Die kreative Kampagne für Suchmaschinenwerbung sorgte auf jeden Fall für Aufmerksamkeit. In Niedersachsen geht es bei den Produktnamen um die Wurst, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Im niedersächsischen Landtag wird nämlich derzeit diskutiert, ob vegetarische oder vegane Produkte „Fleischbezeichnungen“ tragen dürfen. Dabei können sich die Kunden unter einer „Veggie-Frikadelle“ sicher mehr vorstellen, als unter einem „Pflanzeneiweiß-Bratling“ – ein Beispiel von vielen, bei denen falsche oder nicht griffige Namen für Verwirrung beim Verbraucher sorgen. Willkommen beim Raten nach der Kundennummer Auch ich habe das schon erlebt. Eigentlich wollte ich nur eine Rechnung begleichen. Doch die Firma schien fest entschlossen, mir das Bezahlen des offenen Betrages so schwer wie möglich zu machen. Die erste Rechnung des Unternehmens kam in Papierform per Post (das 20. Jahrhundert lässt grüßen). Da wir alle unsere Rechnungen digital zahlen, wollten wir das auch in diesem Fall tun. Im dritten Schritt des Online-Bezahl-Prozesses wurden wir nach unserer Kundennummer gefragt. Die allerdings war weder auf der Rechnung noch im Begleitschreiben zu finden. Papierrechnungen sind nicht nur umständlich, sondern werden bald ganz verschwunden sein – auch im deutschen Mittelstand, der bereits jetzt einen Großteil der Rechnungen elektronisch erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Verarbeitung, Kostenersparnis, Fehlerreduktion und eine erhöhte Kundenbindung. Der Bonus: Wer weniger Papier verwendet oder ganz darauf verzichtet, schont zudem die Umwelt. Online-Spurensuche – wie Kundenzufriedenheit nicht funktioniert Digitale Rechnungen sind effizient – wenn sie keine Mehrarbeit auf Kundenseite verursachen, was bei unserer Rechnung leider nicht der Fall war. Nach ein paar Klicks auf der Website fanden wir unser Kundenkonto. Aber auch dort war nichts als „Kundennummer“ ausgewiesen. Gut, dann bezahlen wir eben diesmal per gedrucktem Überweisungsformular aus dem Brief, damit das Geld auch wirklich ankommt. Dort stand jedoch: „Bitte vermerken Sie Ihre Kundennummer auf der Überweisung.“ Die Kundennummer, die wir nie erhalten haben, ja? Noch ein paar weitere Klicks auf der Website führten uns zu einer E-Mail-Adresse, an die wir uns mit der Frage nach der unauffindbaren Nummer wenden konnten. Die Antwort lautete: „Ja, danach werden wir oft gefragt. Loggen Sie sich dafür einfach in Ihrem Kundenkonto ein. In Feld drei finden Sie eine Abkürzung, in Feld fünf eine Zahl. Zusammen ergibt das Ihre Kundennummer, zum Beispiel ABC1245.“ Kundenfrust durch fragwürdige Customer Experience vermeiden Als ich später über dieses frustrierende Szenario nachdachte (nachdem ich die Rechnung endlich bezahlt hatte), wurde mir wieder einmal klar, dass hier die Kundenzufriedenheit auf dem Prüfstand steht: Wenn die Kunden wiederholt dieselbe Frage zu einem Teilprozess stellen, ist dieser Teilprozess mangelhaft. Das müssen Sie beheben. Und zwar nicht so, dass Sie es einfacher haben. Sondern so, dass es einfacher für die Kunden wird, eine Aufgabe – zum Beispiel eine fristgemäße Bezahlung – zu erfüllen. Wenn die Kunden für die Teilnahme an Ihren Geschäftsprozessen ein essentiell wichtiges Identifikationsmerkmal benötigen, dann sollten dieses auch in wirklich jeder Kundenkorrespondenz oder -kommunikation, egal ob analog oder digital, enthalten sein. Namen sind wichtig. Überlegen Sie sich, wie Sie etwas nennen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Kunden Ihre internen Bezeichnungen kennen. Wählen Sie Bezeichnungen, die wiedererkannt werden, und nutzen Sie diese durchgängig. Ein weiteres Beispiel für den letzten Punkt: Ich habe einmal mit einer Firma zusammengearbeitet, die eine ihrer Produktlinien intern mit ihrem technischen Namen bezeichnete. Niemand außerhalb des Unternehmens benannte diese Produkte mit den intern gängigen Begriffen. Aber der technische Name war in allen Prozessen des Unternehmens hinterlegt und wurde sogar auf der Website benutzt. Kunden suchen nach bekannten Begriffen Doch niemand suchte nach diesem Begriff. Deshalb tauchte er auch nicht in den Suchmaschinen-Ergebnissen auf. Für diese Produktlinie konnten in Folge auch kaum Online-Leads generiert werden. Wir diskutierten lange und schließlich stimmten die Produktverantwortlichen zu, den bekannteren Namen auf der Website zu verwenden – also jenen Begriff, nach dem bestehende und potenzielle Kunden suchen. Nach einer Woche tauchten die entsprechenden Seiten erstmals in den Top 10 der Suchergebnisse auf. Innerhalb eines Jahres stiegen die Leads exponentiell an. Und das zeigte sich auch durch einen höheren Produktumsatz. Gleichzeitig stieg auch die Kundenzufriedenheit, und die Kosten für den Kundenservice sanken – nur weil die Kunden nun schnell und einfach die benötigten Informationen finden können. Überlegen Sie also lieber zweimal, welcher Produktname aus Sicht des Kunden sinnvoll ist, und entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für den, den Ihre Kunden verwenden. Hat Ihre Finanzabteilung Ihre Hausaufgaben gemacht? Forrester Research rät Unternehmen neben den traditionellen Schwerpunkten Kosten, Compliance und Controlling den Kunden auf die Prioritätenliste zu setzen. Forrester fordert: Unternehmen sollten Lösungen zur Automatisierung einsetzen, die zentrale Prozesse zur Verbesserung der Kundenerkenntnisse integrieren und für eine zentrale Datenquelle sorgen. Erfahren Sie, wie visionäre Unternehmen auf kundenzentrierte Technologien setzen, um sich für die digitale Zukunft zu rüsten. Hier können Sie den Forrester Research Report herunterladen. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. 

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Scheitern Ihre Anwendungsentwicklungen vielleicht an einer „Sprachbarriere“?

Anwendungsentwicklung

Die Aufgabenverteilung zwischen IT und Business-Bereich in der Anwendungsentwicklung war früher eindeutig. Business definiert die Anforderungen, IT setzt um, Business testet, IT optimiert. Ein Prozess, der heute viel zu zeitaufwändig geworden ist. Die Digitalisierung verlangt immer kürzer Entwicklungszeiten für Applikationen. Das erfordert neue Methoden wie ITIL (IT Infrastructure Library) und DevOps (ein Prozessverbesserungs-Ansatz aus den Bereichen Softwareentwicklung und Systemadministration), um die Unternehmens-IT und damit die Applikationsentwicklung fit für die Zukunft zu machen. Dass sich die Implementierung neuer Entwicklungsprozesse auszahlt, zeigen die Ergebnisse einer Studie von TNS aus dem Jahr 2015. So gaben 43 Prozent der befragten Unternehmen an, sie hätten dank DevOps die IT-Kosten gesenkt. 39 Prozent berichteten von mehr Innovationen, 41 Prozent von größerer Anwendungsstabilität. Doch die Zusammenarbeit von IT und Betrieb ist nicht ganz so einfach, wie es auf dem Papier klingt. Der Einsatz eines Produktmanagers als Schnittstelle steigert die Effizienz des Entwicklungsprozesses und reduziert die Kosten einer Anwendungsentwicklung. Aber die Ansprüche an die Produktmanager sind hoch, müssen diese doch die Bedürfnisse von IT und Business gleichermaßen verstehen können. Eine seltene Kombination an Fähigkeiten und daher oft keine echte Alternative. Doch immer mehr Unternehmen setzen neue Schwerpunkte bei der Anwendungsentwicklung. Statt des eigentlichen Geschäftsprozesses stehen nun die mit einer Applikation erzeugten oder verwalteten Daten im Mittelpunkt. Was durchaus sinnvoll ist – schließlich muss erst einmal feststehen, WAS man tun will, bevor man festlegt WIE das geschehen soll. (Sie würden ja auch nicht nach dem WEG fragen, bevor Sie überhaupt wissen, WOHIN Sie wollen … oder?) Die größte Herausforderung dabei ist die „Sprachbarriere“ innerhalb des Unternehmens. Business-Experten legen das „WAS“ fest, die IT-Spezialisten das „WIE“ – und keiner versteht den anderen. Leider verzögern diese Sprachbarrieren die Entwicklung und Implementierung von neuen Anwendungen für Prozesse oder Geschäftsfälle meist deutlich. Bisher sollten vor allem BPM (Business Process Management) Lösungen alle Beteiligten an einen Tisch bringen und für eine gemeinsame Sprache sorgen. Eine Entwicklungsumgebung, die den Bedürfnissen beider Seiten entspricht, kann diese Forderung heute tatsächlich erfüllen. Damit sich Business-Experten und IT-Fachleute verständigen können Process Suite 16 (Englisch) überwindet die Sprachbarriere. Die intuitiv gestaltete Entwicklungsumgebung verfügt über eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche. Ihre Business-Experten sind damit direkt am Entwicklungsprozess beteiligt. Auch die IT-Unterstützung findet im Bedarfsfall in derselben Entwicklungsumgebung statt. Die direkte Kommunikation beschleunigt die Fertigstellung und sorgt für den Erfolg einer Applikation. OpenText ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Geschäftsprozessen durch einen innovativen Low-Code Ansatz zur Anwendungsentwicklung. Process Suite 16 bietet Case Management-Lösungen und unterstützt zudem ein informationsorientiertes Design. Unabhängig davon, wer eine Applikation gestaltet, kann diese nun auf den zu verwaltenden Informationen oder Assets aufbauen. Wie der Prozess technisch aussehen muss, ist nicht mehr relevant. Business-Experten bevorzugen diesen Ansatz. Indem Sie sie direkt in die Anwendungsentwicklung einbinden, kommt es im Laufe des Entwicklungsprozesses zu weniger Missverständnissen. Das spart Zeit und Ressourcen. Zusätzlich senkt die Beschränkung der notwendigen komplexen (und daher teuren) Quellcodes auf ein Minimum auch die Gesamtkosten einer Anwendung. Als Ergebnis erhalten Sie eine Plattform zur Anwendungsentwicklung, die das Einführen neuer Applikationen beschleunigt, Update- und Anpassungsprozesse vereinfacht und zum Experimentieren einlädt. Alles in einer „Sprache“, die sowohl Business- wie IT-Fachleute verstehen und „sprechen“ können. Sie möchten mehr darüber wissen, wie Sie mit Process Suite 16 (Englisch) Sprachbarrieren in der Anwendungsentwicklung vermeiden können? In diesem Whitepaper der Digital Clarity Group (Englisch) erfahren Sie mehr über Entitäten-Datenmodellierung (Englisch).

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Warum Ihre ECM-Strategie der Schlüssel zum digitalen Verständnis ist

Industrie 4.0

Technologien verändern unsere Welt. Wie wir leben, wie wir kommunizieren – und wie wir arbeiten. Das meint nicht nur Menschen, sondern auch Unternehmen. Die digitale Transformation in Richtung Industrie 4.0 zwingt immer mehr Branchen, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken. Musikvertrieb, Reisebranche oder Einzelhandel hat die Digitalisierung bereits revolutioniert. Das Gesundheitswesen, Logistiker und Finanzdienstleister stecken mitten im Umbruch. Diese Liste lässt sich beliebig verlängern, unterschiedlich sind nur Zeitpunkt und Geschwindigkeit der Veränderung. Der Großteil der Unternehmen wird sich jedoch binnen der nächsten zwei Jahre auf eine völlig neue Marktsituation einstellen müssen. Die Umwälzungen betreffen jedoch nicht nur die großen Global Player. Auch an kleinen und mittelständischen Unternehmen geht die Entwicklung nicht spurlos vorbei. Der deutsche Mittelstand, lange als „zu vorsichtig“ und „rückständig“ in puncto Digitalisierung gerügt, hat mittlerweile aufgerüstet, wie DIE ZEIT berichtet. Aber reines „Technologie shoppen“ bringt keine Wettbewerbsvorteile. Vielmehr müssen Inhalte und Daten des Unternehmens richtig genutzt werden, um an vorderster Front mithalten zu können. Eleanor Roosevelt erklärte einmal: „Verständnis ist keine Einbahnstraße“. Sie hatte offensichtlich noch nie von Insellösungen gehört. Unternehmen bemühen sich seit langem darum, die in den Tiefen diverser Speicher vergrabenen Datenmengen mit den operativen Master-Systemen zu verknüpfen. In der Vergangenheit handelte es sich bei Enterprise Content Management (ECM) meist um eine isolierte Datenbank, in der die Unmengen unstrukturierter Daten, die innerhalb einer Organisation anfallen, abgelegt wurden. So oder so ähnlich kennen wir das alle. Content Management war stets das Endlager. Moderne ECM-Lösungen dagegen verteilen die Inhalte im Einklang mit den damit verbundenen Prozessen und im entsprechenden Kontext an die verschiedenen Unternehmensbereiche. Damit tragen sie direkt zur Wertschöpfung bei. Stellen Sie sich ECM als ein unternehmensweites Informationsnetz vor, das unstrukturierte Daten mit dem Digital Core von SAP im richtigen Kontext und auf jedem beliebigen Endgerät dynamisch verwaltet. Industrie 4.0: Der digitale Umbruch stellt nicht nur technologische Anforderungen Die Auswirkungen des digitalen Umbruchs auf traditionelle Geschäftsmodelle sind den meisten von uns bekannt. Wie sehr sich auch die Anforderungen an die Strategien für Informations-Management ändern, wird jedoch häufig unterschätzt. Technologie allein kann nicht alles leisten. Sie selbst müssen wissen, wie Sie Ihre Systeme optimal einsetzen, um mit den unaufhaltsamen Veränderungen des digitalen Wandels Schritt zu halten. Sie selbst müssen dafür sorgen, dass Ihre Kenntnisse, Informationsstrategien und Ihr unternehmerisches Gespür ausreichend ausgebildet sind. Nur dann können Sie die hypervernetzten, informationsgetriebenen Aufgaben bewältigen, die vor Ihnen liegen. Viele Firmen, mit denen ich zusammenarbeite, haben Schwierigkeiten die unersättliche Informationsgier ihrer verschiedenen Unternehmensbereiche zu erfüllen. Die Probleme reichen von ungeduldigen Digital Natives bis zur Gewährleistung von Sicherheit und Schutz der immateriellen Güter und Daten-Backbones des Unternehmens. Und dennoch wollen wir alle, dass sich die Investitionen in SAP (Englisch) möglichst gut bezahlt machen. Wir alle würden unsere Konkurrenz gerne überholen (oder zumindest mit ihr gleichziehen). Und wir wollen wissen, auf welche – von uns vielleicht übersehene – Art andere Unternehmen ähnliche Herausforderungen gemeistert haben. Vom gemeinsamen Erfahrungsaustausch profitieren alle Eine gute Gelegenheit für einen solchen Erfahrungsaustausch bietet beispielsweise die jährliche SAP User Group (Englisch) Konferenz UKISUG, die diesmal vom 20. bis 22. November im International Convention Center in Birmingham stattfand. Vorreiter der Digitalisierung mit perfekt umgesetzten ECM-Strategien wie L’Oréal und Swarovski berichteten dort aus der Praxis. Außerdem wurden innovative Ansätze zum Verknüpfen von strukturierten und unstrukturierten Inhalten vorgestellt. Entwickeln Sie Ihre ECM-Kompetenzen auf solchen Konferenzen weiter. Davon profitiert Ihre Organisation, und Sie bleiben aufgrund Ihrer fachlichen Kenntnisse stets ein gefragter Mitarbeiter. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich auf Ihrer Reise durch die digitale Transformation gerade befinden: Daten sind die zukünftige Verkehrssprache für Ihr Unternehmen. Die digitale Sprachgewandtheit Ihrer Enterprise Information Management-Strategie ist maßgeblich für Ihren Erfolg. Und sie bestimmt, wie einfach Sie das lückenlose, maßgeschneiderte Zusammenspiel von Daten, Prozessen und Geschäftsanforderungen umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Ausblick 2017: Setzt sich dezentrale Energieversorgung in diesem Jahr durch?

Energieversorgung

Deutschlands größter Verteilnetzbetreiber Westnetz erleichtert ab sofort die Nutzung von Mini-Solaranlagen durch Privatpersonen. „Die dezentrale Stromproduktion aus Sonnenenergie senke klimaschädliche Emissionen und reduziere zugleich die Kosten für den Ausbau der Energienetze“, erklärt Marcus Vietzke, Mini-PV-Experte bei der Deutschen Gesellschaft für Sonnenenergie (DGS) in Berlin. Mit der Photovoltaik-Solaranlage für Balkone und Terrassen können umweltbewusste Menschen ihren Beitrag zur Energiewende leisten. Doch die Energieversorger stellt der Umgang mit den dezentralen Erzeugungsanlagen vor etliche Herausforderungen. Gesetzgebung, Preisgestaltung, Netzanbindung und Abrechnung müssen geregelt werden – und zwar nicht nur in Deutschland, sondern weltweit. Die Digitalisierung spielt dabei eine Hauptrolle. Bei den deutschen Versorgungsunternehmen herrscht laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfer Rödl und Partner neben Aufbruchsstimmung allerdings auch Nachholbedarf. Wie komplex die Lage ist, zeigt uns ein Blick über den Großen Teich. Zur regulatorischen Unsicherheit auf dem Energiesektor in Bezug auf den neuen amerikanischen Präsidenten wurde bereits viel berichtet. Eines jedoch steht fest: Der Einfluss erneuerbarer Energien und dezentraler Erzeugungsanlagen (DEA) wird weiter steigen. Ist also 2017 das Jahr, in dem die Energieversorger das Prinzip der DEA voll übernehmen? Und wie sieht das neue Geschäftsmodell aus? Die Entwicklung der dezentralen Energieversorgung Dezentrale Erzeugungsanlagen bedeuten Umsatzeinbußen. So haben die Energieversorger berechtigte Bedenken, ob DEA-Nutzer auch entsprechend zum Erhalt der Netze beitragen werden. Diese Schwierigkeiten müssen von den Regulierungsbehörden in den Richtlinien für die Preisgestaltung berücksichtigt werden. Allerdings erkennen die Energieversorger mittlerweile auch die Chancen, die DEA für eine alternde Infrastruktur mit dringendem Modernisierungsbedarf und gleichzeitig immer öfter stagnierender Nachfrage bieten. Unabhängig von ihrer Haltung zur Umweltschutzbehörde EPA, dem Clean Air Act oder dem Clean Power Plan lässt sich eine eindeutige Absicht hinter der Gesetzgebung der neuen US-Regierung erkennen. Damit sich die Energieversorger zügig auf DEA umstellen, sollen die Gesetze die Modernisierung des Stromnetzes zur Voraussetzung für die Anbindung von DEA machen (Englisch). Tatsächlich finden sich immer mehr Indizien dafür, dass Energieversorger in DEA investieren, um damit notwendige Umrüstungen von Großkraftwerken sowie Übertragungs- und Verteilungsnetzen zu vermeiden oder zu vertagen (Englisch). Das hat mindestens zwei Gründe: Erneuerbare Energien – besonders Solarstrom – haben schon bald Preisparität mit herkömmlichen Energiequellen, auch Erdgas, erreicht. In einigen Fällen erwiesen sich Solar- und Windenergie im Durchschnitt sogar als kosteneffektiver als Erdgas (Englisch). Der zweite Grund: Energieversorgungsunternehmen verstehen, dass sie von einem „kostenzentrierten“ zu einem „kundenzentrierten“ Geschäftsmodell wechseln müssen, wenn sie überleben wollen. Rasche Anpassung der Energieversorgungsunternehmen an DEA Auf der einen Seite haben Energieversorgungsunternehmen mit stagnierender oder sinkender Nachfrage zu kämpfen und betrachten DEA daher als ernsthafte wirtschaftliche Bedrohung. Auf der anderen Seite sehen sich die Kunden mit steigenden Kosten und sinkender Servicequalität konfrontiert, darunter unerwartete Stromausfälle und geplante wiederholte Unterbrechungen der Versorgung. Die steigende Nachfrage der Kunden nach DEA ist also absolut verständlich. Die meisten erkennen in dezentralen Erzeugungsanlagen nicht ein Mittel, um Geld zu verdienen, sondern eine Möglichkeit, die Energieversorgungsleistung so zu verbessern, dass auch die Kosten sinken. In diesem Zusammenhang wenden die Top-Manager der Energieversorger ihre Aufmerksamkeit schnell den Chancen der DEA zu, statt auf den Gefahren zu beharren. Es ist aufschlussreich, dass in der „State of the Electric Utility Survey 2015“ (Statuserhebung zur US-Stromversorgung) 56 Prozent der Befragten aus dem Energiesektor angaben, sie würden zwar die Chancen von DEA erkennen, wüssten jedoch nicht, wie sie diese in ein tragfähiges Geschäftsmodell überführen sollen. Ein Jahr später hatten sie bereits begonnen, an diesen Modellen zu arbeiten – der Großteil bevorzugte dabei als besten Weg die Zusammenarbeit mit Drittanbietern (Englisch). Die DEA-Chance nutzen Energieversorger können die Kosten für einen Eintritt in den DEA-Markt senken, indem sie entweder als Aggregator (Sammelstelle) für DEA-Betreiber oder Mikronetze auftreten oder sogar ganz neue Supply Chains entwickeln. Zugleich sichern sie damit ihre bestehenden Einnahmequellen und sondieren als Nischen- und Individualversorger vollkommen neue Dienstleistungsmöglichkeiten abseits der Großkraftwerke. Damit das gelingen kann, müssen zwei Dinge geschehen. Erstens müssen die Energieversorgungsunternehmen, die bisher einen End-to-End-Service lieferten, lernen mit dem zu Recht zu kommen, was ABB so treffend als „Energienachbarschaft“ (Englisch) bezeichnet. ABB äußerte sich wie folgt: „Unter dem Gesichtspunkt einer Energienachbarschaft lassen sich historisch gewachsene und abgeschottete Gräben im Energiesektor überbrücken. Diese Gräben haben bislang die Entwicklung von flexibleren, effizienteren, nachhaltigen und umweltfreundlichen Energiesystemen verhindert. Durch eine vermehrte Zusammenarbeit oder zumindest eine regelmäßige und proaktive gegenseitige Beratung können Energieversorger, DEA-Betreiber und Kunden für alle Beteiligten vorteilhafte Entscheidungen zu Infrastruktur, Geschäftstätigkeiten und Ressourcen treffen.“ Zweitens wird die Fähigkeit, innerhalb dieser Nachbarschaft zu kommunizieren und Daten auszutauschen, essenziell. Eine der zukünftigen Schlüsselanforderungen an Energieversorger lautet daher, die Digitalisierung proaktiv voranzutreiben. Der DEA-Markt erfordert bereits heute Sensoren und Messgeräte, um Qualität und Produktionsmenge zu regulieren. Die zur Netzanbindung der DEA von Energieversorgern errichteten Ökosysteme erfordern vollkommene Transparenz und Sichtbarkeit. Deshalb müssen kooperierende Energieversorger, DEA-Unternehmen und Kunden in der Lage sein, die mit der Erbringung der Dienstleistung verbundenen strukturierten und unstrukturierten Daten vollständig zu verstehen. Wie Sie mit diesem Ausmaß an digitaler Umwälzung umgehen können, hat Adam Howatson, CMO von OpenText, kürzlich in einem interessanten Blogbeitrag (Englisch) erläutert. Umsetzung in der Praxis In der Praxis müssen Leistungsbedingungen, Service Level Agreements sowie Produktions- und Wartungszyklen mit Produktionsdaten und automatischen Leistungsmessern kombiniert werden. So können alle Beteiligten sicher gehen, dass sie selbst und auch die anderen die Verpflichtungen vollständig erfüllen. Das trifft insbesondere auf den Trend zu nachfrageseitigen Preisgestaltungen wie dem Nutzungszeiten-Modell (Englisch) zur effektiveren Vergütung von DEA-Betreibern zu. Als Herausforderung gilt dabei die Implementierung neuer Arten von Software – etwa EIM – als zentrale und integrierte Plattform für Kommunikation, Informationsaustausch und Data Analytics. Und zwar sowohl innerhalb des Energieversorgers wie auch außerhalb, um sich mit Kunden, DEA-Betreibern und selbstverständlich auch den Regulierungsbehörden zu vernetzen und auszutauschen. Die erfolgreiche Anbindung der DEA an die vorhandenen Stromnetze ist besonders kritisch. Denn die dezentralen Erzeugeranlagen sollen laut Prognose großen Einfluss auf die (aufgrund ihrer Form) als „Duck Curve“ (Entenkurve) bezeichnete 24-Stunden-Prognosekurve der Netzbelastung haben. Der kalifornische Betreiber CAISO führte detaillierte Analysen der Netzbelastungsprognosen bis 2020 durch und demonstrierte damit den starken Anstieg an Energiequellen und die Wahrscheinlichkeit von Überproduktionsrisiken (Englisch). Ebenso arbeitet CAISO mit Branchenvertretern und Gesetzgebern gemeinsam an neuen Regeln und Marktinstrumenten, die die Entwicklung flexibler Energiequellen unterstützen und fördern, um ein ausfallsicheres Stromnetz für die Zukunft zu sichern. Das American Council for Energy Efficient Economy (ACEEE) berichtete vor kurzem, Energieversorger könnten eine zehnprozentige Reduzierung der Spitzenlast erreichen, wenn sie Möglichkeiten zum Lastmanagement (Englisch) einsetzen würden. Das reduziere auch die Auswirkungen der immer steiler werdenden Duck Curve. Der Einsatz einer modernen EIM-Software als integrierte Kommunikationsplattform ist für die Energieversorger daher eine Voraussetzung. Für den erfolgreichen Austausch von Inhalten sowie strukturierten und unstrukturierten Daten mit allen Beteiligten, darunter DEA-Betreiber, Kunden und Netzbetreiber, ist eine Enterprise-Information-Management-Lösung also unabdingbar. Zudem wird EIM auch für Initiativen zur Einführung neuer Lastmanagementtechnologien benötigt. Auf Seite 2 erfahren Sie mehr über die zentrale Rolle von Regulierungen und Regulierungsbehörden.

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Fünf Compliance-Herausforderungen für 2017

Compliance

Hatte das Thema Compliance in der Vergangenheit eher für große und international aktive Konzerne Relevanz, ist heute auch der Mittelstand aufgewacht. In einer aktuellen Studie gaben 40 Prozent der befragten kleinen und mittleren Firmen an, sie hätten bereits ein unternehmensweites Compliance-System im Einsatz. Weitere 40 Prozent nutzen ein solches System zumindest in Teilbereichen ihres Betriebs. 90 Prozent der Befragten erklärten, sie wollten ihre Compliance-Maßnahmen in den nächsten Jahren ausweiten. Mit gutem Grund: 2017 entwickelt sich zu einem turbulenten Jahr in Sachen Compliance. Mit der Kombination aus BREXIT, der Trump-Präsidentschaft und der Reform der EU-Datenschutzregeln stehen regulatorische Änderungen und Unsicherheiten wieder im Rampenlicht. Und weil bei Verstößen wieder Strafzahlungen in enormer Höhe drohen, sorgen sich die Compliance-Beauftragten mehr denn je um ihre persönliche Haftung. Herausforderung 1: DSGVO – der Countdown läuft Falls sich Ihr Unternehmen noch nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschäftigt hat, gehören Sie möglicherweise bereits zu den Nachzüglern. Die DSGVO wurde im Mai 2016 ratifiziert und soll den Schutz personenbezogener Daten an das digitale Zeitalter anpassen. Mit der Verordnung werden den Unternehmen strenge Vorgaben für den Umgang mit und das Speichern von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern auferlegt. Die Richtlinie wird weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen haben – vom Einholen von Einverständniserklärungen der Kunden, über den Einsatz von Cookies auf Firmen-Webseiten bis zum „Recht auf Vergessen“. Die DSGVO betrifft jedoch nicht nur Unternehmen in der EU. Die EU-Rechtsvorschriften gelten für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt und speichert. Da die DSGVO ab Mai 2018 greift, läuft für die Organisationen der Vorbereitungscountdown. Die DSGVO wirkt sich allerdings nicht nur auf das Compliance-Team aus. Sie betrifft auch viele andere Unternehmensbereiche. Wichtige Schritte Ermitteln Sie im ersten Schritt in welchen Prozessen und Inhalten Ihre Organisation personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehört unter anderem: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wo im gesamten Unternehmen werden solche Daten gespeichert? Wer hat Zugang zu diesen Daten? Wurde das Einverständnis zur Nutzung eingeholt, und wo ist das dokumentiert? Wohin und woher werden diese Daten übertragen (auch an Dritte und grenzüberschreitend)? Wie werden die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus gesichert? Gibt es Richtlinien und Prozesse zum Umgang mit personenbezogenen Daten? Auf der OpenText Webseite zur DSGVO (Englisch) erfahren Sie mehr über die Richtlinie und wie OpenText Sie unterstützen kann. Herausforderung 2: Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen lässt nicht nach Der Stellenwert von Compliance-Beauftragten ist so hoch wie nie zuvor, doch mit großem Einfluss ist auch große Verantwortung verbunden. Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen wächst ständig, und 2017 bildet hier keine Ausnahme. So erwarteten beispielsweise 69 Prozent der befragten Unternehmen (Englisch) im Jahr 2016, dass die Regulierungsbehörden im folgenden Jahr noch mehr Vorschriften erlassen würden. 26 Prozent erwarteten sogar deutlich mehr Vorschriften. Zudem scheint die persönliche Haftung zur bleibenden Sorge zu werden. 60 Prozent der in einer Studie (Englisch) Befragten gingen von einer steigenden persönlichen Haftung der Compliance-Beauftragten in den nächsten zwölf Monaten aus, 16 Prozent davon sogar von einer deutlichen Steigerung. Zusätzlich stellt die DSGVO ausdrücklich klar, dass Unternehmen eine qualifizierte Compliance-Funktion zu besetzen haben, den sogenannten Datenschutzbeauftragten (DSB). Obwohl die DSGVO die erforderlichen Zertifizierungen der DSB nicht im Detail festlegt, verlangt die Regelung dennoch, dass diese „Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzen“. Wichtige Schritte Datenschutzbeauftragte müssen keine technischen Experten sein. Doch sie müssen wissen, wie sie die Softwarelösungen für Governance, Compliance und Risikomanagement (Englisch) nutzen, um sich ihre Aufgaben zu erleichtern. Weitere wichtige Schritte: Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand sind und die Mitarbeiter ihre Compliance-Aufgaben verstehen und entsprechend geschult sind. Mehr erfahren Sie in diesem AIIM-Whitepaper mit Infografik „Governance, Compliance und Risikomanagement mit ECM und BPM managen“ (Englisch). Herausforderung 3: Eine neue Regierung bedeutet auch neue regulatorische Schwerpunkte US-Präsident Trump hat seinen Wunsch, bestehende gesetzliche Beschränkungen zu reduzieren, stets klar geäußert. Vom Finanzdienstleistungssektor (Englisch) bis zum Umweltbereich (Englisch) bereiten sich Compliance-Beauftragte auf die Änderungen und deren Auswirkungen vor. Die meisten Branchenexperten sind sich einig, dass selbst dort, wo gesetzliche Regelungen vereinfacht (Englisch) oder reformiert werden, eine Menge Arbeit auf ihre Mitarbeiter wartet. Schließlich muss die durch den Wegfall bisheriger Gesetze entstandene Lücke gefüllt oder geklärt werden, wie neue Gesetze anzuwenden sind. Die Situation mag im Moment noch unklar sein, doch unabhängig davon können Sie sicher sein, dass mit jeder Änderung Arbeit auf Ihr Compliance-Team zukommt. Wichtige Schritte Wie bereitet man sich auf Unbekanntes vor? Der weise Rat vieler Experten lautet, vorerst beim normalen Tagesgeschäft zu bleiben und Regelungen und Prozesse noch nicht zu überarbeiten. Dennoch: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihr gesamtes Compliance-Programm zu evaluieren. Ein Beispiel: Falls Sie Ihre Hausaufgaben im Bereich der juristischen Anforderungen zum Information Management noch nicht gemacht haben, packen Sie das Thema jetzt an. Ob Ihre Firma in den USA angesiedelt ist oder dort nur Geschäfte tätigt – mögliche Änderungen der Gesetzeslandschaft bedeuten, dass sich Unternehmen schnell anpassen müssen. Nur so können sie rasch von Chancen profitieren, Risiken minimieren und gesetzeskonform bleiben. Hier erfahren Sie mehr über die Compliance-Lösungen von OpenText (Englisch). Herausforderung 4: Wenn die Kosten für Compliance-Prozesse steigen, fordern Organisationen auch mehr Nachweise für deren Nutzen In einer Umfrage von Thomson Reuters gaben 2016 69 Prozent der Organisationen (Englisch) an, dass sie von einer Erhöhung ihres Gesamtbudgets für Compliance in den kommenden zwölf Monaten ausgehen. Weltweit werden entsprechende Abteilungen ausgebaut und erhalten mehr Befugnisse, Personal und Verantwortung. Damit sind sie aber auch besser als Kostenstelle innerhalb der Organisation erkennbar. Die direkte Folge: Maßnahmen sollen sich nicht mehr nur minimal negativ auf das Betriebsergebnis auswirken. Im Gegenteil, es gibt mehr Druck denn je zu demonstrieren, dass die Compliance-Maßnahmen einen positiven Beitrag zum Betriebsergebnis leisten. Return on Compliance (ROC) ist zwar kein neues Konzept, aber in 2017 müssen Organisationen tatsächlich nachweisen, welchen Nutzen das Unternehmen aus seinen Investitionen zieht. Wichtige Schritte Definieren Sie Kennzahlen – woran und wie messen Sie den Erfolg und ROI Ihrer Compliance-Maßnahmen? Mögliche Beispiele sind vermiedene oder reduzierte Kosten für Rechtsstreitigkeiten oder Strafen und effizientere Compliance-Prozesse. Legen Sie eine Ausgangsbasis fest – ohne Basiskennzahlen lassen sich Verbesserungen schwer nachweisen. Sie haben noch keine Basis-KPIs erfasst? Handeln Sie jetzt. Bewerten Sie im Vergleich zur Best Practice Ihrer Branche. Ziehen Sie möglichst viele Branchenstudien zu Rate, die zeigen, wie Ihre Geschäfte von Compliance profitieren. Führungskräfte und Aufsichtsratsmitglieder wissen Daten und Recherchen zu schätzen. Prüfen, prüfen und nochmals prüfen – wie in anderen Unternehmensbereichen auch sollte die Bewertung des ROI von Compliance-Maßnahmen nicht nur einmal jährlich stattfinden. Überprüfen und ergänzen Sie Ihre Pläne und Strategie mindestens vierteljährlich. Hier erfahren Sie, warum Compliance nicht nur notwendiges Übel, sondern gut für Ihre Geschäfte ist (Englisch). (http://blogs.opentext.com/compliance-not-just-a-necessary-evil-its-good-for-business/) Herausforderung 5: Geht es um Compliance, sind Sie Ihres Bruders Hüter – Unternehmen kämpfen immer noch mit Drittrisiken 32 Prozent der Teilnehmer einer von Navex Global durchgeführten Studie (Englisch) berichteten, sie wären in den letzten drei Jahren mit rechtlichen oder regulatorischen Verfahren konfrontiert gewesen, an der Dritte beteiligt waren. 30 Prozent (Englisch) der Befragten gaben in derselben Studie an, sie gingen davon aus, dass sie zukünftig mehr Konflikte mit Dritten erwarten. Laut GRC20/20 gilt „der wachsende Bereich von Geschäftsbeziehungen mit Dritten, wo zunehmende rechtliche Gefährdung und Risikoexposition auf die Organisationen durchgreifen“ als zweitgrößter Treiber von Initiativen für Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC). In immer größeren und komplexeren globalen Supply Chains sind Sie direkt von der Vorgehensweise und den Methoden Ihrer Verkäufer betroffen. Das kann zu Rechtsstreitigkeiten, empfindlichen Strafen und auch der teuersten aller Folgen führen – zum Vertrauensverlust Ihrer Kunden. Auch 2017 werden Compliance-Programme einen Schwerpunkt auf den Umgang mit Risiken durch Dritte setzen. Wichtige Schritte Dass Organisationen mit ausgereiften und weit entwickelten Programmen zum Umgang mit Drittrisiken bessere Ergebnisse verzeichnen, ist wenig überraschend. Größere Budgets und automatisierte Systeme für solche Programme spielen dabei ebenfalls eine Rolle. Wichtige Schritte beinhalten daher eine aktuelle und effektive Vereinbarung über die Sorgfaltspflichten Dritter, eine starke, funktionsübergreifende Finanzierung des Programms für Drittrisiken sowie ein klar und eindeutig bestimmter Leiter und Eigner des Programms (oft die Compliance-, Ethik- oder Rechtsabteilung). Erfahren Sie, wie Sie Konfliktmineralien aus Ihrer Lieferkette entfernen und wie die OpenText Cloud Supply Chains umweltfreundlicher macht (Englisch). Für alle Compliance-Verantwortlichen und -Beauftragten gilt: Machen Sie sich auf ein spannendes Jahr 2017 gefasst! Es wird ein heißer Ritt, der vielleicht ein paar blaue Flecken hinterlässt, aber auch für Begeisterung sorgen dürfte! Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Was eine langweilige Rechnung mit Digitalisierung zu tun hat

Digitalisierung

Innovationen lassen einen manchmal ratlos zurück – vor allem in der Konzeptionsphase, wenn außer der Idee und dem Schlagwort noch wenig konkreter Inhalt vorhanden ist. Ich fürchte, das geht auch vielen beim Thema Digitalisierung so. Ja, irgendwie ist allen klar, dass sich dabei alles um die substanzielle Weiterentwicklung oder sogar grundlegende Neuausrichtung des eigenen Geschäftsmodells dreht. Wer aber nur dieses Fernziel vor Augen hat, sieht buchstäblich den Wald vor lauter Bäumen nicht. Da ist es ratsam, sich zu besinnen und einen Schritt nach dem anderen zu machen. Keine Angst, das soll jetzt kein Eingeständnis werden, dass sich hinter dem schillernden Begriff doch nicht so viel verbirgt, wie alle behaupten. Im Gegenteil. Was ich mit dem Rat, schrittweise vorzugehen, aber zum Ausdruck bringen will, ist, dass auch kleine Schritte auf dem Weg zum digitalen Geschäftsmodell eine unerwartet große Wirkung haben können. Es sind Forscher von Enterprise Applications Consulting, die dieses Phänomen herausgearbeitet haben. Dabei haben sie mehrere konkrete Anwendungsfälle aus verschiedenen Branchen unter die Lupe genommen und Erstaunliches zutage gefördert, wie ich finde. Der Wert eines ungeliebten Dokuments Mein Lieblingsbeispiel ist daraus der Fall eines Versorgungsunternehmens, das sich in Sachen Kundenorientierung nicht damit zufriedengab, wie der Durchschnitt zu sein, sondern die Messlatte so hoch hängte wie die Cloud-Giganten. Dabei stellten die Mitarbeiter fest, dass das vielleicht zentrale Element des Kundenkontakts die gute alte, aber langweilige Rechnung war. Also galt es, hier anzusetzen und das aus Kundensicht wohl eher lästige Dokument als Dreh- und Angelpunkt für die Kundenkommunikation zu nutzen. Wäre es nicht ideal, mit und auf der Rechnung auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Zusatzinformationen zu schicken – auf dem jeweils bevorzugten Kommunikationsweg, per Post, per E-Mail oder direkt auf das Smartphone? Tipps, wie sich die monatlichen Kosten reduzieren lassen oder wie die aufgeführten Einzelposten zu verstehen sind? Würde das nicht die Kundenzufriedenheit erhöhen, das Unternehmen spürbar und positiv von der Konkurrenz abheben und am Ende noch die Zahl der Serviceanfragen im Call Center reduzieren? Alle diese Fragen hat der Versorger mit einem klaren Ja beantwortet. Eine intelligente Informationslösung, die mit dem führenden SAP®-System integriert ist, bringt die individualisierten Mitteilungen und Erklärung auf die Rechnung und liefert diese wie vom Kunden gewünscht aus – medienbruchfrei und voll automatisch. Die erzielten Ergebnisse sind phantastisch. Das Volumen an Serviceanfragen ging um 300.000 pro Jahr zurück, was bei angenommenen Kosten von fünf US-Dollar pro Anruf zu einem Einsparvolumen von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr führen dürfte. Vom Dokumenten- zum Informationsmanagement Quasi als Nebenprodukt dieser direkt greifbaren Vorteile stellte sich die Erkenntnis ein, dass sich diese integrierte Lösung nicht nur für das unmittelbare Ziel verwenden lässt, sondern in Wahrheit eine generelle Plattform zur Informationsverarbeitung ist. Damit ist das Versorgungsunternehmen perfekt auf die Ära der Massendaten vorbereitet. Intelligente Stromzähler und andere smarte Geräte werden Unmengen an zusätzlichen Daten erzeugen, die ausgewertet werden müssen, um daraus verwertbare Informationen zu gewinnen – sowohl aus der Sicht des Versorgers als auch der Endkunden. Wie diese Informationen genau aussehen werden, wissen wir noch nicht. Zum Glück ist das aber zum jetzigen Zeitpunkt gar nicht notwendig. Wichtig ist, dass das Unternehmen für künftige absehbare digitale Herausforderungen bereits heute gerüstet ist. Das ist es, was ich am Anfang mit schrittweisem Vorgehen auf der digitalen Reise meinte, deren Zwischenergebnisse oft positiver ausfallen, als ursprünglich erwartet. Ganz nebenbei sei bemerkt, dass die intelligente Lösung für das Informationsmanagement, die der erwähnte Versorger nutzt, von OpenText stammt. EIM für SAP-Kunden Mit unseren Lösungen bieten wir SAP-Bestandskunden eine umfassende Plattform für unternehmensweites Informationsmanagement, für Enterprise Information Management (EIM). Diese lässt sich unter anderem mit OpenText Extended ECM for SAP® Solutions realisieren, das vollständig mit den SAP® ERP-Lösungen integriert ist, oder auch mit unseren Plattform-Services in der rechts- und abhörsicheren OpenText-Cloud. So gelingt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Grundlage für neue Geschäftsmodelle im digitalen Zeitalter. Erfahren Sie mehr über unser Digitalisierungsangebot für SAP®-Umgebungen

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Wie Sie die Herausforderungen der DSGVO mit Discovery Analytics meistern

DSGVO Discovery Analytics

Für den „Cyber Readiness Report 2017“ ermittelte der Spezialversicherer Hiscox, wie gut deutsche, britische und amerikanische Unternehmen auf mögliche Cyber-Attacken vorbereitet sind. Das Ergebnis ist vor allem in Hinblick auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ernüchternd: Deutschland bildet mit 62 Prozent schlecht vorbereiteten „Cyber-Anfängern“ die Nachhut und zeigt sich im Vergleich mit UK und den USA als schlecht vorbereitet auf digitale Angriffe. Auf die IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen wartet also eine Menge Arbeit, um ihre Organisationen fit für die Herausforderungen der neuen Gesetzesinitiative zu machen. Bis zum tatsächlichen Inkrafttreten der DSGVO ist zwar noch mehr als ein Jahr Zeit, doch auf den jüngsten Konferenzen ist die Angst davor beinahe greifbar. Verständlich: Die DSGVO stellt weitreichende Anforderungen an Organisationen, die von ihnen genutzten und verarbeiteten, personenbezogenen Daten nachzuvollziehen und zu schützen. Bisher drehte sich die Diskussion in erster Linie um Records Management und Datensicherheit. Um die Risiken der DSGVO im Griff zu behalten, nutzen Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen zur Vorbereitung aber auch Data Discovery Analytics, eine neue Form von Business Intelligence, und maschinelles Lernen. Der neue Preis personenbezogener Daten Mit der DSGVO werden eine Menge Information Governance (IG) Regularien für personenbezogene Daten eingeführt. Personenbezogene Daten sind definiert als jede sich auf eine Person beziehende Information. Falls Ihnen das sehr weit gefasst vorkommt, dann weil es weitgefasst ist. Ihr Name, Ihre Bilder, Ihre Email- oder IP-Adresse – der Begriff umfasst wirklich alles, was Sie identifizieren könnte. Die DSGVO schafft persönliche Rechte für diese Daten, etwa das Recht auf Vergessen, das Recht zur Überprüfung Ihrer Daten, das Recht diese zu ändern oder zu übertragen. Außerdem beinhaltet die DSGVO erweiterte Informations- und Reaktionspflichten im Fall eines Datenlecks. Prinzipiell ist Ihre Organisation von der DSGVO betroffen, sobald sie mit Konsumentendaten in irgendeiner Art in Berührung kommt. Und falls Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens regelmäßig personenbezogene Daten nutzen, gewinnt die Datensicherheit noch einmal an Bedeutung. Bei Nichteinhaltung der DSGVO drohen Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder satte vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Die Aussicht auf diese drastischen Sanktionen hat Unternehmen dazu bewegt, Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen und ihre eigenen Daten proaktiv zu prüfen, um Risiken und Gefährdung einzuschätzen. Die erste Herausforderung dabei: nachzuvollziehen, wie und wo personenbezogene Daten verwendet werden. Ein wichtiger Punkt, können diese doch Bestandteil fast aller Geschäftsdokumente sein, und einige Daten sind wichtiger als andere. Die Nadel im Nadelhaufen finden Wenn einer der Grundbausteine der DSGVO die Nachvollziehbarkeit Ihrer Daten ist, benötigen Sie natürlich Tools, mit denen Sie Dokumente suchen, zuordnen, kategorisieren und kennzeichnen können. Die traditionelle Suchmethode, nämlich Verträge einzeln per Hand auf Textpassagen zur Aufbereitung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten zu durchforsten, ist unzuverlässig und ineffizient. Für die Reaktion auf ein Datenleck oder für die Klassifizierung von personenbezogenen Daten ist eine Sortierung nach Dringlichkeit unabdingbar. Sie müssen rasch feststellen, welche Dokumente am sensibelsten sind und diese für eine Spezialbehandlung (mehr dazu später) markieren. Dafür benötigen Sie Data Discovery Analytics und maschinelles Lernen. Mustererkennung ist eine entscheidende Technologie, um schnell einfache Dokumente mit standardisierten, personenbezogenen Daten identifizieren zu können, beispielsweise Kreditkarten, Führerscheine, Krankenakten und Ähnliches. Diese Technologie allein kann allerdings nicht alle notwendigen Dokumente für eine Datenschutz-Folgenabschätzungen identifizieren. Personenbezogene Daten folgen nicht immer einem Muster – zumal sie oftmals stark kontextabhängig sind. Hier kommt die Konzeptanalyse ins Spiel, ein eigenständiger Algorithmus für maschinelles Lernen. Diese Technologie analysiert, welche Worte gemeinsam auftreten und fasst sie ohne menschliche Unterstützung entsprechend ihrer kontextuellen Themenbereiche zusammen – sogar dann, wenn spezifische Schlagworte fehlen. Diese Tools können mit erstaunlicher Genauigkeit zwischen verschiedenen Zusammenhängen, die unsere Interpretation von Worten beeinflussen, unterscheiden. Wenn das Wort „Sicherheit“ zum Beispiel in Dokumenten zu Finanztransaktionen auftaucht, fasst die Maschine diese in einer anderen Gruppe zusammen als Dokumente, die das Wort „Sicherheit“ in Bezug auf personenbezogene Daten enthalten. Teamarbeit Mensch und Maschine Mit solchen automatisierten Tools können Sie Ihre Datenschutzprüfungen initiieren. Die endgültige Analyse ist jedoch zu differenziert, um auf eine rein maschinelle Kategorisierung zu vertrauen. Menschliche Kontrolle ist ein unverzichtbares Element. Daher sind Workflows und Tools zur Dokumentenprüfung erforderlich. Das heißt: Sie müssen in der Lage sein, thematisch ähnliche Dokumente stoßweise auszugeben, damit die rechtlichen Gutachter mit passenden Inhalten versorgt werden. Da im Hintergrund ständig ein Algorithmus für maschinelles Lernen arbeitet, trainiert jede Entscheidung Ihrer Rechtsabteilung bei der visuellen Prüfung der Dokumente eine „Empfehlungsmaschine“. Dieser Algorithmus kann dann die verbliebenen Dokumente evaluieren und abschätzen, welche vermutlich sensible Daten enthalten. Auf diese Weise können Sie mit bekannten Datenbeständen (etwa Ihrer Datenbank für Verträge mit Lieferanten) beginnen und dann Ihre Analytics einsetzen, um bisher unbekannte, risikoträchtige Dokumente zu identifizieren. Während Sie mehr und mehr Dokumente prüfen und immer mehr Inhalte mit personenbezogenen Daten identifizieren, lernt der Algorithmus im Hintergrund beständig weiter. Er durchsucht die Masse verbleibender Daten und priorisiert Datenmengen, die wahrscheinlich personenbezogene Daten enthalten. Diese Art Algorithmen können sogar themenspezifisch arbeiten – eine wichtige Eigenschaft, da die DSGVO zwischen „personenbezogenen Daten“ und „sensiblen personenbezogenen Daten“ unterscheidet. Wissen ist die halbe Miete Die tatsächlichen Auswirkungen der DSGVO werden sich erst im Laufe der Jahre herauskristallisieren. Es ist immer noch unklar, wie Einzelpersonen ihre Rechte ausüben werden oder wie Datenschutzbehörden die Regelungen vollstrecken. Unternehmen können jedoch bereits heute die ersten Schritte unternehmen, um ihr Gefährdungspotenzial zu erkennen und sich gegen die drohenden Folgen zu rüsten. OpenText™ Discovery kombiniert Tools wie maschinelles Lernen, Mustererkennung und die Extraktion von Datensätzen anhand von Visualisierungen, Schlagworten und Metadaten-Filtern und unterstützt Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen bei der Identifikation jeder Art von personenbezogenen Daten. Der gesamte Prozess wird begleitet durch einen Workflow zur Dokumentenprüfung, der auf langjähriger Praxiserfahrung mit juristischen Projekten und mehrstufigen Sicherheitskonzepten basiert. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und ihre Auswirkungen auf Enterprise Information Management

Datenschutz-Grundverordnung

IT-Sicherheit und der Schutz persönlicher Daten standen im Zuge der Digitalisierung schon immer weit oben auf der To-do-Liste von Unternehmen. 2017 allerdings könnte dem Datenschutz in vielen Organisationen noch mehr Beachtung geschenkt werden als bisher, wie die Ergebnisse einer aktuellen IT-Trends-Studie von Capgemini zeigen. Grund dafür ist eine Neuregelung des Schutzes von Personendaten in der EU, die mit der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung erfolgt. Obwohl diese etliche Neuerungen und vor allem hohe Strafen bei Nichteinhaltung der Vorgaben bringt, scheinen die IT-Verantwortlichen in europäischen Unternehmen bislang nur unzureichend vorbereitet zu sein. So wissen laut einer IDC-Studie 80 Prozent der IT-Entscheider in KMUs nicht genau, wie sich die Datenschutz-Grundverordnung auf ihr Unternehmen auswirkt oder kennen diese noch gar nicht. Immerhin gaben fast 60 Prozent an, sie würden an der Umsetzung der neuen Regulierungen arbeiten. Doch was verbirgt sich hinter dem sperrig klingenden Namen? Und warum ist die EU-Datenschutzrichtlinie für Unternehmen so wichtig? Die EU-Datenschutz-Grundverordnung – worum es geht Ende Mai 2016 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft, eine Richtlinie und Direktive der EU, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Anzuwenden ist die Regelung nach einer zweijährigen Übergangsfrist ab Ende Mai 2018, also in etwas mehr als einem Jahr. Unternehmen sind deshalb gefordert, aktiv zu werden und herauszuarbeiten, was die DSGVO für sie bedeutet und wie sie sich darauf vorbereiten können. Auf der Website der Europäischen Kommission (Englisch) heißt es dazu: „Mit diesen neuen Regelungen soll den Bürger die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückgegeben und das regulatorische Umfeld für Unternehmen vereinfacht werden.“ Datenschutzgesetze sind in der EU nichts Neues. Dennoch haben die neuen Regelungen der DSGVO signifikante Auswirkungen auf die aktuellen Datenschutzvereinbarungen, die Änderungen erforderlich machen. Zum einen wird aus der Direktive nun eine in allen EU-Staaten gültige Verordnung mit vollem Durchgriffsrecht im Status eines nationalen Gesetzes. Und auch die britische Regierung hat trotz BREXIT versichert, die DSGVO in Großbritannien umzusetzen (zum Blog-Post des britischen Information Commissioners zu dieser Thematik geht es hier (Englisch)). Ein weiterer wichtiger Aspekt: mit der DSGVO drohen nun empfindliche Strafen, wenn Einzelpersonen oder Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften nicht einhalten. Kleinere Verstöße durch Betriebe werden mit bis zu zehn Millionen Euro oder bis zu zwei Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorhergehenden Finanzjahr geahndet – es gilt dabei der höhere Betrag. Für gravierende Gesetzesübertretungen sind Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorangegangenen Finanzjahr möglich. Auch hier wird der jeweils höhere Betrag herangezogen. An dieser Stelle muss noch einmal betont werden, dass dies nicht nur den Umsatz der in der EU ansässigen Unternehmenssparten betrifft, sondern den weltweiten Gesamtumsatz des Unternehmens. Was der „Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern“ bedeutet Die DSGVO schützt die personenbezogenen Daten aller Bürger der Europäischen Union und erlegt Unternehmen, die personenbezogenen Daten sammeln und verwalten (Englisch), deshalb bestimmte Pflichten auf. Die datenverarbeitenden juristischen Personen werden als „Verantwortliche“ bezeichnet. In der EU ansässige, weiterverarbeitende Organisationen unterliegen der DSGVO ebenso wie Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Die Richtlinie betrifft daher auch nicht nur in der EU ansässige Unternehmen. Die Einhaltung der EU-DSGVO ist auch außerhalb der EU erforderlich (die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die innerhalb der EU Geschäfte tätigen). Das Sammeln und Verarbeiten personenbezogener Daten (Englisch) ist zulässig, solange es aus einem in der DSGVO definierten, berechtigten Interesse erfolgt. Zum Beispiel „wenn die Datenverarbeitung für den Schriftverkehr, etwa für die Rechnungsstellung, Einstellungsverfahren oder eine Kreditanfrage erforderlich ist, oder wenn die Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt […]“ „Berechtigte Interessen“ an der Speicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten sind beispielsweise Gesetze, die das Speichern von Inhalten regeln – wie zum Beispiel für steuerlich relevante Daten oder Dokumente. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der eingescannten Rechnung von Lieferant oder Kunde nicht nur gerechtfertigt, sondern Pflicht. Wie sich die DSGVO auf die Business-Prozesse im Tagesgeschäft auswirkt In den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen werden etliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert. Diese betreffen Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten während der Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Sehen wir uns als konkretes Beispiel ein Unternehmen an, das seine Geschäftsprozesse mit SAP ERP verwaltet und OpenText für die Zuordnung geschäftlicher Dokumente zu diesen Prozessen einsetzt. Selbstverständlich geht es dabei nicht nur um die in der SAP-Datenbank der führenden Unternehmensanwendung (ERP, CRM, etc.) generierten und gespeicherten Daten, sondern auch um die während des Vorgangs erfassten geschäftlichen Dokumente. Denken Sie etwa an die auf Papier eingehende Rechnung eines Lieferanten. Diese wird eingescannt, mittels ArchiveLink mit der Transaktion verknüpft und anschließend sicher in OpenText™ Archive Center (Englisch) gespeichert. Im Falle eines Bestellvorgangs wäre es die eingehende Bestellung und ein Lieferschein für den Kunden, die in SAP mit dem Bestellvorgang verknüpft und OpenText gespeichert werden. Im Mai 2018 kommt die DSGVO nach einer zweijährigen Übergangsfrist zur Anwendung. Die Frist sollte eine Vorbereitung des öffentlichen und privaten Sektors auf die neuen Regelungen ermöglichen. Wie sich Unternehmen bestmöglich auf die DSGVO vorbereiten sollten Organisationen müssen neue Vorschriften und Prozesse unter Berücksichtigung der Kriterien zur Speicherung von personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen einrichten. Nur dann ist sichergestellt, dass sie die Daten nicht nur lang genug aufbewahren, um gesetzlichen Verpflichtungen wie etwa Steuer- oder Produkthaftungsgesetzen nachzukommen, sondern sie auch in einem angemessenen Zeitrahmen löschen, wenn die Daten nicht länger benötigt werden oder das berechtigte Interesse an ihrer Aufbewahrung wegfällt. Wie Sie mit Hilfe von OpenText die DSGVO-Anforderungen in einer SAP-Umgebung erfüllen, darüber informieren wir Sie regelmäßig in unserem deutschsprachigen Blog. Schauen Sie einfach mal vorbei. Hier und hier finden Sie weitere Beiträge zum Thema. Erfahren Sie auch auf unserer Website mit welchen Funktionalitäten OpenText EIM unsere Kunden bei der Vorbereitung auf die DSGVO unterstützt (Englisch). DSGVO On-Demand-Webinar von OpenText und der Digital Clarity Group In diesem Webinar besprechen Janet de Guzman von OpenText und Tim Walters von der Digital Clarity Group die Grundsatzfragen, über die auch Ihr Unternehmen diskutieren sollte. Das erwartet Sie: Neue Erkenntnisse zu den Bestimmungen der DSGVO und welche Erwartungen die Konsumenten zur Nutzung ihrer Daten haben Wie Unternehmen Chancen ergreifen und im Rahmen der DSGVO Wettbewerbsvorteile schaffen können Tools, um mit Partnern und internen Interessensvertretern in einen konstruktiven Dialog zu treten Hier erhalten Sie Zugriff auf die Aufzeichnung des englischsprachigen Webinars „New EU Data Policies Will Transform Business Practices Across the Organization: Get Ready for the GDPR“.

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Gartner Magic Quadrant 2017: OpenText erneut als Marktführer für Customer Communications Management Software ausgezeichnet

Gute Kommunikation ist einer der wesentlichen Eckpfeiler für den Geschäftserfolg. Das gilt insbesondere für den Kundenkontakt. Schlechte Kundenkommunikation führt zu negativen Kundenerlebnissen. Die Folge: unzufriedene Kunden und Verluste für das Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung wird das Thema Kundenkommunikation für die Betriebe immer komplexer. Lief der gesamte Kundenkontakt noch vor gar nicht langer Zeit über klassische Contact-Center, so geht das Customer Experience Management heute das ganze Unternehmen an. Nicht nur die Manager von Contact-Centern müssen also umdenken. Big Data und ausgefeilte Analysesoftware schaffen eine Erwartungshaltung bei den Konsumenten, die personalisierte Omni-Channel-Kommunikation als Standard voraussetzt. Doch Inhalte und Kanäle entscheiden nicht allein über eine erfolgreiche Kundenkommunikation. In die Beurteilung eines Kontaktpunktes fließt zudem ein, mit wem es die Kunden zu tun bekommen. So lehnten in einer aktuellen Umfrage von Fittkau & Maaß 74,5 Prozent der befragten Deutschen einen Kundendienst durch sogenannte Chatbots ab. Bevorzugt werden Kontaktformulare, Emails oder die Kommunikation per Telefon. Ohne eine umfassende und unternehmensweite Customer Communications Management (CCM) Lösung lässt sich die steigende Interaktionsflut allerdings kaum noch bewältigen. Deshalb sind wir bei OpenText stolz darauf, auch in diesem Jahr wieder zu den führenden Lösungsanbietern in diesem Bereich zu zählen. Gartner Magic Quadrant CCM Software-Report 2017: OpenText ist Marktführer Der kürzlich von Gartner veröffentlichte Software-Report Magic Quadrant (MQ) Customer Communications Management 2017 (Englisch) ordnet OpenText als Marktführer ein. Gartner bewertete sowohl OpenText™ Communications Center (Englisch) wie auch OpenText™ Exstream (Englisch) vor der Übernahme von HP. Hinweis: Da sich Gartner auf die technische Umsetzung, Strategie und Vision des Herstellers und nicht auf die Produktspezifikationen konzentriert, ist OpenText in der Grafik nur durch einen Punkt repräsentiert. Im CCM Magic Quadrant 2015 waren beide OpenText-Produkte, Communications Center und Exstream, im Leader-Quadranten positioniert. Aktuell halten wir unsere starke Position als einer der Marktführer aufgrund der breitgefächerten Möglichkeiten unserer CCM-Produkte. Unser Bestreben, Communications Center und Exstream in eine gemeinsame Plattform zu überführen, die Mehrwert für bestehende und künftige Kunden schafft, dürfte diese Führungsposition unserer Ansicht nach weiter stärken. Anerkennung für CCM-Gesamtkonzept Auf der „Ability to Execute“-Achse hat sich unsere Position im Vergleich zur durchschnittlichen Bewertung von Communications Center und Exstream im Magic Quadrant 2015 verbessert. Auf der Achse „Completeness of Vision“ konnten wir den von Exstream im letzten Report erreichten Wert halten. Aus unserer Sicht ein positives Indiz dafür, dass Gartner unsere Strategie für ein CCM-Gesamtkonzept befürwortet, das Businessnutzern die einfache Gestaltung und Distribution ihrer Omni-Channel-Kommunikation in einer einzigen Lösung bereitstellt – Internet, Mobile, SMS und papierbasierte Kanäle inbegriffen. Wir gehen einer erfolgreichen Zukunft entgegen. Die Überführung unserer CCM-Produkte in eine einzige, leistungsstarke Plattform wird sämtlichen Omni-Channel-Anforderungen im Bereich Customer Communications Management gerecht. Das Projekt läuft bereits auf Hochtouren. Auch die Bestandskunden von Communications Center Enterprise (vormals StreamServe; Englisch), Exstream (Englisch) und Communications Center CRM (vormals PowerDocs; Englisch) werden davon profitieren. Den vollständigen Gartner-Report (Englisch) können Sie hier herunterladen. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Smarte Personalmanager: Von Verwaltern zu Gestaltern

smarte personalmanager

Am 21. Februar erschien auf Spiegel Online ein Bericht mit dem Titel „Mehr als eine Million Stellen in Deutschland sind unbesetzt“ – um nur ein Beispiel unter vielen zu nennen. Kommt Ihnen als Personalmanager das nicht bekannt vor? Ist es nicht erstaunlich, wie sich die Situation in nur wenigen Jahren gewandelt hat? Sind es heute nicht eher die Unternehmen, die sich bewerben müssen, als die zukünftigen Mitarbeiter? Andererseits: War das nicht gerade die Art von Herausforderung, die Sie suchten, als Sie sich entschieden, im Personalwesen Karriere zu machen? Wollten Sie nicht besser als andere Talente finden, diese auf ihrem Werdegang und zum Erfolg aller coachen, begleiten und fördern, an das Unternehmen binden und eventuell auch wieder zurückgewinnen, wenn sie aus welchen Gründen auch immer ausgeschieden sind? Letzte Frage: Ist es nicht so, dass Sie diese Herausforderung gerne annehmen und meistern würden, dass Sie aber viel zu viel mit Verwaltungs- und Routineaufgaben beschäftigt sind und deshalb zu wenig Zeit dazu finden? Software ist der Schlüssel Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten, dann kann ich Sie beruhigen: Sie sind nicht allein. Denn dieselben Erfahrungen haben in der Vergangenheit auch meine Kolleginnen und Kollegen in unserer eigenen Personalabteilung gemacht. Auf Prozessebene ist die Sache eigentlich klar: Um die angesprochene Herausforderung zu meistern, gilt es, Personaler von zeitfressenden Routineaufgaben zu entlasten. Technisch gesehen ist das gar nicht so leicht umzusetzen. Oder vielleicht doch? Eines ist klar: Ohne Software geht es nicht. Und es muss eine Software sein, die mit Informationen umzugehen versteht und die Informationsverarbeitung um ganze Größenordnungen effizienter zu machen und in Teilen sogar zu automatisieren hilft. Dann und nur dann gewinnen Personalmanager und ihre Mitarbeiter verlorene Zeit zurück, die sie für ihre eigentliche Aufgabe benötigen: die optimale Betreuung von Kollegen, angefangen von der richtigen Bewerberauswahl bis zu deren Ausscheiden und Verrentung – in der IT würden wir sagen: während des gesamten Lebenszyklus von Bewerber- und Mitarbeiterinformationen, von ihrer Entstehung bis zur rechtssicheren Langzeitarchivierung und Löschung. Talente finden, Karrieren fördern, Kollegen begeistern Klar ist ferner, dass ein solches Informationsmanagement nicht an den Grenzen der Personalabteilung haltmacht. Wer die richtigen Talente finden will, muss und will sich um die Außendarstellung seines Unternehmens kümmern. Sie oder er muss dafür sorgen, dass das Unternehmen in Zeiten von Mobility und Social Media auf allen Kanälen für Bewerber erreichbar ist und – Stichwort Work-Life-Balance – offen ist für deren Erwartungen und Lebenspläne. Das gelingt nur, wenn die HR-Abteilung eng mit dem Marketing zusammenarbeitet und Inhalte zu Bewerberkampagnen möglichst einfach beisteuern kann. Einmal eingestellt, gilt es, die neuen Mitarbeiter schnellstmöglich produktiv zu machen und langfristig zu binden. Das setzt kontinuierliche Förderung durch Weiterbildung und eine den Qualifikationen entsprechende Beschäftigung sowie vor allem Wertschätzung voraus. Dafür muss die Personalabteilung aber engen Kontakt mit den jeweiligen Managern halten und einfache, hürdenlose Kommunikationsmöglichkeiten inklusive Self-Service-Portalen sowohl für Mitarbeiter als auch Manager bereitstellen. Die Kollegen müssen auf die rechtlich freigegebenen Teile ihrer Mitarbeiterakte selbst zugreifen können, ebenso die Manager. Um den Überblick auch bei Tausenden Mitarbeitern zu behalten, ob die Mitarbeiterakten vollständig sind oder nicht, müssen sich entsprechende Berichte automatisch erstellen lassen – regelmäßig oder ad hoc. Personalisierte Kommunikation und vollständige Mitarbeiterakten sind auch der Schlüssel, um ausgeschiedene Mitarbeiter eventuell zu einem späteren Zeitpunkt wiederzugewinnen. Jüngere Kollegen zieht es ja eher in die Städte, aber vielleicht kehren sie gerne zu einem Arbeitgeber in einer Kleinstadt mit einem niedrigeren Preisniveau zurück, wenn sie ein Grundstück suchen oder eine Familie gründen wollen. Da ist es gut, wenn der Kontakt niemals abgerissen ist. Plattform für smarte Personalmanager Damit Sie all diese Möglichkeiten haben und die Zeit, echtes Personalmanagement zu betreiben, benötigen Sie eine smarte Content-Management-Plattform. Diese muss mit den führenden Unternehmenssystemen, mit denen Sie tagtäglich Ihre Aufgaben erledigen, nahtlos integriert sein, ob es sich dabei um SAP, Oracle oder Workday etc. handelt. Ferner sollten Sie damit alle Ihre Aufgaben zentral steuern und die nicht automatisierbaren Tätigkeiten in Shared-Services-Zentren zentral bündeln können, um Kosten zu sparen. Mit unseren Lösungen, insbesondere mit OpenText™ Extended ECM für HR wird Ihr Wunsch wahr, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Personalmanagement zu haben. Damit Sie weniger verwalten und mehr gestalten und endlich der smarte Personalmanager sein können, der Sie schon immer sein wollten. Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Extended ECM for HR Lösungen erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne eine Mail an xECMforHR@opentext.com.

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Lassen wir die Zugbrücke herunter, damit die Informationen fließen

Digitalisierung

Die Ansprüche der Kunden sind heute höher denn je. Wir alle haben uns im Zuge der Digitalisierung an die allgegenwärtige Verfügbarkeit von Daten gewöhnt. Wir erwarten, dass ein Unternehmen unsere Daten nur einmal erhebt, und dann in allen Kanälen zur Verfügung hat. Oder dass wir im Onlineshop angezeigt bekommen, in welcher Filiale in unserer Nähe das gewünschte Produkt sofort erhältlich ist. Diese Erwartungshaltung der Digitalisierung im Handel stellt E-Commerce Händler vor große Herausforderungen. Noch komplexer ist das beispielsweise die Mode-Branche, wo neben dem Produkt selbst auch die Spezifikationen (Farbe und Größe) berücksichtigt werden müssen. Das kann nur gelingen, wenn alle Unternehmensbereiche vernetzt sind und der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert. Doch wie können Organisationen einen solchen freien Informationsfluss erreichen? Die Antworten darauf finden sich manchmal an ungewöhnlichen Orten. Daten- und andere Könige Dass man bei „Game of Thrones“ Erkenntnisse über den Datenaustausch gewinnen kann, ist eher selten. Aber genau das geschah, als ich mir gerade die sechste Staffel der mehrfach ausgezeichneten HBO-Serie ansah. Als der Versuch des „Königsmörders“ Jamie Lannister den Anführer der Belagerten auf der Zugbrücke zum Aufgeben zu überreden, fehlschlug, musste ich an Änderungsdaten denken. Über essenzielle Kundendaten, die in verschiedenen Abteilungen und auf unterschiedlichen Ebenen der Organisation durch unsichtbare Mauern gefangen und isoliert sind, habe ich bereits berichtet. Meine Idee dazu: ebendiese Wände nicht einzureißen. Stattdessen sollte jede Gruppe ihr (Daten-)Königreich behalten dürfen und anderen Gruppen und Abteilungen freiwillig Zugang zu ihren Daten gewähren. Informationsbedarf ist allgegenwärtig Im Universum von Game of Thrones sind Allianzen und Loyalitäten einem ständigen Wandel unterworfen. Die einzige Konstante ist der Bedarf an Informationen. Diese Informationen werden oft von Briefraben übermittelt, manchmal auch persönlich durch ein Zusammentreffen und die Interaktion der verschiedenen Charaktere. Oberflächlich betrachtet mag Jamie Lannisters Unterredung auf der Zugbrücke vergeblich gewesen sein. Doch als ich darüber nachdachte, hatte das Herunterlassen der Zugbrücke zum Austausch wichtiger „Änderungsdaten“ zwischen den beteiligten Parteien geführt. Beide Anführer verrieten ein wenig über ihre Absichten und reagierten auf die vom Gegenüber erhaltenen Informationen. Obwohl es Lannister nicht gelang, den Anführer der Belagerten zum Aufgeben zu überreden, erhielt er doch einige Informationen. Diese reichten aus, um einen Weg zu finden, die Belagerung später relativ unblutig zu beenden. Und der Festungskommandant wusste nun mehr über seinen Gegner, dessen Stärken und Denkweise – auch wenn er beschloss, diese Informationen nicht zu nutzen. Sobald die Zugbrücke heruntergelassen war, musste unweigerlich ein Informationsaustausch stattfinden. Senken wir die virtuellen Zugbrücken unserer Systeme Wenn wir die Wände unserer „Datenbunker“ durchlässig machen, erlauben wir uneingeschränkten Datenfluss zwischen den verschiedenen Datenverzeichnissen. Auf diese Weise ziehen Unternehmen zum einen den größten Nutzen aus den Investitionen in die Technologie, mit der diese Daten gesammelt wurden. Zum anderen werden so auch die „Herrscher“ der (Daten-) Königreiche bei Laune gehalten. Sobald dieser Denkansatz etabliert ist, muss ein Unternehmen eine Information nur einmal erheben und kann diese in allen Systeme nutzen. Diese Art der gemeinsamen Nutzung respektiert die Systemeigentümer und sorgt dafür, dass jedes Datenverzeichnis die Information optimal zur Erfüllung der gestellten Anforderungen und Aufgaben einsetzen kann. Auf diesem Konzept beruht die OpenText™ Experience Suite. Sie lässt Daten zwischen den verschiedenen Produkten unseres Customer Experience Management Portfolios frei fließen. Wichtige Informationen und Assets werden so aus den Digital Asset Management Tools an Web Content Management und Content Optimierung Tools und weiter zum Customer Communications Management und sogar in das Call Center (Englisch) übergeben. Und Daten zur Stimmungsanalyse aus dem Call Center fließen zurück an das Web Content Design-Team. Jedes Produkt kann als Stand-Alone-Lösung implementiert werden und damit die Bedürfnisse einer bestimmten Abteilung decken oder als zentrale Datenquelle für Unternehmensinhalte dienen. Erfolgt ein Datenaustausch zwischen diesen oder anderen OpenText Produkten, bestehenden operativen Business-Systemen oder Ähnlichem entsteht die Grundlage für eine vollständig vernetzte, kontinuierliche Customer Experience (Englisch). Digitalisierung im Einzelhandel Wie Sie als Einzelhändler für freien Informationsfluss sorgen und die Digitalisierung im Einzelhandel erfolgreich umsetzen, verraten wir Ihnen persönlich auf dem SAP-Forum für den Handel 2017. OpenText auf dem SAP-Forum für den Handel 2017 Am 31. Mai und 1. Juni 2017 ist OpenText als führender SAP-Partner auf dem SAP-Forum für den Handel 2017 vertreten. Die Digitalisierungswelle im Handel rollt. Wir bei OpenText wissen, was den Handel bewegt und wie Sie Ihre Strategien für die Digitalisierung im Einzelhandel implementieren. Informieren Sie sich aus erster Hand – aus den Erfahrungsberichten von Unternehmen wie Coop, Freier Group Logistics, HUGO BOSS, Knoll, Rewe oder SPAR. Von der Digitalisierungsstrategie zur Prozessdigitalisierung: Erfahren Sie, wie Handelsorganisationen von den vollintegrierten OpenText Lösungen für Store Management, Supplier- und Contract-Management, HR-Management, Omni-Channel-Hybris-Integration und zur HANA-Migration profitieren. Das wollen Sie genau wissen? Melden Sie sich jetzt für ein Gespräch mit OpenText an Wir freuen uns auf Sie! Dieser Post wurde aus den Englischen übersetzt.

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Was heißt eigentlich „Extended ECM“?

Ob beruflich oder in der Freizeit: Wir verwenden gerne Schlagworte, die in aller Munde sind. Viele dieser Buzzwords sind inflationär und kommen nicht auf den Punkt. So beschreiben sich nach einer Analyse des Karrierenetzwerks LinkedIn die deutschen und Schweizer Mitglieder in ihren Profilen meist als „spezialisiert“ und verfügen über „Führungsqualitäten“, konkretisieren ihre Fähigkeiten aber ungenügend. Personaler überzeugt das wenig. Jedes Jahr tauchen weitere Fachbegriffe auf, die Karriere als Buzzword machen. Für 2017 sollen im Online-Marketing zum Beispiel „Hyperlokalität“ oder „agiles Marketing“ im Trend liegen. Ob dies wirklich so ist, oder ob es sich dabei nur um wichtig klingende (aber bedeutungsleere) Schlagworte handelt, werden wir erst in einigen Monaten wissen. Fachchinesisch oder Fachbegriff? Ich arbeite zwar im Marketing, war aber immer der Ansicht, ich würde keinen inhaltsleeren Marketing-Jargon verwenden. Doch als ich vor kurzem eine Präsentation hielt, unterbrach mich jemand und meinte „Content im Kontext“ und „erweitertes ECM“ (Enterprise Content Management) klängen doch sehr nach Marketing-Buzzwords. Obwohl ich diesen Eindruck bei Neulingen auf dem Gebiet durchaus verstehen kann, beschreiben beide Begriffe das wichtige Thema treffsicher. Connie Moore von der Digital Clarity Group erklärt das in ihrem aktuellen Blog-Post (Englisch) sehr gut. Zusammenhänge sind wichtig Beginnen wir mit „Content im Kontext“. Das heißt schlicht und ergreifend, dass Ihre unstrukturierten Daten – Dokumente, Bilder, Emails, Tabellen usw. – im Zusammenhang mit dem entsprechenden Geschäftsprozess oder -objekt signifikant an Wert gewinnen. Habe ich beispielsweise einen Vertrag mit den Namen der beteiligten Parteien auf meiner Festplatte gespeichert, liefert mir das einige Informationen. Ich erfahre aber nicht, ob es sich dabei um die aktuellste Version des Vertrags handelt. Gab es später Ergänzungen? Was, wenn in meiner Version nur meine Unterschrift enthalten ist? Hat mein Gegenüber unterschrieben und mir das PDF mit beiden Unterschriften nur nicht übermittelt? Ohne Kontext ist das Dokument nur wenig aussagekräftig. Doch wenn ich mir einen Vertrag im Kontext einer CRM-Anwendung wie Salesforce (Englisch) ansehen kann, ergibt sich ein viel genaueres Bild, und das Dokument gewinnt an Gehalt. Ich sehe Notizen zu Kundentelefonaten, die wichtigsten Ansprechpartner und Metadaten wie etwa den Status des Vertrags. Ein Problem bleibt allerdings: Ich kann noch immer nicht erkennen, ob die ebenfalls im System hinterlegte Version des Vertrags auch die aktuell gültige ist. Kontext als unternehmensweites Informations-Konzept Und damit sind wir beim Konzept von „Extended ECM“. Mit der Integration von ECM in die maßgeblichen Anwendungen des Unternehmens können Sie SÄMTLICHE relevanten Informationen und Dokumente zu diesem einen Kunden sammeln und in einer einzigen, komfortablen Ansicht zur Verfügung stellen. (Um es mit einem weiteren Fachausdruck auszudrücken: Sie verfügen über einen konsolidierten Datenbestand – eine zentrale Datenquelle.) Damit erhalten Sie ein vollständiges Bild, das Ihnen auf Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche (etwa in Salesforce) zur Verfügung gestellt wird. Der Screenshot unten zeigt ECM-Inhalte der OpenText™ Content Suite eingebettet in die Salesforce-Daten. Gleiches gilt natürlich auch für andere Kundendokumente, Rechnungen, Korrespondenz, Dokumente zu Produkten oder Teilen davon sowie alle weiteren unstrukturierten Daten, die für die strukturierten Daten in Salesforce relevant sind. Salesforce ist aber nur eines von vielen Beispielen für erweitertes ECM. In diesem DCG White Paper (Englisch) erfahren Sie mehr darüber. Eine Lösung für alle Systeme Mit der OpenText™ Extended ECM Plattform kann Ihre Organisation die Content Suite (Englisch) an praktisch jede maßgebliche Applikation des Unternehmens anbinden. Ich bin sicher, dass Ihnen dazu verschiedene Szenarien für BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CEM (Customer Experience Management), HCM (Human Capital Management / Personal), SCM (Supply Chain Management) und andere Informationen generierende Geschäftsprozesse einfallen. Das interessiert Sie? Mehr erfahren dazu Sie im White Paper der Digital Clarity Group (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Westpac Bank setzt auf OpenText Analytics: Mit intelligenter Automatisierung zu schnellerem und regelkonformen Berichtswesen

Westpac

Weltweit unterliegt der Banken und Finanzsektor in viel größerem Maße als andere Branchen der Berichtspflicht. Ein immer aufwändigeres Reporting-Wesen, geprägt von Statistiken und AdHoc-Informationsflüssen, soll Aufsichtsbehörden bei der Überwachung von Finanzdienstleistern unterstützen. Sehr zum Leidwesen deutscher Finanzinstitute, deren Kritik immer lauter wird. Gezweifelt wird an der Zielgenauigkeit einzelner Maßnahmen, dem Zusammenwirken verschiedener Regelungen sowie dem Kosten-Nutzen-Verhältnis von regulatorischen Vorgaben. Nicht nur die Banken-Lobby moniert, auch bei Finanzaufsichtsbehörden wie der BaFin und Gesetzgebern wie dem Deutschen Bundestag oder den EU-Gremien wird heftig diskutiert und um Praxistauglichkeit gerungen. Alltagsrealität bleibt jedoch bis auf weiteres der in den Jahren der Finanzkrise massiv gewachsene Anforderungskatalog nach Transparenz und Datenverfügbarkeit auf Abruf. Informationen zum länderübergreifenden Zahlungsverkehr sind genauso von Interesse wie steuerrechtliche Aspekte, Kapitalmarkttransfers, Kreditvergaben oder firmeninterne Governance-Themen. Dabei machen Aufsichtsbehörden selbstverständlich keinen Unterschied, ob es sich um Banken-Großkonzerne, Finanz-Start-ups oder kleinere Privatinstitute handelt, wie der Chef der deutschen Ethikbank Klaus Euler die wirtschaftlichen Konsequenzen der gestiegenen Kontrollanforderungen in einem Zeitungsinterview plakativ beschreibt. Was also tun? Vor allem wenn im Zeitalter der Digitalisierung erwartete Reaktionszeiten eher noch anspruchsvoller und kürzer werden? Fallstudie Westpac Bank – ein Traditionsunternehmen auf Wachstumskurs Der Transformationsprozess, den die australische Westpac Bank kürzlich durchlief, ist ein hervorragendes Beispiel für die schrittweise Anpassung des hauseigenen Berichtswesens an die ständig wachsenden Anforderungen mit Hilfe der OpenText™ Analytics Plattform. Als die Westpac Banking Corporation 1817 in einem kleinen Büro an der Küste Australiens gegründet wurde, steckte das internationale Bankenwesen noch in den Kinderschuhen. Transaktionen wurden von Hand mit Tinte in ledergebundenen Büchern aufgezeichnet. Banknoten und Münzen wurden in die Kasse ein- und wieder ausbezahlt. (Das ging solange gut, bis sich ein Kassenbeamter im Jahr 1821 mit der Hälfte des Barvermögens der noch jungen Bank aus dem Staub machte.) Heute, genau 200 Jahre nachdem die Muttergesellschaft ihre Türen öffnete, ist Westpac nicht nur Australiens älteste Bank, sondern mit 13 Millionen Kunden weltweit und über 812 Milliarden AUS$ verwaltetem Vermögen auch das zweitgrößte Institut des Kontinents. Jahr für Jahr wächst das Geschäft – vor allem in China, Hongkong und anderen Staaten im asiatisch-pazifischen Raum. Internationalisierung schafft neue Herausforderungen Zu den Nachteilen der internationalen Expansion gehört der wachsende Verwaltungsaufwand. Ständig neue Formulare müssen kurzfristig ausgefüllt werden, denn der elektronische und physische grenzüberschreitende Finanzverkehr ist streng reguliert und erfordert detaillierte Transaktionsberichte, die selbstverständlich umgehend in länder- und institutionsspezifischen Formaten bereitgestellt werden müssen. Für diese umfassenden Berichte muss Westpac Informationen aus den verschiedensten Quellen im Unternehmen zusammentragen. Bis vor kurzem erfolgte die Datengewinnung und Konsolidierung dieser komplexen Informationsbruchstücke manuell, langsam und mit hohem Personalaufwand. Nicht selten endete dieser umständliche Prozess mit Fehlern, bestätigt Craig Chu, Westpac CIO für Asien. Die Verantwortlichen in der Bank wussten sehr wohl, dass es einen besseren Weg geben musste, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Gefragt war jedoch ein Ansatz, der keine zusätzlichen IT-Hürden schafft. Westpac realisiert erfolgreiche Transformation durch den Einsatz moderner Analytics Nach einem erfolgreichen Proof-of-Concept entschied sich Westpac für eine Informations-Management und Reporting-Lösung von OpenText™ Analytics (Englisch). Chu beschreibt in einem kurzen Video (Englisch), wie Westpac mit OpenText™ iHub (Englisch) und Big Data Analytics (Englisch) die Reporting-Prozesse der Bank straffen und automatisieren konnte und welche weiteren Vorteile die Einführung der Lösung für das Bankinstitut hatte. Sie wollen mehr über die OpenText Analytics Suite und deren Vorteile für Ihr Unternehmen erfahren? Für weitere Informationen klicken Sie hier (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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EU-Datenschutz-Grundverordnung: weniger Last als Chance für die Digitalisierung

smarte personalmanager

Allen aktuellen Krisen zum Trotz – das Thema Datenschutz ist der Beweis dafür, wie gut die Zusammenarbeit in der EU sein kann. Nach der Verabschiedung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) hat die Kommission jüngst einen Vorschlag zur Regulierung von Cookies vorgelegt, der, kaum dass er bekannt wurde, von allen Seiten ins Kreuzfeuer der Kritik geriet – ein Qualitätsmerkmal. Zwar wurde über die Verordnung (im Englischen heißt sie übrigens „General Data Protection Regulation“ oder kurz: GDPR) durchaus in den Massenmedien berichtet. Und doch sind ihre Auswirkungen nicht immer klar benannt und erkannt. Die Vorteile überwiegen Beginnen wir den Vorteilen: Zum ersten Mal wird der Datenschutz in Europa vereinheitlicht, wir nähern uns damit dem digitalen Binnenmarkt ein wichtiges Stück. Aus deutscher Sicht besonders erfreulich ist dabei die Tatsache, dass das hohe Schutzniveau, das wir hierzulande genießen, jetzt europaweit gilt – und darüber hinaus, denn alle Firmen müssen unabhängig von ihrem Heimatland diese Regularien einhalten, sofern sie persönliche Daten von Europäern verarbeiten oder speichern. Und das bedeutet drittens: Der strenge deutsche Datenschutz, den viele als Wettbewerbsnachteil oder zumindest -verzerrung kritisiert haben, ist keiner mehr, sondern kann sich im größeren Kontext von Digitalisierung und Sicherheit mittel- und langfristig zu einem Wettbewerbsvorteil wandeln – dank Europa. Die Kehrseite ist freilich, dass eine Verordnung immer auch Regulierung bedeutet. Und die ist übrigens in allen EU-Ländern bereits heute geltendes Recht, auch in Großbritannien, wenngleich die lückenlose Erfüllung, Überprüfung und Sanktionierung erst mit dem 25. Mai 2018 beginnt. Ich greife aus der Vielzahl der Bestimmungen nur einige wenige heraus: Datenverluste müssen jetzt verbindlich gemeldet werden, Kunden können unter bestimmten Bedingungen nicht nur Einsicht in die über sie gesammelten Daten verlangen, sondern auch deren Löschung. Einmal für einen bestimmten Zweck erhobene Daten dürfen nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet werden. Daten, die für den angegebenen Zweck zwar erhoben, aber für dessen Erfüllung nicht notwendig sind, müssen gelöscht werden. Die wohl größte Verschärfung findet aber auf Sanktionsseite statt. Die Strafen können sich auf bis zu vier Prozent des weltweiten Umsatzes und bis zu einer Obergrenze von 20 Millionen Euro belaufen. Ein Meilenstein in Richtung Digitalisierung … Informationen, und dazu zählen eben auch und in vielen Fällen vor allem persönliche Daten von Kunden, Mitarbeitern und Partnern, sind der Treibstoff der digitalen Wirtschaft. Doch mit der Cloud und ihren wunderbaren Services haben wir vielfach die Kontrolle darüber verloren, was mit diesen Daten wirklich passiert. Was ist zum Beispiel mit Kundendaten, die in einem CRM-System in der Wolke liegen und verarbeitet werden, selbst wenn das Rechenzentrum des Anbieters in Europa liegt? Was ist mit den bei vielen Abteilungen so beliebten Cloud-Diensten für Dateiaustausch und -speicherung? Sind Verbindungen dorthin zuverlässig verschlüsselt, ist der Zugriff auf abgelegte personenbezogene Daten durch starke Verschlüsselung geschützt? Wer hütet und schützt die Schlüssel? Vorstände und Geschäftsführer können die Verantwortung zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung nicht auf den Dienstleister abwälzen. Sie bleiben persönlich haftbar. Es bleibt bis zum 25. Mai 2018 nicht viel Zeit, um solche, organisatorisch und technisch in vielen Fällen heikle Fragen zu beantworten und innerbetrieblich zuverlässig und nachprüfbar zu regeln. Die dafür nötige Bestandsaufnahme von Prozessen, Zuständigkeiten und Technologien zum Umgang mit Daten und Informationen sowie deren Schutz ist keine kleine Herausforderung. Sie ist aber gleichzeitig eine Riesenchance. Sie bietet die Gelegenheit, das Informationsmanagement unternehmensweit neu zu denken und zu organisieren – ganzheitlich, als Teil einer umfassenden Strategie zur digitalen Transformation, die auch Compliance miteinschließt. Sie ist die Gelegenheit, das unternehmensweite Informationsmanagement auf einer zentralen Plattform neu aufzusetzen. Keine Panik, die Unternehmen müssen jetzt nicht alles Bestehende entsorgen und ein Megaprojekt mit entsprechenden Investitionen anstoßen. Sie müssen die ersten Bausteine einer solchen Plattform nicht einmal im eigenen Rechenzentrum errichten. Und sie können natürlich auch weiterhin externe Cloud-Services nutzen. … speziell für SAP-Kunden SAP-Kunden zum Beispiel können den rechts- und abhörsicheren Archivservice für ihre SAP®-Systeme in unserer eigenen Cloud nutzen. Die Daten werden dabei verschlüsselt, bevor sie das eigene Unternehmen verlassen, die Schlüssel sind ausschließlich in Kundenhand. Und als kanadisches Unternehmen unterliegen wir nicht den Bestimmungen des Patriot Act. Im Fall von personenbezogenen Daten können diese dank Enterprise Information Management weiterhin mit der beliebten SalesForce-Applikation in der Cloud bearbeitet werden, direkt aus deren Oberfläche heraus. Doch die Datenablage und -speicherung findet nicht mehr dort statt, sondern entweder im eigenen Rechenzentrum oder in der rechts- und abhörsicheren OpenText-Cloud. Datenschutz ist damit keine Last mehr, sondern der Einstieg in eine Plattformstrategie, die den Weg in die digitale Zukunft weist. Informationen jeglicher Art, Prozesse im Frontend und Backend, Analysen und automatisierte Transaktionen entlang der gesamten Wertschöpfungskette – all das findet auf unserer EIM-Plattform statt, zu 100 Prozent digital und hoch automatisiert. Das ist intelligentes Compliance Management, das dank EIM zu einem Wettbewerbsvorteil wird.

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ECM erfolgreich umsetzen: E-Mail-Management

E-Mail ist aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die elektronische Post dient als Gedächtnisstütze, Protokoll, Informationsvermittler, schnelles Kommunikationsmittel und schriftlicher Beweis für erfüllte Informationspflichten oder übermittelte Dokumente. Gespeichert auf Servern, in Archiven oder auf lokalen Festplatten lässt sich über E-Mail praktisch alles regeln oder nachweisen. Diese eigentlich positive Tatsache hat aber auch nicht zu unterschätzende Schattenseiten. Wenn E-Mails überhand nehmen, wird E-Mail-Kommunikation zum Kostenrisiko Die E-Mail-Flut mit hunderten oder gar tausenden Nachrichten im Posteingang wird für die Mitarbeiter zum Zeitproblem. Und die ständige Unterbrechung durch eingehende Nachrichten macht E-Mail zu einem echten Produktivitätskiller. So gaben 90 Prozent der Teilnehmer einer Studie von Sopra Steria Consulting an, in ihren Unternehmen würden zu viele E-Mails versendet. Doch auch nachdem der Posteingang abgearbeitet ist, kostet die Suche nach den „irgendwo“ abgelegten Dokumenten unnötig Zeit – 22 Minuten am Tag sind es in deutschen Unternehmen durchschnittlich pro Mitarbeiter ECM: Große Volumen von E-Mails effizient managen Heute möchte ich Ihnen ein Unternehmen vorstellen, das mit einer neuen, innovativen Enterprise Content Management (ECM) Strategie seine E-Mail-Flut in den Griff bekam. Dieser Organisation gelang es, durch die effektive Verwaltung der stark wachsenden E-Mail-Massen Risiken und Kosten zu senken. Eine ungebremst steigende E-Mail-Flut ist bekanntlich in vielen Organisationen ein wunder Punkt. Jährliche Wachstumsraten von 500 bis 1.000 Prozent sind dabei durchaus im üblichen Rahmen. Die Folge: die gewohnte „Alle Mails speichern“-Politik funktioniert nicht mehr. Ein Unternehmen nach dem anderen musste feststellen, dass sie so in eine Sackgasse aus genervtem Records Management, verärgerter Rechtsabteilung und explodierenden Speicherkosten gerieten. Aber wie lautet nun das Erfolgsrezept? In einer der meiner Meinung nach besten Kunden-Sessions der Enterprise World Konferenz 2016 berichtete der Pipeline- und Hafenbetreiber NuStar Energy von seinem Weg zur optimalen E-Mail-Verwaltung. Die Geschichte dahinter ist nichts Ungewöhnliches. Als relativ junges Unternehmen konzentrierte NuStar seine Anstrengungen auf jene operativen Prozesse, die das Unternehmen am Laufen hielten. Für die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien zur Datenverwaltung und -archivierung blieben weder Zeit noch Ressourcen übrig. So oder so ähnlich berichten das meiner Erfahrung nach viele Organisationen, ganz unabhängig von ihrem digitalen Reifegrad. Das Ergebnis war ebenso vorhersehbar. Überlässt man den Endanwendern die Verwaltung ihres E-Mail-Verkehrs, resultiert das in rapide steigenden Speicherkosten. Dazu kommen Bedenken von Rechtsabteilung und Records Management, ob sich relevante Daten für Rechtsstreitigkeiten oder Compliance-Prüfungen überhaupt wiederfinden lassen. Vereinfachen als Erfolgsrezept Für NuStar war Zeit ein wesentlicher Faktor. Die strategische Entscheidung des Management-Teams zur Eindämmung des E-Mail-Aufkommens: in puncto ECM-Implementierung neue Wege zu gehen. Anstatt des konventionellen Ansatzes, bei dem ECM alle Bereiche eines Unternehmens abdeckt, definierte man ein spezifisches, konkretes Problem – die E-Mail-Verwaltung. Anschließend wurden alle für die Lösung des Problems notwendigen Technologien und Best Practices beschafft und implementiert. Sämtliche Umsetzungsschritte, von der Gestaltung der Richtlinien über das Change Management bis zur Anwenderschulung, wurden auf dieses eine Ziel ausgerichtet. Die Konzentration auf eine einzige, definierte Aufgabe spiegelte sich positiv in den Ergebnissen wider. Durch die tiefe Integration von ECM in den E-Mail-Prozess gewann NuStar größtmögliche Kontrolle über das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen. Gleichzeitig steigerte das Unternehmen die Produktivität, in dem es einer neuen Mitarbeiter-Generation ermöglichte, so zu arbeiten, wie es für sie am besten ist. Hinter der Erfolgsgeschichte von NuStar steckt aber noch mehr, zum Beispiel die Technologie von OpenText. Mit dieser konnte das Unternehmen ein einfach zu bedienendes, mehrstufiges E-Mail-Management-Programm installieren und gleichzeitig den Grundstein für ein ECM-System legen, das nun systematisch auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Mehr über die phänomenale Entwicklung von NuStar erfahren Sie hier (Englisch). Übrigens: Genau diese Berichte machen die jährliche Enterprise World Konferenz so spannend. Die Gelegenheit, aus erster Hand zu erfahren, wie ein Unternehmen eine für alle Beteiligten – Records Management, Rechtsabteilung und Businessanwender – befriedigende Lösung seiner E-Mail-Problematik fand, ist Gold wert. Meine Empfehlung: planen Sie die Enterprise World 2017 im Juli in Toronto in Ihren Terminkalender ein. Es lohnt sich! Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Weißt Du noch … IT-Governance …?

Digitalisierung

Weißt Du noch? Diese im alltäglichen Leben eher melancholische Frage weckt in der IT in der Regel Erinnerungen an falsche Prophezeiungen und kurzlebige Marketingversprechen. Legendär ist sicher Steve Ballmers Prophezeiung zum vorprogrammierten Misserfolg des iPhone. Vielleicht denken manche noch an das Akronym ASP – Application Service Providing – vom Ende der 1990er Jahre, dessen Inhalt heute mit Cloud Computing eine Art Auferstehung und Neuschöpfung erfahren hat. Ganz ähnlich scheint es dem Begriff und Konzept IT-Governance zu ergehen, das in den Nullerjahren Karriere gemacht hat, mittlerweile aber in anderen Schlagwörtern wie Corporate Governance oder Compliance oder dem Akronym GRC – Governance, Risk, and Compliance aufgegangen ist. Während aber der Servicegedanke von ASP in das heutige Cloud Computing eingeflossen ist – man denke nur an alle „X“ as a Service –, scheint die Vorsilbe „IT“ in den Nachfolgern von IT-Governance verlorengegangen zu sein. Was ist passiert? IT = Informatik + Informationen Ich bin auf dieses Phänomen gestoßen, als mir zufällig ein Buch aus dem Jahr 2007 in die Hände fiel. Der Titel lautet: „IT-Governance – Strategische Führung und Kontrolle von Informationssystemen als Teil der New Corporate Governance“. Aus den zahlreichen klugen Gedanken der beiden Autoren Peter Bienert und Bruno Wildhaber möchte ich nur einen Aspekt herausgreifen, der mir für die heutige Situation der Unternehmens-IT von besonderer Bedeutung zu sein scheint. Niemand stellt die Kompetenz eines Finanzvorstands infrage, solange die Zahlen stimmen. Doch CIOs sind seit Jahren, im Grunde seit dem Platzen der Dotcom-Blase Anfang des Jahrtausends, einem erheblichen Rechtfertigungszwang ausgesetzt – auch wenn die IT, rein technisch gesehen, funktioniert. Woran liegt das? IT ist die Summe aus zwei konzeptionell getrennten Dingen: der „Informatik“ in Form der Systeme, Software und Hardware, und andererseits den Informationen, die damit verarbeitet werden. Informationen entstehen aber überall im Unternehmen und durchziehen es vom Anfang bis zum Ende. Und je mehr Informationen von Systemen unterstützt werden, desto mehr IT-Experten gibt es, im Extremfall sind das sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denen ist aber die Informatik völlig egal. Informationen und die Möglichkeit, sie zu verarbeiten, haben einfach da zu sein. Diese Erwartung, bereits 2007 von den beiden Autoren diagnostiziert, ist heute in Zeiten von Mobility und Cloud noch ungleich stärker und setzt die Unternehmens-IT einschließlich der CIOs zusätzlich unter Druck. Wenn jeder IT-Experte ist, dann zerfällt die IT in viele Einzelprojekte und die eigentlichen IT-Profis, nennen wir sie die Informatiker, kommen nicht mehr hinterher. So sind auf der Systemebene Silos und Medienbrüche entstanden, Frakturen, die sich bis auf die Vorstandsebene auswirken, so dass der CIO seine IT gar nicht mehr strategisch an den Unternehmenszielen ausrichten kann und sich deshalb ständig wie der EDV-Leiter von einst vor seinen Kollegen verantworten muss. Informationen sind der Treibstoff, eine EIM-Plattform der Motor CIOs brauchen in dieser Situation eine andere Informatik im Haus. Sie brauchen eine IT nach Art des Smartphones, eine Plattform für sämtliche Unternehmensinformationen, aus ERP-Systemen wie aus allen anderen Softwarelösungen. Nur mit einer Plattform können sie so flexibel sein, dass sie Lösungen und Funktionalitäten ihren Kollegen nach Bedarf schnell und ohne großen internen Aufwand bereitstellen können. Nur eine solche Plattform ist ferner die Voraussetzung für echte Innovationen. Nur sie frisst nicht – wie heute meistens der Fall – 80 Prozent der verfügbaren menschlichen und finanziellen Ressourcen in der IT für den reinen Betrieb auf, sondern stellt diese für strategische Neuentwicklungen bereit. Die Einführung einer solchen Plattform für Informationsmanagement entlang der gesamten Wertschöpfungskette darf aber selbst nicht die Unternehmens-IT überfordern. Sie muss sich sozusagen fließend implementieren lassen, auch mit Hilfe der Cloud, je nach der individuellen Kundensituation. Und selbstverständlich muss sich eine solche Plattform nahtlos mit externen Cloud-Services verbinden lassen. EIM für alle und speziell für SAP-Kunden Was für alle Unternehmen gilt – jede Firma ist ein Informationsunternehmen – bewährt sich insbesondere bei SAP-Kunden. Denn diese stehen vor einem Generationswechsel, was ihre SAP®-Landschaft betrifft. Sie müssen in die neue SAP®-Welt migrieren, gleichzeitig aber Bewährtes weiter betreiben. Das geht nur, wenn es ihnen gelingt, den dafür nötigen personellen und finanziellen Aufwand zu senken. Unsere Plattform-Services in der rechts- und abhörsicheren OpenText-Cloud sind hierfür das ideale Mittel. So wird mit einer EIM-Plattform aus der guten alten IT-Governance strategische Führung für das digitale Unternehmen. Erfahren Sie mehr über unser Digitalisierungsangebot für SAP®-Umgebungen

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Neue Funktionen von OpenText Experience Suite bereichern den Kundenlebenszyklus

Experience Suite

Kundenzentrierung ist auch für deutsche Unternehmen mittlerweile Pflicht. Wer sich heute von der Konkurrenz abheben will, braucht mehr als ein hochwertiges Produkt oder eine ausgezeichnete Dienstleistung. Customer Experience, die Kundenerfahrung, wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Speziell den Handel stellt die Digitalisierung im Handel vor neue Aufgaben. Die klassische Wertschöpfung über den reinen Verkauf von Produkten funktioniert nicht mehr. Ein Kunde wird erst im Laufe des Kundenlebenszyklus durch zusätzliche Services, Cross- oder Up-Selling rentabel. Kunden, die die Geschäftsbeziehung beenden, bevor sie den Break-Even ihres Lebenszyklus erreicht haben, kosten Ihr Unternehmen Geld. Umso wichtiger ist es, die Kundenbindung über ein durchgängiges Kundenerlebnis in allen Kanälen zu festigen. Globale Trends wie Mobile Payment oder digitale Kundenkarten werden 2017 in der Schweiz, Deutschland und Österreich noch mehr an Boden gewinnen. Dies sind sichtbare Anzeichen dafür, dass die Digitalisierung im Handel auch den Kundenlebenszyklus massiv beeinflusst. Digitalisierung im Handel Wohl kaum eine Branche dürfte den Einfluss der Digitalisierung so stark verspüren, wie der Einzel- und Großhandel. Wie die österreichische Studie Future Commerce – Handel 2025 aufzeigt, ist das Potenzial hinsichtlich einer Automatisierung im Handel enorm: Knapp 50 Prozent der Befragten können sich vorstellen, nur mit Unterstützung von digitalen Technologien einzukaufen. Angebote wie Amazon Fresh stellen traditionelle Händler vor ganz neue Herausforderungen: Der Druck der reinen Online-Anbieter wächst und krempelt bewährte Geschäftsmodelle um. Klassische Ladenflächen weichen E-Commerce-Modellen, die den Kunden immer stärker personalisiertere Dienstleistungen bieten. Die Digitalisierung im Handel ist längst gesetzt. Händler, die überleben und wachsen wollen, müssen sich um Prozessdigitalisierung und digitale Strategien kümmern, um ihre Kunden über den gesamten Lebenszyklus zu begleiten. Die digitale Transformation erfordert eine realistische und effektive Abbildung des digitalen Kundenlebenszyklus Das neueste Release der OpenText™ Experience Suite (Englisch) packt diese Herausforderung an. Digitale Unternehmen müssen Daten, Medien, Kommunikation und Transaktionen koordinieren und orchestrieren. OpenText unterstützt Organisationen bei dieser Aufgabe. Das Management einer durchgängigen Markenpräsenz in diversen Medien, Sprachen, Kulturkreisen und entsprechend aller gesetzlichen Vorschriften ist äußerst komplex. Eine dafür geeignete Plattform muss daher einerseits umfassende Konnektivität aufweisen und andererseits Interaktionsmöglichkeiten bieten, die über eine simple grafische Benutzeroberfläche hinausgehen. Mit Hilfe der Experience Suite können Führungskräfte kundenzentrierte IT-Systeme und Anwendungen aus allen Unternehmensbereichen harmonisieren. Ob das vordringliche Ziel einer Organisation dabei die Kontrolle über sämtliche Rich Media Formate (Video, Audio, Druck, Bildgebung usw.), eine effizientere Kommunikation und Rechnungslegung oder die Online-Präsenz ist, spielt dabei keine Rolle. Alles in einer zentralen Plattform   Die Experience Suite (Englisch) sorgt als zentrale Plattform für kontinuierliches Customer Engagement. Die Funktionen des marktführenden Software-Pakets unterstützen erfolgskritische Maßnahmen zur digitalen Transformation der Kundenerfahrung. Das Paket beinhaltet marktgängige Applikationen aus den Bereichen Customer Communications Management, digitales Asset-Management, Marketing-Optimierung (Englisch) und verbessertem Personaleinsatz (Englisch) sowie zur Erhebung der Voice of the Customer. Darüber hinaus erlaubt die Systemarchitektur eine vollständige Integration in die übergeordnete Enterprise Information Management (EIM) Plattform von OpenText. Ein Beispiel: Ihr Unternehmen will eine große Kampagne für verschiedenen Kunden-Personas (archetypischen Kunden) in mehreren Zielmärkten starten und managen. Mit der Experience Suite gestalten, testen und optimieren Sie Ihre Inhalte und übermitteln so die zum jeweiligen Zielmarkt passende Botschaft. Das Paket kombiniert unsere branchenweit anerkannte Plattform für digitales Asset-Management mit Funktionalitäten zur Verwaltung und Optimierung von Web-Content. Die Lösung sorgt für eine markenkonforme Gestaltung Ihrer Nachrichten. Ihre Botschaft wird so nicht nur garantiert an den richtigen Empfänger übermittelt, sondern spricht auch die Bedürfnisse der jeweiligen Kunden an. Und das führt zu einer höheren Customer-Engagement-Rate. Mit dem Customer Communications Management-System einen Mehrwert für den Kunden schaffen Ist der Kunde Ihrem Call-to-Action (etwa für weitere Informationen auf einen Link zu klicken) gefolgt, werden seine Daten an das Customer Communications Management-System weitergereicht. Hier werden Antworten und die laufende Kommunikation entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Kunden als Brief, SMS, E-Mail oder anderen Formaten übermittelt. Die Kommunikation kann dabei so gestaltet werden, dass sie den laufenden Austausch mit Mehrwert für den Kunden anreichert. Zudem können Sie mit interaktiven Elementen das Engagement Ihrer Kunden bis zu einem Kauf oder sogar darüber hinaus fördern. Kunden machen sich die sie betreffenden Unternehmensprozesse immer mehr zu Eigen. Nutzen Sie die im Experience Suite Software-Paket (Englisch) integrierten Funktionen, und beobachten Sie die Stimmung Ihrer Kunden mit Tools wie „Voice of the Customer“ (VOC) oder zur Optimierung Ihrer Produkt-Callcenter. Informieren Sie die betreffenden Unternehmensbereiche zu den Ergebnissen, um notwendige Veränderungen im Sinne einer übergreifenden Kundenerfahrung zu veranlassen. Die OpenText Experience Suite beinhaltet: Management digitaler Assets mit OpenText™ Media Management Web Content Management mit OpenText™ TeamSite Management der Kundenkommunikation mit OpenText™ Exstream + Communications Center Enterprise Optimierung des Personaleinsatzes im Callcenter mit OpenText™ Qfiniti Analyse von Kundenaussagen (Voice of the Customer) mit OpenText™ Explore Das Programm-Portfolio der Experience Suite ermöglicht eine vollintegrierte, durchgängige Kundenerfahrung, die Customer Engagement und Umsatz steigert. OpenText auf dem SAP-Forum für den Handel 2017 Am 31. Mai und 1. Juni 2017 ist OpenText als führender SAP-Partner auf dem SAP-Forum für den Handel 2017 vertreten. Die Digitalisierungswelle im Handel rollt. Wir bei OpenText wissen, was den Groß- und Einzelhandel bewegt. Informieren Sie sich aus erster Hand – aus den Erfahrungsberichten von Unternehmen wie Coop, Freier Group Logistics, HUGO BOSS, Knoll, Rewe oder SPAR. Von der Digitalisierungsstrategie zur Prozessdigitalisierung: Erfahren Sie, wie Handelsorganisationen von den vollintegrierten OpenText Lösungen für Store Management, Supplier- und Contract-Management, HR-Management, Omni-Channel-Hybris-Integration und zur HANA-Migration profitieren. Das wollen Sie genau wissen ? Melden Sie sich jetzt für ein Gespräch mit OpenText an Wir freuen uns auf Sie! Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Warum EIM das Herzstück Ihrer Strategie zur Datensicherheit sein sollte

EIM

Egal, ob beim Onlineshopping, virtuellen Behördengängen oder in den sozialen Medien: Wir alle geben im Internet eine Menge Informationen preis. Und wir alle hoffen, dass unsere Daten sicher sind. Doch die Sicherheit im Cyberspace ist löchrig. Kürzlich musste etwa Yahoo zugeben, dass bei einem Hackerangriff im Jahre 2013 die Daten von mehr als einer Milliarde Nutzern gestohlen wurden. Laut den Ergebnissen einer Accenture-Studie aus diesem Jahr kein Einzelfall – ein Drittel aller Cyber-Attacken ist erfolgreich. Ein Umstand, der den Unternehmen durchaus bewusst ist: So gaben in einer aktuellen Umfrage von Cisco unter fast 500 IT-Entscheidern der DACH-Region 84% der Unternehmen an, eine klare IT-Sicherheitsstrategie zu verfolgen. Fast 80% der Befragten erklärten zudem, dass eine Budgeterhöhung erforderlich wäre. Doch nur 29% werden 2017 auch tatsächlich mehr Geld für ihre Datensicherheit in die Hand nehmen. Dabei erfüllen viele deutsche Unternehmen die Sicherheitsanforderungen einer zunehmend virtuellen Welt nicht oder nur unzureichend, wie eine Studie von Bitdefender ermittelte. In jedem Unternehmensbereich, von der Personalabteilung über die Produktion bis zum Marketing, werden heute mehr Daten denn je generiert, angefordert, verarbeitet, gespeichert und genutzt. Innovative Technologien und so noch nie dagewesene Datenmengen erfordern Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien, die weit über die gesetzlichen Vorschriften und Regulierungsstandards (Englisch) hinausgehen. Umso einfacher können Informationen in falsche Hände geraten. Sicherheitsrelevante Vorfälle nehmen zu Wir alle erinnern uns an die aufsehenerregenden Cyber-Attacken des Jahres 2014, beispielsweise bei Sony Pictures Entertainment, Home Depot und Target. Weltweit gab es damals aber tausende Hackerangriffe, die keine Schlagzeilen machten. Das Ergebnis waren mehr als eine Milliarde gestohlene oder verloren gegangene Datensätze (Englisch), eine Steigerung um 76 Prozent im Vergleich zu 2013 – Yahoo noch gar nicht eingerechnet. Die Bedrohung lauert im Inneren Uns allen ist klar, dass Organisationen besonders sensible Daten vor einem Angriff durch Cyberkriminelle schützen müssen. Es gibt jedoch aussagekräftige Studien (Englisch), deren Ergebnisse darauf hinweisen, dass die größte Bedrohung von innen, aus dem „vertrauenswürdigen“ Netzwerk, kommt. Ob nun vorsätzlich oder fahrlässig, Hauptursache von Sicherheitsverletzungen sind die Mitarbeiter. Warum die Mitarbeiter das größte Sicherheitsrisiko darstellen? Ungeeignete Zugriffs- und Berechtigungskontrollen auf gemeinsam genutzten Verzeichnissen Sichere Methoden (Englisch) für die Übermittlung und gemeinsame Nutzung von Dateien fehlen Was also können Organisationen tun, um Datenverluste zu verhindern, geistiges Eigentum zu schützen und gleichzeitig die Produktivität und Durchlaufgeschwindigkeit zu erhöhen? Die Tools und Strategien von Enterprise Information Management (EIM) ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten optimal zu nutzen und Risiken zu minimieren. EIM sollte daher ein grundlegender Bestandteil Ihrer Strategie für Informationssicherheit sein. Dafür gibt es fünf gute Gründe: Zugangskontrollen und Berechtigungen – Sie bestimmen, wer was tun darf Als erste Sicherheitsmaßnahme beschränken Sie den Systemzugang auf jene Mitarbeiter, deren Tätigkeit einen Zugriff tatsächlich erfordert. Die „Wildwest“-Methode eines uneingeschränkten Zugangs zu gemeinsamen Verzeichnissen für den Großteil Ihrer Belegschaft gefährdet Ihre Organisation. Darüber hinaus müssen Sie bei allen Zugriffsberechtigten den angemessenen Umgang mit den Zugängen überwachen. Ein effektives EIM-System bietet vielfältige Zugriffs- und Berechtigungskontrollen. Die Nutzer erhalten ausschließlich Zugriff auf benötigte Daten und dürfen nur genehmigte Aktivitäten ausführen. Von geistigem Eigentum über Kundeninformationen bis zu Personaldaten sorgen EIM-Systeme dafür, dass benötigte Inhalte gefunden und genutzt werden können und gleichzeitig vor Zugriff und Änderungen durch unberechtigte Dritte geschützt sind. Protokollierung – Wer hat was wann getan Wichtig für die Untersuchung tatsächlich aufgetretener oder vermuteter Vorfälle ist die Nachvollziehbarkeit aller im System ausgeführten Aktivitäten. Zusätzlich müssen Sie den Verbleib der Inhalte zu jedem beliebigen Zeitpunkt rekonstruieren können. Mit einer EIM-Lösung erhalten Unternehmen Einsicht in den vollständigen Informations-Lebenszyklus. Sie sehen, wer wann was mit einer Information getan hat, unter anderem: Wann und von wem eine Datei geöffnet oder angesehen wurde Wann eine Datei heruntergeladen oder kopiert wurde Wann sie gelöscht oder transferiert wurde Wann eine Version hinzugefügt, angesehen oder bearbeitet wurde Wann sich administrative Einstellungen oder Zugriffsberechtigungen geändert haben Daten-Audit-Funktionen sind ein weiterer hilfreicher Baustein für die Verwaltung Ihrer Daten und die Abwehr von Bedrohungen. Sicherer Datenaustausch – Verhindern Sie Datenverluste Datenverlust durch nachlässigen Umgang (Englisch) mit gemeinsam genutzten und bearbeiteten Dateien ist mittlerweile ein ebenso großes Risiko wie Datendiebstahl. 84% der Mitarbeiter senden sensible Daten über private E-Mail-Accounts, 51,5% tun das mindestens täglich 52% laden Dokumente oder Unternehmensdaten in unsichere öffentliche Cloud-Services hoch 30% aller Mitarbeiter haben schon einmal einen USB-Stick mit vertraulichen Daten verloren Eine umfassende EIM-Lösung verfügt über sichere Möglichkeiten für den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Urheberrechtlich geschützte, vertrauliche oder sensible Inhalte sind dadurch sicher. Sie sollten unter anderem auf folgende Funktionen Wert legen: Datentransfer und Datenaustausch erfolgen innerhalb und außerhalb des Unternehmens verschlüsselt. Das gewährleistet höchsten Schutz sensibler Daten. Benachrichtigungen über Erhalt und Download von Dateien werden mit einem Zeit- und Datumsstempel versehen. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit, vereinfacht Audits und ermöglicht effizientere Arbeitsabläufe. Umfassende Kontrolle über die Download-Möglichkeiten von Dokumenten und Daten. Ein sicherer, direkt in Ihr bestehendes E-Mail-System integrierter Datentransfer bietet bessere Verschlüsselungsmöglichkeiten und Nachvollziehbarkeit, besseren Schutz sowie mehr Kontrolle über die E-Mails. Sicherer und effizienter Austausch sehr großer Dateien innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation. Einhaltung von Regelungen und Standards zum Datenschutz wie beispielsweise HIPAA, HITECH Act und PCI-DSS. Dokumente löschen oder archivieren – Halten Sie die Datenmengen übersichtlich Große Volumen von Inhalten erschweren es, diese im Griff zu behalten. Reduzieren Sie die Datenmengen, ist Datensicherheit einfacher umzusetzen und realistischer. Speichern Sie nicht mehr alle Daten, die Sie generieren oder sammeln. Halten Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens ein, und löschen oder archivieren Sie Dateien, sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Auf diese Weise lassen sich Ihre sensiblen Daten deutlich einfacher finden, analysieren und schützen. Ein effektives Records Management ist vielleicht die wichtigste Komponente einer EIM-Lösung. Die Funktionalitäten unterstützen die Datensicherheit während gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, erfassen gespeicherte Daten und verwalten Datenlebenszyklen sinnvoll. So stellen Sie sicher, dass das Aufrufen oder Löschen von Daten nur möglich ist, wenn dies nicht den Anforderungen des Unternehmens oder gesetzlichen Pflichten widerspricht. Aufzeichnungssysteme – wissen, wo Ihre Information ist und diese klassifizieren Wenn es um Informationssicherheit geht, besteht der größte Fehler darin, nicht zu wissen, wo genau sensible Daten enthalten sind. Dennoch mangelt an Richtlinien für eine regelmäßige und systematische Klassifizierung von Daten. Unternehmen, die keine Richtlinien aufgesetzt haben, können natürlich auch nicht kontrollieren, ob mit all ihren Arten von Information angemessen umgegangen wird. Das Herzstück eines EIM ist ein sicheres, zentrales Verzeichnis für unstrukturierte Daten. Dort können Inhalte Sicherheitsstufen wie „Streng geheim“, „Geheim“, „Vertraulich“, „Eingeschränkter Zugriff“ und „Öffentlich“ zugeordnet werden. Ohne diese formale Klassifikation lässt sich eventuell intern nicht erkennen, welche Informationen für unbefugte Dritte ausgesprochen wertvoll sind. Infolgedessen wird mit diesen Daten nicht sorgfältig genug umgegangen. Ohne ein Werkzeug für die Identifikation sensibler Daten können Organisationen leicht den Überblick verlieren Wenn Sie nicht wissen, was Sie haben, warum Sie es haben und wo es sich befindet, dürfen Sie auch keinen Schutz durch Richtlinien und Kontrollen erwarten. EIM und Sicherheit – Produktivität und Schutz angemessen austarieren Aufsehenerregende Datendiebstähle sollten immer ein Weckruf für alle Unternehmen sein. Laut IDC gehört die Datensicherheit in 2016 für 70 Prozent der CEOs globaler Organisationen zu den Top 3 Unternehmensprioritäten (Englisch). Machen Sie EIM zum zentralen Bestandteil Ihrer Strategie für Datensicherheit. Diese Lösungen bieten Ihren Mitarbeitern durch bewährte Berechtigungssysteme gemeinsamen Zugriff auf sensible Daten und geistiges Eigentum des Unternehmens. Gleichzeitig verhindern sie Datenverluste und gewährleisten Datenschutz, Geheimhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Warum Enterprise Information Management das neue ERP ist

Enterprise Information Management

Die Entwicklung und Verbreitung von ERP-Systemen ist eine unglaubliche Erfolgsgeschichte. In der Tat steckt dahinter die Meisterleistung einer ganzen Generation von Entwicklern und Unternehmern. Durch die Abbildung von Geschäftsprozessen und -vorfällen in Form von Datenbankeinträgen, also strukturierten Informationen, haben sich die Verwaltungskosten in den Unternehmen in den vergangenen dreißig Jahren mehr als halbiert. Wer jedoch eine Firma aufgrund von Datenbankeinträgen nachbauen wollte, würde zwangsläufig scheitern. Er wüsste zwar zum Beispiel, wie viel und wie regelmäßig ein Kunde bei dem Unternehmen bestellt und wie der Name des Kundenbetreuers hinter der Personalnummer lautet. Und doch könnte er niemals herausfinden, wie die Qualität der Beziehung zwischen Kunde und Betreuer ist, ob Letzterer Umsatzpotenziale in dieser speziellen Kundenbeziehung brachliegen lässt und was der Inhalt der Korrespondenz und sonstigen Kommunikation ist. Jede Firma ist ein Informationsunternehmen Es sind vielmehr die nicht in ERP-Datenbanken erfassten und erfassbaren Informationen, die das Wesen und die Praxis eines jeden Unternehmens in der Wirklichkeit ausmachen. Jede Firma und jedes Geschäft sind in Wahrheit ein soziales Ereignis, das durch das komplexe Wechselspiel zwischen Menschen, ihren Fähigkeiten und Eigenheiten, und den Prozessen sowie der Technologie zustande kommt. Dieses Wechselspiel ist in einer anderen Art von Information als Datenbankeinträgen abgebildet: den so genannten unstrukturierten Informationen, die natürlich zu den strukturierten einen Bezug haben. Dazu zählen etwa eine Präsentation zu einer geplanten Marketingkampagne, aber auch die Anmerkungen dazu, jegliche Form von Kommunikation wie E-Mails, Chats oder die Mitschnitte von Telefonkonferenzen, Audio- und Videodateien, Wartungsberichte oder Rechnungen bis hin zu Prozessmodellen und -analysen. Das Gesetz des abnehmenden Grenznutzens gilt überall in der Wirtschaft, so auch beim Management von Informationen. Auch wenn in jüngster Zeit durch neue Datenbanktechnologien und Analysetechniken das Nutzenpotenzial von ERP wieder etwas größer geworden ist, macht die damit adressierbare Datenmenge nur rund 20 Prozent aller Unternehmensinformationen aus! Und erst nur ein kleiner Teil der 80 Prozent an unstrukturierten Informationen werden in den Unternehmen heute genauso umfassend digital erfasst und gemanagt wie die strukturierten. Aus diesem Missverhältnis wird unmittelbar klar, dass das Management unstrukturierter Informationen in den kommenden Jahren ungleich größeren Nutzen stiften wird als die sicherlich weiterhin notwendigen ERP-Projekte. ERP ist Teil einer Informationsplattform Enterprise Information Management (EIM) und Enterprise Resource Planning (ERP) sind keine voneinander getrennten Welten, im Gegenteil. Sie sind sogar untrennbar miteinander verbunden und verwoben. Allerdings ist dies wegen der weiterhin bestehenden Medienbrüche und der Verteilung digitaler Informationen auf verschiedene IT-Silos vielen gar nicht bewusst. Die Bindeglieder zwischen EIM und ERP heißen Informationen, Prozesse und Menschen. So gesehen ist ERP eine Teilmenge eines umfassenden, unternehmensweiten Informationsmanagements und darüber hinaus. EIM wird mit anderen Worten erst dann Realität, wenn sämtliche Informationen zu Menschen, Prozessen, Assets und geschäftlichen Transaktionen entlang der gesamten Wertschöpfungsketten, also system- und unternehmensübergreifend, digitalisiert sind. Dies setzt eine Plattform für diese Art Informationsmanagement voraus, auf der dann ERP sozusagen als „Funktionalität“ aufgesetzt ist. Weitere solche Funktionalitäten wären dann zum Beispiel Engineering-Systeme oder Analytics oder Compliance im Sinne von Records Management, Discovery oder Archivierung etc. Das Einmaleins des EIM Eine solche EIM-Plattform ist die Voraussetzung dafür, verschiedenste Geschäftsszenarien dank umfassendem Informationsmanagement zu unterstützen und die digitale Transformation in den Unternehmen voranzutreiben. Um Ihnen die verschiedenen Aspekte von EIM und dessen Vorteile näher zu bringen, werden wir in den kommenden Wochen und Monaten eine Reihe von Blogbeiträgen veröffentlichen. Dieses „Einmaleins“ des EIM wird konkrete geschäftliche Anforderungen, Herausforderungen und Szenarien beschreiben, die sich mit einem unternehmensweiten Informationsmanagement und darüber hinaus erfüllen, meistern und abbilden lassen. Also: Bleiben Sie dran! Sie möchten mehr über unsere Lösungen erfahren? Laden Sie hier das Whitepaper zu OpenText Release 16 herunter. 

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