Die Supply Chain stets im Blick
Im letzten Blog haben wir uns damit beschäftigt, wie sich Handelspartner mit Hilfe des OpenText™ Trading Grid in die Supply Chain integrieren lassen. Nach der Anbindung der Handelspartner ist der Weg frei, durchgängige Abläufe in Beschaffung (P2P) und Vertrieb (O2C) nachhaltig zu verbessern und die darin verborgenen Potentiale zu bergen. Ferner wird nun die Visibilität in die Prozesse der Supply Chain ermöglicht und es lassen sich detaillierte Analysefunktionen nutzen, was erneut zur Reduzierung der Kosten beiträgt.
Werfen wir zunächst einen Blick auf den typischen Lebenszyklus eines Bestellvorgangs: Der Einkauf generiert eine Bestellung, die an den Lieferanten übermittelt wird. Der Lieferant antwortet auf diese Bestellung und nimmt sie damit entgegen. Sobald er liefern kann, sendet er eine Liefer-Avis/ASN an den Auftraggeber. Der gelieferten Ware liegt ein Lieferschein bei, anschließend wird eine Rechnung gestellt. Ein Vorgang, der den meisten von uns in Fleisch und Blut übergegangen ist. Allerdings vergisst man auch gerne den Aufwand, der damit einhergeht. Denn für jedes Dokument während dieses Prozesses ist ein bestimmter Aufwand nötig, um es zu erstellen oder es nach Erhalt zu prüfen.
An dieser Stelle kommt OpenText™ Business Network zum Einsatz. Auf Basis des OpenText Trading Grid, dem größten B2B-Netzwerk der Welt, bietet OpenText™ Managed Services an. Teil dieses Angebotes ist die Familie der „Active Documents“, mit deren Hilfe der komplette Procure-2-Pay- oder Order-2-Cash-Prozess verwaltet werden kann. Die Besonderheit: Es ist völlig unerheblich, ob der Handelspartner ein ERP-System wie SAP nutzt, die Daten per Fax sendet oder alle Informationen über ein Portal eingibt. Die benötigten Daten fließen automatisch und direkt vom oder zu Ihrem SAP-System und können dort weiterverarbeitet werden.
Die Auswirkungen auf die Kosten sind enorm. Einer Studie von Aberdeen zufolge erzeugt schon eine einzige Rechnung, die per Papier oder Fax versendet wird, Kosten in Höhe von 17 bis 25 Euro. Schleicht sich ein Fehler ein, steigt dieser Betrag auf das Zehn- bis Zwölffache. Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen als Teil von OpenText™ Active Documents können in der Regel zehn bis 15 Euro pro Rechnung eingespart werden. Bei Bestellungen und Liefer-Avisen (ASN) ist die relative Einsparung sogar oft noch höher.
Die Gründe für die Ersparnis: Mit Active Documents werden Routineaufgaben automatisiert und können damit effizienter gestaltet werden. Ferner wird der „menschliche Fehler“ weitestgehend ausgeschlossen. Ein Lieferant kann beispielsweise die Bestellung mit einem Mausklick in eine Bestellbestätigung konvertieren. Mengen, Preise und Bezeichnungen müssen nicht händisch übertragen werden, sondern bleiben identisch. Kommt es doch einmal zu Abweichungen, beispielsweise einer anderen Liefermenge, wird die Abweichung sofort durch einen automatischen Vergleich der Dokumente identifiziert und mündet in einen entsprechenden Eskalationsprozess.
Die Managed Services von OpenText Business Network ermöglichen über die Supply Chain Visibility und Analysefunktionen, aktuelle Status aus verschiedenen Blickwinkeln zu sichten und wenn nötig adäquat zu reagieren. Auch lassen sich Trends abschätzen, um sich abzeichnenden Ereignissen vorzubeugen. Verschlechtert sich beispielsweise die Qualität oder Liefertreue eines Lieferanten zunehmend, kann der Einkauf diesen Trend besser abschätzen und reagieren. Bei einer bereits bestehenden und nicht vorhersehbaren Unterbrechung – Stichwort: Supply Chain Disruption– wird umgehend ein Alarm generiert und bei Bedarf eine bewertete Alternativen vorgeschlagen. Auf diese Weise ist man im Fall der Fälle in der Lage, sofort die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das sorgt nicht nur für eine bessere Planung und bessere Abläufe, sondern auch für zufriedene Kunden.
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