Hüten Sie sich vor der Dunklen Seite – Sie müssen Ihren Cloud-Content kontrollieren

Es ist hinlänglich bekannt, dass Cloud- und mobile Plattformen die Spielregeln verändern und sehr viele Vorteile bieten. Ganz oben auf der Liste: das Teilen von Informationen und die Kollaboration unter Kollegen.

Wissensarbeiter waren schon immer an besseren und einfacheren Möglichkeiten zum Informationsaustausch und der Zusammenarbeit interessiert. Und so kommt es nicht überraschend, dass sich diese nur zu gerne auf Microsoft® SharePoint®, Microsoft® SharePoint® Online und andere Cloud-basierte Ablagesysteme einließen.

In den letzten Jahren haben Anwender mehr und mehr Arbeitsprozesse von ihren lokalen Enterprise-Content-Management-Systemen in diese Online-Applikationen verlagert. Laut der AIIM (Association for Information and Image Management) nutzen bereits 30 Prozent der User „inoffizielle File-Sharing-Tools in der Cloud“ am Arbeitsplatz.

Leider hat das eine „Dunkle Seite“, zumindest, wenn es um Sicherheit und Kontrolle geht.

Obwohl die erwähnten Online-Applikationen sich durch anwenderfreundliche Portal-Schnittstellen auszeichnen, mangelt es ihnen grundsätzlich an der für die Verwaltung von Dokumenten und Datensätzen notwendigen Stabilität. Wie die AIIM erläutert, macht „diese ungeregelte Art, Informationen zu teilen, Organisationen blind – die Information befindet sich außerhalb aller Governance-, Berechtigungs- und Sicherheitssysteme und hat sich sprichwörtlich unerlaubt von der Truppe entfernt.“

Eingeschränkte Unterstützung für die Verlagerung des kompletten ECM in die Cloud

Obwohl der Drang in die Cloud mit Sicherheit anhält – schon weil sich niemand die Vorteile entgehen lassen will – wird deutlich, dass zumindest in der nahen Zukunft keineswegs der gesamte Content in die Wolke abhebt. Viele Organisationen fühlen sich unwohl dabei, ihre hochsensiblen ECM-Inhalte schon heute in die Cloud zu schicken.

In einer AIIM-Erhebung von 2016 zum Thema Cloud und Mobilität erklärten weniger als 20 Prozent der befragten Stakeholder im Bereich Informationsmanagement, dass sich eine 100-prozentige Cloud-Lösung für das Enterprise Information Management ihrer Organisation eignen würde. Ihre grundlegenden Bedenken galten der Sicherheit und Verlässlichkeit. Denn ECM-Systeme beinhalten nicht nur geschützte Informationen, sondern in vielen Fällen auch Geschäftsprozesse und Integrationen von Dritten, die auf darauf aufbauen – alles Applikationen, die für das Tagesgeschäft unverzichtbar sind.

Die unterschiedlichen Bedürfnisse der Stakeholder austarieren

Es ist ein Drahtseilakt. Wissensarbeiter wünschen sich schnellere und einfachere Arbeitsmöglichkeiten. Und sie sind bereit, restriktive Unternehmensregularien zu umgehen, damit sie ihre Arbeit erledigen können. Die Verantwortlichen für das Risikomanagement und die Sicherheit wollen dagegen den Content sicher vor Ort und unter Kontrolle wissen.

Wie geht man nun am besten vor? Der optimale Ansatz stellt Tools bereit, die den Nutzer nicht einschränken – gleichzeitig sorgt er – angepasst an den Bedarf der Organisation – für den adäquaten Sicherheits-Level und reduziert die Risiken.

Hybrides ECM – das Beste beider Welten

Das Konzept des hybriden ECM eröffnet eine ausgezeichnete und akzeptable Option. In der bereits erwähnten AIIM-Studie hielt die Mehrheit der Befragten eine ECM-Mischform für die ideale Lösung. Die gesamte Organisation profitiert von einem lokalen ECM-System mit dem sensitive Unternehmensinhalte gesichert, verwaltet und archiviert werden. Hinzu kommt eine Cloud-basierte Applikation wie zum Beispiel Microsoft SharePoint Online, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Inhalte einfacher mit externen Partnern und Lieferanten zu teilen und zu kollaborieren.

Der Schlüssel zum Erfolg heißt Synchronisierung

Als integraler Bestandteil gehören Synchronisierungstechnologien in jede hybride ECM-Lösung. Diese integrieren die Cloud-basierte File-Sharing-Applikation mit der lokalen ECM-Applikation und verschieben oder kopieren Inhalte, um die Governance sicherzustellen. Hier ein paar typische Szenarien:

• Archivierung: der Content wird zu Kontroll- und Archivierungszwecken von der Cloud/SharePoint in das lokale ECM-System geschoben
• Veröffentlichung: der Content wird zur Veröffentlichung aus dem lokalen ECM-System in die Cloud/an SharePoint geschickt
• Synchronisierung: wenn Inhalte an mehr als einer Stelle dupliziert werden, sichert die Synchronisierung, dass alle Änderungen an jeder Stelle berücksichtigt werden

Unter dem Strich macht die beste Lösung dem Endanwender nur wenig oder gar keine Arbeit. Sie unterstützt nahtlos den Einsatz von Cloud-basierten Ablagen für das Teilen von Informationen und schützt vor der Dunklen Seite – dem Wildwuchs nicht integrierter und nicht regulierter Inhalte und den damit verbundenen Risiken für die Organisation.

OpenText™ eDOCS bietet automatisierte und leicht anwendbare Tools zur Synchronisierung von Inhalten in Ihrem Dokumenten-Management (DM). Als Teil der eDOCS-Lösung sind Synchronisierungsfunktionen sowohl über eDOCS DM wie auch über Ihr SharePoint-Integrationsmodell verfügbar. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Microsite.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.