5 Möglichkeiten, der digitalen Prozessautomatisierung (DPA) zum Durchbruch zu verhelfen

Die meisten Unternehmen befinden sich auf dem Weg zur digitalen Transformation. Das bedeutet, dass sie Initiativen vorantreiben, um die Betriebsabläufe zu optimieren, um bessere Geschäftsergebnisse durch intelligentere Entscheidungen, höhere Effizienz und größere Agilität zu erzielen. Hierzu zählt auch die Einführung von digitaler Prozessautomatisierung (DPA).

Die digitale Transformation sieht jedoch für jedes Unternehmen anders aus. Einige halten mit der Integration digitaler Technologien Schritt, um das Wachstum zu unterstützen. Aber andere hinken hinterher und sind unsicher, wie sie ihre nächsten Schritte am besten priorisieren sollen.

Zweifellos hat COVID-19 die Agenda der digitalen Transformation neu definiert. Und DPA rückt auf der Prioritätenliste nach oben, mit dem Ziel, Ausfallsicherheit, Kundenbindung und Rentabilität durch Automatisierung zu steigern.

Es steht viel auf dem Spiel: Unternehmen kämpfen um die Loyalität ihrer Kunden, fahren ihre Lieferketten nach Betriebsstillständen wieder hoch und versuchen, ihre Produktivität zu maximieren, auch wenn die Belegschaft dezentralisiert oder verkleinert wurde.

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie das Potenzial von DPA als Teil einer umfassenden Informationsmanagement-Strategie nutzen können. Dabei stehen die Antworten von Branchenkollegen auf der Grundlage der AIIM-Umfrage (Association for Intelligent Information Management) „You’re Working Too Hard-Using Intelligent Automation to Save Time, Money and Effort“ im Fokus.

Die Informationsflut richtig einschätzen

Unternehmensinformationen können ein Wettbewerbsvorteil sein, wenn sie so verwaltet, abgerufen und genutzt werden, dass sie das Geschäft optimal unterstützen. Eine genaue Informations-Roadmap zu erstellen, kann jedoch eine Herausforderung sein – vor allem, wenn Unternehmen damit rechnen, dass sich das Informationsvolumen innerhalb von zwei Jahren mehr als vervierfacht. Darüber hinaus wird vermutet, dass mehr als 60 Prozent dieses Informationswachstums unstrukturierte oder halbstrukturierte Informationen sind. Damit steigt das Risiko, dass das Informationschaos die vorhandenen Informationsmanagement-Kapazitäten übersteigt.

Das Content-Chaos bewältigen

Um Daten für die digitale Transformation und den Aufbau eines resilienten Unternehmens zu nutzen, müssen zunächst Informationen freigeschaltet werden, da sie der Motor für automatisierte Prozesse sind. In der AIIM-Umfrage gaben 54 Prozent der Befragten an, dass die Informationen, die innerhalb einer bestimmten Geschäftsanwendung benötigt werden, in der Anwendung selbst und nicht in einem speziellen Content-Repository gespeichert sind. Der Mangel an Informationsintegration und -zugriff bedeutet, dass es den Inhalten an Kontext fehlt: 75 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie Probleme haben, die Dokumente und Inhalte zu verwalten, welche die Prozessmitarbeiter zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Silo-Prozesse und eigenständige Content-Repositories müssen angegangen werden, da sie die digitale Transformation behindern. Dies wiederum beeinträchtigt die Produktivität der Mitarbeiter und verschlechtert das Kundenerlebnis (Customer Experience).

Geben Sie eine ehrliche Bewertung der digitalen Prozess-Automatisierung (DPA) ab

Es ist wichtig, mit einer realistischen Einschätzung zu beginnen, indem man die Schlüsselprozesse analysiert, um den aktuellen Automatisierungsgrad innerhalb der Organisation zu bestimmen. Zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass zentrale Back-End-Prozesse zu weniger als 50 Prozent automatisiert sind. Bei den meisten kritischen Geschäftsanwendungen, Prozessen und Arbeitsabläufen besteht also noch Raum für Verbesserungen. Eine umfassende Automatisierung bleibt für die meisten Unternehmen schwer zu erreichen. Nur sehr wenige Unternehmen berichten über eine vollständige Automatisierung für Records Management (9 Prozent), Compliance und Reporting (9 Prozent), Kundeneinführung und -betreuung (7 Prozent), Personalwesen (7 Prozent), Logistik (6 Prozent), eDiscovery und Recht (6 Prozent), Facility Management und Wartung (5 Prozent) sowie Lieferantenverträge und Beschaffung (5 Prozent).

Ignorieren Sie nicht die Warnzeichen

Um festzustellen, wo Sie mit DPA beginnen oder sich verbessern wollen, sollten Sie einen genauen Blick auf die Prozesse und Arbeitsabläufe werfen, die Kundenerfahrungen betreffen. Dies hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Prioritäten zu setzen, wo intelligente Automatisierung die größte Wirkung erzielen kann. Suchen Sie nach Problemen in puncto Effizienz, Flexibilität und Effektivität. Gibt es zum Beispiel unnötige Schritte im Prozess, wie die Abfrage von Daten, die nicht benötigt werden? Gibt es fließende Übergänge zwischen Aufgaben, oder gibt es Lücken, in denen manuelle Eingriffe erforderlich sind? Gibt es Engpässe, bei denen sich der Fortschritt verlangsamt? Verfügen die Mitarbeiter über die notwendigen Informationen, um die nächste beste Aktion zu bestimmen? Können Kunden das bekommen, was sie brauchen und ihre Geschäfte digital abwickeln?  Gibt es Standards, um die einheitliche Arbeitsweise der Mitarbeiter zu gewährleisten?

DPA: Von zahlreichen Vorteilen profitieren

Kosteneinsparungen werden oft als Haupttreiber für die digitale Transformation angeführt.

Die strategischen Vorteile von DPA sind jedoch viel breiter gefächert: Sie richten sich an die obersten Prioritäten der Führungsebene, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Die drei wichtigsten Gründe für die Durchführung von Prozessautomatisierungsprojekten sind die Verbesserung der Datenqualität (53 Prozent), die Reduzierung manueller Fehler (51 Prozent) und die Verbesserung des Kundenservice (43 Prozent). Richten Unternehmen ihre Prozesse und Arbeitsabläufe an den Kundenbedürfnissen aus und erhöhen die Transparenz und Verantwortlichkeit der Prozesse, liegen die Vorteile von Kosten- und Zeiteinsparungen auf der Hand. Ebenso wie die Vorteile einer verbesserten Kunden- und Mitarbeitererfahrung, eines geringeren Risikos und einer beschleunigten Geschäftsanalyse und Umsetzung.

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