Aktenführung bei Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Welchen Herausforderungen müssen sich Personalabteilungen heute stellen?

Da sich die Vorschriften im Personalwesen ständig ändern, müssen Unternehmen ihre Art der Dokumentenführung mit den Steuergesetzen und dem Arbeitsrecht in Einklang bringen. Wenn Sie im Unternehmen mit nur einem Aktenschrank und Unternehmensrichtlinien ausgestattet sind, kann dies zu Fehlern, Verzögerungen bei der Bearbeitung und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern führen.

OpenText™ People Center™ hilft Personalabteilungen dabei, eine “Single Source of Truth“, also eine zentrale Komponente des Systems für ihre Aufzeichnungen und Compliance-Anforderungen zu nutzen. In der OpenText™ Cloud sind alle relevanten Informationen jederzeit für die Personalverantwortlichen und die Mitarbeiter verfügbar. Zu den größten Herausforderungen für die Personalabteilung gehören:

  • Große Mengen an unorganisierten Papierdokumenten
  • Mitarbeiter haben keine klare Sicht auf ihre Personalunterlagen
  • Compliance
  • Dokumentenaufbewahrung: Keine klare Sicht auf Dokumente, die bereinigt werden müssen.
  • Dokumentensicherheit
  • Kein zentrales Repository
  • Kein sofortiger Zugriff
  • Disaster Recovery

Organisieren Sie Ihre Dokumente aus der Personalabteilung nach Ihren Vorstellungen

Verabschieden Sie sich von chaotischen Aktenschränken und Papierdokumenten in der Personalabteilung. OpenText People Center ermöglicht Unternehmen eine gemeinsame Dokumentenstruktur für alle Mitarbeiter. Bei der Erstberatung können wir Ihnen dabei helfen, eine Ordnerstruktur zu definieren, die Ihrer Organisation einen klaren Überblick verschafft:

  • Dokumentarten, die Sie pflegen müssen
  • Klassifikationen von Dokumenten, wie z.B. obligatorische oder fakultative
  • Ordnerpfad zum Auffinden von Dokumenten
  • Dokumentensicherheit, um festzulegen, welche Mitarbeiterrollen Zugriff auf welche Dokumente haben.
  • Definitionen der Dokumentarten
  • Definierte Dokumenttypen für Mandanten

Sobald Sie eine Dokumentstruktur erstellt haben, wird diese automatisch für jeden Mitarbeiter angewendet. So wissen sie sofort, wo Sie welche Dokumente finden. Mit unserem digitalen Archiv können Sie Ihr Unternehmen Compliance-konform halten, denn Sie haben einen klaren Überblick über Ihre Dokumente und Informationen. Als Personalverantwortlicher haben Sie sofortigen Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente und die Details.

  • Mitarbeiter-Detailansicht mit Dokumentenzugriff
  • Dokumente nach Dokumentarten
  • HR-Sicht auf alle Dokumente

OpenText  People Center gibt Ihren Mitarbeitern in der Personalabteilung eine klare Sicht auf:

  • Dokumente für einen bestimmten Mitarbeiter
  • Dokumente einer bestimmten Dokumentenart
  • Dokumentenliste mit Ablauf- und Aufbewahrungsdatum, damit gegebenenfalls notwendige Maßnahmen ergriffen werden können.

Die Mitarbeiter haben zudem einen unmittelbaren, jedoch kontrollierten Einblick in ihre Informationen und in die Dokumente, die den Personalabteilungen zur Verfügung stehen.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Venugopal Vabbina

Venu ist der Produktmanager für People Center und andere OpenText-Anwendungen, die auf der OpenText Appworks Low Code Plattform basieren. Er glaubt an einfache Lösungen für komplexe Probleme und ist dafür verantwortlich, OpenText-Kunden einen echten Mehrwert zu bieten.

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