Aktenlösungen in Salesforce: Wie Vertrieb und Marketing reibungsloser zusammenarbeiten

Kundenbeziehungsmanagement (CRM) hat in den vergangenen Jahren ein Synonym erhalten: Salesforce. Zwar ist das eine ein Konzept und das andere eine Software. Deren kometenhafter Erfolg hat aber dafür gesorgt, dass beide in einem Atemzug genannt werden. Doch so beliebt und weit verbreitet die elegante und effiziente Cloud-Lösung ist, so sehr droht hier einmal mehr das alte IT-Problem: ein weiteres Silo und Medienbrüche – nur dieses Mal in der Cloud. Dabei hängt der Erfolg im Vertrieb immer mehr von anderen Abteilungen ab, zum Beispiel dem Einkauf – obwohl dieser ohne Salesforce auskommen muss. Aktenlösungen in Salesforce sind hier eine Lösung

Der Vertrieb braucht den Einkauf

Der Gewinn wird im Einkauf gemacht – so heißt eine alte Unternehmensweisheit. In Zeiten der Digitalisierung gleicht sie aber immer mehr einer Bauernregel, die zwar aufgrund langjähriger Erfahrung einen wahren Kern hat, deren Zuverlässigkeit im Einzelfall aber mit einer hohen Unsicherheit behaftet ist. Sicher, günstige Konditionen bei Lieferanten auszuhandeln, hat direkte, positive Auswirkungen auf die eigene Marge. Andererseits ist der Preis nicht mehr die alleinige Kenngröße für eine Lieferantenbeziehung. Klingt nach Binsenweisheit, ist jedoch höchst relevant. Schließlich erwarten die Konsumenten nicht nur einen günstigen Preis, sondern auch und vor allem eine möglichst hohe und kontinuierliche Liefertermintreue. Was für Endkonsumenten selbstverständlich geworden ist, gilt auch immer mehr für den B2B-Bereich: Der Konkurrent ist heute nur einen Mausklick entfernt.

Damit gewinnt immer mehr Qualität den Vorrang vor Quantität. Die Arbeit des Einkaufs ist also nicht mit dem Vertragsabschluss beendet, sondern erstreckt sich über die ganze Dauer einer Lieferantenbeziehung. Um diese kontinuierlich weiterzuentwickeln und optimal auf die sich ändernden Kundenwünsche abzustimmen, arbeitet der Einkauf immer enger mit dem Vertrieb zusammen – und nicht nur bis zur Unterzeichnung des Lieferantenvertrags, sondern auf Dauer. Stehen die Vertriebskollegen in Kundenverhandlungen und müssen eine Einigung über Rabatte und Lieferzeiten erzielen, brauchen sie Information zum aktuellen Status der Lieferantenbeziehung. Dieser findet sich aber weniger in den Daten der Beschaffungslösung als in der Korrespondenz oder den gespeicherten Dokumentationen der Einkäufer. Darauf haben die Vertriebskollegen aber aus Salesforce heraus in der Regel keinen direkten Zugriff.

Damit drohen empfindliche Reibungsverluste in Form von Missverständnissen, Nach- sowie Rückfragen zwischen den Abteilungen. Grund sind die Medienbrüche zwischen den verschiedenen IT-Systemen, mit deren Hilfe die Prozesse in Einkauf und Vertrieb abgebildet und unterstützt werden.

In den meisten Firmen kommen hier allseits bekannte Systeme zum Einsatz, insbesondere von SAP, Oracle und Microsoft – sowie Salesforce. Alle diese verschiedenen Systeme haben ihre spezifischen Vorteile und decken mit je eigenen Funktionalitäten die unterschiedlichen, rollenspezifischen Anforderungen ab.

Alle brauchen (Akten-)Einsicht – und xECM for Salesforce ermöglicht sie

Was aber alle Abteilungen – nicht nur Vertrieb und Marketing, sondern auch Service, Einkauf und Rechtsabteilung – brauchen, um reibungslos zusammenzuarbeiten, ist eine Rundumsicht auf Kunden, Lieferanten und Verträge. Um einen optimalen Angebotspreis zu kalkulieren, der sowohl konkurrenzfähig als auch für das Unternehmen rentabel ist, muss der Vertrieb schnell auf die Informationen zurückgreifen können, zu welchen Konditionen die angebotenen Waren beschafft werden können, welche Liefertermine vereinbart wurden und ob es eventuell aktuelle Nebenabsprachen gibt. Dazu brauchen die Vertriebsmitarbeiter Einsicht in alle relevanten Verträge, in Bewertungen der Lieferantenbeziehung, aber auch in die Korrespondenz mit dem Einkauf. Diese Informationen müssen für alle Beteiligten systemunabhängig zugänglich sein und stets den aktuellen Stand widerspiegeln.

Dies gelingt nur mit Hilfe von Aktenlösungen, die mit allen führenden Systemen nahtlos integriert sind. Zwar können die Sichten auf den gemeinsamen Informationsbestand unterschiedlich und themenspezifisch sein, nur dürfen sie nicht ausschließlich für bestimmte Abteilungen reserviert sein. Ob Kunden-, Lieferanten-, Service- oder Vertragsakte – sämtliche an den Vertriebs- und Einkaufsprozessen beteiligten Abteilungen müssen Zugriff haben. Und all das muss natürlich in der Cloud ebenso funktionieren wie in hybriden Szenarien.

Digitale Akten für Salesforce – und darüber hinaus

Vom Einkauf bis zum Service – mit einer zentralen, systemunabhängigen Plattform für Aktenlösungen lässt sich dieser Zugriff auf einen stets aktuellen sowie einheitlichen Informationsstand ermöglichen. Dabei müssen die Informationen sowohl in Salesforce in der Cloud wie On-premise in SAP oder im E-Mail-System von Microsoft zur Verfügung stehen, selbstverständlich in der jeweiligen applikationsspezifischen Oberfläche.

Mit OpenText Extended ECM for Salesforce steht eine solche Content-Plattform als Basis für produktivitätssteigende Aktenlösungen bereit – ob in der Cloud oder On-premise.

Peter Stadler

Peter kam über die Akquisition der Enterprise Content Division von DellEMC im Januar 2017 zu OpenText. Seit dem 1. Juli 2017 verantwortet er als Vice President Enterprise Sales die Region BeNeLux, Switzerland & Austria. Den Fokus legt er in seiner Region auf Stärkung und Weiterentwicklung der bestehenden Kundenbeziehungen sowie der Neugewinnung von Kunden im Kernbereich des Enterprise Information Management. Durch die Nutzung von OpenText Lösungen sollen Kunden schneller wachsen können, Operational Cost, Information Governance und Security Risks reduziert werden indem Business Insights, Impact und Process Speed verbessert werden.

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