Barrierefreie Dokumente erstellen leicht gemacht
In einem unserer vorherigen Blogartikel haben wir Sie über die sich ändernde Gesetzeslage beim Thema Barrierefreiheit, barrierefreie Dokumente und Zugänglichkeit informiert. Was aber ist ein zugängliches Dokument für die Online-Nutzung und wie können Sie auch große Mengen an Content barrierefrei gestalten? Voraussetzung dafür ist allerdings, dass bereits die Vorlage barrierefrei gestaltet ist. Warum also benötigen sie also eine Lösung wie OpenText Exstream für echte Barrierefreiheit?
Gestaltung barrierefreier Dokumente: Was sollten Sie beachten!
Viele der Dokumente in Ihrem Unternehmen liegen elektronisch vor. Das heißt jedoch nicht, dass sie automatisch barrierefrei sind. Barrierefreie Textdokumente basieren im Wesentlichen auf einer logischen und leicht zugänglichen Dokumentenstruktur. Um ein barrierefreies Dokument erstellen zu können, ist es daher wichtig, von vorneherein Formatvorlagen zu benutzen. Dies ist aber bei älterem Content nicht immer der Fall. Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist dann häufig erforderlich, wenn zugängliche Dokumente für die Kommunikation benötigt werden.
Wie sollten also barrierefreie Dokumente gestaltet sein, damit auch sehbehinderte Personen sie lesen und verstehen können?
- Strukturieren Sie die Texte sorgfältig für einen besseren Überblick, beispielsweise mit Aufzählungen, Nummerierungen, etc.
- Erleichtern Sie die Navigation durch ein Inhaltsverzeichnis mit Direktnavigation zu den jeweiligen Themen.
- Nutzen Sie formale Textauszeichnungen wie Überschrift, Absatz, Fußnote, Spalten oder Tabellen.
- Geben Sie eine Inhaltsbeschreibung des Dokuments.
- Verwenden Sie gut lesbarer Fonts und Schriftgrößen.
- Setzen Sie Farben nicht als unterscheidende Elemente ein, denn der Content sollte auch in schwarz/weiß verständlich sein.
- Beschreiben Sie audiovisuelle Elemente sowie Bilder und Grafiken mit den passenden Alternativtexten.
Automatisieren spart Zeit und Geld
Wenn Sie vorhandene Dokumente in barrierefreie transformieren möchten, beinhaltet das immer die Hinterlegung von Strukturinformationen, sogenannten Tags. Dieser Vorgang kann automatisiert werden. Zugleich erhalten Sie äußerst präzise strukturierte Daten und Informationen.
Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können die Transformation an einen externen Dienstleister auslagern. Das kann jedoch sehr teuer werden, da oft hohe Kosten pro Seite anfallen und der Zeitaufwand bei großen Mengen eine echte Herausforderung sein kann. Die andere Möglichkeit ist es, selbst ein Tool wie OpenText Exstream im Unternehmen zu nutzen – entweder in der Cloud oder On-Premise. Es handelt sich dabei um eine kosteneffiziente Option mit enormer Skalierbarkeit. So kann jedes Projekt – ob groß oder klein – schnell bearbeitet werden und die Effizienz steigt mit zunehmendem Volumen.
Übrigens: Barrierefrei heißt auch mehrkanalfähig. Das ist ein großer Vorteil bei der Omnichannel-Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen. Erreichen Sie Ihre Kunden also über den von ihnen bevorzugten Kanal, einschließlich Smartphones, Social Media, E-Mail, SMS und andere.
Einige Vorteile von OpenText Exstream
OpenText Exstream ist eine Lösung, die Dokumente in barrierefreie Formate für die One-to-One- oder One-to-Many-Nutzung einlesen und erzeugen kann.
- Stellen Sie „universell zugängliche“ PDFs bereit und fügen Sie dynamische Diagramme, Videos, Hyperlinks und andere Multimedia-Elemente hinzu.
- OpenText Exstream automatisiert die Erstellung von WCAG und PDF/UA- konformen Dokumenten auch für großvolumige Vorlagen, z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Leistungsbescheide, Vertragsdokumente, Formulare und andere. WCAG und PDF/UA haben das gleiche Ziel, nämlich Content zu markieren, so dass dieser universell von Computer-Technologien lesbar ist. Dazu gehören auch assistierende Technologien, die zusätzlich von Behinderten genutzt werden können.
- Unternehmen können die gesetzlichen Bestimmungen zur Barrierefreiheit erfüllen, z. B. Section 508, der American Disabilities Act und der Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) und auch die neuen Regularien der EU.
- Die Lösung bietet im Vergleich zu herkömmlichen manuellen Prozessen für die Barrierefreiheit eine deutliche Kosten- und Zeiteinsparung.
- Die Kundenbindung für ein schnell wachsendes Segment sehbehinderter Menschen wird gestärkt.
- Behörden, Organisationen und Unternehmen können ein integratives Umfeld für Menschen mit Seh-Einschränkungen schaffen.
- Durch die schnelle Anpassung an sich ändernde Normen, Standards und Gesetze zur Barrierefreiheit profitieren Sie von einer besseren Einhaltung der Vorschriften und Compliance.
Integrieren Sie die barrierefreie Dokumente auch in die bestehende ECM-Infrastruktur
OpenText Exstream lässt sich problemlos in Ihre bestehende ECM-Infrastruktur (Enterprise Content Management) integrieren. Informieren Sie sich!
Lesen Sie auch den ersten Teil unseres Blogartikels über barrierefreie Dokumente, in dem wir die derzeitige Gesetzeslage zum Thema Barrierefreiheit ausführlicher beschrieben haben.
