Möchten Sie das Content Management im HR-Bereich verbessern?
Wie die Integration von Content Management im HR-Bereich mit anderen Lösungen die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern kann
Wenn es darum geht, alles, was wichtig ist, miteinander zu verbinden, müssen die verschiedenen Geschäftsbereiche (LOBs) die Herausforderungen innerhalb ihrer spezifischen und oft komplexen Prozesse identifizieren. Diese speziellen LOB-Prozesse und ihre Herausforderungen bestimmen die Art der Verbindungen oder Integrationen, die zur Verbesserung der Prozesseffizienz und des Mitarbeitererlebnisses erforderlich sind. Content Management im HR-Bereich ist hierfür ein perfektes Beispiel.
Personalabteilungen stehen vor der Aufgabe, Geschäftsprozesse zu verbessern, die häufig mehrere Dokumente umfassen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind und ein gewisses Maß an Sicherheit erfordern, um personenbezogene Daten zu schützen – von Lebensläufen und Mitarbeiterverträgen bis hin zu Formularen für Sozialleistungen und Beförderungsschreiben. Die meisten Unternehmen haben ihre digitale Transformation im Personalwesen – oft ad hoc – begonnen, um mit pandemischen Störungen fertig zu werden. Die Personalverantwortlichen suchen nun nach langfristigen, umfassenden Lösungen, um mit der sich verändernden Arbeitswelt, den wachsenden Erwartungen der Mitarbeiter und den komplexen gesetzlichen Anforderungen Schritt zu halten.
Durch die Zusammenführung von Mitarbeiterdokumenten und -daten in einer einzigen, sicheren Plattform können HR-Teams effizienter arbeiten. Personalverantwortliche können die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter verbessern, indem sie einen einfachen und ständigen Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen, die sich im Laufe des Lebenszyklus eines Mitarbeiters ansammeln. Dies wird immer wichtiger, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in hybriden Arbeitsumgebungen arbeiten.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Abschaffung von papierbasierten Legacy-Systemen, die Vereinfachung der Compliance und die Erfüllung des Wunsches der Mitarbeiter nach einfacher digitaler Interaktion eine Organisation beeinflussen können, haben wir mit den OpenText™-Experten Verna Tomkinson und Janine Wendling gesprochen, die zusammen fast 35 Jahre Erfahrung mit HR Contact Management-Lösungen haben.
Die Personalabteilung ist heute ein strategischer Stakeholder bei der digitalen Transformation eines Unternehmens. Sie schafft schnellere und einfachere Prozesse, die Zeit für die wichtige Aufgabe lassen, ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen.
Janine Wendling, Leiterin Strategische Ökosysteme
Verna und Janine sind sich einig, dass es für die Personalabteilung jetzt an der Zeit ist, auf den pandemiegetriebenen technologischen Fortschritten aufzubauen. „Die Personalabteilung hat oft am Rande von Organisationen agiert, aber das ändert sich schnell“, sagt Janine. “ Jetzt ist die HR-Abteilung ein strategischer Stakeholder bei der digitalen Transformation eines Unternehmens, der schnellere und einfachere Prozesse schafft, sodass mehr Zeit für die wichtige Aufgabe bleibt, ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen.“
Janine weist darauf hin, dass manuelle Prozesse für die Erstellung, Speicherung und das Auffinden von HR-Dokumenten eine der größten Herausforderungen für das Content Management im Personalwesen darstellen. „Mitarbeiter haben oft 30 bis 50 Dokumente, die über Papierakten und verschiedene digitale Repositories verstreut sind“, sagt sie. „Das Auffinden von Informationen für Mitarbeiteranfragen, HR-Routineaufgaben oder Berichte kostet viel wertvolle Zeit und macht die Einhaltung von Vorschriften zu einem echten Problem.“
Beschleunigung der HR-Produktivität von einer zentralen Stelle aus
Eine Möglichkeit, die Herausforderung des Content Managements im Personalwesen zu lösen, ist die Zentralisierung von Content und Prozessen in einem einzigen Hub. OpenText™ Core for SAP® SuccessFactors® zum Beispiel konsolidiert Mitarbeiterdokumente in einem zentralen Repository innerhalb der SAP SuccessFactors-Oberfläche. „Es ist ein zentraler Ort in der Cloud, auf den Personalabteilungen und Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort zugreifen können“, erklärt Verna. „Anstatt Formulare und Dokumente zu suchen, auszudrucken und an die Mitarbeiter zu verschicken, kann die Personalabteilung innerhalb weniger Minuten digitalen Zugriff darauf gewähren.“
Die Automatisierung manueller Prozesse – von der Erstellung und Unterzeichnung von Arbeitsverträgen bis hin zum Vergleich von alten und neuen Verträgen – verringert das Fehlerpotenzial bei den Mitarbeitern, senkt die Kosten und rationalisiert den gesamten Personalbetrieb. Verna erzählt von einem Kunden, einer weltweit tätigen Anwaltskanzlei, die auf SAP SuccessFactors und Core for SAP SuccessFactors umgestiegen ist, weil die Kosten für die Wartung mehrerer älterer HR-Anwendungen zu hoch waren. „Sie wollten die Verwaltungskosten senken und gleichzeitig die Sicherheit ihrer Mitarbeiterdaten gewährleisten. Das ist ihnen durch die Modernisierung mit dieser Lösung gelungen. Jetzt haben sie einen einzigen Vertrag und ein einziges Supportmodell für das neueste Dokumentenmanagement für Mitarbeiter.
Die Einstellungsphase ist ein weiterer kritischer Bereich, für den Unternehmen nach besseren Prozessen suchen. „Die Verwaltung von Bewerbern und die Verringerung der Mitarbeiterfluktuation während der Pandemie ist viel schneller, wenn die Prozesse integriert und die Dokumente leichter zugänglich sind“, fügt Verna hinzu.
Verbesserung der Sicherheit und Vereinfachung der Compliance
Personalabteilungen verbringen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, sich um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften zu kümmern. „Core for SAP SuccessFactors macht es einfach, den Überblick über alle sich ändernden Regeln rund um den Datenschutz für Mitarbeiterdokumente zu behalten“, sagt Verna. „Die Personalabteilung kann Aufbewahrungsrichtlinien zuweisen, die sich auf bestimmte Rollen, Dokumenttypen oder Regionen beziehen, so dass die Dateien sicher gespeichert oder rechtzeitig gelöscht werden. Es ist auch einfach, für jeden Datensatz eine Regel festzulegen, um zu kontrollieren, wer ihn sehen kann, und Sie können jederzeit überprüfen, wer auf ihn zugegriffen hat.“
Die automatische Verfolgung fehlender und abgelaufener Mitarbeiterdokumente ist eine weitere wichtige Funktion, welche die Einhaltung von Vorschriften und die Prüfbarkeit unterstützt. Verna erinnert sich beispielsweise an ein großes südamerikanisches Güterbahnunternehmen, das eine sichere und effiziente Methode zur Verwaltung von Personalakten in einer verteilten Belegschaft benötigte. „Um ihren Vertrag mit der Regierung aufrechtzuerhalten, musste die Eisenbahngesellschaft nachweisen, dass sie die Zertifizierungen aller Lokführer überwachen und schnell vorlegen kann“, erklärt sie. „Core for SAP SuccessFactors bot einen einfachen, vertrauenswürdigen Prozess.“
Verbesserte Mitarbeitererfahrung durch effektives Content Management im HR-Bereich
Der heutige Markt ist ein Arbeitnehmermarkt, und eines der wichtigsten Dinge, die sich Arbeitnehmer wünschen, ist ein konsumentenähnliches HR-Erlebnis, fügt Janine hinzu. „Die Mitarbeiter erwarten, dass sie alles, was sie brauchen, sofort zur Hand haben, sei es, dass sie ihre eigenen Personaldokumente erstellen oder sofortige Antworten von der Personalabteilung erhalten. Core for SAP SuccessFactors verbessert nicht nur die Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit der Personalabteilung und ermöglicht eine konsistentere, personalisierte Kommunikation, sondern bietet den Mitarbeitern auch zahlreiche Self-Service-Optionen.“
Die nahtlose Integration zwischen Core for SAP SuccessFactors und SAP SuccessFactors steigert die Mitarbeiterzufriedenheit weiter. „Die Benutzer können auf alle leistungsstarken Funktionen von Core for SAP SuccessFactors über die SuccessFactors-Oberfläche zugreifen und so eine vereinfachte und vertraute Erfahrung machen“, sagt Janine. „Es sind keine neuen Passwörter oder zusätzliche Schulungen erforderlich.“
Außerdem spart Core for SAP SuccessFactors der Personalabteilung die Zeit, die sie früher für manuelle Aufgaben aufwenden musste, um sich mehr auf die Mitarbeiter zu konzentrieren. „Unsere Kunden berichten uns, dass sie mehr Energie für das Wohlbefinden und die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter aufwenden können, was für die Mitarbeiterbindung von entscheidender Bedeutung ist“, sagt Janine.
