Digitaler Handel: Wie Sie mit Ihren kleinen Lieferanten umgehen können

Und wie sie deren technische Probleme recht einfach lösen

Für die größten Einzelhandelsketten (in Englisch) ist es recht einfach, die Lieferanten dazu zu bringen, ihre Anforderungen an digitalen Handel  zu erfüllen. Sie verhängen hohe Geldbußen bei Nichtbeachtung. Aber für die meisten Ketten wird dieser „Zuckerbrot und Peitsche“-Ansatz nicht funktionieren. Sie werden mehr Erfolg haben, wenn sie sich auf den Aufbau kooperativer Beziehungen konzentrieren, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren. In diesem Blogpost werden einige der Möglichkeiten vorgestellt, die Ihnen bei der Zusammenarbeit mit Handelspartnern zur Verfügung stehen. Diese haben oft nicht die Mittel, ein eigenes EDI-Programm zu implementieren oder sind einfach noch nicht bereit für den digitalen Handel.

Für Käufer und Lieferanten ist der elektronische Geschäftsverkehr sinnvoll. Es ist schneller, effizienter und kann helfen, starke, dauerhafte und profitable Beziehungen aufzubauen. Die Vorteile können sehr beachtlich sein. Das Stanford Global Supply Chain Management Forum (in Englisch) stellte fest, dass die meisten Unternehmen mindestens 40 Prozent der Verarbeitungskosten für digitale versus manuelle Dokumente eingespart haben. Aus Untersuchungen von Supply Chain World (SCW) geht hervor, dass Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad ihre Cash Conversion Cycle Rates um das Dreifache verbessern (in Englisch), die Transaktionskosten um mehr als 20 Prozent senken und den monatlichen Lagerumschlag verdoppeln könnten.

Und die McKinsey-Studie (in Englisch) besagt: Unternehmen mit hochgradig digitalisierten Supply Chains können erwarten, dass sie das jährliche Ertragswachstum um 3,2 Prozent und das jährliche Umsatzwachstum um 2,3 Prozent steigern.

Digitaler Handel: Warum kleine Anbieter sich nur langsam entscheiden

Der traditionelle Ansatz für Unternehmen besteht darin, digitale Verbindungen zu ihren größten Handelspartnern herzustellen. Dies sind diejenigen Partner, die über die technischen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um Lösungen wie EDI zu implementieren. Allerdings ist das wahrscheinlich eine Minderheit Ihrer Handelspartner-Community. Laut einer Studie von SCM World (in Englisch) tauschen die meisten Unternehmen Informationen mit weniger als 20 Prozent ihrer Handelspartner digital aus. Die restlichen 80 Prozent – meist kleine Lieferanten – stellen den „long tail“ des Wertes für Unternehmen dar. Das kann Millionen von Dollar an nicht realisierten Kosteneinsparungen und Umsatzmöglichkeiten bedeuten.

In der Vergangenheit waren kleine Lieferanten immer die am schwierigsten zu erreichenden Partner. Oft fehlt es ihnen an der internen Technologie, den Fähigkeiten oder Ressourcen, um in ein formalisiertes EDI-Programm zu investieren und es zu unterstützen. Manchmal kann der Grund dafür auch eher kultureller Natur sein. Das kleine Unternehmen ist sehr zufrieden mit der Art und Weise, wie es derzeit funktioniert und glaubt nicht, dass es genug Geschäftsabschlüsse tätigt, um den Übergang zum digitalen Handel lohnenswert zu machen.

Die Herausforderung, sich mit Ihrer gesamten Handelspartner-Community zu verbinden, wird noch komplexer, wenn Sie diese in anderen Teilen der Welt integrieren müssen. Unterschiedliche Regionen, Zeitzonen, Sprachen und Compliance-Anforderungen müssen dann berücksichtigt werden.

Heute gibt es jedoch technische Möglichkeiten, die auch für Ihre kleinsten Lieferanten geeignet sind.

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Lieferantenanbindung war noch nie so einfach

Option 1: Die unsichtbare Verbindung

Eine Reihe von Technologielösungen, wie OpenText™ Email2EDI and OpenText™ Fax2EDI (in Englisch), wurden um die Weiterentwicklungen der Optical Character Recognition (OCR) Technologie herum entwickelt. Diese Technologie kann den digitalen Handel für Ihren kleinen Lieferanten nahezu unsichtbar machen. Sie tauschen weiterhin Geschäftsdokumente wie gewohnt per Fax oder E-Mail aus und alle bestehenden Geschäftsprozesse bleiben unverändert. Alles, was sie wahrnehmen, ist eine Verbesserung der Qualität Ihrer Beziehung, da die Prozesszeiten sich durch weniger Fehler und Probleme verkürzen. Sie können die von Partnern erhaltenen Geschäftsdokumente automatisch in digitale Formate wie EDI oder XML übersetzen. Die Lösungen setzen OCR, ICR (Independent Character Recognition) (in Englisch) und IDR (Independent Document Recognition) (in Englisch) sowie adaptive Erkennungstechnologien (in Englisch) ein, um Daten zu extrahieren, zu validieren und direkt über Ihre OpenText™ Trading Grid-Funktion in Backend-Systeme wie ERP zu liefern. Sie müssen nur die Ausnahmen manuell verwalten und können diese Fehler und Probleme nutzen, um das System zu schulen, damit die Leistung kontinuierlich verbessert wird.

Mit dieser Option reduzieren Sie die manuelle Neuerfassung und das Papiermanagement deutlich, beschleunigen die Geschäftsabwicklung, verbessern die Datenqualität und sparen Geld. Dabei muss Ihr Geschäftspartner nicht einmal wissen, dass sich etwas ändert. Für ihn läuft alles wie gewohnt ab und dies sorgt für eine 100%ige Akzeptanz.

Option 2: Der kostenlose, unkomplizierte Ansatz

Intelligent Web Forms (in Englisch) sind vielleicht die einfachste und beliebteste Variante, um Ihren kleineren Partnern den digitalen Handel näher zu bringen. Wie der Name schon sagt, gibt der Lieferant alle Informationen über einfache und sichere Online-Formulare ein. Egal wo auf der Welt er sich befindet, er kann sich innerhalb weniger Minuten schnell selbst registrieren. Nach der Registrierung können Ihre Lieferanten alle wichtigen Geschäftsdokumente, z.B. Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise (ASNs), über das Webportal erstellen, anzeigen, bearbeiten und verwalten.

Das System konvertiert diese Informationen automatisch in das richtige Format für OpenText™ Trading Grid und Ihre Backend-Systeme. Auch umgekehrt erstellen Sie Dokumente wie gewohnt, um sie über die Webformulare an Ihren Lieferanten zu übermitteln. Da Geschäftsregeln und Validierung in das System integriert sind, werden menschliche Fehler und Abweichungen praktisch ausgeschlossen.

Wenn Sie dies wünschen, können Partner im digitalen Handel die Verbindungskosten über Intelligent Web Forms in Rechnung stellen und diese kostengünstige Lösung in eine kostenlose Lösung umwandeln.

Intelligent Web Forms sind eine erschwingliche, einfach zu bedienende Möglichkeit für jeden kleinen Partner innerhalb Ihrer Community, mit dem digitalen Handel zu beginnen.

Einer der Vorteile von Webformularen ist, dass sie auch in sich ändernden Situationen sehr gut funktionieren. Wie bereits erwähnt, registrieren sich neue Handelspartner selbst, um sich innerhalb weniger Minuten mit Ihnen zu vernetzen. Und wenn Ihre Lieferanten das Layout oder das Aussehen ihrer Geschäftsdokumente ändern, können Webformulare eine bessere Alternative zu OCR-Lösungen sein.

Option 3: Die Alles-inklusive-Lösung

Häufig nutzen Partner für den digitalen Handel getrennte Systeme für den Austausch von strukturierten und unstrukturierten Informationen. Strukturierte Informationen, wie Rechnungen und Bestellungen, werden über EDI oder Webformulare übermittelt, während unstrukturierte Informationen über File-Sharing-Services wie Google Drive oder Dropbox ausgetauscht werden. Obwohl diese Dienste bequem und beliebt sind, können sie nicht das erforderliche Sicherheitsniveau bieten und sind nicht für Geschäftsvorgänge auf Unternehmensebene gedacht. Darüber hinaus werden weitere Systeme und Prozesse hinzugefügt, so dass Sie nicht alle Dokumente über ein einziges zentral verwaltbares und auditierbares System austauschen können.

Für Unternehmen, die bereits Trading Grid nutzen, bietet unser neues OpenText™ Core for Trading Grid (in Englisch), das B2B Managed Services-Kunden als optionales Add-on zur Verfügung steht, eine neue Funktion. Sie können alle Dateitypen mit Ihren Partnern austauschen und alle Transaktionen in Ihren Active Documents Dashboards anzeigen. Die einfach zu bedienende, ordnerbasierte Struktur erleichtert es Ihren Partnern, Dateien per Drag-and-Drop zu verschieben oder Dateien gemeinsam zu nutzen. Sie profitieren von einer zusätzlichen Transparenz aller relevanten Dokumente mit der Gewissheit, dass die Informationen korrekt und aktuell sind. Marco de Vries von OpenText berichtete in seinem Blogpost  bereites über dieses neue Angebot.

Es gibt nicht die eine Lösung im digitalen Handel, die für alle geeignet ist.

Die Vorteile des digitalen Handels mit allen Ihren Geschäftspartnern sind zu groß, um sie zu ignorieren. Die digitale Anbindung von Nicht-EDI-Handelspartnern ist nach wie vor eine Herausforderung. Heute sind jedoch technische Komplexität, IT-Kenntnisse oder geografische Lage leichter zu überwinden. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, die vielen verschiedenen Beweggründe und Umstände der nicht EDI-fähigen Handelspartner zu kompensieren. Es gibt vielleicht nicht für alle eine einzige Lösung, aber stattdessen haben Sie eine Vielzahl von Lösungsansätzen, die für jede Herausforderung genau passt.

Lesen Sie das eBook „How to close the digital gap in the supply chain“ (in Englisch) und erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Strategie für die Implementierung von Lösungen zur Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

J. Naomi Skinner

Naomi verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Marketing und ist Senior Manager Product Marketing für das OpenText Business Network. Sie leitet die Produktmarketingaktivitäten für die B2B-Integration einschließlich EDI mit OpenText Trading Grid™ Messaging Service und OpenText™ Freeway.

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