Drei Anwendungsfälle für Cloud Fax im Finanzdienstleistungssektor

Warum Finanzinstitute ihre Fax-Infrastruktur in die Cloud verlagern

Fax ist so sicher, dass gefaxte Dokumente und Unterschriften von den Gerichten als rechtsverbindlich anerkannt werden. Es liegt also auf der Hand, dass Fax das Fundament der Finanzkommunikation ist, aber gibt es Möglichkeiten, es noch besser zu machen? Wie wäre es mit der Berücksichtigung anderer Geschäftsfaktoren, wie z. B. der Verbesserung der Geschäftseffizienz oder der Optimierung der Kundenzufriedenheit? Wie wäre es mit einer Cloud Fax-Lösung?

Das Papierproblem

Die Arbeitsabläufe im Finanzdienstleistungssektor sind seit jeher stark papiergestützt. Bei der Kreditvergabe beispielsweise muss ein Unternehmen mehrere Dokumente nachverfolgen und verwalten, wobei die Informationen oft in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Dieser lange, ineffiziente und fehleranfällige Prozess kostet Zeit, Geld und Nerven beim Kunden.

Der letzte Punkt – die Zufriedenheit der Kunden – ist entscheidend. Im Digital Banking Report 2017 haben CIOs aus dem Bankensektor das Kundenerlebnis an die Spitze ihrer Prioritäten gesetzt. Sie ist zu einem der wichtigsten Treiber für die Digitalisierungsbemühungen der Branche geworden. Eine Umfrage von Gartner stellt fest, dass Banken und Finanzdienstleister sich mehr als jeder andere Sektor auf die Digitalisierung konzentrieren. 

Die Cloud-Lösung

Cloud-Fax ist zum Schlüssel für die digitale Transformation geworden, die CIOs anstreben. Führende Lösungen gehen über den Ersatz herkömmlicher Faxfunktionen hinaus und machen Papier weitgehend überflüssig und bieten Tools wie Datenerfassung, Konvertierung, Verwaltung, Auditing und Integration. Da sie in der Cloud gehostet werden, müssen Unternehmen keine Faxhardware oder -software selbst warten und profitieren in der Regel von wichtigen Funktionen wie Hochverfügbarkeit und Disaster Recovery (HA/DR).

Im Folgenden werden einige der Vorteile von Cloud-Fax für die Finanzbranche erläutert.

Cloud Fax für Banken

Cloud-Fax bietet Bankunternehmen Vorteile in zahlreichen Geschäftsbereichen, z. B. bei der Akquise von Neukunden, der Kontenverwaltung und der Antragsbearbeitung. Durch die Automatisierung eines großen Teils der Datenerfassung, -verwaltung und -verteilung werden Prozesse schnell und effizient und führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Nehmen wir das Beispiel eines Kreditantrags. Um die Bearbeitung zu automatisieren, kann der Kreditgeber die Erfassungstechnologie in seine Cloud-Faxlösung integrieren. Faxt der Kunde seinen Antrag, extrahiert die Erfassungstechnologie den Inhalt aus dem digitalen Faxbild, wandelt den Inhalt in verwertbare Daten um und gibt sie automatisch in das Kreditsystem ein.

Ein Kfz-Finanzierungsunternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, nutzte das Cloud-Fax, um die Händler innerhalb von Stunden einzubinden, anstatt der sechs bis neun Monate, die es zuvor gedauert hatte. Sobald sie online waren, konnte ein Kreditantrag in sieben Minuten bearbeitet und die Zahlungen noch am selben Tag getätigt werden. Dank Cloud Fax konnte das Unternehmen Verträge mit Geschäftskunden im Wert von fast 9,5 Millionen Dollar gewinnen.  

Cloud Fax für Kapitalmärkte

Die schnelle Verarbeitung von Transaktionen in Verbindung mit der Fähigkeit, die Einhaltung aller Bestimmungen nachzuweisen, ist für die Kapitalmärkte unerlässlich. Unternehmen tauschen Handelsbestätigungen, Mitteilungen über Kursänderungen, Überweisungsanweisungen und vieles mehr aus. Viele dieser Dokumente sind äußerst zeitkritisch, und selbst Sekunden, die vergeudet werden, können zu finanziellen Verlusten führen.

Die Faxübertragung ist seit jeher ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation auf den Kapitalmärkten, aber das traditionelle Fax wurde zunehmend als langsam und ineffizient angesehen. Digitale Alternativen – wie z. B. E-Mail – bieten nicht die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, die für die Einhaltung von Gesetzen wie PCI DSS und SOX erforderlich sind. Mit Cloud-Fax können Unternehmen weiterhin die gewohnte faxbasierte Kommunikation nutzen und gleichzeitig von der Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und den Sicherheitsupgrades von Cloud-Fax profitieren.

Cloud Fax für die Versicherungsbranche

Die Versicherungsbranche unterliegt strengen Vorschriften in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Geschäftstransparenz. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die Krankenversicherungen anbieten. Darüber hinaus ist die Branche auf zahlreiche papierabhängige Prozesse angewiesen, die rationalisiert werden müssen, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen ermöglicht es Versicherern, ihre Einnahmen durch die Akquisition neuer Policen und die Verwaltung bestehender Kunden zu steigern und gleichzeitig ihre Compliance-Verpflichtungen besser einzuhalten.

Elektronische Tools, die mit Cloud-Fax integriert sind, erfassen Daten aus eingehenden Antragsformularen, geben sie direkt in das Schadenbearbeitungssystem ein und stellen sicher, dass alle relevanten Unterlagen zusammen abgelegt werden. Das System kann dann automatisch weitere Informationen anfordern, Statusaktualisierungen und Deckungsnachweise senden und schließlich den Kunden über die Genehmigung oder Ablehnung des Anspruchs informieren. 

In einem konkreten Fall nutzte ein weltweit führendes Versicherungsunternehmen die Cloud Fax-Lösung, um die gesamte papierbasierte und manuelle Bearbeitung von Schadensfällen zu eliminieren, die Faxkosten zu halbieren und innerhalb von fünf Jahren eine Investitionsrendite von 8 Millionen US-Dollar zu erzielen.

Mit Cloud Fax Anforderungen einfacher erfüllen

Unternehmen entdecken die Fähigkeit von Cloud Fax, dokumentengesteuerte Prozesse zu rationalisieren, um die Unternehmensleistung zu verbessern und gleichzeitig wichtige Kommunikationswege zu erhalten. Bei der Migration Ihres Faxes in die Cloud geht es nicht mehr darum, sich einen Vorteil zu verschaffen, sondern darum, nicht zurückzubleiben. IDC fand heraus, dass 90 % der befragten Unternehmen bereits Fax in ihre Unternehmensanwendungen integriert haben oder dabei sind, dies zu tun.  Die Cloud Fax-Produkte von OpenText (OpenText™ Fax2Mail™ und OpenText™ XM Fax™) bieten die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Effizienz, die von den größten Unternehmen der Welt gefordert wird. Sie können in Unternehmenssysteme wie ERP, CRM oder Content Management integriert werden, um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren. Sprechen Sie uns an, und lassen Sie sich beraten.

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