Ein neues ECM-Verständnis für erfolgreiche Information Governance

Niemand wird abstreiten, dass wir uns in einer zunehmend digitalisierten (und damit von Daten bestimmten) Welt bewegen. Unternehmen müssen heute mit Unmengen von Informationen umgehen, diese speichern, verwalten und sichern. Der Fachbegriff für diese Aktivitäten ist Information Governance (InfoGov). Dass es sich dabei keinesfalls um einen unwichtigen Teil der Unternehmenspolitik handelt, zeigt unter anderem die ab 25. Mai 2018 gültige EU-Datenschutzrichtlinie. Jede Organisation tut gut daran, sich bereits jetzt mit den entsprechenden InfoGov-Maßnahmen darauf vorzubereiten.

Zumal das Vertrauen der Verbraucher in die Datenschutzpolitik der Unternehmen schwindet: Die Kunden befürchten, mit ihren sensiblen persönlichen oder Finanzdaten werde nicht sorgfältig genug umgegangen. Viele haben den Verdacht, dass die Organisationen ihnen gegenüber in puncto Datennutzung nicht ehrlich sind. Es ist also höchste Zeit, diesem Misstrauen mit wohlüberlegter Information Governance gegenüber zu treten.

Drei wesentliche Fakten zum Thema Information Governance

Im Kern ist das Thema Information Governance durch drei Fakten gekennzeichnet:

• Jeder Organisation braucht effektive InfoGov. Ohne eine vollständige Kontrolle über Ihre Daten sinken die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erheblich. Informationen sind Ihr wertvollstes Kapital
• Jede Organisation hat ein individuelles Erfolgsrezept für InfoGov. Abhängig von Branche, Unternehmenskultur, Infrastruktur und anderen Faktoren sind in jedem Unternehmen unterschiedliche und einzigartige Komponenten erforderlich. Wir alle kennen einige der generellen Governance-Probleme: Banken und Privatsphäre, Pharmafirmen und Compliance, Technologiesektor und geistiges Eigentum. Nun berücksichtigen Sie dabei noch, ob es sich um eine reife Organisation mit etablierten Systemen oder um ein Start-Up mit gerade erst entstehenden Richtlinien handelt. Und beachten Sie zudem die demographischen Merkmale der Mitarbeiter. Sie sehen: es gibt unendlich viele Kombinationen
• Alle Unternehmen kämpfen darum, ihre InfoGov-Ziele zu erreichen – nicht nur das Ihre. Der Einfluss digitaler Technologien auf alle Unternehmensbereiche hat das Entstehen von Information und den Datenfluss stärker als je zuvor von Grund auf neu definiert. Und wir befinden uns erst am Anfang der zu erwartenden Umbrüche.

Veränderungen in (fast) allen Aspekten

Der letzte Punkt wird besonders häufig diskutiert. Unternehmen stellen fest, dass ihre langjährig bewährten InfoGov-Modelle nicht mehr funktionieren. Andere Business-Anwendungen, andere Anwender und neue Anwendungsfälle für die betroffenen Daten – alles hat sich verändert.

Bestand hat in den meisten Organisationen lediglich die altbewährte ECM-Plattform, das nun zur Verwaltung eines völlig veränderten Umfelds herangezogen werden soll. Meist handelt es sich um ein höchstwahrscheinlich schon vor Jahren implementiertes System, ein arbeitsintensives, nur empfangendes „Endlager“ zur Datenspeicherung. Das entspricht den heutigen Unternehmensanforderungen in keiner Weise.

Zeit, die Rolle des ECM in Ihrer Information Governance Strategie zu überdenken

Im vergangenen Jahr hatte ich auf Veranstaltungen wie der Enterprise World mehrfach die Gelegenheit, mich mit Kunden und Branchenführern auszutauschen. Wir diskutierten über eine neue Generation von ECM-Technologie, die die Erfüllung der heutigen InfoGov-Anforderungen in greifbare Nähe rückt.

Der technische Fortschritt macht auch vor ECM-Lösungen nicht halt. Heutige Produkte sind in der Lage, ein unternehmensweites Informationsgitter zu spannen. Es integriert sich in die Prozesse, sammelt nahtlos Informationen und liefert die benötigten Daten an die richtigen Personen. Dieser drastische Wandel im Bereich Information Management führt zu enormen Produktivitätssteigerungen.

Über den Information Grid lassen sich zudem die InfoGov-Richtlinien und -Methoden auf Daten aus so gut wie allen Bereichen des Unternehmens ausweiten. Das betrifft Social Media, ERP (Enterprise Resource Planning), BPM (Business Process Management), HCM (Human Capital Management), SCM (Supply Chain Management), CEM (Customer Experience Management), CRM (Customer Relationship Management) (Englisch) und jede andere IT-Anwendung, die Ihnen einfällt.

Aus der Praxis für die Praxis

Wer das Potenzial dieses neuen Ansatzes vollständig erschließen will, muss in puncto ECM-Konzept auf den Neustarten-Knopf drücken. Beseitigen Sie überholte Sichtweisen, und definieren Sie die Rolle von ECM in Ihrer Organisation ebenso neu, wie Ihre Vorstellungen von einem erfolgreichen ECM. Das ist schwer zu schlucken und für so manchen Praktiker auch kaum vorstellbar.

Auch in diesem Fall habe ich die Erfahrung gemacht, dass Beispiele und Erfolgs-Storys aus der Praxis für ein besseres Verständnis sorgen. Die IGI Snapshots (Englisch) Reihe ist eine gute Quelle für solche Beispiele. Hier finden Sie fünf individuelle Berichte zum unterschiedlichen Umgang von Unternehmen mit moderner InfoGov – von der Planung bis zu den Lerneffekten und Erkenntnissen.

Noch viel wichtiger: sie zeigen die durch ein neues ECM-Verständnis der Beteiligten entstehenden Möglichkeiten auf. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, und lassen Sie sich von den Fallstudien bei Ihren InfoGov-Überlegungen inspirieren.

Anschließend erfahren Sie hier (Englisch), wie Sie Ihre Pläne mit OpenText Information Governance Lösungen in die Tat umsetzen können.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.