Extended Enterprise Content Management: Vom Regal zur Rohrpost

In alten Filmen sieht man sie bisweilen noch: Altehrwürdige Archivare, die bei Anfragen, ohne viel nachzudenken, aus dem richtigen Regal den richtigen Ordner ziehen und die gesuchte Information aushändigen. Mindestens ebenso beeindruckend sind Szenen, in denen fleißige Hände Nachrichten und Blätter mit dringend benötigten Informationen in die Rohrpost stecken, bevor diese mit Hochdruck durch ein weit verzweigtes Leitungsnetz zum richtigen Empfänger transportiert werden. Zwar gibt es auch im digitalen Zeitalter Archive, doch sucht man in vielen Fällen das Pendant zur Rohrpost vergeblich. E-Mails oder Social Media sind kein würdiger Ersatz, um die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen. Was es braucht, ist also nicht nur Enterprise Content Management (ECM), sondern eine erweiterte Version davon: Extended ECM.

Prozessintegration ist das Schlüsselwort, wenn es um Extended ECM geht. Denn der geschäftliche Nutzen von Inhalten ist genau dann am größten, wenn sie den richtigen Personen im richtigen Moment in ihrer Arbeit und das heißt im richtigen Kontext zur Verfügung stehen. Technisch gesehen gelingt dies nur, wenn Content-Management-Lösungen mit den Hauptsystemen zur Automatisierung und Unterstützung von Unternehmensprozessen wie SAP ERP, CRM oder HCM sowohl im Frontend als auch im Backend integriert sind.

Extended ECM: Enormes Potenzial

Der geschäftliche Nutzen dieser Integration ist enorm. Selbst bei Unternehmen, die ihr Wissen und ihre Informationen bereits über eine zentrale ECM-Lösung managen, verdoppelt oder gar verdreifacht sich laut Digital Clarity Group (in Englisch) deren Wert für das Geschäft. Der ROI legt hingegen um den Faktor 3 bis 5 zu. Man möchte hinzufügen: Die Art und Menge der kontextabhängigen Informationen wächst stetig und eher exponentiell als linear. Daher dürfte auch das Nutzenpotenzial dieser Verschmelzung von ECM und Standardapplikationen weiter zunehmen.

Doch während alle bereits von Künstlicher Intelligenz und neuen digitalen Geschäftsmodellen reden, ist diese Verschmelzung bei Weitem noch nicht überall in den Unternehmen vollzogen. Im Gegenteil: In einer Umfrage von AIIM (in Englisch), der weltweiten Community von Informationsprofis in Unternehmen, bestehen in über 60 Prozent der Firmen überhaupt keine Verbindungen zwischen ERP und ECM. Und nur 8 Prozent gaben an, über eine bidirektionale Integration zu verfügen.

Nun mögen sich diese Zahlenangaben seit 2016 zugunsten der Integration verschoben haben. Fakt ist jedoch, dass noch viel zu tun bleibt, damit eine der wesentlichen Voraussetzung der digitalen Wirtschaft erfüllt wird: Die Verschmelzung von Daten, Prozessen und Informationen.

In vier Schritten zum Erfolg

Den Grund, warum diese Verschmelzung entgegen den Anwendererwartungen und
-wünschen hinterherhinkt, sieht die Digital Clarity Group in der voneinander unabhängigen Implementierung von ERP- und ECM-Lösungen sowie – mindestens ebenso wichtig – voneinander getrennten Zuständigkeiten. In Zukunft ist daher ein anderes Planen und Handeln gefragt, das beide Welten von Anfang an zusammendenkt. Die Experten der Digital Clarity Group empfehlen dabei ein Vorgehen in vier Schritten:

  1. Bestehende und geplante ECM-Implementierungen sollten dahingehend überprüft werden, welche Arten von Inhalten und welche Kernprozesse damit unterstützt werden. Danach sollte unmittelbar geklärt werden, wie sich diese Implementierungen mit ERP- und sonstigen Unternehmensanwendungen integrieren lassen.
  2. Ferner sollten Entscheider danach fragen, welche strategischen Inhalte, die für das Unternehmen als Teil der Prozesse von großem Wert wären, von den ECM-Initiativen noch nicht erfasst sind, und diese Initiativen entsprechend anpassen.
  3. Sind die ersten beiden Aufgaben erfüllt, muss die Technologie-Roadmap um Projekte zur Integration von unstrukturierten Informationen und Kerngeschäftsprozessen erweitert werden.
  4. Abhängig von den Prioritäten der unterschiedlichen Branchen – zum Beispiel Kundenfokus versus operative Exzellenz oder Compliance in hoch regulierten Branchen – sollte das Konzept des Extended ECM in Richtung CRM oder ERP in die Praxis umgesetzt werden

Vorteil SAP-Kunden: Extended ECM im Standard

SAP-Bestandskunden sind angesichts dieser Empfehlungen in einer äußerst komfortablen Lage. Denn mit seiner Lösung Extended ECM for SAP Solutions hat OpenText™ den Standard in Sachen Integration von ECM und SAP vorgelegt. Die Integration zwischen den Lösungen von SAP – ob ERP, CRM, HCM oder SCM – und den unstrukturierten Informationen erstreckt sich dabei sowohl auf das Backend als auch das Frontend. Die Inhalte sind dadurch unternehmensweit in digitalen Arbeitsräumen im Zugriff – ob aus SAP, Office-Anwendungen oder via Webbrowser heraus. Kontext und Relevanz der Informationen bleiben dem Unternehmen auf Dauer erhalten.

Einzelheiten zu Aufbau und Funktionsweise von Extended ECM erfahren Interessenten in diesem Webinar

Peter Stadler

Peter kam über die Akquisition der Enterprise Content Division von DellEMC im Januar 2017 zu OpenText. Seit dem 1. Juli 2017 verantwortet er als Vice President Enterprise Sales die Region BeNeLux, Switzerland & Austria. Den Fokus legt er in seiner Region auf Stärkung und Weiterentwicklung der bestehenden Kundenbeziehungen sowie der Neugewinnung von Kunden im Kernbereich des Enterprise Information Management. Durch die Nutzung von OpenText Lösungen sollen Kunden schneller wachsen können, Operational Cost, Information Governance und Security Risks reduziert werden indem Business Insights, Impact und Process Speed verbessert werden.

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