OpenText BusinessCenter for SAP Solutions: Rennwagen statt Maultier
SAP HANA ist ein Eckstein im Digitalisierungsgebäude. Die In-Memory-Datenbank macht ein wesentliches Ziel der digitalen Transformation wahr: die Echtzeit-Verarbeitung von Daten und Informationen sowie ihre Auswertung, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu fällen. Doch um diesen wertvollen Output zu erhalten, braucht es erst einmal den richtigen Input. Eine wesentliche Quelle dafür ist der Dokumenteneingang in den Unternehmen. Die in der Eingangskorrespondenz enthaltenen Daten und Informationen werden jedoch in den meisten Fällen immer noch per Hand eingepflegt und validiert. Das ist, als ob man ein Maultier vor einen Rennwagen spannt. Für SAP-Kunden heißt der Formel-1-Bolide beim Dokumenteneingang OpenText BusinessCenter.
Vier Milliarden Euro pro Jahr verschwendet
EDI und E-Mail zum Trotz – Papier wird auch in absehbarer Zukunft nicht aus der Geschäftskommunikation wegzudenken sein. Konkrete Zahlen liegen laut einer Studie von Harvey Spencer Associates für die USA vor, die durchaus auf Europa übertragbar sind: So wurden 2017 rund 5 Millionen Seiten Papier für Rechnungen per Post verschickt und diese Zahl wird in den kommenden Jahren nur noch leicht sinken.
Die in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen müssen alle per Hand in die SAP-Systeme der Empfänger eingepflegt werden. Geht man von durchschnittlich 10 Minuten Bearbeitungszeit pro Dokument aus, so ergeben sich jährliche Kosten von über vier Milliarden US-Dollar pro Jahr. Für Europa gehen die Analysten von einer ähnlich hohen Summe in Euro aus – allein für das Abtippen von Informationen aus Eingangsdokumenten!
Diese in finanzieller Hinsicht kolossale Verschwendung wird nur noch dadurch übertroffen, dass sich die Unternehmen gleichzeitig um einen Gutteil des Wertschöpfungspotenzials der Digitalisierung bringen. Schließlich ergeben Investitionen in Softwarelösungen der nächsten Generation wie SAP S/4HANA im Grunde nur dann Sinn, wenn auch die in den Prozessen benötigten Eingangsinformationen in Echtzeit erfasst und automatisch eingepflegt werden.
Gerade für die Analyse der Informationen ist das wichtig. Denn automatisierte Erfassungslösungen können weit mehr Daten auslesen und einpflegen, als dies bei der manuellen Bearbeitung in der Regel der Fall ist. Eingangsdokumente enthalten viele zusätzliche Daten, die zwar nicht für die Auslösung einer konkreten Transaktion wie die Bezahlung einer Rechnung notwendig, aber im Rahmen von Auswertungen für die Unternehmen von großem Wert sind, weil sie zusätzliche Erkenntnisse für höhere Wertschöpfung ermöglichen.
Wertschöpfung durch Automatisierung und selbstlernende Mechanismen
Wer also auf der ERP-Strecke einen Rennwagen fährt, sollte dies auch bei der Dokumentenerfassung tun. Die Anforderungen an eine geeignete Lösung sind jedoch sehr anspruchsvoll. So erwarten die Unternehmen einen Automatisierungsgrad, der so hoch ist, dass nur noch Ausnahmen per Hand erledigt werden müssen – was ja die Stärke von Menschen ist.
Das bedeutet, dass eine geeignete Lösung einen Automatisierungsgrad von 80 Prozent bis 90 Prozent erreichen muss, um diese spezielle Erwartung zu erfüllen – ein Wert, der von den meisten Angeboten im Markt deutlich verfehlt wird. Ein so hoher Automatisierungsgrad ist jedoch nur zu erreichen und dauerhaft zu halten, wenn in der Lösung selbstlernende Mechanismen eingebaut sind.
Mit Hilfe dieser Mechanismen ist die Lösung in der Lage, einem Sachbearbeiter bei der Behandlung einer Ausnahme – zum Beispiel der manuellen Korrektur einer im Eingangsdokument falsch angegeben Materialnummer – gleichsam über die Schulter zu schauen und sich den vom Menschen beschrittenen Lösungsweg selbstständig anzueignen. Dadurch ist sichergestellt, dass die Lösung beim nächsten Dokument mit fehlerhaften Materialnummern die Korrektur automatisch vornehmen kann – und Ausnahmen Ausnahmen bleiben.
Der Bolide: OpenText BusinessCenter for SAP Solutions
SAP-Kunden können die Früchte ihrer Investition in SAP S/4HANA erst dann vollständig ernten, wenn sie gleichzeitig ihre Eingangskommunikation auf Höchstgeschwindigkeit trimmen. Möglich wird dies mit OpenText BusinessCenter for SAP Solutions, das dank selbstlernender Mechanismen dauerhaft Automatisierungsgrade von 90 Prozent und mehr bei der Erfassung und Weiterverarbeitung von Eingangsinformationen erreichen kann.
Um die damit erzielbaren Kosten- und Effizienzgewinne für SAP-Kunden noch weiter zu maximieren, ist OpenText BusinessCenter wie kein zweites Angebot in SAP integriert, sowohl am Frontend als auch im Backend. Die OpenText-Lösung ist in SAP-Code geschrieben und ihre Funktionen stehen innerhalb der jeweils präferierten SAP-Oberfläche zur Verfügung – ob SAP GUI oder SAP Fiori.
So entfällt auch bei der Behandlung von Ausnahmen das lästige und zeitaufwändige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Oberflächen. Außerdem können die Unternehmen auf Anwenderschulungen verzichten und die Komplexität ihrer IT-Landschaft reduzieren. Und da die OCR-Komponente der Lösung ebenfalls von OpenText stammt, gibt es kein unnötiges Warten auf dringend benötigte Updates oder Kompatibilitäts- und Qualitätsprobleme.
Wer mit der Digitalisierung ernst machen will, muss schon bei der Eingangskommunikation Gas geben und von der Pole-Position aus starten. Mit OpenText BusinessCenter steht für SAP-Kunden der richtige Bolide bereit.
