Was ist Electronic Data Interchange (EDI)?

EDI (Electronic Data Interchange) ist kein neues Konzept. Einfach ausgedrückt automatisieren und vereinfachen diese Systeme den Austausch wichtiger Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise vor allem mit Partnern, Lieferanten und Kunden. EDI-Dokumente liefern eine formale Struktur für die Übermittlung von Informationen, damit die Daten effizient ausgetauscht werden können.

Was also ist EDI? Die genaue Definition: EDI ist der Computer-zu-Computer-Austausch von Geschäftsdokumenten in einem Standard-Dokumentenformat zwischen Geschäftspartnern. Durch den Wechsel von einem papierbasierten Austausch von Geschäftsdokumenten zu EDI-Dokumenten profitieren Unternehmen erheblich: geringere Kosten, höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit, weniger Fehler und verbesserte Beziehungen zu Geschäftspartnern. Transaktionen werden viel schneller und mit weniger menschlichen Eingriffen abgewickelt. Darüber hinaus können einige Lösungen Services in Backend-Systeme wie ERP- und Buchhaltungsplattformen integrieren und so die durchgängige Verarbeitung wichtiger Geschäftsdokumente ermöglichen.

Seit der breiten Einführung in der Wirtschaft in den 80er Jahren ist EDI zu einem Kernbestandteil der IT-Infrastruktur für Unternehmen verschiedener Branchen geworden und wächst weiter. Allein im Gesundheitswesen wird der Markt nach jüngsten Schätzungen bis 2025 einen Wert von 5,9 Milliarden US-Dollar erreichen (in Englisch). Dies ist eine jährliche Wachstumsrate von 9,4 Prozent.

Einer der Gründe für die anhaltende Bedeutung ist die Fähigkeit, Geschäftsdokumente aus mehreren wichtigen Geschäftsprozessen zu erfassen. EDI-Zahlungen und -Rechnungen ermöglichen eine schnellere und genauere Verarbeitung von Auftragsinformationen als in Papierform. Die Technologie entwickelt sich weiter, um beispielsweise Versanddokumente einzubinden und Einblicke in globale Versandvorgänge, Lager und Distributionszentren zu geben.

EDI geht weit über den Austausch von strukturierten Daten hinaus, damit Unternehmen von Transaktionen in ihrer gesamten Lieferkette profitieren können. Die Technologie ermöglicht auch eine sichere Dateifreigabe, einschließlich Managed File Transfer, mit deren Hilfe Bereiche wie der Maschinenbau große CAD- oder Product Lifecycle Management (PLM)-Dateien austauschen können.

Welche Vorteile bietet EDI?

EDI-Software und -Dienstleistungen für den elektronischen Datenaustausch bieten viele Vorteile für Unternehmen, welche die Lösung richtig einsetzen. Die besten Lösungen können eine enorme Leistungssteigerung bei gleichzeitiger Verbesserung der Genauigkeit bei der Übertragung geschäftskritischer Informationen bewirken. Automatisierte Prozesse, die direkt von Computer zu Computer optimiert sind, können viel schneller als manuelle Prozesse ablaufen – und das mit einer messbar höheren Genauigkeit.

Da Papierdokumente durch Transaktionen ersetzt werden, ermöglichen die in die Prozesse integrierten elektronischen Protokolle eine einfache und schnelle Verfolgung und Auditabwicklung. Diese erhöhte Datentransparenz hilft Unternehmen, ihre Leistungsfähigkeit zu messen und Verbesserungen in der gesamten Lieferkette anzustoßen. Zu den Vorteilen gehören:

  • Erhebliche Kostensenkung

Die Kosten für Papier, Druck, Reproduktion, Speicherung, Archivierung, Porto und Dokumentenabruf werden durch den Umstieg auf EDI-Transaktionen reduziert bzw. eliminiert. Dadurch können die Transaktionskosten um mindestens 35 Prozent gesenkt werden (in Englisch). Ein großer Elektronikhersteller kalkuliert die Kosten für die manuelle Bearbeitung eines Auftrags mit 38 US-Dollar, im Vergleich zu nur 1,35 US-Dollar für einen EDI-Auftrag.

  • Deutliche Zeitersparnis

Die Übertragung und Verarbeitung von EDI-Dokumenten kann Sekunden oder Minuten statt Tage dauern, so dass sich die Führungskräfte auf dringendere Aufgaben konzentrieren können. Schätzungen gehen davon aus, dass diese Technologie die Geschäftszyklen um 61 Prozent beschleunigen kann.

  • Höhere Genauigkeit

Rechnungen können ausgestellt und verarbeitet werden, ohne dass die Rechnung beim Eingang transkribiert werden muss.  Dadurch werden Dateneingabefehler deutlich reduziert. Untersuchungen zeigen eine 30-40 prozentige Reduzierung von Problemen: Fehler durch unleserliche Handschrift, verlorene Faxe/Mails oder Tippfehler werden vermieden. Ebenso benötigen Zahlungen, die vom Computer des Käufers über ein sicheres Netzwerk auf den Computer des Verkäufers übertragen werden, keinen menschlichen Kontakt während des gesamten Transaktionsprozesses.

  • Mehr Sicherheit

Durch die elektronische Übermittlung muss das Dokument nicht über unsichere Kanäle, wie z.B. Post oder Zustelldienste Dritter, geleitet werden. Es wird umgehend und sicher an den gewünschten Empfänger gesendet. Diese sicheren Dateifreigabefunktionen schaffen Vertrauen und bessere Zusammenarbeit in Ihrer Handelspartner-Community.

  • Verbesserte Effizienz

Der Käufer erhält eine schnelle Bestätigung, dass seine EDI-Zahlungsbelege eingegangen sind, was den laufenden Prozess weiter beschleunigt. Die schnelle Verarbeitung von exakten EDI-Dokumenten führt zu weniger Nachbearbeitung von Aufträgen, besserer Lagerhaltung und weniger stornierten Aufträgen. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Verkürzung der Auftragsabwicklung und der Lieferzeiten ihre Bestände reduzieren.

  • Die Komplexität von EDI-Lösungen
    Die besten Tools können direkt zu reduzierten Zykluszeiten, geringeren Gemeinkosten, mehr Genauigkeit und verbesserter Effizienz führen. Im Zeitalter der digitalen Transformation sind EDI-Lösungen ein Vorreiter bei der Nutzung digitaler Technologien, um die Performance papierbasierter Geschäftsprozesse drastisch zu verbessern. Warum finden wir EDI nicht in jedem Unternehmen? Die kurze Antwort ist, dass EDI komplex sein kann. Jede Definition des elektronischen Datenaustauschs muss die Anzahl der vorhandenen EDI-Standards und Kommunikationsprotokolle berücksichtigen. Gängige Standards sind EDIFACT und ANSI X.12, aber es gibt eine Vielzahl von Varianten innerhalb eines Standards. Beispielsweise gab es Ende der 90er Jahre allein für X12 100 verschiedene Standards (in Englisch). Darüber hinaus haben viele verschiedene Branchen ihren eigenen EDI-Ansatz entwickelt, wie ODETTE (in Englisch) in der Automobilindustrie, RosettaNet (in Englisch) in der High-Tech-Branche und Tradacoms (in Englisch) im Handel.

Welche Arten von EDI-Kommunikationsmodellen gibt es?

Alle Systeme sind unterschiedlich, ebenso wie die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens. Es lohnt sich aber, sich die Zeit zu nehmen, um das beste Kommunikationsmodell für Ihr Unternehmen zu finden, das Ihnen hilft, ein effizientes Programm bereitzustellen.

  • Direkte Verbindung

Die direkte Verbindung (in Englisch) mit jedem Geschäftspartner funktioniert gut, wenn Ihre Community klein bleibt und sich alle auf ein einziges Verbindungsprotokoll einigen. Ihr Unternehmen ist verantwortlich für das Mapping, die Übersetzung, den technischen Support und das Reporting.

  • On-premise B2B-Software

In einer On-premise-Bereitstellung werden EDI-Softwareanwendungen (in Englisch) sicher in Ihren Büros und hinter Ihrer Firewall gespeichert. Sie haben die volle Kontrolle über alle Aspekte Ihres Systems, einschließlich Sicherheit, Zugriff und Datenintegrität. Ihre IT-Mitarbeiter benötigen jedoch die Fähigkeiten und das Fachwissen, um das System zu warten und zu verwalten.

  • Value-Added Network (VAN)

Der Netzwerkbetreiber ermöglicht den Austausch von elektronischen Dokumenten über seinen Dienst „Document Mailbox“, mit dem sich alle Beteiligten verbinden. Dieser Ansatz entlastet alle Community-Mitglieder von der Verantwortung für die Unterstützung aller Kommunikationsprobleme, gewährleistet die Datensicherheit sowie die Unleugbarkeit. Darüber hinaus können und sollten die „Value Added“-Funktionen der besten VAN-Anbieter (in Englisch) eine erhöhte Transparenz, verbesserte Alarmfunktion und benutzerdefinierte Analysen beinhalten. So können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

  • Managed Services

Ein B2B Managed Services Provider (in Englisch) erhält Ihre Geschäftsdokumente direkt von Ihrem ERP-System (SAP, Oracle, etc.) und übernimmt die Verantwortung für das Mapping, die Übersetzung, den technischen Support, den Betrieb des Rechenzentrums und schließlich die Lieferung und das Reporting.

Zusammenarbeit mit einem EDI-Anbieter

Im Laufe der Jahre hat sich eine Reihe von Lösungen entwickelt. Dazu gehören webbasierte Portale und Online-Formulare, mit denen kleine Unternehmen wichtige Geschäftsdokumente mit ihren Großkunden austauschen können. Die Kosten und die Komplexität für größere Firmen führen jedoch dazu, dass immer mehr Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit EDI-Anbietern setzen. Diese können sich um alle technischen Aspekte kümmern, einschließlich Mapping und -Compliance. So kann das Unternehmen schnell von Transaktionen profitieren, ohne dass intern spezielle Kenntnisse und Ressourcen dafür aufgebaut werden müssen.

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Mit B2B Managed Services können Unternehmen ihr EDI-Programm sicher auslagern und eine Vielzahl von Transaktionen mit Geschäftspartnern austauschen: von Bestellungen und Lieferavisen bis hin zu EDI-Rechnungen und EDI-Zahlungen.

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Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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