Spielt die Größe eines Providers für E-Invoicing eine Rolle?

Auswahlkriterien für eine E-Invoicing Lösung – Teil 2

Sicherlich haben Sie unseren E-Invoising Blogartikel gelesen, in dem wir auf die Frage “Make or Buy” eingegangen sind. Haben Sie sich für „Buy“ entschieden? Dann lesen Sie hier weiter. Wir beschreiben, worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters einer E-Invoicing Lösung achten sollten.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern. Aber keiner kann tatsächlich „alle“ Länder abdecken. Der Grund ist ganz einfach: Alle Anforderungen im Hinblick auf Compliance zu erfüllen ist teuer. Zunächst muss jedes einzelne Land hinsichtlich der steuerlichen, rechtlichen und technischen Anforderungen analysiert werden. Danach gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse in der Lösung umzusetzen. Dazu benötigt ein Provider die Unterstützung von meist nicht sehr günstigen Steuerberatungsunternehmen. Daraus folgt: Provider müssen natürlich wirtschaftlich arbeiten und daher Prioritäten setzen. Und sie tun dies folgerichtig nach Umsatzpotentialen, die möglicherweise in einem kleinen und eher „exotischen“ Land nicht in ausreichendem Maße vorhanden sind.

Nun sind sie jedoch ein Kunde, der einen Anbieter sucht, der möglichst alle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung auch im internationalen Geschäft erfüllt. Nach welchen Kriterien sollten Sie also entscheiden?

Auch bei einem Anbieter für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) gilt: „Size does matter“

Was Sie definitiv nicht wollen, ist ein Flickenteppich von vielen unterschiedlichen Providern mit unterschiedlichen Lösungen. Sie müssten dann nämlich für jeden einzelnen Anbieter eigene Verträge abschließen, unterschiedliche SLA’s beachten, verschiedene Preismodelle evaluieren und mit einer Vielzahl von Ansprechpartnern kommunizieren. Das kostet viel zu viel Zeit und Geld und vermutlich auch Nerven der Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen. Schließlich wollen Sie auch Volumina bündeln, Mengenvorteile nutzen und dadurch gute Konditionen realisieren.

Meine These: Size does matter. Im Folgenden finden Sie daher drei Gründe, weshalb die Größe eines Providers tatsächlich ausschlaggebend sein kann.

Zunächst einmal ist die „wirtschaftliche“ Größe bzw. die wirtschaftliche Gesundheit eines Anbieters wesentlich. Wie bereits oben beschrieben bedeutet jedes weitere unterstützte Land im E-Invoicing Umfeld für den Provider zunächst einmal Kosten – sowohl intern und extern. Wirtschaftliche starke Unternehmen haben daher oftmals umfangreichere Möglichkeiten diese Investitionen zu tätigen. Dies gilt dabei nicht nur für den Status Quo. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Ist das Unternehmen gesund, um auch zukünftig kontinuierlich Investments zu tätigen, um weitere Länder zum Portfolio hinzuzufügen und die bereits abgedeckten Länder auf dem aktuellen Stand zu halten? Einem kleinen Unternehmen kann hier schnell finanziell die Luft ausgehen. Es besteht insbesondere dann ein Risiko, wenn die Gesellschaftsform Ihnen keinen Einblick in die Finanzen des Anbieters ermöglicht.

Beim Vergleichen der von den verschiedenen Providern abgedeckten Länder empfiehlt es sich, nicht nur auf die gesamte Anzahl zu blicken. Vielmehr sollten Sie auch den Anteil der Gesamtrechnungen betrachten, die jeder Provider mit seiner individuellen Länderabdeckung unterstützt. Ihr Ziel sollte es nicht sein, möglichst viele Länder abzudecken, sondern möglichst hohe Rechnungsvolumina „einzusammeln“. Dazu benötigen Sie vor allem in denjenigen Ländern eine Abdeckung, in denen Sie viele Rechnungen erwarten. Bei dieser Berechnung ist es wichtig die Summe aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu betrachten. Auch wenn in Ihrem Unternehmen kreditorische und debitorische Prozesse eventuell in getrennten Teams bearbeitet werden und die Anforderungen sich unterscheiden: Eine konsolidierte Betrachtung ist dennoch sehr sinnvoll.

Der zweite Aspekt beschäftigt sich mit der Frage der Kundenbasis und Vertriebsorganisation. Nur Provider, die eine wirklich weltweite Vertriebsorganisation haben, können auch weltweit Kunden betreuen und gewinnen. Demzufolge lohnt sich das Investment für die weltweite Abdeckung, da auch in kleineren Ländern ausreichend Kunden vorhanden sind, die diese Lösung auch nutzen und Umsatz generieren. Demzufolge rechnet sich der Business Case und das Investment lohnt sich. Umgekehrt gefragt: Wie realistisch ist es, zu erwarten, dass ein Anbieter in E-Invoicing-Lösungen für z.B. Asien investiert, wenn er keine asiatische Vertriebsorganisation hat? Die geringen Rechnungsvolumen die beispielsweise deutsche Unternehmen in asiatischen Ländern haben, werden in der Regel nicht ausreichen, um die Investition zu rechtfertigen.

Damit sind wir auch schon beim dritten Aspekt: Die Breite des Portfolios eines Anbieters. Ein reiner E-Invoice Spezialist muss in jedem einzelnen Land genügend Umsatz alleine durch seine E-Invoice Dienstleistung generieren, um die Investition zu rechtfertigen. Sofern der Anbieter aber mit seinen Lösungen angrenzende Prozessbereiche ebenfalls abdeckt, beinflusst dies die wirtschaftliche Betrachtung positiv. Ein Anbieter der z.B. einen Rechnungsworkflow wie OpenText VIM (Vendor-Invoice Management) oder Archivlösungen wie OpenText Extended ECM anbietet,  kann hier Synergie-Effekte nutzen und damit auch zukünftig für eine gute Länderabdeckung sorgen.

Fazit: Evaluieren Sie zunächst, welche Anforderungen Ihr Unternehmen tatsächlich an einen E-Invoicing Provider hat im Hinblick auf Belegmenge und/oder Internationalität. Die Größe des Anbieters spielt durchaus eine wichtige Rolle.

Lesen Sie in Teil 1 unserer Blogartikel-Serie, warum Sie zunächst die Frage “Make or Buy” beantworten sollten? Was spricht für einen externen Dienstleister bei E-Invoicing?

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Andre von de Finn

André beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit der Digitalisierung und Optimierung von Purchase-to-Pay sowie Order-to-Cash Prozessen. Er verfügt über umfassende Erfahrung im Umfeld des elektronischen Datenaustauschs, insbesondere in Bezug auf e-Invoicing und die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen. In seinem Blog berichtet er über Trends, Innovationen und gesetzliche Änderungen in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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