War for Talent: Welche Rolle die digitale Personalakte spielt

Arbeitnehmer, die neu auf den Arbeitsmarkt drängen, sind digital aufgewachsen. Sie sind daran gewöhnt, dass die Kommunikation nicht nur mit Freunden und Bekannten, sondern auch mit Herstellern und Lieferanten nur noch auf elektronischem Weg erfolgt. Die Technik dient dabei jedoch mehr als Mittel denn als Zweck: Denn sie ist das Instrument für einen besseren Service. Transparenz, Erreichbarkeit, Verbindlichkeit, Respekt, Kundenzugewandtheit – das sind die wichtigsten Eigenschaften dieser Serviceorientierung. Und das ist die Erwartung, an der sich alle Unternehmen, ob groß oder klein, messen lassen müssen, wollen sie junge Mitarbeiter für sich interessieren und gewinnen.

SAP hat das erkannt und viel in die Anwendererfahrung seiner Cloud-Lösung SuccessFactors investiert. Die einzelnen Anwendungen erinnern an LinkedIn-Profile statt an klassische Applikationsoberflächen, sind aber weit mehr als reine Personalverzeichnisse. Hier können Personalverantwortliche Fachkenntnisse oder Peers identifizieren und verbinden. Die Lösung bietet zudem besondere Features für Business-Trips sowie eine eigene Plattform für Lehrlinge und Auszubildende. Die Software übernimmt viele Aufgaben automatisiert. Doch das allein reicht nicht aus, um den War for Talent zu gewinnen.

Digitale Personalakte: Digitalisierung allein ist nicht genug

Zwar bewirkt die Digitalisierung des Personalwesens allein schon einen deutlichen Produktivitätszuwachs. Marktanalytiker sprechen hier von einer Steigerung von 15 Prozent und sehen den Hauptgrund darin, dass die HR-Mitarbeiterinnen und
-Mitarbeiter die Daten dank der elektronischen Suche viel schneller finden.

Doch der Nutzen ist um ein Vielfaches höher, wenn über die elektronische Ablage hinaus Mitarbeiterinformationen – Daten wie Dokumente – über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg digital gemanagt werden. Denn Talente sind nicht nur schwer zu finden, sondern auch schwer zu halten.

Dies gelingt jedoch nur, wenn die HR-Kollegen für dieses Karriere-Coaching Zeit haben. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sie von allen zeitraubenden Aufgaben befreit werden müssen. Und was gibt es Zeitraubenderes, als Daten und Dokumente zu verwalten? Das muss, soweit wie nur irgend möglich, die Software erledigen.

Gerade das Ende dieses Lebenszyklus ist es, das diesen Sachverhalt perfekt beleuchtet. Denn vielleicht noch mehr als in anderen Bereichen gibt es im Personalwesen zahlreiche Löschvorschriften. Gerade die Regelungen neueren Datums, nach denen zum Beispiel die Unterlagen von abgelehnten Bewerberinnen und Bewerbern spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden müssen, machen es den HR-Kollegen schwer, den Überblick zu behalten und alle Vorschriften zuverlässig zu erfüllen – von den Auflagen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ganz zu schweigen.

Ohne die Möglichkeit, sämtliche Unterlagen mit einem Retention Management zu bewirtschaften, ist die Rechtssicherheit gefährdet. Das Management des Lebenszyklus von Personalinformationen ist aber nicht Teil transaktionsorientierter Systeme. Lösungen für digitale Personalakten sind hier die perfekte Ergänzung. Denn sie verschaffen den HR-Kollegen Zeit – Zeit, sich um die Bewerber und späteren Mitarbeiter individuell zu kümmern und sie zu fördern.

War for Talent: Der Schlüssel sind die Erwartungen

Herausfordernde Tätigkeiten, flexible Arbeitszeiten, Aufstiegschancen und Karriereförderung sowie Work-Life-Balance gehören zu den zentralen Erwartungen von Berufseinsteigern. Unternehmen, die das erkannt haben, nehmen diese Herausforderung an. So bezahlen sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach bestandener Probezeit einen Kurztrip oder fördern sie schon nach viel kürzerer Unternehmenszugehörigkeit als früher gezielt durch Auslandseinsätze, verbunden mit attraktiven Aufstiegsmöglichkeiten. Damit die Karriere aber nicht zu Lasten der beruflichen Chancen der Lebenspartner geht, kümmern sie sich ebenfalls darum, dass diese am neuen Einsatzort ebenfalls eine interessante Stelle finden.

Es ist also längst keine Behauptung mehr, sondern Realität: Personalverantwortliche entwickeln sich immer mehr zum persönlichen Karrierecoach, der auch das private Umfeld und das allgemeine Wohlergehen seiner Schützlinge im Blick hat. Um diese Rolle wirklich mit Leben füllen zu können, brauchen HR-Manager Informationen, eine Rundumsicht auf die Erwartungen, Talente und Lebensumstände ihrer Kollegen. Diese finden sich aber nicht in einzelnen Transaktionen, sondern in digitalen Personalakten.

Unternehmen, die konsequent auf die Erwartungen ihres Nachwuchses und ihrer bewährten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen, haben viel größere Chancen, den sich verschärfenden War for Talent zu gewinnen. Die digitale Personalakte von OpenText verschafft ihren Personalabteilungen im Zusammenspiel mit SAP SuccessFactors die dafür nötigen Informationen und Zeit.

Informieren Sie sich über die Lösung in dem Webinar „HR goes Digital – OpenText™ Extended ECM for SAP® SuccessFactors®, das Sie sich über diesen Link als Aufzeichnung anhören und anschauen können.

Henning Bruestle

Henning ist seit Juli 2017 Vice President Enterprise Sales Germany und verantwortet in dieser Funktion den Vertrieb der Enterprise Business Unit in Deutschland. Mit seinem Team unterstützt Henning Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Strategie und begleitet sie durch den gesamten Transformationsprozess. Seine Karriere begann Henning bei Novell. Bevor er im November 2014 zu OpenText wechselte, war er bei der Software AG weltweit für den indirekten Vertrieb zuständig.

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