War for Talent: Personalmanagement als strategischer Service

Personalverantwortliche haben in den vergangenen Jahren viel Geld in neue HR-Systeme investiert. Und das aus gutem Grund: Der immer stärker spürbare Fachkräftemangel und die Herausforderungen der digitalen Transformation müssen das Personalwesen schlagkräftiger und produktiver machen. Nur so stehen die Ressourcen zur Verfügung, mit denen sich der so genannte War for Talent gewinnen lässt.

Entlastung von zeitraubenden administrativen Aufgaben heißt dabei das Zauberwort. Und neue HR-Systeme leisten einen entscheidenden Beitrag dazu. Doch sie decken vor allen Dingen die transaktionale Seite der Medaille ab. Die Aktenberge entstehen in der HR-Abteilung jedoch nicht nur durch ausgedruckte Lohnabrechnungen. Mindestens ebenso umfangreich sind die unzähligen Bescheinigungen, amtlichen Dokumente oder die vielfältigen Informationen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern aushändigen müssen. In vielen der damit zusammenhängenden dokumentenzentrierten Prozessen sind die Personalabteilungen dabei auf die aktive Mitwirkung der Belegschaft angewiesen.

Auf der anderen Seite der Medaille stehen also unstrukturierte Informationen und spezielle Prozesse, die den Mitarbeitern das Leben mit ihrer Personalakte erleichtern und sie auf ihrem Karriereweg unterstützen. Lösungen, die diese Seite abdecken, müssen freilich mit den transaktionalen Systemen nahtlos integrierbar sein.

War for Talent: Geänderte Perspektive

Das Zusammenspiel von transaktionsorientierten Lösungen und solchen für das prozessorientierte Management von Mitarbeiterinformationen ist noch aus einem anderen Grund nötig: Der War for Talent erfordert einen grundlegenden Perspektivenwechsel. Nicht mehr allein die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bewerben und bewähren sich bei den Unternehmen. Vielmehr gilt das Umgekehrte heute in gleichem Maße. Unternehmen, die sich nicht mit einem guten Service bei ihrer Belegschaft empfehlen, verlieren an Attraktivität, die Mitarbeiterbindung sinkt – eine fatale Entwicklung, welche die Zukunftsfähigkeit von Firmen ernsthaft gefährden kann.

Doch wie sieht so ein Service aus? Die Antwort hat viel mit den Erwartungen der Anwender im Cloud-Zeitalter zu tun. Die Nutzer nehmen einen Service in Anspruch, wann und wo auch immer sie es für sinnvoll halten. Das Mittel der Wahl heißt heute eine mobile App. Wer ein Problem mit dem Hochladen eines Dokuments hat oder eine Anfrage an die HR-Abteilung wegen des Antrags zur teilweisen Übernahme der Beitragskosten für einen Sportverein, darf nicht erst seinen Laptop starten müssen, um eine offizielle E-Mail zu formulieren. Das muss sich alles in der App erledigen lassen.

Anwendungskomfort ist aber nicht nur das Resultat von schönen und intuitiv bedienbaren Oberflächen. Vielmehr hängt er direkt von den Prozessen im Hintergrund ab. Nur durch die Hinterlegung von Service-Level-Agreements (SLA) und Routinen für Weiterleitungen und Eskalationen können sich die Mitarbeiter darauf verlassen, dass ihre Anfragen nicht verlorengehen oder erst mit großer Verzögerung bearbeitet werden.

Produktivität, Qualität, Compliance

Diese Zuverlässigkeit hat darüber hinaus Vorteile für die HR-Mitarbeiter wie die Unternehmen insgesamt. Denn sie können sich voll und ganz auf die Anfragen und die Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit den Prozessen selbst auseinandersetzen zu müssen. Da aber nicht nur die Arbeit, sondern auch alle relevanten Informationen dank stets aktueller Mitarbeiterakten zu den richtigen HR-Zuständigen gleichsam von selbst kommen, steigen die Produktivität und Qualität der Arbeit. Außerdem lassen sich viele Aufgaben in Shared-Services-Centern bündeln und dadurch massiv Kosten sparen.

Ganz nebenbei sorgt das Prozessmanagement der Lösung für Compliance. Keine Anfrage landet dank ausgefeiltem Berechtigungssystem im falschen Postfach. Zudem werden sämtliche Vorgänge lückenlos dokumentiert. Das ist nicht zuletzt für regulierte Branchen wie die Pharmaindustrie unabdingbar.

Dokumentation hat aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Denn die dabei gesammelten Metadaten sind ein wahrer Schatz. Richtig ausgewertet, kann das System die Handelnden dabei unterstützen, die beste Vorgehensweise für bestimmte Fälle herauszufinden. Dieses Wissen lässt sich automatisch mit den HR-Mitarbeitern teilen. So kommt ein permanenter Prozess zur Produktivitäts- und Qualitätssteigerung in Gang.

Genau so muss eine Lösung aussehen, die sich um das Informationsmanagement im Personalwesen kümmert.

People Center: Der Mensch im Mittelpunkt

Auf unserer Innovation Tour 2018 können Sie diese Lösung selbst in Augenschein nehmen. Und Sie können wählen, ob Sie OpenText People Center als SaaS in der OpenText Cloud und im Rechtsraum Ihrer Wahl nutzen oder in ihrem eigenen Rechenzentrum implementieren wollen. Dann können Sie auch entscheiden, ob Sie die Zusatzmodule der Lösung für Bewerbermanagement und Mitarbeiter-Onboarding nutzen wollen. Ich freue mich schon jetzt auf Ihr Interesse – und auf Ihre Fragen, die meine Kollegen und ich  gerne am 16. April in München beantworten werden.

 

Henning Bruestle

Henning ist seit Juli 2017 Vice President Enterprise Sales Germany und verantwortet in dieser Funktion den Vertrieb der Enterprise Business Unit in Deutschland. Mit seinem Team unterstützt Henning Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Strategie und begleitet sie durch den gesamten Transformationsprozess. Seine Karriere begann Henning bei Novell. Bevor er im November 2014 zu OpenText wechselte, war er bei der Software AG weltweit für den indirekten Vertrieb zuständig.

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