Warum das Exception Management so wichtig für die Transparenz der Supply Chain ist

Wir alle wissen, wie wichtig ein effizientes Exception Management für eine Supply Chain ist. Die Fähigkeit, Probleme schnell zu erkennen und zu beheben, gewährleistet einen reibungslosen Betrieb und hilft Ihrem Unternehmen, im schlimmsten Fall mit katastrophalen Ausfällen fertig zu werden. In der Vergangenheit war das Exception Management oft reaktiv und ad hoc. Sind wir angesichts der sich schnell verändernden Natur der globalen Supply Chains dabei, vom traditionellen Exception Management zum Management by Exception, also dem Management nach dem Ausnahmeprinzip, überzugehen?

In den globalen Lieferketten ist es derzeit ziemlich stürmisch. Der traditionelle lineare und sequentielle Ansatz gehört der Vergangenheit an, da Globalisierung, Ressourcenknappheit und Kostensenkung die Supply Chains erweitern und vielschichtige Ökosysteme schaffen, die auch entfernte und manchmal volatile Regionen umfassen.

Gleichzeitig verlangen die Kunden zunehmend personalisierte und maßgeschneiderte Produkte. Der „Run of One“ wird viel schneller Realität, als man es sich hätte vorstellen können. Unternehmen reagieren darauf, indem sie viel mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einem breiteren Spektrum von Handelspartnern weltweit finden.

Marktvolatilität und Unvorhersehbarkeit der Nachfrage gehen einher mit einer zunehmenden Anzahl von verhängnisvollen Vorfällen, die die Supply Chain möglicherweise unterbrechen oder ganz stoppen. Ein üblicher Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderung bestand darin, die Transparenz in jedem Teil der Supply Chain zu verbessern, so dass wir sehen können, was vor sich geht und die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können – in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit.

Ist die Transparenz der Supply Chain allein jedoch ausreichend? Erweiterte Ökosysteme in der Logistikkette schaffen ein weitaus höheres Maß an Risiko und damit auch deutlich mehr Ausnahmesituationen. Darüber hinaus ist es doch so, dass die zunehmende Personalisierung fast jede Kundenbestellung zu einer Ausnahme macht. Moderne Supply Chains sind also von einer Überforderung durch Ausnahmen betroffen.

Vom Exception Management zum Management by Exception

Accenture erklärte dem Fachmedium Industry Today (in Englisch): „Exception Management ist zu einer Wachstums-Industrie für die Supply Chain geworden. Das hat in vielen Unternehmen zu Heerscharen von Brandbekämpfern in der Supply Chain geführt, die sich ganz dem Exception Management verschrieben haben. Die meisten von ihnen arbeiten jedoch in organisatorischen Silos, die von veralteten IT-Systemen durchzogen sind. Neuere digitale Technologien ermöglichen anspruchsvolle Sensibilisierungs- und Reaktionsmöglichkeiten, die zu einer proaktiven Planung führen können“.

Es ist der Übergang vom reaktiven zum proaktiven Exception Management, der von entscheidender Bedeutung ist. Globale Supply Chains sind einfach zu groß und komplex, um nur auf Vorfälle zu reagieren, vor allem wenn diese aufgrund von papierbasierten Prozessen langsam und ineffizient sind. Unternehmen, die in ihrer gesamten Supply Chain Echtzeit-Transparenz bieten, können mit dem proaktiven Exception Management beginnen, bei dem Betrieb, Planung und Risikomanagement durch die Ausnahme gesteuert werden.

Durch die Transparenz der Supply Chain kann Ihr Unternehmen jederzeit den Überblick über den gesamten Bestand behalten. Außerdem erhalten Sie vollen Zugriff auf Informationen zu allen Aspekten der Supply Chain, die zur Verbesserung der Prozesseffizienz und zur Beseitigung von Redundanzen beitragen können. Dies ist die Grundlage für das Management by Exception. Sie erhalten sofort Benachrichtigungen oder Warnungen auf der Basis von Geschäftsregeln, wenn eine Ausnahme auftritt oder kurz vor dem Auftreten steht.

Auf diese Weise können Sie die Planung verbessern, Bestände reduzieren und Risiken in der gesamten Supply Chain minimieren. Sie können den Betrieb Ihrer Supply Chain im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses schneller mobilisieren und ein höheres Leistungsniveau sicherstellen. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Accenture hat vor kurzem herausgefunden, dass 71 Prozent der CIOs (in Englisch) weltweit glauben, dass die Hauptfunktion ihrer Supply Chain bis 2020 darin bestehen wird, den Kundenservice voranzutreiben. Daher wird diese Fähigkeit, Ausnahmesituationen besser zu bewältigen, für jedes Unternehmen immer wichtiger.

Eine Technologie-Plattform für das Management by Exception

Das Management by Exception ist im Wesentlichen eine Herausforderung für das Datenmanagement. Sie müssen in der Lage sein, alle Daten, die Ihre B2B-Prozesse durchlaufen, zentral zu verwalten. Sie benötigen genaue und aktuelle Informationen über die Leistung von Lieferanten und Kunden sowie über die ausgetauschten Dokumente. Nur so können Sie Probleme schnell lösen oder, was noch wichtiger ist, bereits vor ihrem Auftreten erkennen.

Eine Technologie-Plattform für das Exception Management sollte folgende Funktionen bieten:

Durchsetzung von Geschäftsprozessen

Die Plattform muss es Ihnen ermöglichen, Unternehmensregeln zu erfassen und zu modellieren, die festlegen, wie Sie mit Ausnahmen umgehen. Sie muss in der Lage sein, Ihre spezifischen Richtlinien und Verfahren zu unterstützen und Ausnahmeregeln für einzelne Partner und Handelspartnergruppen festzulegen.

Validierung von Transaktionen

Mit der Plattform müssen Sie Daten auf der Ebene der einzelnen Transaktionen validieren können, indem Sie Supply Chain-Transaktionen wie beispielsweise Lieferavis (ASNs) überwachen und anhand definierter Geschäftsregeln überprüfen. Das System bewertet alle eingehenden und ausgehenden digitalen Transaktionen anhand dokumentierter Regeln und Anforderungen, kennzeichnet Fehler und Probleme mit Drill-Down bis hin zu den Ursachen.

Warnmeldungen & Benachrichtigungen

Die Funktionen für das Exception Management können so einfach sein wie beispielsweise die Echtzeit-Benachrichtigung per E-Mail bei auftretenden Problemen. Die Plattform sollte jedoch eine flexible Workflow-Engine beinhalten, die komplexere Prozesse des Exception Managements unterstützt. Dazu gehört auch die Ausgabe von Produktionsproblemen und Warnmeldungen für Ausnahmen, bei denen erwartet wird, dass die Benutzer Maßnahmen ergreifen.

Datenquarantäne

Fehlerhafte Daten, die in das Backoffice und in Unternehmenssysteme wie ERP gelangen, können sowohl intern als auch extern ein Alptraum sein. Dies geschieht beispielsweise durch Rückbuchungen, die durch das Senden von fehlerhaften Daten an einen Partner verursacht werden. Tatsächlich beziffern Schätzungen die Kosten für fehlerhafte Daten für die meisten Unternehmen auf erstaunliche 15-25 Prozent des Umsatzes (in Englisch). Die Plattform validiert alle Informationen, die Ihre B2B-Prozesse durchlaufen. Diejenigen Daten, die die Überprüfung durchlaufen haben, werden sofort zur Weiterleitung freigegeben. Daten, die die Überprüfung nicht bestehen, können einen Workflow starten, mit dem Sie fehlerhafte Daten ablehnen oder beheben können. Nur so können Sie Probleme vermeiden, bevor sie kostspielig werden.

Online-Berichterstattung und -Analyse

Automatisierte Berichte bieten einen Überblick über die Leistung der Partner und die wichtigsten Kennzahlen. Berichte können angepasst, geteilt, abonniert, exportiert und ausgewertet werden. Dies erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit Partnern bei Problemen. Darüber hinaus kann die Leistung von Partnern und der Supply Chain auf interaktiven Scorecards dargestellt werden.

Eine marktführende Technologie für das Exception Management ist OpenText™ Active Intelligence. Hierbei handelt es sich um einen Cloud-basierten Service, der ein proaktives Exception Management bietet. Dabei werden Ihre B2B-Transaktionen in Echtzeit überwacht, um sicherzustellen, dass sie richtig sind und Ihren Geschäftsregeln entsprechen. Der Service warnt Sie, wenn Ihre Transaktionen nicht korrekt sind oder Ihren Geschäftsregeln nicht entsprechen. Er bietet Ihnen die entscheidende Transparenz innerhalb Ihrer gesamten Supply Chain und die Möglichkeit, einen zentralen Ansatz für das Management by Exception zu wählen.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Mark Morley

Mark ist Direktor Strategisches Produkt-Marketing für OpenText Business Network. Er leitet das Produkt-Marketing für B2B Managed Services und sorgt dafür, dass regionale wie branchenspezifische Entwicklungen in die Gesamtproduktstrategie einfließen. Mark beschäftigt sich zudem mit neuen, umwälzenden Technologien und deren Auswirkungen auf zukünftige Lieferketten. Er hat mehr als 23 Jahre Branchenerfahrung im Bereich spezialisierte Fertigung.

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