Warum Information Governance ohne Automatisierung nicht mehr auskommt

Eigentlich ist Information Governance eine tolle Sache. Werden Daten und Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg lückenlos verwaltet, lässt sich das darin schlummernde Wertschöpfungspotenzial erschließen. Gleichzeitig schützt Information Governance vor Regelverstößen und Strafen für das Management und Unternehmen. Mehr Produktivität, höhere Wertschöpfung, weniger Risiken – alles schlagende Argumente, die für das Konzept sprechen. Und doch sind viele Unternehmen mit den Erfolgen ihrer entsprechenden Projekte unzufrieden. Der Grund liegt darin, dass die Fachanwender die für eine durchgängige Information Governance nötigen Schritte und Maßnahmen aufgrund der Masse an Informationen nicht mehr bewältigen können. Geschäftsnutzen und Rechtssicherheit stehen damit langfristig in einem ungünstigen Verhältnis zu den Kosten. Einen Ausweg aus dieser Situation verspricht eine automatisierte Information Governance.

Informationen: zu viel, zu teuer, zu riskant

Die Zahlen sprechen für sich. Wie eine Untersuchung der AIIM, der internationalen Vereinigung der Informationsprofis, ergeben hat, gilt die berühmte 80/20-Regel offenbar auch im Verhältnis der unstrukturierten zu den strukturierten Informationen. Und durchschnittlich 62 Prozent der Informationen, die ein Unternehmen managen muss – ob aus geschäftlichen oder rechtlichen Gründen –, sind unstrukturiert. Dieser Befund allein wäre schon eine Herausforderung für alle, die für die Einhaltung der Information Governance verantwortlich sind. Doch die Situation wird sich in den kommenden Jahren aufgrund des exponentiellen Wachstums nicht nur der strukturierten, sondern auch der unstrukturierten Informationen weiter verschärfen. AIIM geht davon aus, dass dadurch bereits im Jahr 2021 drei Viertel der Unternehmen mit dem Problem eines Informationschaos konfrontiert sein werden.

Neben der explodierenden Informationsmenge sind Cloud und Mobile Computing die Ursache für diese Situation. Ließen sich früher die Regeln zum Schutz und zur Verwaltung von Informationen auf klar bestimmbare Standorte und Geräte anwenden und die Unternehmen und ihre Prozesse gegenüber der Außenwelt klar abgrenzen, ist dies im Zeitalter der Cloud und des Smartphones unmöglich. Information Governance muss deshalb Teil der Prozesse werden, unabhängig von Zeit, Ort und Gerät, auf dem sie stattfinden, dafür aber ganz nah an den Informationen.

Immerhin: Die Unternehmen haben eine klare Vorstellung davon, was zu tun ist. 87 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass nur Technologien für maschinelles Lernen in der Lage sein werden, die Herausforderung explodierender Informationsmengen zu meistern. Insbesondere sehen sie die Notwendigkeit von maschinellem Lernen, um Informationen automatisch zu klassifizieren und zu kategorisieren, um dies direkt am Eintrittspunkt zu erledigen und um den Informationsgehalt in seinem jeweiligen Kontext zu ermitteln. All das ist nötig, um Informationen am richtigen Ort abzulegen, sie den richtigen Systemen und Applikationen sowie Aufbewahrungsregeln und -fristen zuzuordnen und schließlich den richtigen Bearbeitern und Prozessen zur Verfügung zu stellen.

Information Governance von OpenText: eingebettet und automatisiert

Höherer Geschäftsnutzen, mehr Effizienz in der IT, höhere Sicherheit, besserer Datenschutz und weniger geschäftliche sowie rechtliche Risiken – all das müssen Lösungen für Information Governance heute leisten. Das gelingt nur, wenn die dafür nötigen automatisierten Funktionalitäten wie zum Bespiel Autoklassifizierung und Risikoabschätzung oder Überwachung der Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsregeln in die Prozesse und Systeme eingebettet sind. Und zwar unabhängig davon, ob sie sich in den Rechenzentren der Unternehmen, bei einem externen Managed-Service-Provider oder in der Public Cloud befinden. Außerdem muss das für sämtliche Unternehmensinformationen gelten, auch für die archivierten, die nicht mehr in den operativen Systemen benötigt werden.

OpenText verfügt über 25 Jahre Erfahrung im Bereich Information Governance und hat die entsprechenden Funktionalitäten und Content Services in die Prozesse eingebettet. Diese entlasten die Fachanwender von den manuellen Information-Governance-Abläufen und -Aufgaben. Sie sind selbstlernend und passen sich an neue Situationen oder Informationsarten automatisch an. Und natürlich stehen sie orts-, zeit- und geräteunabhängig zur Verfügung und erleichtern damit den Unternehmen den Gang in die Cloud. Darüber hinaus sorgen sie automatisch für die Einhaltung von Sicherheits- und sonstigen Richtlinien und reduzieren das Risiko im Zusammenhang mit Informationsverarbeitung und -aufbewahrung. Außerdem senken sie die Komplexität in der IT, weil sie als zentrale Plattform bereitgestellt werden, mit deren Hilfe sich sämtliche Information-Governance-Herausforderungen meistern lassen.

So senken die Lösungen von OpenText Kosten und Risiken der Information Governance und erschließen gleichzeitig ihr volles Wertschöpfungspotenzial.

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Peter Stadler

Peter kam über die Akquisition der Enterprise Content Division von DellEMC im Januar 2017 zu OpenText. Seit dem 1. Juli 2017 verantwortet er als Vice President Enterprise Sales die Region BeNeLux, Switzerland & Austria. Den Fokus legt er in seiner Region auf Stärkung und Weiterentwicklung der bestehenden Kundenbeziehungen sowie der Neugewinnung von Kunden im Kernbereich des Enterprise Information Management. Durch die Nutzung von OpenText Lösungen sollen Kunden schneller wachsen können, Operational Cost, Information Governance und Security Risks reduziert werden indem Business Insights, Impact und Process Speed verbessert werden.

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