Was ist EDI und warum ist es wichtig für Business Integration?

Elektronischer Datenaustausch (electronic data interchange, EDI) ist Ihnen bereits geläufig und vielleicht haben Sie auch schon unsere Blogartikel-Serie gelesen, in der wir beschreiben, worauf man achten sollte. In unserem 7-teiligen EDI-Leitfaden steigen wir ein bisschen tiefer in die Thematik ein.

Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) ist ganz einfach zu verstehen: Ein EDI-System ersetzt Papier-Dokumente durch elektronische Dokumente und danach werden die Daten in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, so dass Sender und Empfänger das Dokument exakt lesen können. Daher kommt der Begriff Electronic Data Interchange oder EDI.

Was sind EDI-Dokumente?

Mit EDI können standardisierte, elektronische Geschäftsdokumente erstellt werden. Ein EDI-Dokument, beispielsweise eine Bestellung, enthält ein Standardformat für Datenfelder, das sowohl Sender als auch Empfänger nutzen. So kann das Dokument exakt von den Systemen an beiden Endpunkten der Transaktion ausgelesen und die Informationen können sicher ausgetauscht werden. So werden Medienbrüche vermieden und die Datenqualität wird merklich erhöht.

EDI ist eine sehr ausgereifte Technologie und deshalb sind zwei Standards bei EDI-Dokumenten dominierend. In den USA ist der führende EDI-Standard ANSI X 12. In den restlichen Ländern wird weltweit überwiegend der UN EDIFACT Standard eingesetzt. Es ist dabei sichergestellt, dass beide Standards miteinander „kommunizieren“ können. So können Unternehmen diese EDI-Dokumente problemlos austauschen. Zu den möglichen Dokumenten gehören u.a. Bestellungen, Rechnungen, Versandmitteilungen, Avise, Kontoauszüge und viele mehr.

Obwohl bei den meisten Organisationen die X 12 und EDIFACT Standards eingesetzt werden, stehen auch noch andere EDI-Dokumentenstandards zur Verfügung, z.B. EANCOM, ODETTE, RosettaNet, SWIFT, Tradacoms und weitere.

Was sind EDI Envelopes?

Der sogenannte EDI-Envelope enthält alle erforderlichen Informationen, damit ein Dokument erfolgreich versendet oder zurückgesendet werden kann, wenn die Übertragung abgebrochen wurde. Es gibt drei Haupttypen bei den Envelopes:

• Der EDI Envelope
  Ein Behältnis zum Versenden von einem Dokument. Es enthält die Informationen zu Sender und Empfänger sowie Grundinformationen zum Dokument.
• Der EDI-Gruppen-Envelope
  So können Dokumente stapelweise auf einmal zur gleichen Zeit versendet werden. Dieser Envelope enthält dieselben Informationen wie ein EDI-Envelope, hat aber auch Informationen zu jedem einzelnen enthaltenen Dokument.
• Der EDI-Set-Envelope
  Unterscheidet sich leicht von den anderen Envelope-Typen, da dieser speziell für Rechnungen gedacht ist und über mehr Details hinsichtlich des Rechnungsinhalts verfügt.

Transaktionen in Papierform im Vergleich zu elektronischen Transaktionen

Der Vorteil von EDI (Electronic Data Interchange) ist, dass es sich hierbei um einen Austausch von Computer zu Computer mit minimaler oder gar keiner Beteiligung durch Personen handelt. Geschäftsdokumente werden elektronisch zwischen den Unternehmen ausgetauscht. Es sind keine weiteren Informationen notwendig und Datenfehler werden deutlich reduziert oder sogar gänzlich verhindert. Viele Geschäftsprozesse werden dadurch erheblich effizienter: Weniger Manpower, weniger Zeit, weniger Kosten.

Geschäfte können schneller abgewickelt werden, da elektronische Dokumente automatisch in andere Geschäftssysteme integriert werden. Aufgrund der besseren Datenqualität wird der ganze Transaktionsprozess beschleunigt, da es weniger Fehlerquellen gibt und die Arbeit nicht wiederholt werden muss.

EDI ist im Wesentlichen ein Datenverarbeitungskonzept, das unabhängig von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien ist. So können Unternehmen elektronische Dokumente mit anderen Organisationen weltweit austauschen, wenn
diese dieselben EDI-Standards unterstützen.

Zusätzliche Informationen:

IDG-Report unterstreicht Bedeutung der EDI-Sicherheit für die digitale TransformationWie man EDI zur Förderung von Nachhaltigkeit und Ethik einsetzt