Was ist Enterprise Content Management (ECM) und warum nutzen wir nun Content Services?

Enterprise Content Management (ECM) ist seit über einem Jahrzehnt ein wesentlicher Bestandteil der unternehmensweiten Technologiearchitektur. Ursprünglich war es eine Reihe von Prozessen, Strategien und Tools, die es einem Unternehmen ermöglichen, Inhalte im gesamten Unternehmen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und zu archivieren. Aber die Unternehmensanforderungen und die Lösungen für das elektronische Content Management haben sich grundlegend verändert. In der heutigen Welt sind Informationsaustausch und Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden, Lieferanten und anderen Handelspartnern ein wesentlicher Bestandteil des geschäftlichen Lebens. Um den Anforderungen globaler Unternehmen mit weit verstreuten, digitalen Arbeitskräften gerecht zu werden, hat sich ECM zu Content Services verändert. Aber was bedeutet das?

Die Antwort beginnt mit der Erkenntnis, dass das Konzept hinter der ECM-Software von großer Bedeutung ist. Die in einem Unternehmen erstellten Inhalte sind sein wertvollstes Kapital und müssen während des gesamten Lebenszyklus verwaltet werden, damit sie effizient abgerufen und genutzt werden können. Die besten ECM-Tools wurden unter diesem Gesichtspunkt entwickelt. Beim Erfolg geht es jedoch nicht immer darum, was man tut, sondern wie man es tut. Der traditionelle Ansatz des ECM erforderte von Unternehmen große Investitionen in unternehmensweite Content-Plattformen, die oft unhandlich und komplex waren. In vielen Fällen führte dies zu einer langsamen Akzeptanz bei den Anwendern und zu anspruchsvollen Funktionen, die nicht voll genutzt wurden.

Neue Generationen der digital-orientierten Wissensarbeiter wollen auf Content zugreifen und ihn nutzen können, wann und wo es für ihre Aufgabe erforderlich ist. Sie wollen Inhalte in einem Format, das einfach zu bearbeiten ist und sofort in der Anwendung ihrer Wahl verfügbar ist. Content muss der Treiber für Geschäftsprozesse sein, nicht nur ein Unternehmenswert, der kontrolliert und geschützt werden muss. Content Services bieten einen neuen Ansatz für Enterprise Content Management. Hierbei wird die ECM-Funktionalität in Form von täglich genutzten Mikroservices auf die führenden Anwendungen ausgeweitet. Eine Content Services-Plattform steht im Hintergrund, um das gleiche Maß an Kontrolle, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten, das schon lange ein Merkmal von ECM-Lösungen ist.

Um zu verstehen, warum dieser duale Ansatz bei Content Services so notwendig ist, ist es sinnvoll, auf die Entwicklung von ECM zurückzublicken.

Eine kurze Historie des ECM

Das Electronic Content Management ging aus den Document Management-Systemen der 90er Jahre hervor. Es wurde entwickelt, um eine Unternehmensebene für die Automatisierung von zentralen Backend-Prozessen mit dem Fokus auf Dokumente zu schaffen. Es wurde versucht, ein Repository zu schaffen, also eine „Single Source of Truth, in dem Content gespeichert, verwaltet, durchsucht und abgerufen werden kann. Dies ermöglichte neue Ebenen der Informationskontrolle und -steuerung, die bisher nicht machbar waren. Diese ECM-Lösungen waren unglaublich leistungsstark im Bereich der Dokumentenverwaltung. Da immer mehr Inhalte – sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Formate – erstellt wurden, gewährleistete die beste ECM-Software, dass alles durchsuchbar und für Benutzer, Audits und die Compliance verfügbar war.

Warum sind also trotz so vieler wichtiger Business-Funktionen etliche ECM-Implementierungen nicht ausreichend genutzt worden? Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Der wichtigste ist jedoch, dass der Fokus der ECM-Lösungen ursprünglich auf der Technologie lag und nicht auf dem Geschäftsprozess und den Menschen, die sie nutzen. Unternehmen waren mehr daran interessiert, die Kontrolle über ihre Inhalte zu erlangen, als das, was ihre Mitarbeiter damit machen.

Dies führte zu Systemen, die hervorragend bei der Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Content waren, aber für den Endbenutzer schwierig zu bedienen und arbeitsintensiv sein konnten. Häufig wurden sie aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse an das ECM-System anzupassen. Das Ergebnis war, dass sich die Mitarbeiter oft dem Wechsel zum ECM widersetzten und wie bisher weiterarbeiteten. Sie beharrten darauf, ihre Inhalte auf Festplatten und Datenträgern zu speichern und nur dann die Daten an die ECM-Software zu übermitteln, wenn ihre Aufgabe erfüllt war. Das ECM-System wurde in erster Linie zu einem System der Aufzeichnung. Es eignet sich hervorragend für die Kontrolle und Verwaltung von offiziellen Unternehmensakten. Gleichzeitig wurden isolierte Informationssilos im gesamten Unternehmen verteilt, da die Mitarbeiter neue Inhalte in denjenigen Systemen erstellten, die sie bevorzugt verwendeten.

Es wurde offensichtlich, dass ECM-Software den Benutzer zwang, zu den benötigten Inhalten zu navigieren. Damit ECM jedoch wirklich erfolgreich sein kann, muss es die Informationen zu den Anwendern bringen.

Warum hat sich ECM verändert?

Die digitale Transformation ist zu einer zentralen Strategie für jedes Unternehmen geworden. Die Fähigkeit, das Beste aus den kontrollierten Daten und Informationen zu machen, ist ein Grundpfeiler für den Erfolg. Im ECM-Kontext bedeutet dies, dass der Fokus von der Verwaltung von Inhalten auf die Nutzung von Inhalten verlagert wird, um die Produktivität der Prozesse zu unterstützen. Dies geschieht durch konsequente Erfassung, Bereitstellung und Integration von Content. Die persönliche Produktivität wird mit einfachen, intuitiven Tools für den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Informationen erreicht. In diesem Szenario rücken die Informationskontroll- und Governance-Funktionen des ECM in den Hintergrund. Diese Funktionen unterstützen die Bereitstellung und Darstellung von Content innerhalb der Lead-Anwendungen.

Digital Workplaces

Moderne Unternehmensführung ist nicht mehr nur eine interne Angelegenheit. Es geht darum, die Integration, Zusammenarbeit und Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Handelspartnern zu verbessern. Dementsprechend müssen alle Unternehmen in der Lage sein, Content in den unterschiedlichsten strukturierten und unstrukturierten Formen aus den verschiedensten Quellen über unterschiedlichste Kanäle zu verarbeiten. Die Vorstellung eines einzigen Unternehmens-Repository für den Content erscheint heute sehr veraltet.

Darüber hinaus wurde die digitale Transformation durch eine Reihe von disruptiven Technologien vorangetrieben, die sich alle auf die Funktionsweise eines Unternehmens mit seinen Inhalten auswirken. Tatsächlich war es diese Entwicklung der Anforderungen an das digitale Geschäftsumfeld, die Gartner veranlasste, den Bereich Electronic Content Management im Jahr 2016 neu zu bewerten:

„Cloud, Social Collaboration, Mobile und Analytics-Technologien haben die Anforderungen und Erwartungen an Content im digitalen Geschäftsleben verändert. Die Vielfalt und Menge der Inhalte wachsen weiter. Das gilt auch für deren Relevanz: IT- und Führungskräfte nutzen zunehmend Content, um digitale Geschäftsprozesse zu komplettieren oder sogar voranzutreiben.“

Laut Gartner passt der Begriff „Enterprise Content Management“ nicht mehr zur Dynamik des Marktes und sollte ersetzt werden durch „Content Services“, die von einer Content Services Plattform (in Englisch) gesteuert werden“.

Vom ECM zu Content Services

Der Wechsel zu Content Services definiert eine neue Art der Verknüpfung von Content mit Ihrem digitalen Business. Die Software bietet Tools, Methoden und Strategien, um Anwender zu unterstützen. Sie macht es viel einfacher, mit Content zu arbeiten, diesen zu teilen und gemeinsam zu nutzen. So haben sie Zugriff auf die richtigen Inhalte innerhalb derjenigen Anwendungen, mit denen sie am besten vertraut sind. Zugleich wird auf Kontroll- und Governance-Funktionen gesetzt, um sicheren Informationsaustausch und Kollaboration im gesamten Unternehmen und mit externen Partnern zu ermöglichen.

AIIM beschreibt einige der Möglichkeiten von Content Services in seinem exzellenten eBook ‘Revolution or Evolution? 10 strategies to navigate the shift from ECM to Content Services’ (in Englisch):

Cloud First

Content-Applikationen sind schnell einsatzbereit, flexibel, von überall verfügbar und werden ständig aktualisiert. Diese lassen sich nahtlos in lokale Systeme integrieren, um hybride Content Services bereitzustellen.

Intelligente Erfassung

Die Möglichkeit, unterschiedliche Input-Streams zu standardisieren und sie direkt mit den zentralen Geschäftsprozessen zu verbinden oder einzubetten.

Benutzerfreundliche Anwendungen

Fördern Sie die Akzeptanz mit einfachen, übersichtlichen Benutzeroberflächen, Self-Signup und problemloser Administration und mit sofortiger Bereitstellung von Subscriptions. Bieten Sie intuitive, übersichtliche und nutzergerechte Tools für die mobilen Wissensarbeiter.

Repository Agnostic

Die Fähigkeit, einzeln oder mit bestehenden Repositories zu arbeiten, um Migrationen zu vermeiden und bestehende ECM-Investitionen zu nutzen. Dies umfasst auch die Möglichkeit, mit Repositories innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu interagieren.

Integrierte Tools für die Zusammenarbeit

Die Möglichkeit, Tools für Wissensarbeiter in die übergeordnete Content-Strategie zu integrieren.

Automatisierte Verwaltung

Verzichten Sie so weit wie möglich auf den menschlichen Faktor, indem Sie semantische und automatische Technologien zur Klassifizierung einsetzen.

Offene Content Services

Die Möglichkeit, prozessspezifische Anwendungen und Plattformen einfach mit Low-Code oder No-Code mit Content Assets zu verknüpfen, sowohl als SaaS- oder auch On-Premises-Optionen.

Automatische Klassifizierung und Analytik

Die Fähigkeit, Metadaten dort zu ermitteln, wo sie nicht existieren und diese Daten zu nutzen, um den Kontext für unstrukturierte Inhalte zu schaffen. Dies führt zu weniger Suche, weniger manuellem Arbeiten und weniger händischer Klassifizierung.

All dies trägt dazu bei, dezentrale, zielgerichtete und schlanke Anwendungen zu erstellen, die von Unternehmen viel einfacher und effizienter zu implementieren und zu nutzen sind.

Gartner MQ Content Services

Die Notwendigkeit einer Content Services-Plattform

Unternehmen benötigen natürlich noch immer die Kernfunktionalitäten, welche die ECM-Software seit jeher bietet. Dabei geht es nicht um eine „Rip and Replace“-Strategie. Es geht vielmehr darum, neue Content Services auf denjenigen Grundlagen aufzubauen, die die meisten Unternehmen mit ihren ECM-Lösungen geschaffen haben und damit eine Content Services-Plattform zu entwickeln.

Gartner beschreibt eine Content Services Plattform als „eine Reihe von Diensten und Mikroservices, die entweder als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen konzipiert sind, die sich gemeinsame APIs und Repositories teilen, um verschiedene Content-Typen zu nutzen und mehrere Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu adressieren“.

Wo es bei ECM ursprünglich darum ging, eine strenge Kontrolle über den Nutzer von Content zu erreichen, besteht die Hauptaufgabe einer Content Services-Plattform darin, den Nutzern diejenigen Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Und dies in dem gewünschten Format zu dem von ihnen gewählten Zeitpunkt und auf dem bevorzugten Endgerät. Die Lösung ermöglicht eine flexible Bereitstellung On-premises, gehostet oder als SaaS. Dazu gehören auch erweiterte Analysen, um auf der Grundlage aller Daten in Ihrem Content Erkenntnisgewinne und mehr Handlungsspielraum zu ermöglichen.

Warum sollten Sie sich für OpenText als Content Services-Plattform entscheiden?

OpenText™ ist seit mehr als einem Jahrzehnt ein Marktführer im ECM-Bereich. OpenText liefert die besten On-Premises- und Cloud-basierten ECM-Lösungen und ist das erste Unternehmen, das den Übergang von ECM-Software zu Content Services vollständig umsetzt.

Dies spiegelt sich auch in den jüngsten Analystenberichten wider:

Forrester berichtete: „OpenText setzt seine Strategie der Integration von Content- und Prozess-Services in Core-Business-Systeme, einschließlich Salesforce, SAP und andere Cloud- und On-Premises-Anwendungen, fort. Die Bereiche Application Data Archiving, BPM, Life-Cycle-Management und grundlegende Content Services unterstützen diese gewachsene Markposition im ECM-Bereich.“

In einem unseres nächsten Blogposts werden wir uns eingehender mit der Content Services-Plattform und den Vorteilen befassen, die diese für das digitale Unternehmen bedeuten.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Alison Clarke

Als Product Marketing Lead für ECM-Produkte verantwortet Alison bei OpenText u.a. die Produkte Content Suite Platform und Content Server. Sie engagiert sich dafür, dass unsere Kunden einen Mehrwert aus ihren Daten ziehen und Endverbraucher wie Teams mit Hilfe ECM-basierter Lösungen produktiver arbeiten können.

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