Was sind Content Services?

Eine neue Generation von Content Services verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ECM nutzen. Doch was sind Content Services und wie funktionieren sie?

In einem früheren Blogpost haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie sich Enterprise Content Management (ECM) in Richtung Content Services entwickelt. Es ist ein Wandel, der sowohl durch eine neue Denkweise im Informationsmanagement als auch durch neue Technologien getrieben wird.

Das Fazit: Die Ära der Implementierung einer monolithischen, unternehmensweiten ECM-Plattform für die allumfassende Kontrolle von Inhalten ist vorbei. Auch wenn das Ziel noch immer notwendig ist, war der traditionelle Ansatz zu umständlich und komplex, um durchgängig zu funktionieren. Alles, vom Leistungsumfang bis zum Schulungsumfang, dauerte zu lange und entsprach selten den organisatorischen Anforderungen. Und das Wachstum riesiger neuer digitaler Informationsquellen hat das Konzept erst recht nicht umsetzbarer gemacht.

ECM ist tot. Lang lebe ECM.

Da die Funktionen von ECM nun in einem neuen Modell weiterleben, fragen wir uns: „Was sind also Content Services und wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren?“ Die neue Definition von Gartner für diesen Markt lautet wie folgt: „Eine Content Services-Plattform ist eine Reihe von Diensten und Mikroservices, die entweder als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen konzipiert sind. Sie teilen sich gemeinsame APIs und Repositorien, um verschiedene Inhaltstypen zu nutzen und verschiedene Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu unterstützen.“

Gartner erklärt weiter, dass sich die Märkte für Content Technology in drei Bereiche teilen: Plattformen, Anwendungen und Komponenten“. Ich bespreche im Folgenden jeden einzelnen Bereich separat.

Content Services-Plattformen

Die Content Services-Plattform kann als die Weiterentwicklung bestehender ECM-Lösungen angesehen werden. Sie verfügt über ein eigenes Repository und lässt sich mit anderen Repositories integrieren, um unternehmensweites Content Lifecycle Management, Informationszugriff und Governance zu ermöglichen. Zu den üblichen Diensten, die von diesen Plattformen aus verfügbar sind, gehören Dokumenten- und Records-Management, Datenerfassung und -indexierung, Kategorisierung, Workflow-Management, Versionskontrolle und Analytics.

Content Services-Applikationen

Content-Services-Applikationen bieten lösungsorientierte Funktionen, die spezifische Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen adressieren. Beispiele für Content-fähige Anwendungen sind das Rechnungswesen von Lieferanten, die digitale Personalakte, das Vertragsmanagement sowie vertikal ausgerichtete Anwendungen wie beispielsweise für Life Sciences oder das Ingenieurswesen.

Content Services-Komponenten

Content Services-Komponenten sind Utility-basierte Services, die bestehende Anwendungen um zusätzliche Funktionen erweitern. So kann beispielsweise eine solche Komponente ein Dienstprogramm sein, das die Sprachübersetzung, die externe Dateifreigabe oder die Dokumentenerfassung ermöglicht.

Anbieter von Content-Services-Plattformen wie OpenText™ bieten eine Vielzahl von Content-basierten Diensten, Mikroservices, Tools und Repositorien, mit denen Unternehmen die beste Content-Services-Plattform für ihre individuellen Bedürfnisse entwickeln können, basierend auf diesen drei Elementen.

Bedeuten Content Services, dass Sie wieder von vorne beginnen müssen? NEIN!

Es ist klar, dass Content Services nicht an die Stelle Ihres bestehenden Enterprise Content Management-Systems treten. Es handelt sich um eine Weiterentwicklung der ECM-Lösungen. Es geht nicht um „rip and replace“. Es geht darum, auf den Investitionen aufzubauen, die Sie bereits in ECM-Systeme getätigt haben und den Nutzen dieser Systeme durch die Integration neuer Funktionen zu verbessern. Wenn Sie mit Ihren ECM-Lösungen Inhalte unternehmensweit erfassen, verwalten, speichern und aufbewahren können, sind Content Services in der Lage, diese zu erweitern und den Informationsaustausch, die Automatisierung, die Zusammenarbeit und Analytics zu verbessern.

Wie bereits erwähnt, geht es bei der eigentlichen Veränderung nicht um die Technologie. Es geht darum, verschiedene Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung von Inhalten in Ihrem Unternehmen zu stellen. Jetzt können Sie Lösungen integrieren, die Ihnen die gewünschten Antworten geben. Traditionelle ECM-Software konzentrierte sich auf die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Inhalten. Content Services hingegen stellen andere Fragen: „Wie gebe ich den Benutzern Zugang zu den benötigten Informationen, und zwar jederzeit und überall, und in einem leicht zugänglichen Format?“

Was sind Content Services und was bedeuten sie?

Offensichtlich vollzieht sich ein grundlegender Wandel in der Strategie und Praxis des Informationsmanagements. Und diese neue Definition erfordert eine neue Taxonomie.

In vielen Unternehmen wird das Enterprise Content Management-System als die Domäne der Records Management- und Compliance-Teams angesehen. Für andere wiederum hat der Begriff wenig Einfluss auf Unternehmensebene. Eine AIIM-Umfrage ergab, dass nur 12 Prozent der Unternehmen, die ECM-Software einsetzen, glauben, dass sie von ihrem Unternehmen ausreichend verstanden wird. Etwa die Hälfte der Befragten war jedoch der Meinung, dass ECM ein sinnvoller Begriff bleibt, wenn sich ECM weiterentwickelt. Sie waren der Meinung, dass Terminologie nicht so wichtig ist wie die Bereitstellung der benötigten Inhaltsfunktionen.

Es gab jedoch eine breite Übereinstimmung darüber, wie sich das ECM entwickelt:

• Die Mehrheit (79 Prozent) stimmte zu, dass wir jetzt in einer Welt mit mehreren Repositorien leben.
• 73 Prozent waren sich einig, dass es einen Bedarf an Content Management-Funktionen gibt, die zunehmend eingebettet sind und nicht in einem separaten ECM-System liegen.
• 69 Prozent waren der Meinung, dass die benötigten Content Management-Funktionen je nach Geschäftsprozess sehr unterschiedlich sind.

John Mancini, Vorsitzender und Chief Evangelist von AIIM, fasst den Grund dafür, dass sich ECM immer mehr auf den Endanwender konzentriert, zusammen: „Die Benutzererfahrung bei der Erstellung und Weitergabe von Inhalten ist von zentraler Bedeutung … Die Benutzer fordern die Möglichkeit, die Inhaltsfunktionen zu unterteilen und Inhalte nicht nur nach der Menge, sondern auch nach der jeweiligen Art nutzen zu können.“

Was sind Content Services also? Die Komponenten, die sich innerhalb der Bereiche der „Content Services“ befinden, erfüllen diesen neuen Ansatz bei der Erstellung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten auf eine Art und Weise, die sich nur schwer in traditionelle Definitionen von Enterprise Content Management integrieren lässt.

Was sind Content Services und ihre Vorteile?

Mit Content Services-Plattformen können Unternehmen den vollständigen Mehrwert der ihnen zur Verfügung stehenden Inhalte und Daten erkennen. Content Services isolieren Inhalte nicht in einem separaten, schwer zugänglichen Repository. Sie sind ein wichtiger Schritt nach vorne bei der unternehmensweiten Vernetzung von Menschen, Prozessen und Inhalten – und zwar mit ihren Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Zu den wichtigsten Pluspunkten gehören:

• Unterstützung von Wissensarbeitern

Mit der Content-Services-Software können Sie die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit an die richtigen Personen liefern. Benutzer können über angepasste Arbeitsbereiche von der verwendeten Applikation aus auf die benötigten Inhalte zugreifen und mit diesen interagieren. Die besten Content Services-Plattformen ermöglichen die Entwicklung von Plug-Ins mit Low-Code- oder No-Code-Verfahren. Diese entkoppeln die Nutzer-Erfahrung von dem zugrunde liegenden Content Repository. Der Anwender hat nun Zugriff auf dynamische und personalisierte Inhalte in den von ihm täglich genutzten Applikationen.

• Unveränderliches Repository

Jedes große Unternehmen verfügt über Informationen, die in mehreren verschiedenen Repositories gespeichert sind. Eine Content Services-Plattform versucht nicht, all diese Inhalte zu identifizieren, zu erfassen und zu zentralisieren. Sie belässt Inhalten da, wo sie erstellt wurden. Sie werden trotzdem ordnungsgemäß verwaltet und sind leicht zugänglich. Die im Laufe der Jahre aufgebauten Informationssilos werden aufgelöst. Dadurch erhalten Sie eine viel bessere Kontrolle über alle im gesamten Unternehmen verteilten Inhalte und können mit der Durchführung umfangreicher Analysen zur Verbesserung der Entscheidungsfindung beginnen.

• Verbesserung des Informationszugriffs und der gemeinsamen Nutzung von Informationen

Die besten Content Services-Plattformen sorgen dafür, dass Inhalte von der Erstellung an verwaltet werden. Mit intelligenten und automatisierten Metadaten- und Kategorisierungsfunktionen kann jeder Inhalt während des gesamten Lebenszyklus verwaltet werden: von der Erstellung bis zur Löschung. Damit können alle Inhalte, egal wo sie sich befinden, schnell und einfach durchsucht und abgerufen werden. Mit den Prozessdiensten innerhalb einiger Content Services-Lösungen können Sie den Fluss von Inhalten innerhalb und zwischen den Abteilungen sowie extern mit Kunden und Partnern automatisieren und verwalten. So können Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen erfüllen.

• Verbesserung der Information Governance und Compliance

Eine umfangreiche Content Services-Plattform ist eine einzige, vertrauenswürdige Quelle, die integriertes Records Management, intelligentes Metadatenmanagement, Archivierungs- und Suchfunktionen sowie Versionskontrolle über alle Geschäftsinhalte bietet. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese innerhalb der Plattform selbst oder in anderen Enterprise Repositories wie Microsoft^® SharePoint^®, SAP^® Applikationen, Salesforce-Dateisystemen oder E-Mails gespeichert sind. Sie können eine zentrale Informationsquelle für jeden Inhalt schaffen und sicherstellen, dass alle Inhaltsaktivitäten mit den internen Richtlinien und Verfahren zur Informationsverwaltung sowie mit externen Vorschriften und behördlichen Auflagen in Einklang stehen.

• Wechsel zu „Cloud First“

Content Services sind ein wichtiger Schritt, um das Content Management in die Cloud zu verlagern. Diese neuen ECM-Funktionen werden als webbasierte Services bereitgestellt. Die Plattformen für die Content Services lassen sich schnell implementieren und sind leicht skalierbar. Diese Vorteile stehen sowohl On-Premises als auch als Cloud-Anwendungen zur Verfügung und können von überall und auf jedem Gerät genutzt werden. Content Services bedeuten jedoch keinen abrupten Schritt zum ECM in der Cloud. Die meisten Unternehmen werden viel mehr als ECM Cloud-Lösungen benötigen. Die besten Content Services-Plattformen ermöglichen die nahtlose Integration neuer Content Services in bestehende On-Premises ECM-Systeme und die Bereitstellung hybrider Content Services.

Warum sollten Sie OpenText als Content Services-Plattform in Betracht ziehen?

OpenText ist ein anerkannter Marktführer für On-Premise Content-Dienste und Managed Content Services. Dies ermöglicht den flexiblen Einsatz von Content Services-Plattformen, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. Das spiegelt sich auch in den jüngsten Analystenberichten wider:

• Gartner ernennt OpenText zum Markführer im 2017 Magic Quadrant for Content Services Platforms.¹
• Forrester ernennt OpenText zum Marktführer in diesen beiden Reports: Forrester Wave™: Enterprise Content Management—Business Content Services, Q2 2017 and Forrester Wave™: Enterprise Content Management—Transactional Content Services, Q2 2017.

In unserem nächsten Blogpost werden wir uns genauer damit befassen, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Content Services-Plattform achten sollten.

Diese Grafik wurde von Gartner, Inc. als Teil eines größeren Forschungsdokuments veröffentlicht und sollte im Zusammenhang mit dem gesamten Dokument bewertet werden. Den Gartner-Report können Sie herunterladen.

Gartner unterstützt keine Anbieter, Produkte oder Dienstleistungen, die in seinen Research-Publikationen dargestellt sind, und empfiehlt Technologieanwendern nicht, nur die Anbieter mit den höchsten Bewertungen oder anderen Bezeichnungen auszuwählen. Gartner Research-Publikationen bestehen aus den Meinungen der Forschungsorganisation von Gartner und sind nicht als Tatsachenaussagen zu verstehen. Gartner lehnt alle ausdrücklichen oder stillschweigenden Garantien in Bezug auf diese Forschung ab, einschließlich aller Garantien der Marktgängigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck.

Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms; Karen Hobert, Michael Woodbridge, Monica Basso; 25 October 2018

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.