Welche Service-Qualität bietet der gewählte E-Invoicing Provider?

Wenn Sie die Teile 1 bis 5 unserer Blogartikel-Serie zum Thema E-Invoicing gelesen haben, stehen Sie eventuell bereits vor der Entscheidung, welchen Anbieter Sie nutzen möchten. Sie haben vermutlich entschieden, dass Sie einen externen Provider nutzen möchten, wissen nun, dass die Größe des Anbieters eine wichtige Rolle spielen kann, haben sich zum Thema Sicherheit schlau gemacht, die Preismodelle evaluiert und ziehen in Betracht, eine umfangreichere EDI-Initiative zu starten. In Teil 6 möchten wir Sie noch auf einen wichtigen Punkt aufmerksam machen: Welche Service-Qualität und Service-Modelle stellt der Anbieter Ihnen zur Verfügung.

Auch Ihr Unternehmen wünscht sich fest zugeordnete Ansprechpartner in der jeweiligen Zeitzone bzw. In Ihrem Land, die ihre Sprache sprechen und den lokalen Markt kennen. Die Alternative sind in der Regel Ticket-Hotlines, bei denen man entweder ewig wartet oder meist einen neuen und unbekannten Ansprechpartner hat. Teilweise wird nicht einmal dies angeboten. Fragen oder technische Probleme können ausschließlich schriftlich, d.h. per E-Mail oder im Ticketing-Tool das Anbieters geklärt werden. Im schlimmsten Fall verzögert sich die Fehlerbehebung aufgrund der unterschiedlichen Sprache oder mangelnder technischer Kenntnisse des Support-Mitarbeiters. Leider arbeiten viele E-Invoicing Provider in einem Modell ohne festen Ansprechpartner. Der Grund dafür ist, dass sich viele Anbieter einen ruinösen Preiskampf liefern, der natürlich zulasten der Service-Qualität gehen muss. Wenn Sie sich also für den vermeintlich günstigsten Dienstleister entscheiden, müssen Sie damit rechnen, dass Sie die möglichen Mängel intern abfedern müssen. Können Sie heute schon abschätzen, welche Zeitverzögerungen und zusätzlichen Kosten dann auf Sie zukommen könnten? Können Sie das notwendige Know-how intern vorhalten, in solchen Situationen schnell und adäquat zu reagieren. Haben Ihre Kunden und Partner die Geduld auf die Fehlerbehebung zu warten und wäre das schlimmstenfalls mit Umsatzverlusten verbunden? Und nicht zu vergessen: Welche Auswirkungen hat die schlechte Service Qualität eines Anbieters auf die Motivation und interne Reputation Ihres Teams? Sie wissen ja: „Billig wird von alleine teuer,“ wie wir bereits im Blogpost Nr. 3 über vermeintlich günstige Lockangebote geschrieben haben.

Unser Rat ist daher: Hinterfragen Sie ganz genau, welchen Service Sie tatsächlich geboten bekommen. Welche Ansprechpartner haben Sie in welchen Ländern? In welchen Sprachen kommunizieren sie? Wann sind sie erreichbar und wie schnell können sie reagieren? Denken Sie hier insbesondere auch an die unterschiedlichen Zeitzonen. Wie sind die Reaktionszeiten sowie die benötigten Zeiten bis zur tatsächlichen Lösung des Problems? Und ganz wichtig: Welche Qualifikationen haben die Support-Mitarbeiter und welche Service-Levels sowie Pönalen sind vertraglich zugesichert?

Fazit: Wenn Sie einen E-Invoicing Provider wählen, sollten Sie genau überprüfen, welches Service-Modell zu welchen Konditionen sie nutzen können: Reine Ticket-Hotlines mit wechselnden Ansprechpartnern oder ein echtes Experten-Team, das in allen Zeitzonen 24/7 verfügbar ist und Ihre Sprache spricht?

Lesen Sie in Teil 1 unserer Blogartikel-Serie, warum Sie zunächst die Frage “Make or Buy” beantworten sollten? Was spricht für einen externen Dienstleister bei E-Invoicing?

Lesen Sie in Teil 2 unserer Blogartikel-Serie, warum ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines passenden Providers durchaus „Size does matter“ ist.

Erfahren Sie in Teil 3 unserer Blogartikel-Serie, wie Unternehmen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten geschützt sind und die zukünftige Plattform dauerhaft stabil und sicher läuft.

Teil 4 unserer Blogartikel-Serie beschreibt, wie Sie auch Ihre eventuell zögernden Lieferanten problemlos einbinden können und das Onboarding vereinfachen.

Informieren Sie sich in Teil 5 unserer Blogartikel-Serie, wie Sie eine E-Invoicing-Initiative als Startschuss für eine umfangreichere Digitalisierungs-/EDI Kampagne nutzen können.

Zusätzliche Informationen:

• Webcast: B2B e-Invoicing Mandate in Frankreich und weltweit – worauf Sie sich vorbereiten müssen
• eBook: Bis zu 90 % Kosteneinsparungen durch den Umstieg von Papier auf digitale Rechnungen.
• Executive Brief: Erfüllen Sie E-Invoicing-Pflichten in einer sich schnell verändernden Welt
• Blog: E-Invoicing und VAT Compliance Updates

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