Wie Cloud-basierte Content Services die Arbeit im Homeoffice unterstützen

Der Begriff des traditionellen Arbeitsplatzes hat sich seit einem Jahrzehnt weiterentwickelt, aber im Jahr 2020 haben sich die Veränderungen in Bezug auf die Art und Weise, wie, wo und wann Menschen arbeiten, beschleunigt.  Welche Lehren haben wir aus dieser raschen Verlagerung zu einer hybriden Belegschaft gezogen, welche flexibel im Homeoffice oder im Büro arbeitet? Einige Hintergrundinformationen: Im Jahr 2019 stellten nur 7% der US-Arbeitgeber den meisten oder allen ihren Mitarbeitern Optionen für die Arbeit von zu Hause zur Verfügung. Im März 2020, als der globale Lockdown eintrat, änderte sich dies über Nacht. Bei OpenText ™ beispielsweise arbeiteten innerhalb einer Woche über 95% der Mitarbeiter vom Homeoffice aus.

Geschäftsabläufe und die Arbeitsweise der einzelnen Mitarbeiter änderten sich über Nacht. Bei OpenText können wir sagen, dass die persönliche Produktivität und die Arbeitsleitungen in vielen Arbeitsbereichen tatsächlich gestiegen sind. Das Engagement und die Fähigkeiten der Mitarbeiter muss ich hier zweifelsohne hervorheben. Aber zu dem Erfolg dieser Umstellung ins Homeoffice trug auch das  langjährige Bemühen von OpenText bei, Remote-Mitarbeitern die Tools zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um überall arbeiten zu können.

Nach unserer Einschätzung werden bis Ende 2021 rund 25 bis 30% der Belegschaft an mehreren Tagen in der Woche aus dem Homeoffice arbeiten.

Kate Lister, President of Global Workplace Analytics

Im Homeoffice arbeiten – unsere Erfahrungen

Bei unseren Tausenden von globalen Kunden sehen wir, dass der Erfolg dieses neuen Arbeitsmodells in hohem Maße von einem effektiven Informationsmanagement abhängt – wie Content und Daten erfasst, identifiziert, gespeichert, abgerufen, gesichert, geteilt und verwendet werden.

Verteilte Teams benötigen einen einfachen Zugriff auf genaue Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um zusammenarbeiten, innovativ zu sein und vorankommen zu können. Und sie müssen dabei Richtlinien des Unternehmens und der Branche einhalten können.  Wir sehen auch, dass selbst das modernste Informationsmanagement nur dann etwas nützt, wenn aus dem Homeoffice arbeitende Mitarbeiter über die richtigen Tools verfügen, um eigenständiger zu arbeiten. Sie müssen ihre Laptops oder Mobilgeräte von überall aus  verwenden und sofort sicher auf die benötigten Informationen zugreifen können – unabhängig davon, wo diese erstellt oder gespeichert wurden.

Screenflips, mehrere Anmeldungen, Gatekeeper und E-Mail-Anfragen funktionieren nicht mehr. Produktivität erfordert einen neuen Ansatz für Technologie und Infrastruktur, bei dem sich die Mitarbeiter nicht mehr um den Zugriff auf all diese Informationen aus mehreren Systemen und Quellen kümmern müssen. Die Informationen müssen ihnen im Homeoffice einfach zur Verfügung stehen – wenn sie diese benötigen.  Nahtloser, sicherer Zugriff auf Informationen über unterschiedliche Systeme hinweg – dies bildet die Zukunft des Informationsmanagements und die Grundlage für den Erfolg hybrider Arbeitsmodelle.

Konzentrieren Sie sich auf schnelle Erfolge

Das klingt vielleicht nach einem gewaltigen Unterfangen, muss es aber nicht sein. Content-Services-Technologien sind der Schlüssel, um Informationen auch im HomeOffice bereitzustellen und Prozesskontinuität, Zusammenarbeit sowie Governance zu verbessern.

Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen Sie ein bestimmtes Problem haben. Bauen Sie auf vorhandenen Enterprise Content Management (ECM)-Investitionen auf oder maximieren Sie diese. Wenn Sie sich über die vier Wände des traditionellen Büros hinausbewegen, ist es wichtig, dass Ihre Content Management-Plattform in die führenden Anwendungen integriert wird, die Prozesse wie CRM, ERP und andere steuern. Auf diese Weise können Klassifizierungs-, Analyse- und Governance-Richtlinien auf Content und Daten angewendet werden, während diese erstellt werden. Diese Informationen können dann extrahiert und im gesamten Unternehmen verteilt werden.

Beispielsweise verwenden viele Unternehmen Microsoft Teams, um zusammenzuarbeiten und Inhalte gemeinsam zu nutzen. Die meisten setzen zusätzlich auch Anwendungen wie SAP oder Salesforce ein, was zu unterschiedlichen Informationsquellen und Silos führt, die verwirrend und schwer zugänglich sein können. Greift jeder auf die aktuelle Version des Dokumentes zu? Wird bei all diesem Teilen und Zusammenarbeiten Compliance gewährleistet?

Eine Content Services-Anwendung wie OpenText ™ Extended ECM for Microsoft® Office 365™ integriert Aktivitäten in Teams in Ihre Content Management-Plattform. Zentral definierte Governance-Regeln können jetzt direkt auf den Content angewendet werden, welcher in Teams erstellt wurden. Und dieser Content kann jetzt mit relevanten Informationen in SAP und Salesforce verknüpft werden. Anwender von Teams  können die Informationen, die sie von diesen Anwendungen benötigen, direkt in ihrer Gruppe in Teams anzeigen lassen.

Verteile Daten und der Fernzugriff auf Systeme vom HomeOffice sind kein Problem mehr. Mitarbeiter können über eine vertraute, benutzerfreundliche Oberfläche relevante Informationen aus führenden Geschäftsanwendungen nutzen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie OpenText Content Services eine hybride Belegschaft, die teils im Homeoffice, teils im Büro arbeitet, unterstützen kann.

Fred Sass

Fred is the Senior Director of Product Marketing for Portfolio products. Among other things, he oversees marketing for the former Hummingbird solutions including eDOCS and Connectivity.

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