Wie SAP-Kunden ihre eingehende Kommunikation automatisieren können

Wer erinnert sich noch an den Aufwand, den die Einführung des EDI-Standards in der Automobilindustrie in den 1980er und 1990er Jahren erfordert hat? Speziell für die Zulieferer bedeutete die Standardisierung des Datenaustauschs einen technischen, organisatorischen und finanziellen Kraftakt. Und doch überwogen die Vorteile eines durchgängigen Informationsflusses entlang der Wertschöpfungskette die kurzfristigen Nachteile. Denn schon damals war klar, welchen geschäftlichen Nutzen die Automatisierung der Kommunikation hat. Die Automobilindustrie hatte dabei einen entscheidenden Vorteil: Die Hersteller waren mächtig genug, spezifische Standards in ihrer Lieferkette verbindlich durchzusetzen. Heute wissen wir: Weder ist dieses Beispiel auf alle Unternehmen und Branchen übertragbar, noch kann es einen einzigen Standard für eingehende Informationen geben. Die Automatisierung der eingehenden Kommunikation bleibt daher weiterhin eine Aufgabe für viele Unternehmen. Speziell SAP-Kunden wissen genau, dass darin ein enormes Wertschöpfungspotenzial liegt.

80 Prozent der Kundenkommunikation weiterhin auf Papier

Ein Drittel aller SAP-Daten wird durch Prozesse generiert, die ihren Ursprung außerhalb des eigenen Unternehmens haben. Diese Daten stammen überwiegend aus Dokumenten oder EDI-Übertragungen wie zum Beispiel eingehenden Bestellungen oder Lieferbestätigungen. Schlimmer noch: Die B2B-Kommunikation findet zu 80 Prozent auf Papier statt, wie eine Studie von Harvey Spencer Associates ermittelt hat – und das im Jahr 2017!

Diese Befunde stehen den Versprechungen der digitalen Transformation diametral entgegen. Hersteller von Business-Applikationen, allen voran SAP, modernisieren ihre Software so, dass sie Geschäftstransaktionen unabhängig vom Volumen in Echtzeit verarbeiten können. Doch viel zu viele Prozesse verharren weiter in der Papierwelt und der entsprechend langsamen Geschwindigkeit, die mit den Maschinen nicht mithalten kann. Denn Informationen auf Papier müssen manuell bearbeitet oder nachbearbeitet werden. Das erfordert seine Zeit.

Neben dem Zeitverlust sind Prozesse, die manuelle Eingaben erfordern, äußerst fehleranfällig. Wer aus Versehen 10.000 Stück von einer Ware statt der bestellten 1.000 liefert, erzeugt Zusatzkosten und macht einen Kunden unzufrieden – hoffentlich nur vorübergehend. Doch wer in sensiblen Bereichen wie der Medizintechnik eine falsche Angabe zur Qualität macht, gefährdet unter Umständen Leben. Doch selbst wenn die Qualitätssicherung beim Wareneingang funktioniert und der Fehler rechtzeitig entdeckt wird, leidet die Reputation des Lieferanten. Zwar sind nicht nur Menschen, sondern auch Maschinen nicht immer perfekt. Doch intelligente Software kann Unternehmen und ihren Mitarbeitern dabei helfen, die geschäftlichen Risiken manueller Prozesse zu minimieren.

Zudem: Laut der bereits zitierten Untersuchung von Harvey Spencer Associates entstehen den Unternehmen allein in Europa durch Papier-basierende Prozesse Zusatzkosten von jährlich sechs Milliarden Euro. 62 Prozent aller Vorgänge zur Datenerfassung werden manuell erledigt. Selbst wer mit den beschriebenen Risiken bislang leben konnte, kommt an diesem finanziellen Potenzial einer automatisierten Erfassung und Verarbeitung jeglicher eingehenden Kommunikation nicht vorbei.

Automatisierung, Digitalisierung und selbstlernende Mechanismen gehören zusammen

Menschen haben eine entscheidende Stärke: Sie können hervorragend mit Ausnahmen umgehen, weil sie neue Situationen und die Abweichungen zum Bisherigen unmittelbar erkennen und daraus lernen können. Anstatt hundert Mal am Tag ein und dieselbe Routine zu erledigen, sollten sie sich nur mit den interessanten Fällen beschäftigen. Alles andere sollte Software erledigen. Das wäre die ideale Arbeitsteilung, die sowohl den Wertschöpfungsbeitrag der eingehenden Kommunikation maximiert als auch die Mitarbeiter von langweiligen Routineaufgaben entlastet.

Nun gibt es teilweise bereits seit Jahrzehnten Ansätze und Technologien wie OCR, die versuchen, diese Arbeitsteilung zu ermöglichen und zu verwirklichen. Doch gerade in der Eingangskommunikation fehlen so viele Standards, die erforderlich wären, dieses Ziel ohne weitere technische Innovationen zu erreichen. Verfügt Software zur Erfassung und Verarbeitung der Eingangskommunikation jedoch über geeignete selbstlernende Mechanismen, passt sie sich schnell an Änderungen an. Kann sie zum Beispiel die in einer Bestellung falsch angegebene Materialnummer nicht korrigieren, muss sich ein Mensch darum kümmern und den Fehler beheben. Innovative Software kann aus dieser Korrektur lernen und ähnliche Probleme in Zukunft automatisch lösen. Das ist Automatisierung heute.

OpenText Business Center for SAP Solutions

OpenText™ hat diese Verbindung von Automatisierung und selbstlernenden Mechanismen geschaffen. Schon nach wenigen Wochen steigen die Erkennungsraten von 30 Prozent auf über 90 Prozent und mehr. Sie ist für SAP-Kunden die perfekte Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung ihrer gesamten eingehenden Kommunikation  – ob auf Papier, per Fax und E-Mail oder EDI.

P.S. Informieren Sie sich auch in unserem Webinar on Demand, wie Sie die Verarbeitung Ihrer eingehenden Dokumente automatisieren können.

Detlev Legler

Detlev Legler ist Vice President Sales Strategy and Enterprise Business Deutschland bei OpenText und verantwortet in seiner Position den Vertrieb der Enterprise Business Unit Deutschland. Er ist seit rund 25 Jahren in führenden Vertriebs- und Marketing-Positionen bei internationalen Software-Unternehmen tätig. Für OpenText ist Detlev Legler seit 2006 tätig.

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