Wie Sie die besten Cloud Content Management Lösungen auswählen
In unseren vorherigen Blogs haben wir die Gründe für den Wechsel von Unternehmen zu Cloud-basierten Content-Management-Lösungen erörtert. In diesem Blog gehen wir auf die Funktionen und Möglichkeiten ein, auf die Sie bei der Auswahl einer Cloud-Content-Management-Plattform achten sollten.
Beginnen wir mit einer neuen Sichtweise auf die Frage „Was ist Cloud Content Management?“. Während der Schwerpunkt des traditionellen Enterprise Content Management (ECM) auf den technischen Aspekten der Verwaltung von Unternehmenscontent liegt, erweitert sich der Fokus von Cloud-basierten Content-Management-Systemen auf die Einsatzmöglichkeiten, wie diese Inhalte in Ihren Geschäftsprozessen angewendet werden können.
Wir haben schon viel über „Big Data“ gehört, aber weniger über „Big Content„. Dabei ist der Geschäftswert, der in den riesigen Mengen von Unternehmenscontent enthalten ist, die Sie jeden Tag erstellen, genauso groß – wenn nicht sogar größer – als der Wert Ihrer Daten. Sie haben es aber in beiden Fällen mit derselben Herausforderung zu tun: Big Data und Big Content sind so umfangreich, dass es schwierig ist, beides zugänglich und verfügbar zu machen. Und gleichzeitig müssen sie beides in großem Umfang verwalten und kontrollieren
Traditionelles Enterprise Content Management (ECM) schuf zentrale Repositories für Content und legte den Anwendern zusätzliche Arbeit auferlegte, um Inhalte zu kennzeichnen und zu kategorisieren. Die neue Generation von Cloud-Content-Management-Software kehrt das Paradigma um und macht Content automatisch verfügbar, wann und wo der Anwender sie benötigt. Das bedeutet nicht, dass es keine zentrale Kontrolle über die Inhalte gibt. Es bedeutet, dass Microservices, die als Content Services bekannt sind, eine führende Rolle bei der Identifizierung, Klassifizierung und Verteilung von Content an die Personen und Prozesse spielen, die sie benötigen.
Cloud-Content-Services werden als integrierte Content-Management-Produktsuite oder als separate Anwendungen bereitgestellt, die gemeinsame APIs und Repositories nutzen. Diese Content-Services können mit jeder Art von Content und jedem Gerätetyp umgehen. Ihre Stärke liegt jedoch darin, dass sie an jeden geschäftlichen Anwendungsfall angepasst und direkt in die Geschäftsanwendungen integriert werden können, die Ihre Mitarbeiter nutzen. Auf diese Weise bricht Content Management in der Cloud die Informationssilos auf und entlastet die Mitarbeiter bei der Verwaltung von Content, während die Zugänglichkeit und der Wert der Unternehmensinhalte drastisch erhöht werden.
Schauen wir uns als Beispiel den Wartungsbetrieb an. In der Vergangenheit öffnete ein Wartungstechniker morgens seine Maschine und sah die vorhandenen Arbeitsaufträge. Für jede Reparatur muss der Techniker möglicherweise auf viele verschiedene Systeme zugreifen, um alle Informationen abzurufen, die er für seine Arbeit benötigt. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch mit einem hohen Fehlerpotenzial behaftet. Oft weiß der Techniker nicht, ob er mit der richtigen, aktuellen und genauen Version eines Dokuments arbeitet.
Ein ganz anderes Szenario ergibt sich, wenn das Unternehmen ein Content Management System in der Cloud eingesetzt hat. Jetzt geht der Techniker zu seinem eigenen angepassten Dashboard, das alle seine Aufträge anzeigt. Die neuesten und genauesten Informationen, die er für jeden Auftrag benötigt, sind über das Dashboard leicht zugänglich. Der Techniker kann schnell erkennen, ob er alle benötigten Informationen hat und ob es sich um die richtigen Inhalte handelt. Wartungsarbeiten werden schneller und effizienter, was zu einem schnelleren Durchsatz und einer höheren Produktion führt. Da das National Institute of Standards and Technology (NIST) schätzt, dass die Instandhaltung bis zu 70 % der Kosten der verkauften Waren ausmachen kann, werden die Vorteile eines Cloud-basierten Content Managements deutlich.
Die Arten von Cloud Content Management verstehen
Nicht so schnell! Sie müssen zunächst einmal verstehen, dass es verschiedene Arten von Cloud Content Management gibt. Am unteren Ende gibt es einfache Dateifreigabedienste wie Dropbox, die kaum Unternehmensfunktionen oder Governance bieten. Im mittleren Bereich gibt es Tools, die Web-, Mobil- und Omnichannel-Kommunikation ermöglichen. Sie können sich diese als funktionsreiche Erweiterungen der Content-Management-Systeme (CMS) vorstellen, die vor nicht allzu langer Zeit zur Entwicklung Ihrer Webpräsenz verwendet wurden. Am oberen Ende und im Fokus dieses Blogs steht das, was man als Cloud-basiertes Enterprise Content Management bezeichnen könnte. Dabei handelt es sich um Lösungen, die darauf ausgelegt sind, den Wert des gesamten Contents in Ihrem Unternehmen – und oft auch darüber hinaus – zu erschließen. Die Funktionen dieser Art von Cloud-Content-Management-Lösung sind viel stärker in Ihre Geschäftsprozesse integriert, um den Prozess zu automatisieren und sicherzustellen, dass Informationen fließen, wann und wo sie benötigt werden. Die meisten Unternehmen setzen heute auf eine Cloud Content Management-Plattform – wie OpenText Extended ECM Platform oder OpenText Documentum – um diese Funktionen zu nutzen.
Die wichtigsten Funktionen von Content Management in der Cloud
Jedes System zur Verwaltung von Unternehmenscontent sollte in der Lage sein, Informationen zu sammeln, zu speichern, zu verwalten, bereitzustellen und alle Schritte des Lebenszyklus digitaler Inhalte zu steuern. Es gibt jedoch eine Reihe von Funktionen, die über das grundlegende Content Management hinausgehen und die bei der Auswahl einer Cloud Content Management-Plattform wichtig sind. Dazu gehören:
Verfügbarkeit von Content
Eine Cloud-Content-Management-Plattform sollte Content zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Gerät sicher verfügbar machen. Aber die Zugänglichkeit ist nur eine der Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten. Genauso wichtig ist die Fähigkeit Ihrer Plattform, die Benutzererfahrung anzupassen und zu personalisieren. Es geht nicht nur darum, wann und wo, sondern wie der Content bereitgestellt wird. Die größte Innovation rund um die Content-Services-Technologie ist die Tatsache, dass Content nun ein natürlicher Teil des Arbeitsablaufs der Mitarbeiter wird. Sie gehen nicht mehr auf die Suche nach den Informationen, die sie benötigen; sie sollten sofort für sie verfügbar sein.
Prozessintegration und Automatisierung
Der entscheidende Vorteil von Content Services in der Cloud ist die Möglichkeit, Prozesse und Content zusammenzuführen. Früher mussten die Mitarbeiter Zeit damit verbringen, den benötigten Content zu suchen und abzurufen. Jetzt stehen ihnen diese Inhalte schnell und effizient zur Verfügung. Dadurch kann die Cloud-Content-Management-Plattform dazu beitragen, viele der manuellen Schritte in einem Prozess zu beseitigen, um die Automatisierung und Produktivitätsverbesserung in inhaltszentrierten Geschäftsprozessen voranzutreiben.
Informationssicherheit und Datenschutz
Die Cloud-Content-Management-Plattform muss tief eingebettete, automatisierte und intelligente Kontrollen für Information Governance, Sicherheit und Datenschutz bieten. Mit dem Aufkommen von GPDR und neuen Datenschutzbestimmungen weltweit muss Ihre Plattform in der Lage sein, Content zu identifizieren und zu verwalten, egal wo er erstellt, gespeichert und verwendet wird. In der Realität wird wahrscheinlich nur ein Cloud-basierter Service eines großen Cloud-Content-Management-Anbieters in der Lage sein, die notwendige Lokalisierung der Datenspeicherung zu bewältigen, damit ein großes Unternehmen die globalen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen einhalten kann.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Nicht nur die Menge an Content wächst, sondern auch die Anzahl der Content-Quellen. Es ist schon lange nicht mehr möglich, das Treiben hinter der Unternehmensfirewall zu kontrollieren. Für praktisch jedes Unternehmen ist es unerlässlich, Informationen mit seinen Handelspartnern und Kunden auszutauschen sowie Content-Quellen wie soziale Medien zu nutzen, um die Stimmung der Kunden und Nachfragesignale zu verstehen. Die Cloud-basierte Content-Management-Lösung, die Sie auswählen, muss in der Lage sein, die unterschiedlichsten Datenquellen nahtlos zu unterstützen und sich in diese zu integrieren. Darüber hinaus benötigt sie die praktisch unbegrenzte Skalierbarkeit der Cloud, um den Informationsbedarf Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Handelspartner-Community zu decken.
Nutzung intelligenter Technologien
Fortschritte bei den Techniken der künstlichen Intelligenz (KI), einschließlich maschinelles Lernen (ML) und tiefreichende neuronale Netze, haben Innovationen für Klassifizierungs-, Produktivitäts- und Automatisierungsszenarien ermöglicht. Die besten Cloud-Content-Management-Plattformen integrieren KI zur Automatisierung mit nativen Tools für maschinelles Lernen, die sowohl der IT als auch Ihren Mitarbeitern helfen, die Indizierung und Wiederherstellung von Inhalten zu automatisieren. Dadurch werden Inhalte nicht nur besser verwaltet, sondern es wird auch sichergestellt, dass jeder Content bei Bedarf schnell auffindbar ist, unabhängig davon, wo er gespeichert ist.
Die Grundlage der neuen Generation von leichtgewichtigen Content Services ist eine Kombination aus Microservices und Containerisierung. Microservices zerlegen die monolithischen Content-Management-Lösungen der Vergangenheit in kleinere Komponenten und Funktionen. Die Containerisierung ermöglicht es, diese in „eigenständige“ Anwendungen zu verpacken, die schnell in jeder Kombination und in jeder IT-Umgebung eingesetzt werden können. Bei der Auswahl einer Cloud-basierten Content-Management-Lösung ist es äußerst vorteilhaft, eine Lösung zu wählen, die auf containerisierten Content-Services aufbaut, da dies sicherstellt, dass Sie Content problemlos in die verschiedensten Anwendungen auf den unterschiedlichsten Plattformen einbinden können, einschließlich öffentlicher und privater Clouds.
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