Das polnische Mandat für E-Invoicing im B2B-Bereich, das am 1. Juli 2024 in Kraft treten sollte, wurde verschoben. Es wurde – Stand heute – kein neuer Starttermin bekannt gegeben. Klar ist jedoch bereits jetzt, dass dieser nicht im Jahr 2024 sein wird.
OpenText erhielt eine Bestätigung des polnischen Finanzministeriums: „KSeF funktioniert immer noch in einer optionalen Version und kann genutzt werden. Steuerzahler können ihre Finanz- und Buchhaltungsprogramme weiterhin mit dem Nationalen e-Rechnungssystem integrieren.“
Was bedeutet das verschobene E-Invoicing-Mandat für Sie?
Die Nutzung der polnischen Plattform KSeF (Krajowy System e-Faktur ist das nationale System für elektronische Rechnungen) auf freiwilliger Basis – vom polnischen Finanzministerium als „optionale Version“ bezeichnet – , die am 1. Januar 2022 eingeführt wurde, wird fortgesetzt. Außerdem werden weiterhin neue Implementierungen vorgenommen. Polnische Unternehmen können trotz des aufgeschobenen Mandats jederzeit mit der Nutzung der KSeF-Plattform beginnen.
Wie kann E-Invoicing in Polen jetzt genutzt werden?
Polnischen Unternehmen, deren Lieferanten bereits jetzt Rechnungen über die KSeF Plattform versenden, können ihre Rechnungen auf zwei verschiedene Arten von der KSeF-Plattform erhalten:
- Durch die Einrichtung der Pull-API für die automatische Integration und Verarbeitung. OpenText empfiehlt Kunden, die bereits geplanten Projekte – wie ursprünglich angedacht – durchzuführen: Einrichtung der Pull-API und Bereitstellung der Mappings, um die Rechnungen automatisch aus dem KSeF Portal abzurufen, sie in das ERP-Format zu konvertieren und sie an das ERP/die Middleware unserer Kunden zu übermitteln.
- Durch manuelles Herunterladen aus dem KSeF. Auf dem Portal steht auch eine Visualisierung zur Verfügung, die im PDF-Format für die automatische OCR-Verarbeitung oder die manuelle Eingabe in die Buchhaltungssysteme heruntergeladen werden kann. Allerdings gibt es keine Benachrichtigungen, die den Käufer darüber informieren, dass eine neue Rechnung vorliegt.
Für Rechnungs-Versender gilt: Es besteht hierbei die Verpflichtung, die Zustimmung der eigenen Kunden einzuholen, bis die Verwendung des KSeF obligatorisch wird: Unternehmen müssen sich also mit ihren Kunden in Verbindung setzen, um deren förmliche Zustimmung zum Erhalt elektronischer Rechnungen einzuholen und sie über die Absicht zu informieren, ihre Rechnungen ab dem 1. Juli 2024 oder einem anderen Datum über das KSeF Portal zu verteilen.
OpenText kann Sie bei diesem Prozess unterstützen, indem wir unsere Professional Services ‘Community Survey‘ anbieten.
Was bietet OpenText mit den Professional Services ‘Community Survey‘?
Unsere Kunden stellen uns dabei die E-Mail-Adressen ihres Kundenstamms zur Verfügung. Wir erstellen eine Informationskampagne mit einem One-Pager, auf dem die Kunden ein Kästchen ankreuzen können, um die elektronischen Rechnungen ab einem bestimmten Datum zu akzeptieren. Diese One-Pager werden dann von OpenText an unsere Kunden zur ordnungsgemäßen Ablage als Nachweis der Akzeptanz durch ihre Kunden weitergeleitet. Wir können die E-Mail-Kampagne mit einer Telefonkampagne für diejenigen Kunden ergänzen, die nach 3 Versuchen noch nicht geantwortet haben.
Umgekehrt kann es für Rechnungsempfänger notwendig sein, ihre Lieferanten zu kontaktieren, um deren Bestätigung zu erhalten, dass sie ab dem 1. Juli 2024 oder einem anderen Datum elektronische Rechnungen über das KSeF Portal übermitteln werden. Auch hier kann OpenText mit unserem ‚Community Survey‘ helfen.
Unsere Empfehlung:
Setzen Sie Ihre Implementierungsprojekte so fort, wie sie vor der Ankündigung der Verschiebung geplant waren. Um von den Kosteneinsparungen, den Verbesserungen bei der Datenverarbeitung und den beschleunigten Zahlungen zu profitieren, sollten Sie weiterhin den 1. Juli 2024 als Starttermin für das E-Invoicing anvisieren.