E-Invoicing Mandate und Updates: Frankreich
Februar 2024: PDP oder nicht PDP, das ist hier die Frage: „Obs edler im Gemüt, die Pfeil und Schleudern, des wütenden Geschicks erdulden oder, sich waffnend gegen eine See von Plagen, durch Widerstand sie enden?“
Das berühmte Selbstgespräch aus Hamlet ist der Kern des Dilemmas des Helden. Und es spiegelt genau dieses Dilemma wider, mit dem sich heute in Frankreich tätige Unternehmen konfrontiert sehen. Die Frage, um die es hier geht, lautet: Soll eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) für die bevorstehende französische E-Invoicing-Reform genutzt werden oder nicht?
Akt I: Das Mandat
„Die ganze Welt ist eine Bühne, und alle Männer und Frauen sind nur Spieler.“ In unserem Stück wird die Bühne von der französischen Regierung vorgegeben, die ab September 2026 die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen im B2B-Bereich vorschreibt. Die Akteure sind natürlich alle Unternehmen, die in Frankreich tätig sind und sich an diese neue Realität anpassen müssen.
Akt II: Die Wahl
„Sein oder nicht sein, das ist hier die Frage“. Wollen Sie ein Nutzer eines PDP sein oder nicht? Diese Frage müssen sich die Unternehmen selbst beantworten. Die von den französischen Steuerbehörden registrierte und zugelassene PDP bietet mehr Funktionalitäten und Flexibilität als die öffentliche Plattform (PPF) oder ein regulärer, nicht zertifizierter Dematerialisierungsbetreiber (OD). Sie kann jedes EDI-Format verarbeiten, Archivierungstools bereitstellen und spezifische Geschäftsanwendungen anbieten.
Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) sind staatlich zertifizierte E-Invoicing-Dienstleister. Sie können elektronische Rechnungen direkt beim Dienstleister des Käufers ausstellen und empfangen, ohne den Umweg über das Portal für die öffentliche Rechnungsstellung (PPF). PDPs können elektronische Rechnungen in Standardformate wie Factur-X, UN/CEFACT CII und UBL 2.1 konvertieren, um der EU-Norm zu entsprechen.
- Dematerialisierungsdienstleister (OD) bieten ähnliche Funktionen wie PDPs, sind aber nicht von der Regierung zertifiziert. Sie können keine elektronischen Rechnungen direkt ausstellen oder empfangen. Stattdessen müssen sie die PPF als Vermittler nutzen, um elektronische Rechnungen ausstellen zu können.
Akt III: Die Überlegungen
„An sich ist nichts weder gut noch böse, das Denken macht es erst dazu.“ Bei der Entscheidung für oder gegen einen PDP müssen die Unternehmen verschiedene Parameter berücksichtigen: die Art der zu verarbeitenden Rechnungen, Fragen bezüglich der Datenverwaltung, die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten, die Übertragungsverfahren und die spezifischen Merkmale und Funktionen, die sie möglicherweise benötigen. Auch die Kosten werden ein wichtiges Kriterium sein. Dienstleister, die sich als PDP zertifizieren lassen, haben nämlich beträchtliche zusätzliche Betriebskosten, um ihren PDP-Status zu erlangen und zu erhalten.
Es geht nicht darum, was gut oder schlecht ist, sondern darum, was den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht.
Akt IV: Die Lösung
„Manche werden groß geboren, manche erreichen Größe, und manchen wird Größe aufgedrängt.“ OpenText ist ein führender Anbieter von E-Invoicing-Lösungen und hat sich um die Rolle des PDP in Frankreich beworben. Die Liste derjenigen Unternehmen, die sich um den Status eines PDP beworben haben, finden Sie auf der Website der französischen Steuerbehörde hier.
Natürlich ist die Beantragung des PDP-Status keine Garantie dafür, ihn auch zu erhalten. Außerdem sind die Fristen für den Abschluss der Zertifizierung noch etwas vage. Der PDP-Status wird erst verliehen, wenn die Prüfungen der Interoperabilität mit der öffentlichen PPF-Plattform abgeschlossen sind. Als weltweit agierendes und wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen, das seine eigenen Rechenzentren und Support-Infrastrukturen in der Europäischen Union unterhält, ist OpenText jedoch zuversichtlich, den PDP-Status zu erreichen.
OpenText beabsichtigt, in Frankreich sowohl als OD (Dematerialization Operator) als auch als PDP (Partner Dematerialization Platform) aufzutreten, da nicht alle Unternehmen alle Funktionen einer PDP benötigen werden.
Wir bieten außerdem den OpenText e-Invoicing Mandate Readiness Check Service an, um Kunden dabei zu unterstützen, den Output aus ihren ERP-/Finanz-/Buchhaltungssystemen zu bewerten, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen der französischen Gesetzgebung erfüllt.
Durch eine Zusammenarbeit mit OpenText ermöglichen wir Ihnen, Ihre Reise zum E-Invoicing zu einem Erfolg zu machen und das „unentdeckte Land, aus dem kein Reisender zurückkehrt“ erfolgreich zu durchqueren.
Akt V: Die Schlussfolgerung
„Ende gut, alles gut“. Mit der richtigen Wahl des Partners können Unternehmen einen reibungslosen Übergang zum neuen E-Invoicing-System sicherstellen. Die Frage „To PDP, or not to PDP“ wird dann beantwortet sein. Und am Ende ist alles gut, denn alles erfüllt die Anforderungen und die Compliance.
Das Thema E-Invoicing in Frankreich bleibt also komplex und wir empfehlen Ihnen daher, jetzt einen OpenText-Experten zu kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema E-Invoicing
Unser nächstes Update zu den internationalen Mandaten
Aufzeichnungen der E-Invoicing Webinare
Lesen Sie hier die Chronologie der Reform des E-Invoicing-Mandats in Frankreich.
September 2023
Ein neuer Zeitplan für die Reform der elektronischen B2B-Rechnungsstellung wird vorgeschlagen.
Die im Juli angekündigte Verschiebung des seit langem erwarteten französischen Mandats für die elektronische Rechnungsstellung hat in Frankreich für viel Aufruhr gesorgt. Diese Turbulenzen haben sich auch auf die E-Invoicing-Branche ausgewirkt, die sich bereits auf die Einführung im Jahr 2024 vorbereitet hatte.
Zwei französische Behörden teilen sich die Verantwortung für die neue E-Invoicing-Plattform: Die Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) und die Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE), die Agentur für staatliche Finanzinformationen.) Erst am 14. September 2023 haben sie die Gründe für die Verzögerung erläutert und einen geänderten Zeitplan vorgelegt.
Zurückzuführen ist die Verzögerung in erster Linie auf Probleme bei der Entwicklung der zentralen Plattform der Behörden für die elektronische Rechnungsstellung – dem Portail Public de Facturation (PPF). Das PPF basiert zwar auf der bereits bestehenden Plattform Chorus Pro, die für B2G eingesetzt wird, aber es scheint, dass die Entwicklungsarbeit zur Ausweitung der Nutzung deutlich unterschätzt wurde.
Der nachstehend von der DGFIP und dem AIFE vorgeschlagene neue Zeitplan ist zum jetzigen Zeitpunkt immer noch als vorläufig zu betrachten. Er kann frühestens im Oktober 2023 bestätigt werden, wenn die Regierung den Haushaltsplan 2024 bekannt geben wird.
- März 2024 – die Registrierung für PDPs (Dienstleister) startet
- Juli 2024 war der angestrebte Starttermin und wird nun als Zeitraum für die Weiterentwicklung der neuen PPF-Plattform für die elektronische Rechnungsstellung vorgeschlagen.
- 2025 – Start des Pilotprogramms, das eigentlich bereits im Januar 2024 beginnen sollte
- 2026-2027 – Einführung der Reform in zwei oder drei Etappen, je nach Größe des Steuerpflichtigen, wie bereits erwähnt.
Zusätzlich bestätigte die Steuerbehörde, dass es einen neuen Aufruf zur Einreichung von Bewerbungen für die Pilotphase geben wird.
OpenText verfolgt diese Entwicklungen aufmerksam und wird Sie auf dem Laufenden halten.
Juli 2023
Frankreich verschiebt sein Mandat für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen – Das Datum wird noch bekannt gegeben!
In einer Pressemitteilung der französischen Regierung wurde die Einführung der Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die ab dem 1. Juli 2024 schrittweise beginnen sollte, verschoben. Jüngste Meldungen deuten jedoch auf eine nachfolgende Verschiebung auf ein zukünftiges Datum hin, das noch bestätigt werden muss.
Der Zeitplan und die Einzelheiten der Aufschiebung werden im Rahmen der Diskussionen um das Haushaltsgesetz für 2024 beraten.
Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Pressemitteilung auf Französisch hier.
Aktualisierte technische Spezifikationen (v2.3) vorgestellt
Die jüngste Aktualisierung der technischen Spezifikationen (v2.3) wurde kürzlich veröffentlicht.
Obwohl der Beginn des bevorstehenden Mandats verschoben wurde, laufen die Vorbereitungen unbestreitbar weiter. Das zeigt sich an der ständigen Präzisierung der technischen Voraussetzungen und der Weiterentwicklung der Änderungen an der neuen Chorus-Plattform.
Mai 2023
Die englischsprachige Version der externen B2B-Spezifikation v2.2 ist jetzt verfügbar.
Die neuesten technischen Leitlinien, Version 2.2, für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung und die Anforderungen an die Berichterstattung sind in englischer Sprache veröffentlicht worden. Diese Version folgt auf die französische Fassung, die bereits am 31. Januar 2023 veröffentlicht wurde.
Im Vergleich zur Version vom 30. Juni 2022 bringt die Version 2.2 einige bemerkenswerte Verbesserungen. Sie bietet mehr Klarheit über unterschiedliche Anwendungsfälle und behandelt verschiedene Punkte.
Neuer Service zur Registrierung von Plattformen zur Dematerialisierung für PDPs eingerichtet
Im Rahmen der Pläne Frankreichs, zertifizierte Dienstleister zur Unterstützung der neuen E-Invoicing-Reform einzusetzen, wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht. Die französische Steuerbehörde hat einen offiziellen Erlass herausgegeben, der die Einrichtung des Registrierungsdienstes für die Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) beschreibt.
Für die Bewertung der Registrierungsanträge, die Ausstellung und die Erneuerung der Registrierungen der Betreiber von Dematerialisierungsplattformen gemäß Artikel 290 B der Abgabenordnung sind die regionalen Finanzämter von Hauts-de-France und des Departements Nord zuständig. Dieses Departement hat auch die Aufgabe, die Einhaltung der Verpflichtungen für die Partner der Plattformen zur Dematerialisierung und deren Nutzer gemäß den Artikeln 289 bis, 290 und 290 A desselben Gesetzbuchs zu gewährleisten. Zur Erleichterung dieser Vorgänge wurde bei der Finanzdirektion des Departements Hauts-de-France und des Departements Nord ein eigens dafür vorgesehener Dienst mit der Bezeichnung „Dienst für die Registrierung von Plattformen von Partnern der Dematerialisierung“ eingerichtet.
Die Pilotphase des französischen Mandats wurde für Januar 2024 angekündigt.
Wie wir an dieser Stelle bereits ausführlich erläutert haben, führt die französische E-Invoicing-Reform ein neues CTC-Modell (Continuous Transactions Control) ein. Dieses wird ab Juli 2024 schrittweise eingeführt und stellt neue Anforderungen an alle im Land tätigen Unternehmen.
Im Rahmen des neuen Mandats sind die Steuerpflichtigen gezwungen, ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch auszustellen und die herkömmlichen Rechnungen auf Papier zu ersetzen. Darüber hinaus werden mit dem Mandat elektronische Meldepflichten für Transaktionsdaten und Zahlungen eingeführt, die einen strafferen und effizienteren Fakturierungsprozess ermöglichen. Der Zugriff der französischen Steuerbehörden auf die Daten ist nur möglich, wenn sich die Steuerpflichtigen oder die von ihnen beauftragten Dienstleister (PDP) mit dem öffentlichen Rechnungsportal (PPF) verbinden.
In einem wichtigen nächsten Schritt zur Umsetzung des Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung hat das französische Wirtschaftsministerium den Start einer Pilotphase für die elektronische Rechnungsstellung angekündigt.
Mit dem geplanten Pilotprojekt, das von Januar bis Juni 2024 laufen wird, wird die Machbarkeit und Effektivität des neuen elektronischen Rechnungsstellungsmodells unter realen Bedingungen getestet. An der Pilotphase werden alle Beteiligten mitwirken, einschließlich des Öffentlichen Rechnungsportals (PPF), der Partnerplattformen (PDPs) und der Steuerzahler.
Die an der Teilnahme an der Pilotphase interessierten Unternehmen müssen ihre Anträge bis zum 26. Juni 2023 einreichen. Nach dem Evaluierungsprozess werden die Teilnehmer über die Ergebnisse informiert. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Eignung zu prüfen und sich auf die Einhaltung der kommenden E-Invoicing-Verordnungen vorzubereiten.
Wenn Sie sich an diesem Pilotprogramm beteiligen möchten, bietet OpenText seinen Kunden und Interessenten die Möglichkeit, mit uns zusammenzuarbeiten. Sie können aber auch ihre Einsatzfähigkeit im Hinblick auf das E-Invoicing-Mandat überprüfen, indem sie unseren E-Invoicing Mandate Readiness Check Service nutzen. (Achtung, das hier gibt es bereits in Deutsch. Ich weiß aber nicht, wo es liegt.)
Wenden Sie sich an Ihren OpenText-Kundenbetreuer oder kontaktieren Sie uns hier.
Februar 2023
Aktualisierte technische Leitlinien für die Reform des E-Invoicing-Mandats wurden veröffentlicht.
Am 31. Januar 2023 hat die französische Steuerbehörde (Direction Générale des Finances Publiques – DGFiP) eine weitere Überarbeitung der externen B2B-Spezifikationen im Rahmen der Reform des Mandats für die elektronische Rechnungsstellung veröffentlicht.
Die Überarbeitung umfasst Änderungen für bestimmte Anwendungsfälle der Rechnungsstellung wie Factoring, Lastschriften, Anzahlungen, Rabatte und Margenregelungen. Weitere Zugeständnisse betreffen Änderungen am Verfahren zum Hinzufügen von Anlagen zu einer Rechnung sowie Präzisierungen zu Übermittlungsverfahren und zur Rolle von PDPs.
E-Invoicing Mandat Readiness Check Service für Frankreich: OpenText Professional Services
Angesichts der nahenden Frist für die französische Reform im Jahr 2024 müssen Unternehmen ihre internen Systeme auf die notwendigen und erforderlichen Änderungen vorbereiten. Vielen Unternehmen mangelt es an internen Ressourcen oder an Wissen und Expertise, um zu bewerten, ob sie diese Anforderungen erfüllen können.
Das Team von OpenText Professional Services hat in Zusammenarbeit mit Steuerexperten eine belastbare Methodik entwickelt, um die Ausgangsdaten von Unternehmen mit den veröffentlichten Anforderungen der E-Invoicing- und E-Reporting-Reform zu überprüfen.
Unabhängig davon, ob Unternehmen noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen oder bereits auf eine vollautomatische elektronische Rechnungsstellung umgestiegen sind, werden sie immer auf Lücken zwischen ihrem heutigen Output und den zusätzlichen obligatorischen und bedingten Feldern stoßen, die von der neuen französischen Gesetzgebung gefordert werden.
In Anbetracht der kürzlich von den französischen Behörden veröffentlichten Aktualisierungen wird es immer wichtiger, dass Unternehmen ihre Einsatzbereitschaft überprüfen.
OpenText Professional Services führt eine systematische Analyse der Daten durch, die von der ERP- oder einer anderen Line-of-Business-Anwendung eines Unternehmens erzeugt werden. Dabei werden die Daten auf Konformität mit dem Format und dem Inhalt des geforderten Outputs geprüft.
Im Anschluss an diese Prüfung organisiert OpenText einen Workshop, um die Ergebnisse zu besprechen und über identifizierte Lücken zu beraten. So erhalten Unternehmen die notwendigen Tools, um Risiken und mögliche Konsequenzen richtig einzuschätzen, sowie Anleitungen zur Lösung möglicher Probleme.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Service-Übersicht.
Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei OpenText, um mehr zu erfahren.
Oktober 2022
Aktualisierungen des rechtlichen Rahmens, der FAQs und der Liste der Datenfelder für französische E-Invoicing-Mandate veröffentlicht.
Da das Mandat 2024 in Frankreich immer näher rückt, wurden weitere rechtliche und technische Aktualisierungen vorgenommen.
Die Verordnung Nr. 2022-1299 und der Erlass vom 7. Oktober 2022 über die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wurden veröffentlicht. Sie bestätigen den Zeitplan für die Einführung und enthalten weitere Einzelheiten zu den Verpflichtungen der zertifizierten Dienstleister (PDPs), den Entwurf des zentralen Verzeichnisses und weitere Informationen über den Regelungsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung.
Die technischen Spezifikationen wurden auch aktualisiert. Sie präzisieren einige neue Datenfelder, die auf elektronischen Rechnungen enthalten sein müssen. Die Liste findet sich auf Seite 16 der aktuellen technischen Spezifikationen (in französischer Sprache). Diese sind auf der Website der Steuerbehörde verfügbar.
Darüber hinaus wurden die FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung/E-Reporting geändert. Dies kann den Unternehmen helfen, die Anforderungen besser zu verstehen. Die neuesten FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich finden Sie hier (auch auf Französisch).
Wenn Sie weitere Informationen zu diesen Änderungen und zu den Vorschriften in Frankreich für 2024 benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihr OpenText-Vertriebsteam. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit unseren Experten für Steuern und elektronische Rechnungsstellung für KMU in Frankreich.
Juli 2022
Die neuesten Spezifikationen für das französische E-Invoicing-Mandat
Das französische E-Invoicing-Mandat wird voraussichtlich 2024 in Kraft treten. Die Unternehmen haben also noch etwas Zeit, sich vorzubereiten. Im Folgenden werden drei wichtige Aspekte dieser neuen Mandate erläutert.
Zeitplan und Art der Rechnungserstellung
Es gibt einen deutlichen Unterschied zwischen dem Zeitplan für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Wenn es um die Ausstellung von Rechnungen an Ihre Kunden geht, werden die neuen Verpflichtungen für Sie je nach Größe Ihres Unternehmens wirksam. Große Unternehmen müssen ab Juli 2024 alle Rechnungen elektronisch ausstellen, mittelgroße Unternehmen ab Januar 2025 und KMU und Kleinstunternehmen ab Januar 2026.
Verfahren zum Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen
Unternehmen haben in Frankreich zwei Möglichkeiten, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Sie können entweder einen akkreditierten privaten Dienstleister (Plateforme de Dématérialisation Partenaire: PDP) nutzen oder direkt das öffentliche Portal für elektronische Rechnungen (Portail Public de facturation – PPF) verwenden.
Auch wenn die Nutzung des PPF kostenlos ist, was natürlich verlockend erscheinen mag, sollten Unternehmen beachten, dass dies nach Angaben der französischen Steuerverwaltung selbst nur einen minimalen Service darstellt. Das Angebot richtet sich eindeutig an Kleinstunternehmen mit begrenzter technischer Infrastruktur. Damit soll sichergestellt werden, dass eine kostengünstige Basisoption bestehen bleibt. Für KMU und Unternehmen wird die Nutzung eines Dienstleisters wie OpenText empfohlen.
Auf den ersten Blick mag die lange Vorbereitungszeit, die den Unternehmen eingeräumt wurde, genügend Spielraum bieten. Doch während wir diese Zeilen im Juli 2022 schreiben, hat die französische Steuerbehörde immer noch nicht alle wichtigen technischen Details fertiggestellt, nicht alle relevanten Verordnungstexte veröffentlicht und auch nicht alle notwendigen Dekrete erlassen, die erforderlich sind, um den Vorschriften Rechtskraft zu verleihen. Es herrscht also ein Mangel an Gewissheit, der zu Bedenken hinsichtlich der Durchführbarkeit des Zeitplans führt.
Die schrittweise Einführung dieser Anforderungen scheint zumindest für die meisten Unternehmen noch mehr Zeit zu bieten. Tatsache ist jedoch, dass alle in Frankreich ansässigen Unternehmen ab Juli 2024 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen.
Das macht durchaus Sinn, da die großen Unternehmen, die in Phase 1 zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet sind, im Prinzip Rechnungen an Unternehmen jeder Größe ausstellen können. Dies bedeutet jedoch, dass die erste Frist, der 1. Juli 2024, für alle Unternehmen gilt.
In größeren Unternehmen erfolgt die Ausstellung und der Empfang elektronischer Rechnungen häufig über verschiedene Anwendungen, die unterschiedlichen Abteilungen zugeordnet sind – Kreditorenbuchhaltung vs. Rechnungsprüfung, Einkauf/Beschaffung vs. Verkauf, möglicherweise sogar unterschiedliche Anwendungen für die Beschaffung indirekter und direkter Materialien. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass alle Anmeldungen und Verfahren zum richtigen Zeitpunkt erfolgen.
Format der elektronischen Rechnungen
Die französischen Vorschriften lassen eine Reihe verschiedener Formate für die Ausstellung von Rechnungen zu. Es gibt mehrere strukturierte Formate (UBL, CII usw.), unstrukturierte Formate (natives PDF) oder Hybridformate (Factur-X – die deutsch-französische Zusammenarbeit auf der Grundlage des deutschen ZUGFeRD-Formats). Dies ist auch einer der Bereiche, in denen die direkte Nutzung des öffentlichen Rechnungsportals, wie oben beschrieben, die Möglichkeiten einschränken wird.
Wer sich dafür entscheidet, seine Rechnungen direkt über das PPF-Portal auszustellen, kann nur UBL, CII und Factur-X nutzen. Die Inanspruchnahme eines Dienstleisters ermöglicht es den Unternehmen dagegen, andere strukturierte Formate wie beispielsweise den weit verbreiteten EDIAFCT-Standard zu verwenden.
Die Vielfalt der Formate, die den Dienstleistern zur Verfügung stehen, ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die ihre Rechnungen bereits elektronisch ausstellen. Sie können nämlich die bestehenden Formate mit nur geringen Änderungen weiterverwenden. Für Unternehmen, die gerade erst mit der elektronischen Rechnungsstellung starten, bedeutet dies jedoch eine größere Komplexität sowohl bei der Erstellung der Rechnungen als auch beim Empfang und der Integration der verschiedenen Formate in ihre ERP- und Kreditorenbuchhaltungsanwendungen.
Die Wahl eines bestimmten Formats für die Ausstellung oder den Empfang von Rechnungen muss sorgfältig abgewogen werden. Nur so kann das beste Format gefunden werden, das nicht nur den steuerlichen, sondern auch den geschäftlichen und IT-Anforderungen/Zwängen gerecht wird.
Die Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass es zwar viele Möglichkeiten gibt, dies aber nicht zu einer Laissez-faire-Haltung in Bezug auf den Inhalt und die Struktur der Rechnung führt, die immer noch den verbindlichen Richtlinien entsprechen muss.
