E-Invoicing Mandate und Updates: Malaysia

OpenText15. April 2024

Februar 2024: Malaysias Mandat für E-Invoicing und was wir bis jetzt wissen

Malaysia hat sich der wachsenden Zahl von Ländern angeschlossen, die ein neues obligatorisches System für die elektronische Rechnungsstellung angekündigt haben. Mit dem System soll nicht nur die Einhaltung der Steuervorschriften verbessert und die „Steuerflucht“ verringert werden, sondern auch die Steuererklärung effizienter gestaltet werden. Zu den erklärten Zielen des Mandats gehören außerdem die Effizienzsteigerung der Unternehmen und die Förderung der digitalen Wirtschaft.

Die elektronische Rechnungsstellung ist zwar bereits seit 2015 möglich, doch war sie bisher fakultativ und wurde nicht in großem Umfang genutzt. Die vom Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) angekündigten neuen Pläne für ein Mandat zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle („Continuous Transactional Controls“, CTC) werden schrittweise über einen Zeitraum von mehreren Jahren auf der Grundlage der Unternehmenseinnahmen eingeführt.

Malaysia MyInvois-Portal – detaillierte Informationen zum E-Invoicing Mandat

Der malaysische Ansatz umfasst eine zentralisierte staatliche Plattform namens „MyInvois“, die Rechnungen validiert; daher wird es als Clearing-Modell eingestuft. Die MyInvois-Plattform genehmigt die Rechnungen vor der Ausstellung und versieht sie mit einer eindeutigen digitalen Zertifizierungsnummer. Nach der Prüfung muss der Lieferant die validierte elektronische Rechnung an den Käufer oder Kunden weitergeben.

Unternehmen können sich direkt mit dem MyInvois-Portal verbinden oder ihre eigene Anwendung nutzen, sofern diese in der Lage ist, sich über die veröffentlichte Programmierschnittstelle (API) zu integrieren.

Für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsaufkommen ist die direkte Anbindung an MyInvois möglich. Hier können die Rechnungen manuell über ein Webformular eingegeben oder einzeln bzw. als Stapel über eine Tabellenkalkulation hochgeladen werden. Das Portal unterstützt alle wesentlichen Aktionen für elektronische Rechnungen, einschließlich Rechnungserstellung, -einreichung, -einsicht, -stornierung und -ablehnung.

Die Stornierung oder Ablehnung muss innerhalb von 72 Stunden ab dem Zeitpunkt der Validierung erfolgen.

Die API-Option kann über eine bestehende Geschäftsanwendung, wie z. B. Ihr ERP-System, wenn es die API unterstützt, oder über einen Dienstanbieter bereitgestellt werden. Die Rechnungen können im XML- oder JSON-Format eingereicht werden.

Das neue System sieht 55 Pflichtfelder sowie zusätzliche Anhänge für bestimmte Sachverhalte vor.

Rechnungen, die nicht die vorgeschriebenen Inhalte enthalten oder nicht das richtige Format haben, werden automatisch abgelehnt.

Weitere Einzelheiten zu den funktionalen und technischen Anforderungen finden Sie auf dem IRBM-Portal hier.

Geltungsbereich

Der Geltungsbereich des Mandats wird sich auf inländische und grenzüberschreitende Transaktionen erstrecken. Sowohl Einfuhren als auch Ausfuhren müssen an das IRBM-Portal MyInvois gemeldet werden.

Rechnungen, Gutschriften, Lastschriftanzeigen und Erstattungen fallen alle in den Anwendungsbereich des Mandats. Auch selbst ausgestellte Rechnungen fallen unter dieses Mandat. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die in den technischen Spezifikationen auf dem IRBM-Portal ausführlich beschrieben sind.

Zeitplan

Der ursprüngliche Termin für die Umsetzung des Mandats wurde von Juni 2024 auf August 2024 verschoben. Außerdem wurde der Zeitplan von vier auf drei Phasen leicht vereinfacht. Der Zeitrahmen sieht nun wie folgt aus:

Für Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von mehr als 100 Millionen RM (Malaysischer Ringgit) gilt nun der 1. August 2024.
Für Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz zwischen 25 und 100 Mio. RM gilt weiterhin der 1. Januar 2025 als Stichtag. Damit wird der Zeitplan vereinfacht, da eine zusätzliche Phase, die ursprünglich für den 1. Januar 2026 vorgesehen war, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 25 und 50 Millionen RM entfällt. Diese Unternehmen sind nun alle in den früheren Termin einbezogen.
Für alle anderen Steuerzahler startet die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung am 1. Januar 2027.

Wie können wir Sie bei der Einführung von E-Invoicing unterstützen?

Die Zeit bis August 2024 läuft sehr schnell ab, und Unternehmen in Malaysia müssen sich nun umgehend auf das neue Mandat vorbereiten.

Opentext ist bestens gerüstet, seine Kunden bei der Einhaltung der oben genannten Fristen zu unterstützen. Darüber hinaus steht unser e-Invoicing Mandate Readiness Check Service zur Verfügung, um Kunden bei der Bewertung des Outputs ihrer ERP-, Finanz- und Buchhaltungssysteme zu unterstützen und sicherzustellen, dass sie die neue Gesetzgebung erfüllen.