In der ganzen Diskussion um die Digitalisierung scheint es immer nur um Daten zu gehen. Sicher, Daten sind wichtig. Doch die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens gehen mit E-Mails, Dokumenten, Präsentationen, Zeichnungen, Social-Media-Einträgen etc. um. Das sind Informationen. Und die machen 80 bis 90 Prozent aller Unternehmensinhalte aus. Zwar sind viele davon heute schon digitalisiert. Doch Grenzen zwischen Informationssilos verhindern deren prozessorientierte, medienbruchfreie und weitgehend automatisierte Verarbeitung über Systeme und Anwendungen hinweg. Wer diese Grenzen niederreißt und überwindet, dem steht ein gewaltiges Wertschöpfungspotenzial offen. Denn darum geht es: um ein unternehmensweites Informationsmanagement ohne Silos.
Informationssilos sind aber nicht nur deshalb ein Problem, weil sie die Weitergabe und -verarbeitung von Informationen entlang der Geschäftsprozesse behindern. Vielmehr geht an ihren Grenzen darüber hinaus die Bedeutung der verschiedenen Informationen für das Unternehmen verloren. Je näher die Prozessschritte am direkten Kontakt mit Partnern oder Kunden liegen, desto mehr unstrukturierte Informationen fallen an. Kollegen, die mit diesen Informationen umgehen, wissen um deren Bedeutung. Doch dieses Wissen steht dem Unternehmen nicht zur Verfügung, wenn sie nicht im Kontext des jeweiligen Geschäftsfalls und Prozesses abgelegt werden.
Von datenzentriert zu informationsgesteuert
Unternehmen im Allgemeinen und SAP-Bestandskunden im Besonderen haben viel Zeit und Geld investiert, um Grenzen von Informationssilos entlang der datenzentrierten Systeme und Applikationen wie ERP, CRM oder SCM niederzureißen und die prozessorientierte Verarbeitung von Daten zu ermöglichen. Und sie haben damit große Erfolge erzielt. Gleichzeitig haben sie erkannt, dass überall verstreut abgelegte Informationen – auf Festplatten von Desktoprechnern, Abteilungsservern, zentralen Speicherungssystemen etc. – ein geschäftliches wie rechtliches Risiko darstellen. Deshalb haben viele von ihnen in den vergangenen Jahren Lösungen für das Management von Dokumenten und sonstigen Inhalten implementiert.
Das ist in der Tat ein wesentlicher Schritt, um geschäftliche Risiken und Einbußen wie den Verlust von Informationen, unerlaubte Zugriffe darauf, zu lange und aufwändige Suchzeiten oder zu viele interne Nach- und Rückfragen einzudämmen. Darüber hinaus sind solche zentralen Systeme für Informationsmanagement die einzige Möglichkeit, rechtliche Anforderungen wie Aufbewahrungspflichten und
-fristen, den strengen europäischen Datenschutz mit seinen Vorgaben zu Datensparsamkeit und -löschung oder Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit Produkthaftungsfragen zu erfüllen.
Und doch sind diese Implementierungen zwar ein wichtiger, jedoch nur ein erster Schritt, um die Mauern auch in der Welt der unstrukturierten Informationen niederzureißen. Denn am Ende kommt es darauf an, beide Welten, die der Daten mit jener der Informationen zu vereinigen. Schließlich sind an allen Unternehmensprozessen sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen beteiligt. Die Trennung dieser beiden Welten auf System- und Applikationsebene ergibt aus Prozesssicht keinen Sinn. Schlimmer noch: Sie ist ein wesentliches Hindernis auf dem Weg zum digitalen und das heißt informationsgesteuerten Unternehmen.
Der Schlüssel für SAP-Kunden: Content-enriched Business Processes
„Content-enriched“ Geschäftsprozesse (en Englisch), in denen unstrukturierte Informationen eingebettet sind in die datengesteuerten Abläufe, sind der Treibstoff des digitalen Unternehmens. Den Standard in Sachen „Content-enriched Business Processes“ bei SAP-Bestandskunden hat OpenText™ mit seiner Lösung Extended ECM for SAP Solutions geschaffen. Die Integration zwischen den Lösungen von SAP – ob ERP, CRM, HCM oder SCM – und den unstrukturierten Informationen ist dabei sowohl im Frontend als auch im Backend nahtlos. Die Vorteile der Verschmelzung der bisher getrennten Welten der Daten und der Informationen liegen auf der Hand:
- Inhalte sind unternehmensweit im Zugriff – natürlich abhängig von den jeweiligen Berechtigungen. SAP-Anwender können innerhalb der SAP-Oberfläche zu jedem Business-Objekt – Kunde, Partner, Mitarbeiter etc. – unstrukturierte Inhalte hinzufügen, danach suchen, sie aufrufen und bearbeiten. Daten und Informationen liegen in einer Art digitalen Akte vor, die eine Rundumsicht auf den jeweiligen Informationsbestand erlaubt. Diese Sichten und Arbeitsräume heißen bei OpenText Workspaces.
- Nicht-SAP-Anwender haben über Webbrowser oder Microsoft Office ebenfalls direkten Zugriff auf sämtliche Informationen zu SAP-Business-Objekten.
- Durch die Verknüpfung der Inhalte mit den Metadaten aus SAP bleibt der Kontext erhalten, in dem sie erzeugt und bearbeitet wurden. So bewahrt das Unternehmen auch das Wissen um deren Relevanz.
Zentralisierung, Standardisierung, weniger Komplexität und Datenverluste sowie Compliance dank Funktionalitäten für Retention Management sind weitere der zahlreichen Pluspunkte, von denen Anwender von Extended ECM for SAP Solutions profitieren. Einzelheiten zu Aufbau und Funktionsweise der OpenText-Lösung erfahren Interessenten in diesem Webinar.