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Smarte Personalmanager: Von Verwaltern zu Gestaltern

Am 21. Februar erschien auf Spiegel Online ein Bericht mit dem Titel „Mehr als eine Million Stellen in Deutschland sind unbesetzt“ – um nur ein Beispiel unter vielen zu nennen. Kommt Ihnen als Personalmanager das nicht bekannt vor? Ist es nicht erstaunlich, wie sich die Situation in nur wenigen Jahren gewandelt hat? Sind es heute nicht eher die Unternehmen, die sich bewerben müssen, als die zukünftigen Mitarbeiter?

Andererseits: War das nicht gerade die Art von Herausforderung, die Sie suchten, als Sie sich entschieden, im Personalwesen Karriere zu machen? Wollten Sie nicht besser als andere Talente finden, diese auf ihrem Werdegang und zum Erfolg aller coachen, begleiten und fördern, an das Unternehmen binden und eventuell auch wieder zurückgewinnen, wenn sie aus welchen Gründen auch immer ausgeschieden sind?

Letzte Frage: Ist es nicht so, dass Sie diese Herausforderung gerne annehmen und meistern würden, dass Sie aber viel zu viel mit Verwaltungs- und Routineaufgaben beschäftigt sind und deshalb zu wenig Zeit dazu finden?

Software ist der Schlüssel

Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten, dann kann ich Sie beruhigen: Sie sind nicht allein. Denn dieselben Erfahrungen haben in der Vergangenheit auch meine Kolleginnen und Kollegen in unserer eigenen Personalabteilung gemacht. Auf Prozessebene ist die Sache eigentlich klar: Um die angesprochene Herausforderung zu meistern, gilt es, Personaler von zeitfressenden Routineaufgaben zu entlasten. Technisch gesehen ist das gar nicht so leicht umzusetzen. Oder vielleicht doch?

Eines ist klar: Ohne Software geht es nicht. Und es muss eine Software sein, die mit Informationen umzugehen versteht und die Informationsverarbeitung um ganze Größenordnungen effizienter zu machen und in Teilen sogar zu automatisieren hilft. Dann und nur dann gewinnen Personalmanager und ihre Mitarbeiter verlorene Zeit zurück, die sie für ihre eigentliche Aufgabe benötigen: die optimale Betreuung von Kollegen, angefangen von der richtigen Bewerberauswahl bis zu deren Ausscheiden und Verrentung – in der IT würden wir sagen: während des gesamten Lebenszyklus von Bewerber- und Mitarbeiterinformationen, von ihrer Entstehung bis zur rechtssicheren Langzeitarchivierung und Löschung.

Talente finden, Karrieren fördern, Kollegen begeistern

Klar ist ferner, dass ein solches Informationsmanagement nicht an den Grenzen der Personalabteilung haltmacht. Wer die richtigen Talente finden will, muss und will sich um die Außendarstellung seines Unternehmens kümmern. Sie oder er muss dafür sorgen, dass das Unternehmen in Zeiten von Mobility und Social Media auf allen Kanälen für Bewerber erreichbar ist und – Stichwort Work-Life-Balance – offen ist für deren Erwartungen und Lebenspläne. Das gelingt nur, wenn die HR-Abteilung eng mit dem Marketing zusammenarbeitet und Inhalte zu Bewerberkampagnen möglichst einfach beisteuern kann.

Einmal eingestellt, gilt es, die neuen Mitarbeiter schnellstmöglich produktiv zu machen und langfristig zu binden. Das setzt kontinuierliche Förderung durch Weiterbildung und eine den Qualifikationen entsprechende Beschäftigung sowie vor allem Wertschätzung voraus. Dafür muss die Personalabteilung aber engen Kontakt mit den jeweiligen Managern halten und einfache, hürdenlose Kommunikationsmöglichkeiten inklusive Self-Service-Portalen sowohl für Mitarbeiter als auch Manager bereitstellen. Die Kollegen müssen auf die rechtlich freigegebenen Teile ihrer Mitarbeiterakte selbst zugreifen können, ebenso die Manager. Um den Überblick auch bei Tausenden Mitarbeitern zu behalten, ob die Mitarbeiterakten vollständig sind oder nicht, müssen sich entsprechende Berichte automatisch erstellen lassen – regelmäßig oder ad hoc.

Personalisierte Kommunikation und vollständige Mitarbeiterakten sind auch der Schlüssel, um ausgeschiedene Mitarbeiter eventuell zu einem späteren Zeitpunkt wiederzugewinnen. Jüngere Kollegen zieht es ja eher in die Städte, aber vielleicht kehren sie gerne zu einem Arbeitgeber in einer Kleinstadt mit einem niedrigeren Preisniveau zurück, wenn sie ein Grundstück suchen oder eine Familie gründen wollen. Da ist es gut, wenn der Kontakt niemals abgerissen ist.

Plattform für smarte Personalmanager

Damit Sie all diese Möglichkeiten haben und die Zeit, echtes Personalmanagement zu betreiben, benötigen Sie eine smarte Content-Management-Plattform. Diese muss mit den führenden Unternehmenssystemen, mit denen Sie tagtäglich Ihre Aufgaben erledigen, nahtlos integriert sein, ob es sich dabei um SAP, Oracle oder Workday etc. handelt. Ferner sollten Sie damit alle Ihre Aufgaben zentral steuern und die nicht automatisierbaren Tätigkeiten in Shared-Services-Zentren zentral bündeln können, um Kosten zu sparen. Mit unseren Lösungen, insbesondere mit OpenText™ Extended ECM für HR wird Ihr Wunsch wahr, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Personalmanagement zu haben. Damit Sie weniger verwalten und mehr gestalten und endlich der smarte Personalmanager sein können, der Sie schon immer sein wollten.

Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Extended ECM for HR Lösungen erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne eine Mail an xECMforHR@opentext.com.

Über Roger Illing

Roger Illing
Roger Illing ist seit Juli 2014 Vice President Enterprise Sales EMEA der OpenText. In dieser Funktion verantwortet er den Vertrieb der strategischen Enterprise Business Unit in Europa. Neben der Gewinnung von Neukunden legt Roger Illing einen besonderen Schwerpunkt seiner Tätigkeit auf die Unterstützung von Bestandskunden bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse und -modelle hin zu vollständig digitalisierten Wertschöpfungsketten.