Bei der Fox Entertainment Group steht das Dokumentenmanagement im Rampenlicht

Die digitale Technologie verändert die Geschäftslandschaft in vielen Branchen. Dies ist sowohl mit Herausforderungen als auch mit Chancen im Zusammenhang mit der Verwaltung digitaler Informationen verbunden. Auch Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen müssen die Anforderungen einer digitalen Welt erfüllen. Sie wissen, dass Informationen sicher verwaltet und dennoch leicht zugänglich sein müssen.

Die Rechtsabteilung der Fox Entertainment Group hat vor kurzem eine digitale Transformation vollzogen. Dabei ging es darum, manuelle und veraltete Methoden im Umgang mit juristischen Dokumenten zu ersetzen. Nach einer umfangreichen Suche nach einem Dokumentenmanagement-System entschied sich Fox für OpenText™ eDOCS (in Englisch). Dies ist eine kostengünstige und flexible Enterprise Content Management Lösung. Sie stellt sicher, dass unternehmenskritische Dokumente während des gesamten Content-Lebenszyklus verwaltet und geschützt werden und gleichzeitig für das Tagesgeschäft leicht zugänglich bleiben.

Die Rechtsexperten von Fox verwalten nun Vereinbarungen, Verträge und andere Dateien im zentralen eDOCS-Repository. Damit können Benutzer Dateien in einem Bruchteil der Zeit finden, die sie bisher benötigt haben. Die Erfolgsgeschichte dieser Lösung hat sich schnell im Unternehmen verbreitet. Die Dokumentenmanagement-Technologie wird nun auch in der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung und in mehreren anderen Abteilungen von Fox eingesetzt. Die Software wurde auch in die ERP-, CRM- und andere Geschäftsanwendungen von Fox integriert, um eine höhere Effizienz und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

„Wenn Sie schon mal damit anfangen, all diese Informationen aus all diesen verschiedenen Unternehmensbereichen zu sammeln und zu speichern, dann können Sie auch damit beginnen, die Informationssilos aufzubrechen. Wenn wir die Informationen zusammenführen und Transparenz im Unternehmen erhalten können, ist das für uns unverzichtbar.“ Michael Burch, Geschäftsführer der Abteilung Secure Document Management Services

Während die digitale Transformation im gesamten Unternehmen voranschreitet, plant Fox weitere Initiativen. Zu den Aktivitäten gehören Cloud Access und mobile Anwendungen, um einen schnelleren und flexibleren Zugriff auf kritische Geschäftsdokumente zu ermöglichen.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.