Berücksichtigen Sie diese drei Punkte, wenn Sie Ihre Ressourcen richtig einsetzen möchten

Kreatives Arbeiten kann sehr viel Spaß machen und lohnenswert sein. Es hat jedoch seine ganz eigenen Herausforderungen. Das Hin- und Herwechseln zwischen Projekten und Branchen ist zwar ein Schlüssel zum Erfolg, aber Zeitdruck und knallharte Abgabetermine können das Ganze zu einer schwierigen Aufgabe machen. Wollen Sie Ihre Ressourcen richtig einsetzen, kann dies schwierig werden.

Erst kürzlich habe ich an einem Webinar der Adweek teilgenommen, das von OpenText™ Hightail™ gesponsert wurde. Sie erhalten in diesem Webinar einige interessante Tipps, wie Sie Ihre Ressourcen optimieren können: “Move from Project to Project and Industry to Industry Without Pulling Your Hair Out.” (in Englisch)

Die richtigen Skills

Jeder Projektbeteiligte benötigt einen klaren Auftrag: Was muss passieren (Deliverables), bis wann (Deadline) und warum (Call to Action). Vor jeder kreativen Entwicklung müssen Sie immer sicherstellen, dass eine Einigung über prägnante, klare Botschaften und den Call to Action erzielt wird. Behalten Sie den Überblick über die Ressourcen und kommunizieren Sie klar, welche für jedes Projekt verfügbar sind. Vergessen Sie aber nicht, sich die Zeit zu nehmen, den Fortschritt eines Projekts auf den Prüfstand zu stellen. Wenn Sie einen falschen Pfad weitergehen, können Sie Stunden oder sogar Tage verschwenden.

Die passenden Mitarbeiter

Natürlich brauchen Sie die geeigneten Mitarbeiter in Ihrem Team. Sie müssen aber auch deren Fähigkeiten für jedes Projekt optimieren. Für mich persönlich sind Flexibilität und Neugierde die wichtigsten Merkmale bei der Personalauswahl. Während der Interviews frage ich die Kandidaten oft: “ Welche Rolle hast du noch nie gespielt, aber würdest du gerne spielen?“ Ich finde, dass dies sowohl die Neugierde auf die Karriere als auch die Wachstumsziele offenbart.

Ressourcen richtig einsetzen

Der Budget- und Zeitaufwand eines Projekts muss realistisch und transparent sein. Wenn man dies nicht von Anfang an klar umreißt, kann es zu enttäuschenden Ergebnissen führen. Laut einer kürzlich von OpenText Hightail und Digiday durchgeführten Umfrage zur kreativen Zusammenarbeit (in Englisch) geben 82 Prozent der Marketingspezialisten an, dass sie über weniger Ressourcen verfügen als nötig, um die Anforderungen der kreativen Asset-Produktion zu erfüllen. Daher ist es wichtig, die richtigen Tools einzusetzen – sowohl für die Content-Erstellung als auch für die Projekt-Zusammenarbeit. Dazu gehören Tools wie Hightail. Mit dieser Lösung können Sie den gesamten Content, das Feedback und die Genehmigungen an einem zentralen Ort verwalten.

Während des Webinars wurden mir einige interessante Fragen gestellt, wie ich diesen Mix aus Fähigkeiten, Menschen und Ressourcen richtig einsetzen kann.

Wer sollte an dem Briefing beteiligt sein?

Mein Mantra ist: „Ohne Briefing kein Auftrag!“ Das Briefing ist ein wichtiger Teil eines jeden Projekts. Aber: Zu viele Köche verderben den Brei. Achten Sie zunächst auf ein kleines, lösungsorientiertes Team, zu dem Mitarbeiter aus Produktion, Strategie und Kreation gehören.

Wie vermeiden Sie Endlosschleifen bei der Überarbeitung?

Schauen Sie sich die Zahlen eines älteren Projektes an. Können Sie in Zahlen ausdrücken, was z.B. 400 Überarbeitungen tatsächlich kosten? Wenn Sie dies einmal bei einem Beispiel-Projekt herausfinden, haben Sie eine Ausgangsbasis für zukünftige Projekte.

Wir haben uns unlängst angesehen, wie viel Zeit mit der Bearbeitung von Marketing-E-Mails und Landing Pages verbracht wurde. Dann haben wir diskutiert, ob die vielen Durchläufe unsere Ressourcen sinnvoll nutzen. Ich bin zwar eine Perfektionistin, aber irgendwann beweisen die Zahlen, dass es übertrieben und unproduktiv wird.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die Ressourcen richtig einsetzen?

Alle Ressourcen sind begrenzt: Sie haben X Projekte und Y Mitarbeiter. Wenn X zu groß ist oder Y zu klein, werden Sie nicht die bestmögliche Leistung erhalten. Sie müssen darauf achten, dass Sie entweder mehr Ressourcen, unterschiedlichere Ressourcen oder weniger Projekte einplanen.

Hier muss die gesamte Marketing-Organisation die Verantwortung teilen. Anstatt Ihre Zielgruppe mit zu vielen Assets zu bombardieren, wählen Sie lieber einen fokussierten Ansatz mit weniger (und dann auch besseren) Assets oder wählen Sie eine konkreter definierte Zielgruppe. Wenden Sie dann lieber mehr Budget für diese stärker personalisierten kreativen Assets auf.

Wie verändert man einen Prozess, der zwar nicht funktioniert, den aber niemand ändern will?

Man kann einem Team nicht einfach sagen, dass etwas nicht funktioniert und sie müssten es ändern. Sie selbst sind für eine Veränderung verantwortlich. Fragen Sie aber Ihre Teams, wie ein Prozess verbessert werden könnte. Das ist der erste Schritt zum gemeinsamen Erfolg. Setzen Sie sich für Alternativen ein, überzeugen Sie die Teams und zeigen Sie, wie es besser funktionieren könnte. Und dann gehen sie es an.

Wie bindet man die Führungskräfte ein?

Führungskräfte haben oft wenig Zeit, um Prozesse zu verfolgen. Mein Ratschlag ist es, einen „Paten“ zu finden, ihn über die Anforderungen und Herausforderungen aufzuklären, die zu erreichenden Verbesserungen zu präsentieren und ihn so einzubinden.

Dieser Ansatz funktioniert auch mit Ihrem Team. Sie sind diejenigen, die sich tagtäglich mit unterbrochenen Prozessen beschäftigen müssen. Ermutigen Sie daher alle, auf kurze, prägnante, überzeugende und klare Weise zu kommunizieren. Dies wird Ihnen das Leben erleichtern, wenn es darum geht, große Veränderungen mit Ihrem Senior Management Team durchzuführen.

Am besten verstehen Senior Manager ein Problem, wenn sie die Fakten sehen, z.B. den Einfluss auf die Budgets und den ROI, wenn die Arbeiten nicht sinnvoll ausgeführt werden können. Dazu gehören übertriebene Überarbeitungsschleifen, die zu Zeit-/Kostenaufwand führen oder auch die Abwanderung von Mitarbeitern durch Burn-Out oder Frustration.

Nutzen Sie die Fakten und zeigen Sie, warum etwas verändert werden muss. Dann kann es kaum Gegenargumente geben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sehen Sie sich das Webinar on Demand an (in Englisch).

Layla Revis

Als VP, Brand & Digital Services leitet Layla bei OpenText die Bereiche Brand Creative, Web- und Marketing Technology. Seit fast 20 Jahren unterstützt sie Konsumgüter- und Technologieunternehmen der Fortune 500 bei der Entwicklung kreativer Kampagnen und digitaler Strategien.

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