E-Invoicing/B2B-Mandate: Herausforderungen für den Mittelstand bei der Rechnungsstellung in Frankreich oder Polen

Sie haben sicherlich schon unsere Blogposts vom 3. Mai und vom 6. Juni gelesen, in denen wir erläutert haben, wie der derzeitige Stand der Dinge zur geplanten Einführung der E-Rechnung in Deutschland zum 01. Januar 2025 ist. Nicht nur die großen Unternehmen, sondern auch die Mittelständler in Deutschland stehen vor mehreren Herausforderungen, wenn es um den elektronischen Datenaustausch (EDI) und die E-Invoicing-Vorschriften der neuen B2B-Mandate geht.

Die Einführung von E-Invoicing in Deutschland steht im Zusammenhang mit der sogenannten ViDA-Initiative (Initiative Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – VAT in the Digital Age – ViDA) und dient dazu das derzeitige Mehrwertsteuersystem in der EU zu modernisieren und zu harmonisieren. Daher fordern immer mehr Staaten ein verpflichtendes E-Invoicing. Es gilt, die Steuergesetze durchzusetzen und mehr Mehrwertsteuer verlässlich zu erheben.

Um es gleich vorwegzunehmen: Es ist ratsam, sich mit E-Invoicing-Experten, z. B. Technologieanbietern oder professionellen Beratern, zusammensetzen, um ein tieferes Verständnis für die spezifischen Anforderungen und Auswirkungen der B2B-Mandate auf das Unternehmen zu erlangen. Sehen Sie dazu auch unser Webinar an und informieren Sie sich schon jetzt darüber, was auf Sie zukommen wird.

Was müssen Sie beachten, wenn Sie in Frankreich oder Polen tätig sind?

E-Invoicing Mandat Frankreich 2024

Dieses Mandat betrifft alle Unternehmen oder Tochtergesellschaften, die in Frankreich mehrwertsteuerpflichtig sind. Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen empfangen zu können, gilt ab dem 1. Juli 2024 für alle Unternehmen.

Für mittelständische Unternehmen gilt: Die Verpflichtung zur elektronischen Meldung von ausländischen B2B- und B2C-Transaktionen sowie von innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2026 für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und weniger als 50 Millionen Euro Umsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme sowie für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und weniger als 2 Millionen Euro Umsatz/Bilanzsumme. Um die Vorschriften einzuhalten, müssen sich die Unternehmen in Frankreich entscheiden, ob sie sich unabhängig und direkt an die offizielle staatliche Plattform „Portail Public de Facturation“ (PPF) anschließen oder eine entsprechend zertifizierte Plattform eines Drittanbieters („Plateforme de Dématérialisation Partenaire“ (PDP)) nutzen wollen. Unabhängig davon, ob Sie nun Auftraggeber oder Lieferant sind, werden die Auswirkungen der neuen Vorschriften auf Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse, Ihre Finanzsysteme und Ihre Ressourcen beträchtlich sein. Daher ist es wichtig, dass Sie schon jetzt wissen, worauf Sie sich vorbereiten müssen.

E-Invoicing Mandat Polen 2024

Das polnische das Parlament verabschiedete am 16. Juni 2023 die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes über die Verpflichtung des nationalen Systems für elektronische Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, KSeF). Derzeit ist E-Invoicing im B2B-Bereich noch freiwillig, wird aber ab dem 1. Juli 2024 für B2B-Transaktionen obligatorisch sein. Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, einschließlich ausländischer MwSt-Register mit Sitz in Polen, sind verpflichtet, KSeF für den Austausch elektronischer Rechnungen zu nutzen. Dieses neue E-Invoicing-System revolutioniert die Rechnungsstellung in Polen. Die Einführung des Systems KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess, der nicht nur technische Aspekte umfasst, sondern auch erhebliche Änderungen an Prozessen, internen Verfahren, Verträgen und Vorschriften erforderlich macht.

Außerdem sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Technische Kompatibilität: Wenn Sie derzeit EDI nutzen, müssen sicherstellen, dass Ihre bestehenden Systeme und Prozesse mit den von der deutschen Regierung festgelegten E-Invoicing-Standards und -Anforderungen kompatibel sind. Möglicherweise müssen sie die EDI-Systeme aktualisieren oder modifizieren, um den spezifischen E-Invoicing-Formaten und -Protokollen zu entsprechen, die vorgeschrieben werden.
• Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Sie sollten sich mit den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland vertraut machen. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen alle erforderlichen Kriterien wie Datenformate, Content-Anforderungen, digitale Signaturen, Zertifikate und Archivierungspflichten erfüllen. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist unerlässlich, um die Validität der Rechnungen zu gewährleisten und um Bußgelder zu vermeiden.
• Datensicherheit und Datenschutz: Bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sollten Sie auf die Aspekte Datensicherheit und Datenschutz achten. Stellen Sie sicher, dass die von ihnen gewählte E-Invoicing-Lösung angemessene Maßnahmen zum Schutz vertraulicher, finanzieller und persönlicher Daten bietet. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO hat große Bedeutung.

Webinar zu E-Invoicing im Mittelstand am 17.08.

• Schulung und Sensibilisierung: Sie sollten in die Schulung ihrer Mitarbeiter investieren, damit diese sich mit den neuen Verfahren und Instrumenten der elektronischen Rechnungsstellung vertraut machen können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen in Übereinstimmung mit den erforderlichen Standards zu erstellen, zu übermitteln und zu verwalten. Die Schulungsprogramme können beispielsweise Workshops, Online-Ressourcen oder praktische Übungen umfassen.
• Kosten der Implementierung: Berücksichtigen Sie die möglichen Kosten, die mit der Umstellung von EDI auf E-Invoicing verbunden sind. Dazu gehören Ausgaben für System-Upgrades oder -Ersatz, Schulungen, Beratungsdienste und laufende Wartung. Durch die Abschätzung und Budgetierung dieser Kosten können Sie Ihre finanziellen Ressourcen für einen reibungslosen Übergang besser planen.
• EDI-Konverter als Inhouse-Lösung: Sie nutzen einen EDI-Konverter als lokale Lösung? Sie erstellen und pflegen alle EDI-Mappings inhouse mit vorhandenen Personalressourcen? Was passiert, wenn durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung das Know-how verlorengeht? Sie können EDI durchaus weiter nutzen, sollten jedoch mit einem OpenText-Experten sprechen und sich beraten lassen, was Sie dabei berücksichtigen sollten.
• Planung der Übergangsphase: Sie sollten einen Migrationsplan entwickeln, um eine reibungslose Umstellung von ihren derzeitigen EDI-Prozessen auf das neue E-Invoicing-System zu gewährleisten. Dieser Plan sollte Schritte wie System-Upgrades, Mitarbeiterschulungen, Koordination mit Handelspartnern und Testverfahren umfassen, um einen nahtlosen Übergang ohne Unterbrechungen des Fakturierungsprozesses zu gewährleisten. Denken Sie dabei auch an die Prozessintegration mit vorhandenen ERP-Systemen.

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