E-Invoicing entwickelt sich von der Kür zur Pflicht

In den vergangenen Jahren waren Regelungen für E-Invoicing oft nur optional, auf einen Teilbereich, bestimmte Staaten oder sogar Bundesländer beschränkt. Trotz einiger offensichtlicher Vorteile mieden viele Firmen die elektronische Rechnungsabwicklung deshalb so gut es ging. Diese Einstellung sollten sie jetzt überdenken, denn E-Invoicing gewinnt rasch an Fahrt und ist durch entsprechende Plattformen längst einfach nutzbar und integrierbar.

Wenigstens einen positiven Aspekt hatte das Jahr 2020: Durch die ganz besondere Situation nahmen viele Firmen die zuvor lang und ausgiebig diskutierte Digitalisierung endlich konkret in Angriff. Ganz ohne Schmerzen ging das nicht, doch am Ende haben es die meisten irgendwie geschafft, den Betrieb umzustellen. Die Situation erinnerte etwas an das Ende der Übergangsfrist der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018. Auch da brach hektische Betriebsamkeit erst aus, als die Vorbereitungen längst hätten abgeschlossen sein sollen. Zwar konnten sich Unternehmen in dem Fall noch auf die fehlenden oder erst kurzfristig bekannt gegebenen Details aus der Verwaltung berufen. Beim Thema E-Invoicing aber, das die Wirtschaft in den kommenden Jahren stark beschäftigen wird, gilt diese Ausrede nicht. Hier sind die Regelungen seit langem bekannt und gut dokumentiert – auch, wenn sie zunächst oft nur und nur eingeschränkt für das Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern galten.

Nun bekommt das Thema jedoch einen erheblichen Schub, weil immer mehr europäische Finanzverwaltungen die Regulierung weiterentwickeln und auch für das B2B-Geschäft verpflichtend machen. Sie sehen elektronischen Rechnungsverkehr als idealen Ansatzpunkt, um Missbrauch bei der Umsatzsteuer zu unterbinden. Dazu werden die bereits existierenden, nationalen Plattformen für den Austausch elektronischer Rechnungen mit Behörden so erweitert, dass nun auch der Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen darüber stattfinden muss.

Finanzverwaltungen pushen E-Invoicing – Italien als Vorreiter

Der Vorteil aus Sicht der Finanzbehörden liegt auf der Hand: Wenn nur Rechnungen anerkannt werden, die elektronisch versandt, geprüft und archiviert wurden, und die Finanzbehörden in dieser Kommunikation verpflichtend „auf Kopie“ sind, dann haben sie jederzeit Einblick in das Steueraufkommen. Sie sparen sich dann die aufwändigen, langwierigen und daher stichprobenartigen Prüfungen im Nachhinein. Oder, um es im Fachjargon zu sagen: Sie wechseln von einem Post-Audit-Konzept in ein Clearance-Modell mit „Continuous Transaction Controls“ (CTC).

Italien hat die Umstellung auf das dort „Sistema di Interscambio“ (SdI) genannte System bereits zum 1. Januar 2019 mit großem Erfolg vollzogen. Durch die Abgleiche zwischen den ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträgen und gemeldeten Vorsteuerabzügen (sog. Kreuzkontrollen) wurden in den ersten drei Monaten fiktive Geschäftsvorfälle in Höhe von 3,2 Milliarden Euro abgefangen und gefälschte Vorsteuerguthaben im Wert von 688 Millionen Euro blockiert. Das italienische Mehrwehrtssteueraufkommen konnte im ersten Viertel des Jahres 2019 um 1,147 Milliarden Euro bzw. 4% im Vergleich zum Vorjahr gesteigert werden.

Frankreich und weitere Länder folgen

Frankreich folgt diesem Beispiel und ist gerade dabei, diesen Schritt zu tun. Dort soll Artikel 153 des Finanzgesetzes für 2020 schrittweise den elektronischen Rechnungsversand zwischen Unternehmen einführen. Ab 2023 ist er für Großunternehmen verpflichtend und alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen zumindest empfangen können. 2024 und 2025 wird die Verpflichtung zur kompletten elektronischen Rechnungsabwicklung im B2B-Geschäft dann auf mittlere und kleine Unternehmen ausgedehnt.

Auch wenn es bis jetzt noch einige Unklarheiten gibt, so gilt es als wahrscheinlich, dass Frankreich sich für das sogenannte „Y-Modell“ entscheidet, und dass die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auf inländische Umsätze beschränkt sein wird.
Im „Y“-Modell  werden  Rechnungen direkt zwischen zertifizierten privaten Plattformen übermittelt, ohne die öffentliche Plattform (Chorus) als Intermediär zu nutzen. Zertifizierte private Plattformen würden die Informationen für die Behörden aus den Rechnungen extrahieren und an die öffentliche Chorus-Plattform weiterleiten, welche diese dann zusammenfasst und an die Steuerbehörden versendet.

Für grenzüberschreitene Geschäftsvorfälle wird es zusätzliche E-Reporting-Pflichten geben, welche ebenso für die inländischen Transaktionen gelten werden.

Diese Reporting-Pflichten werden verschiedene Kategorien umfassen:

1. Daten zum Status von Rechnungen und deren Bezahlung: Informationen zum Lebenszyklus der Rechnung z.B. ausstehende Rechnungen, bezahlte Rechnungen, eingegangene Rechnungen, erwartete Zahlung, vom Empfänger abgelehnte Rechnungen usw.
2. Daten zu Auslandsverkäufen (innergemeinschaftlich oder Export): Diese Daten sollen helfen, ungerechtfertigten Karussellbetrug oder ungerechtfertigte innergemeinschaftliche Exporte/Lieferungen aufzudecken.

Einige wichtige Details zu Anforderungen an die E-Rechnungen in Frankreich (Inhalte, Formate und zugelassene Übertragungsprotokolle) sind derzeit noch unklar, werden allerdings voraussichtlich bereits in diesem Jahr festgelegt.  Ein Blick nach Italien kann uns hier aber schon erste Hinweise geben. Eine gültige elektronische Rechnung in Italien benötigt beispielsweise:

• Dateiname
• Gültige ID-Nr. (Kennung des Käufers – entspricht der SIREN-Nummer in Frankreich)
• Mehrwertsteuerbetrag
• Pflichtangaben
• Signatur
• Zustelladresse

In Frankreich werden die Anforderungen vermutlich ähnlich, aber nicht deckungsgleich. Vergleichbare Lösungen werden in Zukunft unter anderen in Polen, Spanien und Portugal erwartet.

Stand von E-Invoicing in Deutschland

In Deutschland ist die Entwicklung aufgrund der föderalen Struktur noch nicht ganz so weit. Seit 27. November müssen jedoch Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber des Bundes ihre Rechnung im Standard XRechnung elektronisch einreichen. Künftig wird dies nach und nach auch für Auftragnehmer auf Länderebene und auf kommunaler Ebene Pflicht. Da die Bestimmungen je nach Bundesland und teilweise sogar nach Rechnungsempfänger unterschiedlich sind, ist die Situation im öffentlichen Bereich in Deutschland sehr unübersichtlich.

Es zeichnet sich aber ab, dass sie hierzulande mittelfristig in eine ähnliche Richtung geht, wie in anderen Ländern. Ungeachtet dessen kommen Firmen mit einer Niederlassung in Frankreich oder Polen ohnehin nicht mehr darum herum, sich mit E-Invoicing zu beschäftigen. Diese Notwendigkeit sollten sie als Chance begreifen, das Thema rechtzeitig, professionell und ganzheitlich anzugehen und voranzubringen.

Was bedeuten diese Entwicklungen für Ihr Unternehmen?

Es ist davon auszugehen, dass mehr und mehr Länder die Vorteile des verpflichtenden e-Invoicings auch im B2B-Bereich erkennen und entsprechende Mandate umsetzen. Als Folge wird die Komplexität von E-Invoicing-Anforderungen für international agierende Unternehmen kontinuierlich zunehmen – getrieben durch eine Vielzahl länderspezifischer Plattformen sowie technischer, steuerlicher und rechtlicher Anforderungen.

Darüber hinaus sollte bedacht werden: Die laufenden E-Invoicing-Lösungen müssen kontinuierlich an aktuelle Änderungen der jeweiligen nationalen Anforderungen angepasst, gewartet und ggf. zertifiziert werden. Es ist also an der Zeit, sich über eine ganzheitliche, internationale E-Invoicing-Strategie Gedanken zu machen. Diese Strategie sollte die aktuellen Anforderungen berücksichtigen und Ihre Organisation in die Lage versetzen, die kommenden B2B e-Invoicing Mandate umzusetzen.

Die Vorteile elektronischer Rechnungsverarbeitung

Bei der Umsetzung der B2-E-Invoicing-Mandate geht es allerdings nicht nur darum, behördliche Vorgaben zu erfüllen. Richtig eingesetzt bietet E-Invoicing einiges Potenzial zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Einige Aspekte davon nennt auch die französische Finanzverwaltung, um den dortigen Unternehmen die Scheu vor der Neuerung zu nehmen.

• Geringerer administrativer Aufwand für das Rechnungsmanagement, geringere Kosten für den gesamten Rechnungsstellungsprozess und weniger Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit Zahlungsfristen.
• Besserer Überblick über den jeweils aktuellen Stand aller Rechnungen und dadurch einen besseren Einblick in Außenstände und bereits eingegangene Zahlungen.
• Mittel- und langfristig erhebliche Erleichterungen bei der Umsatzsteuererklärung, weil ein Großteil bereits automatisch vorab ausgefüllt sein kann.

Hinzu kommen noch je nach dem aktuellen Digitalisierungsgrad innerhalb des Unternehmens weitere Zeit- und Kostenersparnisse sowie Verbesserungen im Berichtswesen oder in der Integration der Rechnungen in andere Arbeitsabläufe und -prozesse.

E-Invoicing gelingt mit dem richtigen Partner

Angesichts der vielfältigen Effizienz- und Kostenvorteile stellt sich unweigerlich die Frage, warum Unternehmen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung oft so zögerlich waren. Die Antwort liegt in dem hohen Aufwand, den Firmen treiben müssen, wenn sie die vielfältigen unterschiedlichen und sich dazu immer wieder ändernden Vorgaben einhalten wollen. Sie fürchten, dies in Eigenregie nicht fehlerfrei bewältigen zu können, und schrecken deshalb davor zurück.

Tatsächlich sind Compliance und technische Kompatibilität zwei große Hürden beim Umstieg auf E-Invoicing, insbesondere wenn man die global oftmals sehr unterschiedlichen Richtlinien befolgen möchte. Sie lassen sich aber leicht überwinden, wenn Firmen dazu auf den richtigen Partner setzen. Dann profitieren sie von Automatisierung und der Optimierung ihrer Prozesse bei Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, von geringeren Fehlerraten, niedrigeren Transaktionskosten und besserem Cashflow-Management.

Als Cloud-basierte E-Invoicing-Lösung unterstützt OpenText Active Invoices with Compliance (AIC) schon heute Unternehmen mit der erforderlichen Technologie und den benötigten Services für E-Invoicing in mehr als 45 Ländern. Sie ist Teil des OpenText Business Network, der weltweit leistungsfähigsten Integrations-Cloud für B2B-E-Commerce. OpenText AIC stellt nicht nur E-Invoices per EDI, PEPPOL sowie weiteren Portalen oder per E-Mail bereit, sondern sorgt auch für Validierung, korrekte Anwendung der digitalen Signatur und nicht zuletzt Archivierung gemäß der lokalen Anforderungen. Denn alle elektronisch versandten und erhaltenen Rechnungen müssen natürlich auch digital und revisionssicher aufbewahrt werden und für Audits oder Prüfung durch die Finanzbehörden zugänglich sein. Dafür bietet OpenText AIC ein benutzerfreundliches, intuitives Webportal, das sowohl Mitarbeiter als auch Prüfer nutzen können.

Sie möchten mehr über das Thema erfahren? In diesem Webinar on Demand beleuchten wir gemeinsam mit unserem Partner PWC die aktuelle Situation rund um die bevorstehenden B2B e-Invoicing-Mandate näher. Einen Überblick gibt auch dieser Executive Brief.