ECM erfolgreich umsetzen – die Basis: digitales Dokumentenmanagement

Was ist ein Dokument? Noch vor wenigen Jahren wäre die Antwort darauf eindeutig ausgefallen: ein offizielles Schriftstück mit wichtigen Inhalten auf Papier, unterschrieben, notariell beglaubigt oder behördlich signiert. Als Beispiele wurden Verträge, Ausweise oder Bescheide genannt.

Die digitale Transformation hat allerdings auch die Definition von „Dokument“ nachhaltig verändert. In unserer digitalen Welt ist ein Dokument die gesammelte Information zu einem Kontext, gespeichert in einer oder mehreren Dateien. Viele Dokumente existieren mittlerweile sogar nur noch digital in Datenbanken.

Dass die Verwaltung und Archivierung der Dokumente damit einfacher würde, ist jedoch ein Irrglaube. Insellösungen, uneinheitliche Ablagesysteme und fehlende Namenskonventionen verwandeln ein Dokument in die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen. Eine Situation, mit der sich auch die Johanniter Unfallhilfe konfrontiert sah. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems macht die Hilfsorganisation 2011 den ersten Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen ECM (Enterprise Content Management) – und profitiert seither von schnelleren und effizienteren Arbeitsabläufen.

Ein guter Anlass, sich etwas näher mit erfolgreichem ECM zu befassen und es wieder zum Gesprächsthema zu machen. Was bedeutet erfolgreiches ECM? Und wie können Sie das in der Praxis umsetzen?

Die ECM-Umgebung spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle

Warum wir uns damit beschäftigen sollten? Nun, in den nächsten zehn Jahren wird eine passende ECM-Umgebung in Ihrem Unternehmen eine große Rolle spielen. Nur wenn sie richtig gestaltet ist, treibt sie die digitale Transformation voran und ist Ihrer Organisation, ganz unabhängig von Ihrem Geschäftsfeld, von größtmöglichem Nutzen. In vielen Fällen entscheidet das ECM sogar zwischen Wettbewerbserfolg und dem Versinken in Bedeutungslosigkeit.

Aber von Anfang an: Im Juli dieses Jahres veranstalteten wir unsere jährliche Enterprise World Konferenz. Dort wurde jede Menge an wirtschaftlichen und technischen Informationen über Hintergründe und Umsetzung von erfolgreichem ECM vermittelt. Wie jedes Mal stammten einige der besten Beiträge zu diesem Thema aus den Kunden-Sessions. Wir sprechen hier also von Leuten, die zumindest Teile der OpenText™ Content Suite (Englisch) in ihre bestehenden Systeme integriert haben. Und die damit ihren ECM-Zielen ein großes Stück näher kamen. Ihre Erfahrungen mit den Möglichkeiten, Herausforderungen und Potenzialen von ECM im Einsatz stammen also aus erster Hand.

Ein perfektes Beispiel dafür ist die Immobiliengesellschaft DDR Corp (Englisch), die in der Nähe von Cleveland ansässig ist. DDR besitzt und verwaltet mehr als 10,5 Millionen Quadratmeter Verkaufsfläche in den USA. Um ihren vielen Mietern einen effizienten Service zu bieten, muss das Unternehmen eine beträchtliche Anzahl rechtsverbindlicher Dokumente verwalten. Ebenso müssen analoge oder digitale Auslöser für die Dokumentenerstellung koordiniert werden. Zusätzlich hat eine börsennotierte, eigenständig verwaltete REIT (Real Estate Investment Trust) auch noch hohe Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

ECM Enterprise Content Management
ECM Enterprise Content Management

Beginnend mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements verlief die ECM-Entwicklung bei DDR mustergültig

Dahinter stand die Vision von IT Vice President Kim Scharf, durch ECM die Produktivität aller Prozesse zu steigern. Sie leitete die mehrjährige Initiative, die das Unternehmen verändern sollte. Statt Ordnern buchstäblich durch das gesamte Bürogebäude hinterher zu jagen, verfügt das Unternehmen nun über ein adäquates digitales System. Das System erfüllt die Anforderungen von Führungskräften, Vertrieb, Rechtsabteilung, Archiv und allen Backoffice-Mitarbeitern, die mit diesen Daten arbeiten.

Erfolgreiches ECM bedeutet für DDR eine papierlose Dokumentenmanagement-Umgebung, die die Effizienz fördert, optimalen Kundenservice ermöglicht und alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Kim Scharf ist überzeugt, dass die Zusammenarbeit mit OpenText einer der Gründe für den Erfolg war. Ihrer Meinung nach war es aber noch wichtiger, Menschen statt Technologie in den Vordergrund zu stellen. Deswegen wurden die Stakeholder des Unternehmens in jede Phase der Spezifikation und Implementierung eingebunden. Dazu gehörte die Unterstützung durch das Top-Management ebenso wie die Bedarfserhebung, das Changemanagement und die Schulung der Mitarbeiter. Und das ist nur einer der innovativen Ansätze dieses Unternehmens.

Lesen Sie hier die ganze Story von DDR (Englisch) und erfahren Sie mehr über die digitale Transformation und Enterprise Content Management.

Dieser Text wurde aus dem Englischen übersetzt.

George Harot

George Harot ist Product Marketing Director für Enterprise Content Management (ECM). Er arbeitet in London, Großbritannien.

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