ERP-Systeme werden leider immer noch von schlechten Daten beeinträchtigt

Der Markt für Enterprise Resource Planning (ERP)-Software ist auf ein rasantes Wachstum eingestellt. Mit einem Wert von rund 39 Milliarden US-Dollar im Jahr 2019 wird er bis 2026 ein Volumen von 78,4 Milliarden US-Dollar erreichen. Unternehmen jeder Größe setzen zunehmend auf ERP, um ihr Geschäft voranzutreiben. Dennoch bleibt die Datenqualität eine große Herausforderung und schmälert den Wert dieser Investitionen.

Der Hauptnutzen von ERP-Systemen liegt darin, dass sie die Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter und Führungskräfte erleichtern und automatisieren. Dies trägt dazu bei, die Prozesse zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu optimieren. Zu diesen Vorteilen gehören u.a. die schnellere Ausführung von Geschäftsprozessen, der zentrale Zugriff auf unternehmensweite Daten und die verbesserte Zusammenarbeit rund um diese Daten. Hierfür muss die Qualität der Daten im ERP-System jedoch entsprechend gut sein.

In einer Welt allgegenwärtiger und unglaublich vielfältiger Daten gibt es eine riesige Menge relevanter Informationen, die erfasst, nachverfolgt, verwaltet und analysiert werden müssen. Und es tauchen immer wieder neue Quellen und Arten von potenziell wichtigen Daten auf. Laut einer aktuellen Umfrage von IDG stammen 44 Prozent der Transaktionsdaten im ERP-System von außerhalb des Unternehmens. Dies bedeutet, dass sie von Kunden, Lieferanten, Banken, Logistikanbietern und anderen externen Parteien erstellt werden. Unter diesen Umständen ist es schwierig, die Qualität der Daten zu gewährleisten. Es überrascht nicht, dass laut Umfragen Datengenauigkeit und Analytics zwei der drei wichtigsten Bereiche sind, in denen ERP-Systeme regelmäßig hinter den Erwartungen der Anwender zurückbleiben.

Schlechte Datenqualität kann teuer für Sie werden

Ungenaue, veraltete oder unvollständige Daten können in jedem System kontraproduktiv oder sogar gefährlich sein. In ERP-Systemen werden die Auswirkungen jedoch noch verstärkt. Entscheidungen, die auf den ERP-Daten eines Unternehmens basieren, haben nämlich weitreichende Konsequenzen.

Vor einiger Zeit hat Thomas Redman die „Rule of Ten“ erklärt. Demnach kostet es zehnmal so viel, eine Arbeitseinheit abzuschließen, wenn die Eingabedaten schlecht sind, als wenn die Daten perfekt sind. Ähnlich verhält es sich mit der 1-10-100-Regel von George Labovitz und Yu Sang, welche die exponentiellen Kosten von mangelhaften Daten hervorhebt, die unberücksichtigt bleiben.

Um die Kosten mangelhafter Daten in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, probieren Sie doch einmal die einfache „Friday Afternoon Measurement“-Methode (FAM) aus. So gewinnen Sie Erkenntnisse und die Motivation, Probleme mit der Datenqualität in Angriff zu nehmen. Wenn die Ergebnisse Sie schockieren, können Sie sich vielleicht mit den Erkenntnissen des HBR trösten, dass im Allgemeinen nur 3 Prozent der Daten eines Unternehmens den grundlegenden Qualitätsstandards entsprechen. Sie sind also wenigstens nicht allein.

Einfach ausgedrückt: Gute Entscheidungen können nicht auf Basis schlechter Daten getroffen werden. Schlechte Daten können eine Fülle von Problemen für Unternehmen verursachen. Dazu gehören zu hohe Lagerbestände, nicht erfüllte Aufträge, falsche Einschätzung der Marktdynamik und so weiter. Probleme mit der Datenqualität untergraben die betriebliche Leistung und können letztlich sogar die Beziehung zu Ihren Kunden gefährden.

Der Umgang mit dem Daten-Ökosystem

Es gibt viele Arten, wie Daten in ERP-Systeme gelangen. Sie können von Anwendern im System erstellt werden, durch Synchronisation aus anderen Geschäftsanwendungen eingebracht oder von externen Geschäftspartnern integriert werden. Es ist wichtig, dass Sie über die richtigen Prozesse und Lösungen verfügen, um die Datenqualität über alle Szenarien hinweg zu gewährleisten. Dies ist essentiell für die gesamte Datenqualität, die wiederum die operative Exzellenz unterstützt.

Viele Unternehmen verarbeiten nicht nur immer mehr Daten, sondern wenden sich auch von den monolithischen ERP-Implementierungen der Vergangenheit ab. Stattdessen wollen sie ihre neuen ERP-Kerninstanzen mit ergänzenden Unternehmensanwendungen integrieren. Das soll die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen und gleichzeitig Flexibilität und Skalierbarkeit in ihr digitales Ökosystem bringen.

Auch der Einsatz des Internet of Things (IoT) und künstlicher Intelligenz (KI) wächst schnell. Gartner prognostiziert, dass bis 2022 65 Prozent der Unternehmen KI in ihre ERP-Systeme integriert haben werden. Und KI wird – wie viele andere Geschäftssysteme auch – immer nur so gut sein wie die zur Verfügung stehenden Daten.

Die Herausforderung für alle Unternehmen besteht darin, sicherzustellen, dass nur sogenannte „vertrauenswürdige“ Daten in ihre ERP-Systeme gelangen. Zu den Best Practices gehört neben einer zuverlässigen Integrationsstrategie, die sowohl interne als auch externe Systeme umfasst, die Nutzung von Enterprise Data Management-Funktionen. Sie können Daten aus praktisch jeder Datenquelle verarbeiten. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit und Qualität von Informationen zu gewährleisten und diese Qualität über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu erhalten.

Moderne ERP-Integrationslösungen adressieren die entscheidenden Aspekte der Systemanbindung sowie das Management der Datenqualität als Teil der Integration. Dies kann eine Reihe von Aktivitäten umfassen: von einfachen minimalen Content-Validierungen bis hin zu aufwendigen Workflows mit Prüfungen gegen Referenz- und Stammdatensätzen.

Durch diese Maßnahmen werden Datenkonflikte und Qualitätsinkonsistenzen innerhalb des ERP- und anderer Systeme reduziert. Das ist entscheidend, um einen zeitnahen und sicheren Zugriff auf konsolidierte, saubere und genaue Daten zu gewährleisten.

Es geht nicht nur um die Technologie

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die richtigen Funktionen zu haben und sie optimal einzusetzen. Sie benötigen dazu moderne Integrations- und Datenmanagement-Technologien sowie das Fachwissen, um sie zu nutzen. Allerdings ist das meist ein recht komplexes Unterfangen. Es gilt, Lösungen zu entwickeln, welche die Datenqualität über verschiedene Systeme, Szenarien und Datentypen hinweg im spezifischen Geschäftskontext eines Unternehmens optimal berücksichtigen. Ohne eine angemessene Planung und ein entsprechendes Management kann sich ein solches Projekt schnell in ein teures Chaos verwandeln.

Deshalb ist es wichtig, die entsprechende Technologie und Qualifikationen bereitzuhalten. Außerdem ist es entscheidend, die Zusammenarbeit zwischen technischen und geschäftlichen Interessengruppen zu erleichtern und dieses Engagement strategisch zu steuern. Zur Koordination der Integrationsbemühungen und zur systematischen und effizienten Verwaltung des Tagesgeschäfts können Unternehmen Managed Integration Services nutzen.  Ein solcher Ansatz hilft, Komplexitäten zu bewältigen.

Wenn Ihr Unternehmen sein(e) ERP-System(e) modernisieren möchte oder einfach nur den Wert seiner aktuellen ERP-Investition maximieren möchte, ist es wichtig, sich auf Integrationen und Ihre Möglichkeiten zu konzentrieren. Sie müssen die Qualität der Daten bei der Übertragung zwischen den Systemen sicherstellen – beispielsweise bei der Umstellung auf SAP S/4HANA oder der Einführung eines Cloud ERP wie NetSuite. Diese Maßnahmen spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Ihre Ziele zu erreichen.