Optimieren Sie sämtliche Geschäftsprozesse: Daten automatisch sicher austauschen

Jeder entscheidende Fortschritt hat die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen, nachhaltig verändert. Von mündlicher Überlieferung zur schriftlichen Übermittlung, von Schriftstücken zu Druckwerken und Zeitungen, mit Telefon und Fax über immer größere Entfernungen und immer schneller. Mit der Einführung des Computers wurden aus analogen digitale Informationen. Heute lassen sich online Informationen über alle geographischen Grenzen hinweg im Bruchteil von Sekunden vermitteln und austauschen. Im digitalen Zeitalter haben wir uns längst daran gewöhnt, dass Wissen in Datenbanken statt in Bibliotheken gespeichert ist, oder dass Behördengänge elektronisch erledigt werden können.

Die digitale Transformation wird diese Entwicklung noch weiter vorantreiben und sämtliche Bereiche des Lebens revolutionieren. Das macht sich beispielsweise das Gesundheitswesen zunutze und setzt auf elektronischen Datenaustausch, um die Patientenversorgung zu verbessern. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass die Kommunikation und der Datenaustausch künftig viel stärker automatisiert werden müssen. Wer hier nicht frühzeitig einsteigt, verschafft seinen Mitbewerbern einen nicht unbedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Effizienzsteigerung durch automatisierte und sichere Kommunikation

Das heutige Wirtschaftsumfeld stellt Organisationen vor enorme Herausforderungen. Jedes Unternehmen ist gezwungen, Kosten zu senken, Prozesse zu rationalisieren (Englisch) und die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig sollen die Loyalität der Kunden erhöht und die Beziehung zu Lieferanten gestärkt werden. Die Forderung nach einer schnellen, sicheren und verlässlichen Kommunikation erhöht den Druck noch zusätzlich. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und gewinnbringend arbeiten zu können, wurde in verschiedene Back-End-Anwendungen investiert. Damit sollten Geschäftsprozesse verbessert und mehr Nähe zu Kunden und Lieferanten hergestellt werden.

Back-End-Anwendungen wie SAP, Oracle und ähnliche Systeme erzeugen ein riesiges Informationsvolumen in Form von Dokumenten. Diese Dokumente steuern die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, bestimmen Geschäftszyklen und entscheiden über Gewinn oder Verlust. Sie schnell, effizient und kosteneffektiv an Empfänger innerhalb und außerhalb der Organisation versenden zu können, ist daher äußerst wichtig. Der Einsatz von automatisch erzeugten Fax-Dokumenten (Englisch) oder anderen Systemen zum elektronischen Versand von Dokumenten bietet Unternehmen diverse Vorteile. Anwendungen und Endgeräte können in Geschäftsprozessen noch effizienter genutzt, Kosten und Reaktionszeiten gesenkt werden. Ein automatisierter Dokumentenversand hat also entscheidende Auswirkungen auf die Leistungskraft des gesamten Unternehmens.

Eine neue Ära im sicheren Datenaustausch

Lösungen für automatisierten Dokumentenversand (Englisch) verteilen die in den verschiedenen Anwendungen erzeugten Daten. Die Information erreicht die richtigen Empfänger zum richtigen Zeitpunkt. Zeitraubende und fehleranfällige manuelle Prozesse entfallen, die Produktivität wird gesteigert.

Unternehmensdaten schnell, sicher, effizient und automatisch an Kunden und Lieferanten verteilen zu können, sichert die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation. Durch die Integration von Back-End-Systemen mit Lösungen für sicheren Datenaustausch erhalten Unternehmen eine automatisierte und kosteneffektive Möglichkeit zur Übermittlung von Informationen.

Systeme für den sicheren Datenaustausch verteilen Unternehmensdaten automatisch, sicher und richtlinienkonform innerhalb und außerhalb der Organisation. Mit elektronischen Fax-Lösungen für Unternehmen bieten sie ein umfassendes und zentralisiertes Konzept zur Bewältigung dieser Aufgabe. Aus welchem System oder Repository (Datenspeicher) die Informationen stammen und ob die Lösung stationär, in der Cloud oder als hybrides System implementiert ist, macht dabei keinen Unterschied.

Ein zweckmäßiges System für sicheren Datenaustausch unterstützt die Erfassung, Kontrolle, Verwaltung und Automatisierung aller auf Fax-Dokumenten basierenden Geschäftsprozesse (Englisch). Das umfasst Fax-gesteuerte Basisvorgänge wie eine multifunktionale Geräteverwaltung, Faxen über E-Mail und Desktop, automatisches Faxen sowie Sicherheits- und Compliance-Regeln für diese Prozesse.

Wertschöpfung unternehmensübergreifend steigern

Durch die Automatisierung von Fax-gesteuerten Geschäftsprozessen (Englisch) als Teil einer übergreifenden Automatisierungsstrategie können Unternehmen Kosten senken und damit Effizienzvorteile sichern. Fax-Lösungen für Unternehmen automatisieren zeitraubende manuelle Prozesse auf Papier. Das reduziert die operativen Kosten für Papier, Druck und Aufbewahrung, steigert die Produktivität der Mitarbeiter und minimiert die mit unsicheren Kommunikationsmitteln verbundenen Risiken.

  • Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Sicherer, automatisierter Datenaustausch verkürzt die Prozessdurchlaufzeiten einer Organisation. Der Austausch kritischer Geschäftsdaten mit allen Beteiligten weltweit wird durch die erprobte und vertrauenswürdige Technologie beschleunigt.
  • Optimierung von Reichweiten, Ausfallsicherheit und Kosteneffizienz von Fax-basiertem sicherem Datenaustausch. Enterprise-Lösungen mit integrierter Prozessautomatisierung sorgen für reibungslose Kommunikation.
  • Senkung der Kosten für den Datenaustausch. Workflows automatisieren, Kommunikation beschleunigen und mit Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien die Compliance sicherstellen. Gleichzeitig senken Sie die Kosten für den Datenaustausch, speziell für Fax-basierte Vorgänge. Mit einer Verlagerung der Systemverwaltung in die Cloud lässt sich zudem der Verwaltungsaufwand der Fax-basierten Infrastruktur Ihrer Organisation deutlich reduzieren.
  • Mehr Flexibilität ohne Einschnitte bei der Sicherheit. Voll automatisierter Datenaustausch mit Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Stakeholdern.
  • Verbesserung von Compliance und Informationssicherheit. Übergreifende Umsetzung von Governance-Richtlinien in allen Informationskanälen. Damit ermöglichen Sie volle Transparenz für Audits und sichern die Verwaltung des Informationsflusses ab – Ihr Unternehmen kann gesetzlichen Überprüfungen und Rechtsstreitigkeiten gelassen und souverän entgegen sehen.

In diesen kurzen Videos (Englisch) erfahren Sie mehr über den Austausch von Daten. Hier (Englisch) können Sie sich eingehender zur Automatisierung des sicheren Datenaustauschs informieren.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Amy Perry

Amy Perry ist Senior Product Manager für OpenText Fax-Lösungen und OpenText Secure Messaging. Im Laufe ihrer 20-jährigen Karriere war sie unter anderem im Produktmanagement und Produktmarketing für Verbrauchsgüter und Software tätig.

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