Sie haben sicherlich unsere letzten beiden Blogartikel zum Thema E-Invoicing gelesen: “Make or Buy” und „Spielt die Größe eines Anbieters für E-Invoicing eine Rolle?“ Wir hatten beschrieben, welche Vorteile es mit sich bringt, ein Outsourcing in Erwägung zu ziehen. Da die elektronische Rechnungsstellung weltweit erfolgt, muss Ihr Dienstleister neben einem globalen Aktionsradius auch detaillierte Kenntnisse in der jeweiligen Region vorweisen können. Er muss belegen können, dass er die E-Invoicing-Vorschriften an Ihren derzeitigen und auch zukünftigen Standorten gewährleisten kann.
Heute erklären wir, warum „Sicherheit“ eine so wichtige Rolle bei der Auswahl des geeigneten Providers spielt. Es muss garantiert sein, dass alle Daten sicher sind und die zukünftige Plattform dauerhaft stabil und rechtskonform funktioniert.
Beim Thema Sicherheit gibt es mehrere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten.
- Die Informationen in einer (elektronischen) Rechnung sind unternehmenskritisch. Hier finden sich die Preise, mögliche Rabatte und eventuelle Sonderkonditionen. Und nicht zu vergessen: Die personenbezogenen Daten des Bestellers in einer Rechnung unterliegen der DSGVO. Kann der Anbieter also einen sicheren elektronischen Datenaustausch gewährleisten? Sind die Authentizität und die Integrität der Dokumente jederzeit gewährleistet? Denken Sie insbesondere auch an sensible, regulierte und wertvolle Unternehmensinformationen. Wenn Sie beispielsweise in der Healthcare-Branche tätig sind, müssen Sie wesentlich strengere Regeln befolgen. Für regulierte Unternehmen ist es daher sehr wichtig, einen zuverlässigen Dienstleister zu wählen, der alle Vorgaben erfüllt.
- Verfügt der Provider über eine ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz? Erfüllt er also alle allgemeine Anforderungen an ein Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS)? Es handelt sich hierbei um die einzige prüfbare Norm, die sich mit dem ganzheitlichen Management der Informationssicherheit befasst und nicht nur mit den einzusetzenden technischen Kontrollen. Berücksichtigt der Anbieter auch andere international notwendige Zertifikate? Lässt er sich regelmäßig im notwendigen zeitlichen Rahmen re-zertifizieren?
- Wie steht es um die Zukunfts- und Investitionssicherheit, die Schnelligkeit bei neuen Anforderungen, die Prozesssicherheit? Hierbei ist es auch ganz interessant zu sehen, welche Budgets die Unternehmen tatsächlich in Forschung und Entwicklung stecken und ob die angebotenen Lösungen den Anforderungen entsprechend kontinuierlich weiterentwickelt werden. OpenText plant beispielsweise den nächsten fünf Jahren rund 2,2 Milliarden Dollar in Forschung und Entwicklung zu investieren, schreibt Mark J. Barrenechea, OpenText CEO & CTO, in seinem OpenText Quarterly Shareholder Letter vom 4. Mai 2022.
- Wichtig ist aber auch: Wie „sicher“ bin ich, dass der zur Wahl stehende Provider die finanzielle Stabilität hat, um auch langfristig Partner meines Unternehmens zu sein? Was passiert beispielsweise, wenn ein Großteil aller Eingangs-/Ausgangsrechnungen über seine zentrale Plattform laufen. Wenn dieser Anbieter plötzlich in Konkurs geht und seine Dienstleistung nicht mehr erbringt, kann es den Fortbestand Ihres Unternehmens bedrohen. Vermeiden Sie daher auch vermeintlich günstige „Lockangebote“, denn „billig wird von alleine teuer“. Wir raten deshalb: Hände weg von den kleinen, regionalen Anbietern, deren finanzielle Situation nicht genau nachprüfbar ist. Dazu gehören beispielsweise Personengesellschaften, die im schlimmsten Fall unbeschränkt mit ihrem – möglicherweise nicht vorhandenen – Privatvermögen haften müssten.
Fazit: Wählen Sie einen E-Invoicing Dienstleister, der alle Anforderungen Ihres Unternehmens in punkto Sicherheit und Stabilität erfüllt, der sich regelmäßig zertifizieren lässt, der einen stabilen finanziellen Hintergrund hat und der international aufgestellt ist. Ein guter und seriöser Provider wird all Ihre Fragen beantworten und Sie gut beraten.
Zusätzliche Informationen:
- Live-Webinar: E-Invoicing Update Q2 2022
- Webcast: B2B e-Invoicing Mandate in Frankreich und weltweit – worauf Sie sich vorbereiten müssen
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- Executive Brief: Erfüllen Sie E-Invoicing-Pflichten in einer sich schnell verändernden Welt
- Blog: E-Invoicing und VAT Compliance Updates