“Make or Buy”? Was spricht für einen externen Dienstleister bei E-Invoicing?

Digitale Rechnungsprozesse sind sicher, gesetzeskonform und effizient. Aufgrund der Gesetzeslage in vielen Ländern gilt jetzt nicht mehr, „ob“, sondern „wie, wann und mit wem“ Sie den Weg in die Digitalisierung beschreiten. Wer die Wahl hat, hat die Qual: Nicht alle der zahlreichen Anbieter bieten das Gleiche. Aber welcher ist für Ihr Unternehmen der passende? In unserer sechsteiligen Blog-Serie erklären wir Ihnen, worauf es bei der Suche nach einem E-Invoicing-Anbieter ankommt, der all Ihre Anforderungen abdecken kann. Hier im ersten Teil beleuchten wir die Frage, ob Sie die Bedarfe intern und mit eigenen Ressourcen abdecken können oder ob die Einführung von E-Invoicing schneller und kostengünstiger mit einem passenden Provider zur bewerkstelligen ist.

Wie Sie wissen, ist die elektronische Rechnungsstellung – oder E-Invoicing – bereits in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Die Regeln werden jedoch immer komplexer und immer mehr Regierungen und Behörden schreiben E-Invoicing vor. Was können Sie also tun, um die Einhaltung der bindenden Vorschriften und die Compliance zu gewährleisten, und um gegebenenfalls hohe Strafgebühren zu vermeiden? 

Für viele Unternehmen ist hier die Gretchenfrage „Make or Buy“? Selbst große Unternehmen sehen es nicht unbedingt als Ihre Kernkompetenz an, diese globale Komplexität zu verstehen, kontinuierlich auf dem aktuellen Stand zu bleiben und dies auch noch in technische Lösungen umzusetzen. Und selbst, wenn die Verantwortlichen interne Lösungen favorisieren würden, kommt hier der Fachkräftemangel ins Spiel. Auf der Bitkom im Januar 2022 wurde bereits eine Lücke von ca. 96.000 IT-Fachkräften festgestellt. Und es ist zu erwarten, dass sich der IT-Fachkräftemangel in Zukunft noch weiter verschärfen wird. Software-Spezialistinnen und -Spezialisten sind derzeit mit Abstand am gefragtesten und sie können sich die interessantesten Arbeitgeber und besten Konditionen aussuchen.

Sie haben ein IT-Team, das tatsächlich noch Kapazitäten für eine interne Lösung zur Verfügung hätte? Prima! Aber: Verstehen Ihre Mitarbeiter auch die lokalen Anforderungen in den jeweiligen Ländern? Kommunizieren sie in der Landessprache? Können Sie die steuerlichen und technischen Dokumentationen lesen, die möglicherweise irgendwann einmal in Englisch zur Verfügung stehen werden?

Ein weiteres Problem: Viele der IT-Experten für EDI und E-Invoicing sind in anderen Projekten beschäftigt und gebunden, momentan beispielsweise mit der S/4 Hana-Migration.

Was spricht für einen externen Dienstleister bei E-Invoicing?

Wir verstehen, warum einige Unternehmen so zögerlich bei der Einführung von E-Invoicing sind, denn der Aufwand bei der Umstellung ist tatsächlich nicht zu unterschätzen. Die Komplexität in Eigenregie bewältigen zu wollen, kann ein sehr mühsames Unterfangen sein, da all die unterschiedlichen Richtlinien beachtet werden müssen. Bedenken Sie: Jedes Land hat unterschiedliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsabwicklung. Es gibt verschiedene Vorgaben im Hinblick auf z.B. lokale Formate, erforderliche Pflichtfelder, optionale Daten, Signaturen sowie Archivierung. Dazu kommen variierende Steuergesetzgebungen, , verschiedene Plattformen und Portale, etc. Wenn Sie dies intern mit eigenen Ressourcen im Unternehmen leisten wollen, ist das aufwändig und auch sehr kostspielig. Die Einführung von E-Invoicing gelingt jedoch, wenn der richtige Partner eingebunden wird.

Ein Provider informiert sich als Teil seiner Dienstleistung, welche gesetzlichen Vorgaben und Regeln im jeweiligen Land zum Tragen kommen und nutzt dieses Know-How für seine gesamte Kundenbasis. Er entwickelt die passende Lösung, ermöglicht Compliance und bleibt im Hinblick auf mögliche Änderungen immer auf dem Laufenden. Das Rad muss also nur einmal erfunden werden. Gleichzeitig sorgt eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen für effizientere und transparentere Prozesse bei der Abwicklung der Rechnungen. Und dies spart Zeit, Ressourcen und nicht zuletzt Budgets.

Wenn Sie also nicht nur die Kapazitäten, sondern auch die Kosten im Blick behalten müssen, sollten Sie mit den Experten von OpenText Business Network sprechen. Mit einer Cloud-basierten E-Invoicing-Lösung bietet OpenText Services für E-Invoicing in bereits mehr als 45 Ländern. Sie sind hier also auf der sicheren Seite.

Fazit: Je internationaler ein Unternehmen aktuell und zukünftig agiert, desto überzeugender ist der Business Case für ein Outsourcing von E-Invoicing an einen erfahrenen Partner. Und auch das Thema Fachkräftemangel tangiert Sie dann in diesem Fall nicht, denn der Provider sorgt dafür, dass Sie zu jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner zur Verfügung haben.

Zusätzliche Informationen:

• Live-Webinar: E-Invoicing Update Q2 2022
• Webinar on Demand: B2B e-Invoicing Mandate in Frankreich und weltweit – worauf Sie sich vorbereiten müssen
• eBook: Bis zu 90 % Kosteneinsparungen durch den Umstieg von Papier auf digitale Rechnungen.
• Executive Brief: Erfüllen Sie E-Invoicing-Pflichten in einer sich schnell verändernden Welt
• Blog: E-Invoicing und VAT Compliance Updates

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