Vereinfachen Sie das Records Management

Und verbessern Sie gleichzeitig Information Governance

Die Herausforderung: In Ihrem Unternehmen sind viele Benutzer in das Lifecycle-Management wichtiger Datenbestände eingebunden: von Wissensarbeitern über Rechtsanwälte bis hin zu Systemadministratoren und natürlich auch Archivmanagern. Alle sollen sich an die Vorgaben von Records Management (RM) halten, die in Ihren Governance-Richtlinien festgelegt sind. Das Einhalten dieser Vorgaben hat jedoch oft dazu geführt, dass Sie sich an nicht intuitiven Arbeitsschritten orientieren mussten, die oft umständlich und störend sind. Die Akzeptanz leidet, was wiederum zu einem erhöhten Compliance-Risiko führt.

Die Lösung: Mehr Sichtbarkeit. Die User werden die Governance-Richtlinien einhalten, wenn es sich um ihre eigenen Information Governance (IG)-Tools handelt:

  • Einfach zu bedienen, nach dem KISS-Prinzip
  • Schnell zugängliche, relevante Informationen
  • Optisch ansprechend (Wussten Sie, dass Bilder bis zu 60.000-mal schneller verarbeitet werden als Text?)

In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen (siehe untenstehendes Video), wie einfach es für Unternehmen ist, neue Darstellungsmöglichkeiten einzurichten, um die RM Best Practices zu verbessern.

Geben Sie den Benutzern visuelle Anhaltspunkte und Reports an die Hand

OpenText™ Records Management (RM) ist eine zentrale Komponente der OpenText™ Content Suite und besteht aus vier Modulen: OpenText™ Classifications, OpenText Records Management, OpenText™ Physical Objects und OpenText™ Security Clearance. In der Kombination ermöglichen sie es den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, das Management wichtiger Informationsbestände durch einfache und benutzerfreundliche Vorgehensweisen zu optimieren.

Eine dieser Methoden ist neu in Release EP4 von OpenText RM. Sie besteht darin, Smart View zu erweitern, um folgende visuelle Informationen zu liefern:

  • Datensatzdetails
  • Amtliche Aufzeichnungen und Bestände
  • Das Anlegen und Entfernen von Holds und Querverweisen
  • Anfordern und Verfolgen von entliehenen Sachgütern
  • Statusberichte zur Information Governance

Kontrollieren Sie den gesamten Lebenszyklus aller Unternehmensinformationen: von der Erstellung über die gemeinsame Nutzung und den Schutz bis hin zur Archivierung. Wenn Sie dies durch visuelle Indikatoren unterstützen, stellen Sie nicht nur die Einhaltung der Vorschriften sicher und reduzieren die mit Audits und Rechtsstreitigkeiten verbundenen Risiken, sondern maximieren auch den Wert der Informationen für Ihr Unternehmen.

Sehen Sie sich dieses Demo-Video über Records Management mit Smart View an (beginnt bei 6:37) (in Englisch) und erfahren Sie, wie einfach es ist, eine benutzerdefinierte Landing Page für einen Records Manager einzurichten.

Aus dem Englischen übersetzt

Kati Bujna

Kati ist Product Marketing Manager für die OpenText ECM Content Suite. Sie unterstützt Kunden und interessierte Zielgruppen dabei, Neues zu lernen und zu nutzen. Sie erreichen Kati unter kbujna@opentext.com oder über LinkedIn.

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