Wie Sie effizient mit Microsoft 365 arbeiten und gleichzeitig Ordnung, Sicherheit und Compliance in den Geschäftsprozessen gewährleisten

Viele Unternehmen haben Microsoft 365 eingeführt, um die Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität zu verbessern. Es ist ein großartiges Tool für die Erstellung von Inhalten. Dazu gehören beispielsweise Dokumente, E-Mails, Präsentationen, Einzel- und Teamchats/Unterhaltungen, Social Posts und damit verbundener Content wie beispielsweise auch Bilder und Videos, Diagramme und Schaubilder. Microsoft 365 macht es den Anwendern leicht, Content über Teams in SharePoint und OneDrive abzulegen. Doch was passiert mit der Nachvollziehbarkeit, den durchgängigen Geschäftsprozessen und der rechtssicheren Aufbewahrung von Content?

Ohne eine leistungsfähige Verknüpfung dieser Informationen mit Prozessen besteht für Ihr Unternehmen die Gefahr von Produktivitätseinbußen, Cybersicherheitsbedrohungen und schlechter Data Governance. Viele Unternehmen kämpfen damit, festzustellen, welche Lücken noch bestehen, um eine einzige, unternehmensweite Lösung zu schaffen. Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten, benötigte Inhalte zu finden, freizugeben und zu verwalten, die von verwandten Geschäftsprozessen und führenden Anwendungen (z. B. ERP, CRM und HCM) getrennt sind.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören beispielsweise:

• Unkontrollierte Ausbreitung von Teams-Spaces führt zu Wildwuchs bei den Inhalten
• Es besteht keine einzige zentrale Quelle für Unternehmensdaten, denn Microsoft 365-Anwendungen speichern Inhalte an mehreren unterschiedlichen Orten
• Die Inhalte sind von den zugehörigen Geschäftsprozessen isoliert
• Die Durchsetzung von Rechten über Microsoft 365-Silos hinweg erhöht das Compliance-Risiko
• Begrenzte Funktionalität für externe kollaborative Prozesse

Halten Sie Microsoft 365 schlank, denn Speicherplatz ist teuer!

Sie kennen das Problem: Es gibt viele unterschiedliche Versionen von Dokumenten, die möglicherweise veraltet sind, aber im Hinblick auf Compliance und Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden müssen. Speicherplatz kann aber ziemlich teuer sein. Abhängig von Ihrer Lizenzierungsstufe bei Microsoft können hier hohe Extra-Aufwendungen auf Sie zukommen. Die Lösung: Verlagern Sie Content in ein günstigeres Medium und profitieren Sie dabei sogar von Mehrwerten wie besserer Compliance, einfacherer Wiederverwendbarkeit und übersichtlicherer Struktur. Durch die Integration von OpenText™ Content Cloud-Lösungen mit Ihren bestehenden Microsoft 365-Anwendungen können Sie digitale Reibungsverluste reduzieren und das volle Potenzial Ihrer Informationen nutzen.

Einige der vielen Vorteile sind:

• Bereitstellung einer einzigen zentralen Informationsquelle für Geschäftsinformationen
• Sichere interne und externe Zusammenarbeit
• Geschäftsinhalte bleiben unter der Kontrolle des Records Managements
• Sammeln und archivieren wichtiger Informationen aus beendeten Teams-Sitzungen
• Besseres Management von Dokumenten in Microsoft 365, da es schlanker und geordneter ist
• Optimierte plattformübergreifende Zusammenarbeit und dadurch Verringerung von Nacharbeiten und höhere Effizienz der Mitarbeiter
• Straffung fragmentierter Prozesse und dadurch Reduzierung von IT-Kosten und -Komplexität
• Verbesserte der Information Governance und dadurch Minimierung von Compliance- und Sicherheitsrisiken

Warum ist die OpenText™ Content Cloud™ die optimale und kostengünstigere Lösung?

Die OpenText Content Cloud bietet eine Suite von durchgängigen Content Management-Lösungen für Unternehmen. Diese reichen von der Erfassung über das vollständige Lifecycle Management bis hin zur Archivierung. Die Content Cloud lässt sich in die Systeme integrieren, die Informationen produzieren und verarbeiten. Der nahtlose Zugriff, die Verteilung und die Nutzung von strukturierten und unstrukturierten Daten werden dadurch erleichtert. Jeder – unabhängig von Standort oder Gerät – verfügt über die aktuellen Informationen in Echtzeit.

Nutzen Sie OpenText™ Core, ein SaaS-basiertes Cloud Content Management-System, das sich schnell implementieren lässt. Es erlaubt Unternehmen, digitale Inhalte in der Cloud zu speichern, zu verwalten und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Core lässt sich außerdem nahtlos in wichtige Geschäftsprozessanwendungen wie SAP® S/4HANA, Salesforce®, Microsoft® 365 und Google Workspace integrieren. Das verbessert die Mitarbeiterproduktivität, beschleunigt Geschäftsprozesse und optimiert die Governance.

Verwalten Sie den Lebenszyklus von Inhalten rund um die Geschäftsprozesse effizient und nutzen Sie gleichzeitig die Vorteile von SaaS in Bezug auf Bereitstellung, Verwaltung, Implementierung und vor allem die Kosten. Der ROI wird Sie überzeugen.

Falls Sie weitere Informationen benötigen oder falls Sie die Lösung On-Premises einsetzen möchten, fragen Sie unsere Experten. Wir beraten Sie gerne und erklären Ihnen, wie Sie Ihr IT-Budget entlasten können.