Enterprise Content Management

Ohne Medien-Management kein überzeugendes Kundenerlebnis

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Die Aufgaben des Marketings und des Medien-Management haben sich mit der Digitalisierung grundlegend verändert. Ging es früher darum, neue Produkte zu bewerben, die Marke oder das Unternehmen bekannt zu machen, sind die Marketingexperten von heute mit neuen, weitaus komplexeren Aufgaben konfrontiert. Neben der Gewinnung neuer Kunden stehen Kundenbindung, Verhinderung der Abwanderung und Kundenbetreuung auf der Tagesordnung. 2017 wird die Herausforderung mit Sicherheit nicht geringer. Die Anzahl der Kontaktpunkte steigt – ebenso wie die Erwartungshaltung der Kunden. Für eine durchgängig positive Kundenerfahrung müssen Marketingmaßnahmen personalisiert und dialogorientiert sein. Das verlangt eine verstärkte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und einen gekonnten Einsatz von Technologie. Scheitert die technische Umsetzung, sind die Anstrengungen um personalisierte Kundenerlebnisse trotz guten Willens meist vergeblich. In der digitalen Welt dreht sich alles um den Kunden In den kundenorientierten Märkten von heute wird digitales Medien-Management zur Pflicht. Denn visuelle Elemente spielen bei der Kundenerfahrung mittlerweile eine Hauptrolle. Um überzeugende Anwendererlebnisse zu liefern, arbeiten Unternehmen verstärkt mit Videos, Fotos, Infografiken und anderen Rich-Media-Formaten. An einer gut durchdachten Strategie für Medien-Assets und einer adäquaten Technologie-Plattform führt deshalb kein Weg mehr vorbei. Unternehmen können auf diese Weise mehr aus ihren Investitionen in den Markenwert herausholen und ihre Medien-Assets unternehmensübergreifend besser verwalten und überwachen. Das sorgt für einen optimalen Einsatz von Ressourcen, Zeit und Budget. Digital Asset Management ist eine Kerntechnologie und wesentliche Komponente der Infrastruktur zur Gestaltung einer überzeugenden Customer Experience. Eine Medien-Management-Plattform dient in allen Prozessschritten als zentrale, verlässliche Quelle und konsolidierte Dateiablage für Marketing, Markenführung, Handel, Videos und weltweiten Vertrieb. Sie bildet das Zentrum eines Ökosystems aus miteinander vernetzten und voneinander abhängigen Beteiligten und Produktionsbereichen (wie Agenturen, Foto, Video, Audio, Grafik und Layout). Und sie versorgt die digitale Multi-Kanal Supply Chain, digitale Arbeitsabläufe, Marketing, Markenmanagement und weitere mit digitalen Medieninhalten. Die Zahl der Rich Media-Dateien wächst in allen Organisationen rapide. Und der Aufwand für die Beschaffung, Erstellung, Verwaltung und Nutzung all dieser Assets ist erheblich. Mit OpenText haben Sie Ihre medialen Inhalte im Griff. OpenText™ Media Management (Englisch): Reduziert die Kosten. Assets werden umgewidmet und wiederverwendet anstatt vervielfältigt oder mehrfach gekauft. Steigert die Produktivität durch die einfache, aber einprägsame Nutzererfahrung, Mediendateien in einem unternehmensweiten, zentralen Verzeichnis suchen und finden zu können. Steigert den Umsatz durch kürzere Produktionszeiten. Die Plattform wandelt Ihre Inhalte um und veröffentlicht sie. Anpassungsfähige Auslieferung und mehrfache Wiedergaben sorgen für eine Multi-Kanal-Erfahrung auf verschiedenen Endgeräten. Stärkt Ihre Medien-Lieferkette durch sicheren und kontrollierten Zugang für interne und externe Nutzer, Partner und Gruppen. Schützt Ihre wertvollen Dateien vor teurem Missbrauch durch flexible und individuell einstellbare Sicherheitsregeln für Nutzer und Dateien sowie ein integriertes Berechtigungssystem. Die Medien-Management-Lösung konsolidiert Ihre gesamten digitalen Medien und Videos in einem einzigen, zentralen, administrierten und überwachten Verzeichnis. Für eine stärkere Kundenbindung beschleunigen umfangreiche Metadaten die Veröffentlichung und Verteilung über mehrere Kanäle und auf verschiedene Endgeräte. Ersetzt Mehrfach-Systeme, Netzlaufwerke und lokale Ablagen für Mediendateien. Bietet die Möglichkeit zur Personalisierung, Individualisierung und Verwaltung von Dateien durch Metadaten für eine relevantere Kundenkommunikation. Unterstützt globale Arbeitsabläufe durch Lokalisierung und Mehrsprachigkeit. Verfügt über integrierte Rich Media-Analytics. Die Nutzung der vorhandenen Daten und Predictive Analytics ermöglichen mehr Verständnis, bessere Erkenntnisse und informiertere Entscheidungen zu Kunden, Marktlandschaft und Marktentwicklung. OpenText Medien-Management OpenText Media Management begleitet den gesamten Lebenszyklus von Medieninhalten – mit integrierten Prozessen und Funktionalitäten für Planung, Kreation, Produktion, Zusammenarbeit, Genehmigung, Verteilung, zur Ergebnisermittlung von Dateien oder deren Verwendung sowie für Archivanbindungen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Media Management Unternehmen dabei hilft, mehr aus ihren Investitionen in die Marke und digitale Medien herauszuholen – mit einer Technologie, mit der sich medialer Content unternehmensübergreifend managen und überwachen lassen. Optimieren Sie den Einsatz von Ressourcen, Aufwänden und Budget. Und halten Sie durch eine unternehmensweite Strategie ein, was Ihre Marke verspricht. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Kundendaten in der Cloud – eine Reise ins Nirvana?

Salesforce

Unternehmensanwendungen in der Cloud sind eindeutig eine Erfolgsgeschichte. Man kann fast sagen, dass diese Geschichte mit dem Kundenbeziehungsmanagement von Salesforce angefangen hat. Als Software as a Service mit großem Funktionsumfang hat das CRM-System sehr schnell reißenden Absatz gefunden. Fachabteilungen, denen es zu lange dauerte, bis die eigene IT-Abteilung die gewünschten Funktionen liefern konnte, haben sich schließlich für die einfache und schnelle Lösung eines Cloud-Abonnements entschieden. Das ist die erfreuliche Seite der Geschichte. Sackgasse Insellösung? Man kann in diese Geschichte freilich auch die Kehrseite mit einbeziehen. Aus der Sicht der internen IT handelt es sich um eine Insellösung, eventuell sogar um Schatten-IT. Der Wert von Kundendaten liegt aber gerade in der Vernetzung mit anderen Systemen, im Marketing, im Vertrieb sowie im Service. Denn was zählt, ist die Kundenhistorie. Nur so lassen sich die Kundenbedürfnisse auf Dauer erfüllen, diese zur Angebots- und Umsatzmaximierung analysieren und am Ende die Kundenbeziehungen verstetigen. Dieses Produktivitäts- und Optimierungspotenzial brachliegen zu lassen, ist sicher nicht im Sinne des Erfinders und gewiss nicht der Fachabteilungen, die als erste den Schritt in die Cloud gemacht haben. Was Unternehmen also brauchen, sind zentrale Systeme für Informationsmanagement entlang der gesamten Wertschöpfungskette, mit denen sich Kundendaten und alle damit zusammenhängenden Inhalte wie Korrespondenzen oder Serviceberichte lückenlos verwalten lassen. Mit Insellösungen ist das aber nicht möglich. Führen Kundendaten in der Cloud also in eine Sackgasse? Zudem stellen sich hier Compliance-Fragen. Auch wenn das gekippte Safe-Harbor-Abkommen durch den so genannten Privacy Shield ersetzt wurde, kann kein Unternehmen dem neuen strengen europäischen Datenschutz entkommen. Am 25. Mai 2018, also schon in einem Jahr, endet die Schonfrist, ab dann muss alles, was mit personenbezogenen Daten – und dazu gehören Kundendaten nun mal – passiert und warum, lückenlos dokumentiert werden und den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) entsprechen. Niemand kann die Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten abgeben. Himmel oder doch eher Nirvana? Führen Kundendaten in der Cloud also gar nicht in den Himmel, sondern ins Nirvana? Natürlich nicht. Aber die Unternehmen müssen handeln. Sowohl aus Wirtschaftlichkeits- als auch aus Compliance-Gründen. Das Gute daran ist, dass sie beide Ziele erreichen können, ohne auf ihre CRM-Applikation in der Cloud verzichten zu müssen. Möglich wird das mit unserer Content-Plattform für Salesforce. Deren Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, Records Management, Capturing, Archivierung, Workflow und Collaboration lassen sich in der Salesforce-Umgebung zur Verfügung stellen. Die Inhalte aber, die sozusagen in der Cloud aufgerufen und bearbeitet werden, müssen nicht dort abgelegt werden. Vielmehr bleiben sie genau da, wo die Unternehmen sie haben möchten – ob im eigenen Rechenzentrum oder einer privaten Cloud-Umgebung bei einem externen Dienstleister. In jedem Fall aber behalten die Unternehmen die volle Kontrolle über die Kundenhistorie, die an einem zentralen Ort gespeichert ist und gepflegt wird. Content-Plattform für Salesforce – und darüber hinaus Mit einer zentralen Content-Plattform für Salesforce bleibt dieser Wunsch kein Traum mehr, sondern wird Wirklichkeit. Vertriebs-, Service- und Marketingmitarbeiter, die mittels Salesforce ihre Kampagnen, Opportunities und Kundenservices managen, haben dadurch direkten Zugriff auf alle relevanten Begleitdokumente: Verträge, Angebote und Produktinformationen ebenso wie die gesamte Kundenkorrespondenz oder Rechnungen. Es versteht sich von selbst, dass diese Inhalte stets auf dem neuesten Stand sind. Und da nicht alle Anwender im Unternehmen Salesforce-Nutzer sind, stehen diese Informationen zusätzlich in allen anderen gängigen Geschäftsapplikationen wie SAP, Oracle oder Microsoft bereit – typisch Plattform eben. Das ist noch nicht der Himmel auf Erden, aber schon nah dran. Zögern Sie nicht, machen Sie sich schlau und probieren Sie die Content-Plattform für Salesforce aus!

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Gartner Magic Quadrant for ECM 2016: OpenText erneut als Marktführer ausgezeichnet

Der digitale Wandel soll es Unternehmen ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse effizienter, schneller und fehlerfreier abzuwickeln. Das Durchforsten von Papierstapeln wird zum Finden in der Datenbank. Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen bilden die Basis der Digitalisierung eines Betriebs. Und Enterprise Content Management (ECM) Systeme managen, sichern und vernetzen Informationen unternehmensübergreifend. Bei den großen Unternehmen und Konzernen ist diese Botschaft mittlerweile angekommen. Der Transformationsprozess nimmt Fahrt auf. Auch kleine und mittlere Betriebe werden sich dieser Entwicklung über kurz oder lang stellen müssen. Kein Unternehmen kann sich auf Dauer Wettbewerbsnachteile durch „Datenfriedhöfe“ leisten. Doch ein zukunftsorientiertes ECM-System muss ständig weiterentwickelt werden. Zum 13. Mal in Folge wurde OpenText zum Marktführer im Gartner™ Magic Quadrant für Enterprise Content Management gekürt. In der rapiden Veränderungen unterliegenden Software-Branche jedes Jahr wieder zu den Branchenführern zu gehören, ist eine reife Leistung. Trends tauchen auf und verschwinden wieder, neue Technologien verdrängen bekannte Standards, alternative Geschäftsmodelle entstehen. Mit der Zeit verändern auch die Endanwender ihr Verhalten und ihre Vorgehensweisen. Die Entwicklung von richtungsweisenden Enterprise Content Management (ECM) Lösungen über all die Jahre bedeutet also einen enormen Erfolg für unser Unternehmen. Nicht zuletzt deshalb freut uns die erneute Auszeichnung durch die renommierten Analysten von Gartner sehr. Dieses Jahr bedeutet uns die Auszeichnung durch den Gartner Magic Quadrant for ECM besonders viel. Der strenge Evaluationsprozess bezog sich in der Hauptsache auf die Realisierbarkeit (Ability to Execute) und Zukunftsfähigkeit (Completeness of Vision) der neuen OpenText™ Content Suite 16 (Englisch). Wir steuern also geradewegs auf unser Ziel zu: Eine neue Generation von ECM-Lösungen bereitzustellen, genau abgestimmt auf die Anforderungen digitaler Organisationen. ECM überdenken – ECM-Erfolge neu definieren Ausschlaggebend dafür ist unsere Überzeugung, dass ECM vollkommen neu definiert werden muss. Gestrige ECM-Konzepte werden den Anforderungen der Unternehmen von Morgen nicht gerecht. Eine ECM-Plattform als reines Endlager zur Datenspeicherung und Compliance-Sicherung zu betrachten, ist nicht mehr zeitgemäß. Digitale Unternehmen und deren Wissensarbeiter erwarten heute deutlich mehr von einer Technologie: Die einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit wird zum Erfolgskriterium. Durch immer stärker dezentralisierte Business-Anwendungen entstanden Insellösungen voll wertvoller Daten, die nun für einen ungehinderten Informationsfluss miteinander verbunden werden müssen. Eine neue Generation von ECM-Technologien muss genau das ermöglichen. Die neuen Technologien haben die Kapazitäten zur gemeinsamen Bearbeitung von Daten, um zum Unternehmensstandard für Zusammenarbeit zu werden. Dank ihrer umfassenden Integrationsmöglichkeiten dienen sie als zentraler Informationsknotenpunkt. Sie nutzen Metadaten, um die richtige Information im richtigen Kontext zur richtigen Zeit an die richtige Person zu liefern und steigern so die Produktivität. Die Einhaltung von Risikomanagement- und Sicherheitsrichtlinien erfolgt dabei automatisch. Diese neue Betrachtungsweise von ECM ist von zentraler Bedeutung. Wir denken, dass deshalb auch Gartner seine interne Definition einer effektiven ECM-Plattform auf die heutige digitale Welt angepasst hat. Infolgedessen weist der Gartner Magic Quadrant 2016 nur noch vier Marktführer aus – zwei weniger als in den Jahren zuvor. OpenText ist stolz darauf, auch in dieser neuen Ära des Information Management zu den Branchenführern zu gehören. Unabhängig vom aktuellen Status Ihres ECM liefern Berichte von Analysten wertvolle Erkenntnisse über den Entwicklungsstand der Branche und detaillierte Analysen aller namhaften Anbieter. Das macht sie zur Pflichtlektüre für alle, die sich mit ECM beschäftigen. Sie können diese Berichte (Englisch) hier, hier und hier herunterladen. Und dann gehen Sie mit der OpenText™ Content Suite (Englisch) selbst auf ECM-Erfolgskurs. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Modernes ECM: Der Erfolg liegt in der Cloud

Cloud-Lösungen

Die Zukunft liegt in der Cloud. Zu diesem Ergebnis kommt IDC im Cloud Computing Monitor 2017. Deutsche Unternehmen legen ihre Skepsis gegenüber Cloud Computing ab. Laut IDC-Prognose sollen in 24 Monaten über 60 Prozent der deutschen Betriebe Cloud Computing einsetzen. Das bestätigt auch der Cloud Monitor 2017 von KPMG und Bitdefender, nach dem bereits 2016 65 Prozent der befragten Unternehmen auf die Cloud setzten. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Cloud-Lösungen machen Unternehmen schneller, flexibler und agiler. Wer im technologischen Wettbewerb der Industrie 4.0 mithalten will, kommt nicht an Cloud-Lösungen vorbei. Doch welche Rolle spielt das Enterprise Content Management (ECM) in Zeiten der Cloud? ECM im Wandel Die ECM-Lösungen OpenText™ Content Suite (Englisch) und Documentum (Englisch) haben sich als effektive Enterprise-Content-Management-Systeme bewährt. Seit 25 Jahren bilden sie die Eckpfeiler der ECM-Systeme tausender Unternehmen. Doch die Anforderungen an ECM verändern sich. Die Zeiten, in denen ECM einfach als elektronischer Aktenschrank betrachtet wurde, sind vorbei. Für eine erfolgreiche digitale Transformation muss ECM aktiv Content aus allen Teilen des Unternehmens zusammenführen, verwalten und verteilen. Aufgrund dieser Entwicklung überdenken heute fast alle Organisationen die gegenwärtige und künftige Rolle ihrer ECM-Plattform. Viele unserer Kunden erkennen, dass sie einen neuen ECM-Ansatz brauchen. Der demographische Wandel und sich verändernde Geschäftsmodelle definieren vollkommen neu, wie, wann und wo gearbeitet wird. Kunden als Inspirationsquelle Als größter ECM-Anbieter der Branche sind wir permanent im Dialog mit zahlreichen Unternehmen. Der direkte Austausch sorgt dafür, dass wir ständig neue Wege zur Steigerung von Innovation und Agilität in Unternehmen entwickeln. Die Beispiele reichen von digitaler Modernisierung (Englisch) über Produktivität der Mitarbeiter (Englisch) bis hin zur Prozessintegration (Englisch). In der digitalen Welt müssen Unternehmen Veränderungen schneller und flexibler umsetzen. Nur so können sie umfassend von den Wettbewerbsvorteilen neuer Funktionalitäten und Anwendungsfälle profitieren. Unsere Kunden stehen vor der Frage, wie sie strategische Ressourcen freisetzen können, um die IT und Technologien wie ECM profitabel zu machen. Und hier kommt die Cloud ins Spiel. Cloudbasiertes ECM ist erfolgreiche Realität Viele unserer Kunden haben sich mit dieser Frage auseinandergesetzt. Sie alle kamen zu demselben Schluss: Durch cloudbasiertes ECM ziehen sie den größten Nutzen aus Enterprise Content Management. Sie können ihren Nutzern den benötigten Content zum richtigen Zeitpunkt und im passenden Kontext zur Verfügung stellen. Die Cloud dient als Sprungbrett zur schnelleren Bereitstellung neuer Cloud-Lösungen. Gleichzeitig lassen sich zweckorientierte, in führende Systeme integrierte Lösungen sowohl in der Cloud als auch in hybriden Umgebungen installieren. Mit der Ausrichtung auf die Cloud entlasten Sie Ihre IT-Abteilung von Basistätigkeiten wie Patchen, Überwachung und zeitaufwändigen Updates. Das setzt Ressourcen frei, um sich auf die strategische Bereitstellung neuer Lösungen mit ECM zu konzentrieren. Lösungen, die sich positiv auf die Geschäftsprozesse auswirken und das Unternehmen auf dem Weg in die digitale neue Welt unterstützen. OpenText und Documentum bieten Cloud-Lösungen der nächsten Generation Heute geht es darum, ECM in der Cloud zu nutzen und das System in zweckorientierte Lösungen zu integrieren. OpenText hält mit dieser Entwicklung Schritt. Mit der Übernahme von Documentum positionieren wir uns als Marktführer für Cloud Content Services der nächsten Generation. Wesentlich: Es gibt ebenso viele cloudbasierte ECM-Lösungen, wie Wolken am Himmel. Jede Organisation hat ihre eigenen Anwendungsfälle, ihre eigene Kultur und gewachsene Infrastruktur. Und täglich erscheinen mehr Tools, die Ihre ideale digitale Transformation beschleunigen können. Heute lässt sich nahezu jede Anforderung an ECM erfüllen. Von unternehmensweiter gemeinsamer Datennutzung über einfache Apps für spezifische Aufgaben, die ohne Programmierung auskommen, bis zur umfassenden Plattform-Anbindung – entweder Cloud zu Cloud oder Cloud zu lokaler Datenbank. Und warten Sie mal ab, was in Zukunft alles möglich ist. Ungeduldig? Dann holen Sie sich doch einen Vorgeschmack. Sehen Sie sich unser kürzlich gemeinsam mit AIIM (Englisch) durchgeführtes Webinar an. Drei Tipps für einen gelungenen Start Hier und jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um loszulegen. Das sollten Sie dabei berücksichtigen: Informieren Sie sich, wie Sie Ihren Content mit Hilfe der Cloud (Englisch) besser zum Vorteil des Unternehmens einsetzen können. Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Führen Sie eine Vollkostenrechnung (Englisch) durch, bevor Sie einsteigen. Stellen Sie den Kunden bei der Entwicklung neuer, zweckorientierter Anwendungen (Englisch) in der Cloud stets in den Mittelpunkt. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Ein neues ECM-Verständnis für erfolgreiche Information Governance

ECM

Niemand wird abstreiten, dass wir uns in einer zunehmend digitalisierten (und damit von Daten bestimmten) Welt bewegen. Unternehmen müssen heute mit Unmengen von Informationen umgehen, diese speichern, verwalten und sichern. Der Fachbegriff für diese Aktivitäten ist Information Governance (InfoGov). Dass es sich dabei keinesfalls um einen unwichtigen Teil der Unternehmenspolitik handelt, zeigt unter anderem die ab 25. Mai 2018 gültige EU-Datenschutzrichtlinie. Jede Organisation tut gut daran, sich bereits jetzt mit den entsprechenden InfoGov-Maßnahmen darauf vorzubereiten. Zumal das Vertrauen der Verbraucher in die Datenschutzpolitik der Unternehmen schwindet: Die Kunden befürchten, mit ihren sensiblen persönlichen oder Finanzdaten werde nicht sorgfältig genug umgegangen. Viele haben den Verdacht, dass die Organisationen ihnen gegenüber in puncto Datennutzung nicht ehrlich sind. Es ist also höchste Zeit, diesem Misstrauen mit wohlüberlegter Information Governance gegenüber zu treten. Drei wesentliche Fakten zum Thema Information Governance Im Kern ist das Thema Information Governance durch drei Fakten gekennzeichnet: Jeder Organisation braucht effektive InfoGov. Ohne eine vollständige Kontrolle über Ihre Daten sinken die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erheblich. Informationen sind Ihr wertvollstes Kapital Jede Organisation hat ein individuelles Erfolgsrezept für InfoGov. Abhängig von Branche, Unternehmenskultur, Infrastruktur und anderen Faktoren sind in jedem Unternehmen unterschiedliche und einzigartige Komponenten erforderlich. Wir alle kennen einige der generellen Governance-Probleme: Banken und Privatsphäre, Pharmafirmen und Compliance, Technologiesektor und geistiges Eigentum. Nun berücksichtigen Sie dabei noch, ob es sich um eine reife Organisation mit etablierten Systemen oder um ein Start-Up mit gerade erst entstehenden Richtlinien handelt. Und beachten Sie zudem die demographischen Merkmale der Mitarbeiter. Sie sehen: es gibt unendlich viele Kombinationen Alle Unternehmen kämpfen darum, ihre InfoGov-Ziele zu erreichen – nicht nur das Ihre. Der Einfluss digitaler Technologien auf alle Unternehmensbereiche hat das Entstehen von Information und den Datenfluss stärker als je zuvor von Grund auf neu definiert. Und wir befinden uns erst am Anfang der zu erwartenden Umbrüche. Veränderungen in (fast) allen Aspekten Der letzte Punkt wird besonders häufig diskutiert. Unternehmen stellen fest, dass ihre langjährig bewährten InfoGov-Modelle nicht mehr funktionieren. Andere Business-Anwendungen, andere Anwender und neue Anwendungsfälle für die betroffenen Daten – alles hat sich verändert. Bestand hat in den meisten Organisationen lediglich die altbewährte ECM-Plattform, das nun zur Verwaltung eines völlig veränderten Umfelds herangezogen werden soll. Meist handelt es sich um ein höchstwahrscheinlich schon vor Jahren implementiertes System, ein arbeitsintensives, nur empfangendes „Endlager“ zur Datenspeicherung. Das entspricht den heutigen Unternehmensanforderungen in keiner Weise. Zeit, die Rolle des ECM in Ihrer Information Governance Strategie zu überdenken Im vergangenen Jahr hatte ich auf Veranstaltungen wie der Enterprise World mehrfach die Gelegenheit, mich mit Kunden und Branchenführern auszutauschen. Wir diskutierten über eine neue Generation von ECM-Technologie, die die Erfüllung der heutigen InfoGov-Anforderungen in greifbare Nähe rückt. Der technische Fortschritt macht auch vor ECM-Lösungen nicht halt. Heutige Produkte sind in der Lage, ein unternehmensweites Informationsgitter zu spannen. Es integriert sich in die Prozesse, sammelt nahtlos Informationen und liefert die benötigten Daten an die richtigen Personen. Dieser drastische Wandel im Bereich Information Management führt zu enormen Produktivitätssteigerungen. Über den Information Grid lassen sich zudem die InfoGov-Richtlinien und -Methoden auf Daten aus so gut wie allen Bereichen des Unternehmens ausweiten. Das betrifft Social Media, ERP (Enterprise Resource Planning), BPM (Business Process Management), HCM (Human Capital Management), SCM (Supply Chain Management), CEM (Customer Experience Management), CRM (Customer Relationship Management) (Englisch) und jede andere IT-Anwendung, die Ihnen einfällt. Aus der Praxis für die Praxis Wer das Potenzial dieses neuen Ansatzes vollständig erschließen will, muss in puncto ECM-Konzept auf den Neustarten-Knopf drücken. Beseitigen Sie überholte Sichtweisen, und definieren Sie die Rolle von ECM in Ihrer Organisation ebenso neu, wie Ihre Vorstellungen von einem erfolgreichen ECM. Das ist schwer zu schlucken und für so manchen Praktiker auch kaum vorstellbar. Auch in diesem Fall habe ich die Erfahrung gemacht, dass Beispiele und Erfolgs-Storys aus der Praxis für ein besseres Verständnis sorgen. Die IGI Snapshots (Englisch) Reihe ist eine gute Quelle für solche Beispiele. Hier finden Sie fünf individuelle Berichte zum unterschiedlichen Umgang von Unternehmen mit moderner InfoGov – von der Planung bis zu den Lerneffekten und Erkenntnissen. Noch viel wichtiger: sie zeigen die durch ein neues ECM-Verständnis der Beteiligten entstehenden Möglichkeiten auf. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, und lassen Sie sich von den Fallstudien bei Ihren InfoGov-Überlegungen inspirieren. Anschließend erfahren Sie hier (Englisch), wie Sie Ihre Pläne mit OpenText Information Governance Lösungen in die Tat umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. 

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Warum Ihre ECM-Strategie der Schlüssel zum digitalen Verständnis ist

Industrie 4.0

Technologien verändern unsere Welt. Wie wir leben, wie wir kommunizieren – und wie wir arbeiten. Das meint nicht nur Menschen, sondern auch Unternehmen. Die digitale Transformation in Richtung Industrie 4.0 zwingt immer mehr Branchen, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken. Musikvertrieb, Reisebranche oder Einzelhandel hat die Digitalisierung bereits revolutioniert. Das Gesundheitswesen, Logistiker und Finanzdienstleister stecken mitten im Umbruch. Diese Liste lässt sich beliebig verlängern, unterschiedlich sind nur Zeitpunkt und Geschwindigkeit der Veränderung. Der Großteil der Unternehmen wird sich jedoch binnen der nächsten zwei Jahre auf eine völlig neue Marktsituation einstellen müssen. Die Umwälzungen betreffen jedoch nicht nur die großen Global Player. Auch an kleinen und mittelständischen Unternehmen geht die Entwicklung nicht spurlos vorbei. Der deutsche Mittelstand, lange als „zu vorsichtig“ und „rückständig“ in puncto Digitalisierung gerügt, hat mittlerweile aufgerüstet, wie DIE ZEIT berichtet. Aber reines „Technologie shoppen“ bringt keine Wettbewerbsvorteile. Vielmehr müssen Inhalte und Daten des Unternehmens richtig genutzt werden, um an vorderster Front mithalten zu können. Eleanor Roosevelt erklärte einmal: „Verständnis ist keine Einbahnstraße“. Sie hatte offensichtlich noch nie von Insellösungen gehört. Unternehmen bemühen sich seit langem darum, die in den Tiefen diverser Speicher vergrabenen Datenmengen mit den operativen Master-Systemen zu verknüpfen. In der Vergangenheit handelte es sich bei Enterprise Content Management (ECM) meist um eine isolierte Datenbank, in der die Unmengen unstrukturierter Daten, die innerhalb einer Organisation anfallen, abgelegt wurden. So oder so ähnlich kennen wir das alle. Content Management war stets das Endlager. Moderne ECM-Lösungen dagegen verteilen die Inhalte im Einklang mit den damit verbundenen Prozessen und im entsprechenden Kontext an die verschiedenen Unternehmensbereiche. Damit tragen sie direkt zur Wertschöpfung bei. Stellen Sie sich ECM als ein unternehmensweites Informationsnetz vor, das unstrukturierte Daten mit dem Digital Core von SAP im richtigen Kontext und auf jedem beliebigen Endgerät dynamisch verwaltet. Industrie 4.0: Der digitale Umbruch stellt nicht nur technologische Anforderungen Die Auswirkungen des digitalen Umbruchs auf traditionelle Geschäftsmodelle sind den meisten von uns bekannt. Wie sehr sich auch die Anforderungen an die Strategien für Informations-Management ändern, wird jedoch häufig unterschätzt. Technologie allein kann nicht alles leisten. Sie selbst müssen wissen, wie Sie Ihre Systeme optimal einsetzen, um mit den unaufhaltsamen Veränderungen des digitalen Wandels Schritt zu halten. Sie selbst müssen dafür sorgen, dass Ihre Kenntnisse, Informationsstrategien und Ihr unternehmerisches Gespür ausreichend ausgebildet sind. Nur dann können Sie die hypervernetzten, informationsgetriebenen Aufgaben bewältigen, die vor Ihnen liegen. Viele Firmen, mit denen ich zusammenarbeite, haben Schwierigkeiten die unersättliche Informationsgier ihrer verschiedenen Unternehmensbereiche zu erfüllen. Die Probleme reichen von ungeduldigen Digital Natives bis zur Gewährleistung von Sicherheit und Schutz der immateriellen Güter und Daten-Backbones des Unternehmens. Und dennoch wollen wir alle, dass sich die Investitionen in SAP (Englisch) möglichst gut bezahlt machen. Wir alle würden unsere Konkurrenz gerne überholen (oder zumindest mit ihr gleichziehen). Und wir wollen wissen, auf welche – von uns vielleicht übersehene – Art andere Unternehmen ähnliche Herausforderungen gemeistert haben. Vom gemeinsamen Erfahrungsaustausch profitieren alle Eine gute Gelegenheit für einen solchen Erfahrungsaustausch bietet beispielsweise die jährliche SAP User Group (Englisch) Konferenz UKISUG, die diesmal vom 20. bis 22. November im International Convention Center in Birmingham stattfand. Vorreiter der Digitalisierung mit perfekt umgesetzten ECM-Strategien wie L’Oréal und Swarovski berichteten dort aus der Praxis. Außerdem wurden innovative Ansätze zum Verknüpfen von strukturierten und unstrukturierten Inhalten vorgestellt. Entwickeln Sie Ihre ECM-Kompetenzen auf solchen Konferenzen weiter. Davon profitiert Ihre Organisation, und Sie bleiben aufgrund Ihrer fachlichen Kenntnisse stets ein gefragter Mitarbeiter. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich auf Ihrer Reise durch die digitale Transformation gerade befinden: Daten sind die zukünftige Verkehrssprache für Ihr Unternehmen. Die digitale Sprachgewandtheit Ihrer Enterprise Information Management-Strategie ist maßgeblich für Ihren Erfolg. Und sie bestimmt, wie einfach Sie das lückenlose, maßgeschneiderte Zusammenspiel von Daten, Prozessen und Geschäftsanforderungen umsetzen können. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Fünf Compliance-Anforderungen für 2017

Compliance

Hatte das Thema Compliance-Anforderungen in der Vergangenheit eher für große und international aktive Konzerne Relevanz, ist heute auch der Mittelstand aufgewacht. In einer aktuellen Studie gaben 40 Prozent der befragten kleinen und mittleren Firmen an, sie hätten bereits ein unternehmensweites Compliance-System im Einsatz. Weitere 40 Prozent nutzen ein solches System zumindest in Teilbereichen ihres Betriebs. 90 Prozent der Befragten erklärten, sie wollten ihre Compliance-Maßnahmen in den nächsten Jahren ausweiten. Mit gutem Grund: 2017 entwickelt sich zu einem turbulenten Jahr in Sachen Compliance. Mit der Kombination aus BREXIT, der Trump-Präsidentschaft und der Reform der EU-Datenschutzregeln stehen regulatorische Änderungen und Unsicherheiten wieder im Rampenlicht. Und weil bei Verstößen wieder Strafzahlungen in enormer Höhe drohen, sorgen sich die Compliance-Beauftragten mehr denn je um ihre persönliche Haftung. Compliance-Anforderungen: DSGVO – der Countdown läuft Falls sich Ihr Unternehmen noch nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschäftigt hat, gehören Sie möglicherweise bereits zu den Nachzüglern. Die DSGVO wurde im Mai 2016 ratifiziert und soll den Schutz personenbezogener Daten an das digitale Zeitalter anpassen. Mit der Verordnung werden den Unternehmen strenge Vorgaben für den Umgang mit und das Speichern von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern auferlegt. Die Richtlinie wird weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen haben – vom Einholen von Einverständniserklärungen der Kunden, über den Einsatz von Cookies auf Firmen-Webseiten bis zum „Recht auf Vergessen“. Die DSGVO betrifft jedoch nicht nur Unternehmen in der EU. Die EU-Rechtsvorschriften gelten für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt und speichert. Da die DSGVO ab Mai 2018 greift, läuft für die Organisationen der Vorbereitungscountdown. Die DSGVO wirkt sich allerdings nicht nur auf das Compliance-Team aus. Sie betrifft auch viele andere Unternehmensbereiche. Wichtige Schritte Ermitteln Sie im ersten Schritt in welchen Prozessen und Inhalten Ihre Organisation personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehört unter anderem: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wo im gesamten Unternehmen werden solche Daten gespeichert? Wer hat Zugang zu diesen Daten? Wurde das Einverständnis zur Nutzung eingeholt, und wo ist das dokumentiert? Wohin und woher werden diese Daten übertragen (auch an Dritte und grenzüberschreitend)? Wie werden die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus gesichert? Gibt es Richtlinien und Prozesse zum Umgang mit personenbezogenen Daten? Auf der OpenText Webseite zur DSGVO (Englisch) erfahren Sie mehr über die Richtlinie und wie OpenText Sie unterstützen kann. Compliance-Anforderungen: Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen lässt nicht nach Der Stellenwert von Compliance-Beauftragten ist so hoch wie nie zuvor, doch mit großem Einfluss ist auch große Verantwortung verbunden. Der Druck auf die Compliance-Verantwortlichen wächst ständig, und 2017 bildet hier keine Ausnahme. So erwarteten beispielsweise 69 Prozent der befragten Unternehmen (Englisch) im Jahr 2016, dass die Regulierungsbehörden im folgenden Jahr noch mehr Vorschriften erlassen würden. 26 Prozent erwarteten sogar deutlich mehr Vorschriften. Zudem scheint die persönliche Haftung zur bleibenden Sorge zu werden. 60 Prozent der in einer Studie (Englisch) Befragten gingen von einer steigenden persönlichen Haftung der Compliance-Beauftragten in den nächsten zwölf Monaten aus, 16 Prozent davon sogar von einer deutlichen Steigerung. Zusätzlich stellt die DSGVO ausdrücklich klar, dass Unternehmen eine qualifizierte Compliance-Funktion zu besetzen haben, den sogenannten Datenschutzbeauftragten (DSB). Obwohl die DSGVO die erforderlichen Zertifizierungen der DSB nicht im Detail festlegt, verlangt die Regelung dennoch, dass diese „Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzen“. Wichtige Schritte Datenschutzbeauftragte müssen keine technischen Experten sein. Doch sie müssen wissen, wie sie die Softwarelösungen für Governance, Compliance und Risikomanagement (Englisch) nutzen, um sich ihre Aufgaben zu erleichtern. Weitere wichtige Schritte: Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand sind und die Mitarbeiter ihre Compliance-Aufgaben verstehen und entsprechend geschult sind. Mehr erfahren Sie in diesem AIIM-Whitepaper mit Infografik „Governance, Compliance und Risikomanagement mit ECM und BPM managen“ (Englisch). Compliance-Anforderungen: Eine neue Regierung bedeutet auch neue regulatorische Schwerpunkte US-Präsident Trump hat seinen Wunsch, bestehende gesetzliche Beschränkungen zu reduzieren, stets klar geäußert. Vom Finanzdienstleistungssektor (Englisch) bis zum Umweltbereich (Englisch) bereiten sich Compliance-Beauftragte auf die Änderungen und deren Auswirkungen vor. Die meisten Branchenexperten sind sich einig, dass selbst dort, wo gesetzliche Regelungen vereinfacht (Englisch) oder reformiert werden, eine Menge Arbeit auf ihre Mitarbeiter wartet. Schließlich muss die durch den Wegfall bisheriger Gesetze entstandene Lücke gefüllt oder geklärt werden, wie neue Gesetze anzuwenden sind. Die Situation mag im Moment noch unklar sein, doch unabhängig davon können Sie sicher sein, dass mit jeder Änderung Arbeit auf Ihr Compliance-Team zukommt. Wichtige Schritte Wie bereitet man sich auf Unbekanntes vor? Der weise Rat vieler Experten lautet, vorerst beim normalen Tagesgeschäft zu bleiben und Regelungen und Prozesse noch nicht zu überarbeiten. Dennoch: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihr gesamtes Compliance-Programm zu evaluieren. Ein Beispiel: Falls Sie Ihre Hausaufgaben im Bereich der juristischen Anforderungen zum Information Management noch nicht gemacht haben, packen Sie das Thema jetzt an. Ob Ihre Firma in den USA angesiedelt ist oder dort nur Geschäfte tätigt – mögliche Änderungen der Gesetzeslandschaft bedeuten, dass sich Unternehmen schnell anpassen müssen. Nur so können sie rasch von Chancen profitieren, Risiken minimieren und gesetzeskonform bleiben. Hier erfahren Sie mehr über die Compliance-Lösungen von OpenText (Englisch). Compliance-Anforderungen: Wenn die Kosten für Compliance-Prozesse steigen, fordern Organisationen auch mehr Nachweise für deren Nutzen In einer Umfrage von Thomson Reuters gaben 2016 69 Prozent der Organisationen (Englisch) an, dass sie von einer Erhöhung ihres Gesamtbudgets für Compliance in den kommenden zwölf Monaten ausgehen. Weltweit werden entsprechende Abteilungen ausgebaut und erhalten mehr Befugnisse, Personal und Verantwortung. Damit sind sie aber auch besser als Kostenstelle innerhalb der Organisation erkennbar. Die direkte Folge: Maßnahmen sollen sich nicht mehr nur minimal negativ auf das Betriebsergebnis auswirken. Im Gegenteil, es gibt mehr Druck denn je zu demonstrieren, dass die Compliance-Maßnahmen einen positiven Beitrag zum Betriebsergebnis leisten. Return on Compliance (ROC) ist zwar kein neues Konzept, aber in 2017 müssen Organisationen tatsächlich nachweisen, welchen Nutzen das Unternehmen aus seinen Investitionen zieht. Wichtige Schritte Definieren Sie Kennzahlen – woran und wie messen Sie den Erfolg und ROI Ihrer Compliance-Maßnahmen? Mögliche Beispiele sind vermiedene oder reduzierte Kosten für Rechtsstreitigkeiten oder Strafen und effizientere Compliance-Prozesse. Legen Sie eine Ausgangsbasis fest – ohne Basiskennzahlen lassen sich Verbesserungen schwer nachweisen. Sie haben noch keine Basis-KPIs erfasst? Handeln Sie jetzt. Bewerten Sie im Vergleich zur Best Practice Ihrer Branche. Ziehen Sie möglichst viele Branchenstudien zu Rate, die zeigen, wie Ihre Geschäfte von Compliance profitieren. Führungskräfte und Aufsichtsratsmitglieder wissen Daten und Recherchen zu schätzen. Prüfen, prüfen und nochmals prüfen – wie in anderen Unternehmensbereichen auch sollte die Bewertung des ROI von Compliance-Maßnahmen nicht nur einmal jährlich stattfinden. Überprüfen und ergänzen Sie Ihre Pläne und Strategie mindestens vierteljährlich. Hier erfahren Sie, warum Compliance nicht nur notwendiges Übel, sondern gut für Ihre Geschäfte ist (Englisch).  Compliance-Anforderungen: Geht es um Compliance, sind Sie Ihres Bruders Hüter – Unternehmen kämpfen immer noch mit Drittrisiken 32 Prozent der Teilnehmer einer von Navex Global durchgeführten Studie (Englisch) berichteten, sie wären in den letzten drei Jahren mit rechtlichen oder regulatorischen Verfahren konfrontiert gewesen, an der Dritte beteiligt waren. 30 Prozent (Englisch) der Befragten gaben in derselben Studie an, sie gingen davon aus, dass sie zukünftig mehr Konflikte mit Dritten erwarten. Laut GRC20/20 gilt „der wachsende Bereich von Geschäftsbeziehungen mit Dritten, wo zunehmende rechtliche Gefährdung und Risikoexposition auf die Organisationen durchgreifen“ als zweitgrößter Treiber von Initiativen für Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC). In immer größeren und komplexeren globalen Supply Chains sind Sie direkt von der Vorgehensweise und den Methoden Ihrer Verkäufer betroffen. Das kann zu Rechtsstreitigkeiten, empfindlichen Strafen und auch der teuersten aller Folgen führen – zum Vertrauensverlust Ihrer Kunden. Auch 2017 werden Compliance-Programme einen Schwerpunkt auf den Umgang mit Risiken durch Dritte setzen. Wichtige Schritte Dass Organisationen mit ausgereiften und weit entwickelten Programmen zum Umgang mit Drittrisiken bessere Ergebnisse verzeichnen, ist wenig überraschend. Größere Budgets und automatisierte Systeme für solche Programme spielen dabei ebenfalls eine Rolle. Wichtige Schritte beinhalten daher eine aktuelle und effektive Vereinbarung über die Sorgfaltspflichten Dritter, eine starke, funktionsübergreifende Finanzierung des Programms für Drittrisiken sowie ein klar und eindeutig bestimmter Leiter und Eigner des Programms (oft die Compliance-, Ethik- oder Rechtsabteilung). Erfahren Sie, wie Sie Konfliktmineralien aus Ihrer Lieferkette entfernen und wie die OpenText Cloud Supply Chains umweltfreundlicher macht (Englisch). Für alle Compliance-Verantwortlichen und -Beauftragten gilt: Machen Sie sich auf ein spannendes Jahr 2017 gefasst! Es wird ein heißer Ritt, der vielleicht ein paar blaue Flecken hinterlässt, aber auch für Begeisterung sorgen dürfte! Behalten Sie den Überblick! Bei weltweit über 100.000 Verordnungen das es nicht einfach. Unser aktuelles White Paper macht Sie fit für die Compliance-Anforderungen im digitalen Zeitalter. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Was eine langweilige Rechnung mit Digitalisierung zu tun hat

Digitalisierung

Innovationen lassen einen manchmal ratlos zurück – vor allem in der Konzeptionsphase, wenn außer der Idee und dem Schlagwort noch wenig konkreter Inhalt vorhanden ist. Ich fürchte, das geht auch vielen beim Thema Digitalisierung so. Ja, irgendwie ist allen klar, dass sich dabei alles um die substanzielle Weiterentwicklung oder sogar grundlegende Neuausrichtung des eigenen Geschäftsmodells dreht. Wer aber nur dieses Fernziel vor Augen hat, sieht buchstäblich den Wald vor lauter Bäumen nicht. Da ist es ratsam, sich zu besinnen und einen Schritt nach dem anderen zu machen. Keine Angst, das soll jetzt kein Eingeständnis werden, dass sich hinter dem schillernden Begriff doch nicht so viel verbirgt, wie alle behaupten. Im Gegenteil. Was ich mit dem Rat, schrittweise vorzugehen, aber zum Ausdruck bringen will, ist, dass auch kleine Schritte auf dem Weg zum digitalen Geschäftsmodell eine unerwartet große Wirkung haben können. Es sind Forscher von Enterprise Applications Consulting, die dieses Phänomen herausgearbeitet haben. Dabei haben sie mehrere konkrete Anwendungsfälle aus verschiedenen Branchen unter die Lupe genommen und Erstaunliches zutage gefördert, wie ich finde. Der Wert eines ungeliebten Dokuments Mein Lieblingsbeispiel ist daraus der Fall eines Versorgungsunternehmens, das sich in Sachen Kundenorientierung nicht damit zufriedengab, wie der Durchschnitt zu sein, sondern die Messlatte so hoch hängte wie die Cloud-Giganten. Dabei stellten die Mitarbeiter fest, dass das vielleicht zentrale Element des Kundenkontakts die gute alte, aber langweilige Rechnung war. Also galt es, hier anzusetzen und das aus Kundensicht wohl eher lästige Dokument als Dreh- und Angelpunkt für die Kundenkommunikation zu nutzen. Wäre es nicht ideal, mit und auf der Rechnung auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Zusatzinformationen zu schicken – auf dem jeweils bevorzugten Kommunikationsweg, per Post, per E-Mail oder direkt auf das Smartphone? Tipps, wie sich die monatlichen Kosten reduzieren lassen oder wie die aufgeführten Einzelposten zu verstehen sind? Würde das nicht die Kundenzufriedenheit erhöhen, das Unternehmen spürbar und positiv von der Konkurrenz abheben und am Ende noch die Zahl der Serviceanfragen im Call Center reduzieren? Alle diese Fragen hat der Versorger mit einem klaren Ja beantwortet. Eine intelligente Informationslösung, die mit dem führenden SAP®-System integriert ist, bringt die individualisierten Mitteilungen und Erklärung auf die Rechnung und liefert diese wie vom Kunden gewünscht aus – medienbruchfrei und voll automatisch. Die erzielten Ergebnisse sind phantastisch. Das Volumen an Serviceanfragen ging um 300.000 pro Jahr zurück, was bei angenommenen Kosten von fünf US-Dollar pro Anruf zu einem Einsparvolumen von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr führen dürfte. Vom Dokumenten- zum Informationsmanagement Quasi als Nebenprodukt dieser direkt greifbaren Vorteile stellte sich die Erkenntnis ein, dass sich diese integrierte Lösung nicht nur für das unmittelbare Ziel verwenden lässt, sondern in Wahrheit eine generelle Plattform zur Informationsverarbeitung ist. Damit ist das Versorgungsunternehmen perfekt auf die Ära der Massendaten vorbereitet. Intelligente Stromzähler und andere smarte Geräte werden Unmengen an zusätzlichen Daten erzeugen, die ausgewertet werden müssen, um daraus verwertbare Informationen zu gewinnen – sowohl aus der Sicht des Versorgers als auch der Endkunden. Wie diese Informationen genau aussehen werden, wissen wir noch nicht. Zum Glück ist das aber zum jetzigen Zeitpunkt gar nicht notwendig. Wichtig ist, dass das Unternehmen für künftige absehbare digitale Herausforderungen bereits heute gerüstet ist. Das ist es, was ich am Anfang mit schrittweisem Vorgehen auf der digitalen Reise meinte, deren Zwischenergebnisse oft positiver ausfallen, als ursprünglich erwartet. Ganz nebenbei sei bemerkt, dass die intelligente Lösung für das Informationsmanagement, die der erwähnte Versorger nutzt, von OpenText stammt. EIM für SAP-Kunden Mit unseren Lösungen bieten wir SAP-Bestandskunden eine umfassende Plattform für unternehmensweites Informationsmanagement, für Enterprise Information Management (EIM). Diese lässt sich unter anderem mit OpenText Extended ECM for SAP® Solutions realisieren, das vollständig mit den SAP® ERP-Lösungen integriert ist, oder auch mit unseren Plattform-Services in der rechts- und abhörsicheren OpenText-Cloud. So gelingt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Grundlage für neue Geschäftsmodelle im digitalen Zeitalter. Erfahren Sie mehr über unser Digitalisierungsangebot für SAP®-Umgebungen

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Wie Sie die Herausforderungen der DSGVO mit Discovery Analytics meistern

DSGVO Discovery Analytics

Für den „Cyber Readiness Report 2017“ ermittelte der Spezialversicherer Hiscox, wie gut deutsche, britische und amerikanische Unternehmen auf mögliche Cyber-Attacken vorbereitet sind. Das Ergebnis ist vor allem in Hinblick auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ernüchternd: Deutschland bildet mit 62 Prozent schlecht vorbereiteten „Cyber-Anfängern“ die Nachhut und zeigt sich im Vergleich mit UK und den USA als schlecht vorbereitet auf digitale Angriffe. Auf die IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen wartet also eine Menge Arbeit, um ihre Organisationen fit für die Herausforderungen der neuen Gesetzesinitiative zu machen. Bis zum tatsächlichen Inkrafttreten der DSGVO ist zwar noch mehr als ein Jahr Zeit, doch auf den jüngsten Konferenzen ist die Angst davor beinahe greifbar. Verständlich: Die DSGVO stellt weitreichende Anforderungen an Organisationen, die von ihnen genutzten und verarbeiteten, personenbezogenen Daten nachzuvollziehen und zu schützen. Bisher drehte sich die Diskussion in erster Linie um Records Management und Datensicherheit. Um die Risiken der DSGVO im Griff zu behalten, nutzen Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen zur Vorbereitung aber auch Data Discovery Analytics, eine neue Form von Business Intelligence, und maschinelles Lernen. Der neue Preis personenbezogener Daten Mit der DSGVO werden eine Menge Information Governance (IG) Regularien für personenbezogene Daten eingeführt. Personenbezogene Daten sind definiert als jede sich auf eine Person beziehende Information. Falls Ihnen das sehr weit gefasst vorkommt, dann weil es weitgefasst ist. Ihr Name, Ihre Bilder, Ihre Email- oder IP-Adresse – der Begriff umfasst wirklich alles, was Sie identifizieren könnte. Die DSGVO schafft persönliche Rechte für diese Daten, etwa das Recht auf Vergessen, das Recht zur Überprüfung Ihrer Daten, das Recht diese zu ändern oder zu übertragen. Außerdem beinhaltet die DSGVO erweiterte Informations- und Reaktionspflichten im Fall eines Datenlecks. Prinzipiell ist Ihre Organisation von der DSGVO betroffen, sobald sie mit Konsumentendaten in irgendeiner Art in Berührung kommt. Und falls Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens regelmäßig personenbezogene Daten nutzen, gewinnt die Datensicherheit noch einmal an Bedeutung. Bei Nichteinhaltung der DSGVO drohen Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder satte vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Die Aussicht auf diese drastischen Sanktionen hat Unternehmen dazu bewegt, Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen und ihre eigenen Daten proaktiv zu prüfen, um Risiken und Gefährdung einzuschätzen. Die erste Herausforderung dabei: nachzuvollziehen, wie und wo personenbezogene Daten verwendet werden. Ein wichtiger Punkt, können diese doch Bestandteil fast aller Geschäftsdokumente sein, und einige Daten sind wichtiger als andere. Die Nadel im Nadelhaufen finden Wenn einer der Grundbausteine der DSGVO die Nachvollziehbarkeit Ihrer Daten ist, benötigen Sie natürlich Tools, mit denen Sie Dokumente suchen, zuordnen, kategorisieren und kennzeichnen können. Die traditionelle Suchmethode, nämlich Verträge einzeln per Hand auf Textpassagen zur Aufbereitung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten zu durchforsten, ist unzuverlässig und ineffizient. Für die Reaktion auf ein Datenleck oder für die Klassifizierung von personenbezogenen Daten ist eine Sortierung nach Dringlichkeit unabdingbar. Sie müssen rasch feststellen, welche Dokumente am sensibelsten sind und diese für eine Spezialbehandlung (mehr dazu später) markieren. Dafür benötigen Sie Data Discovery Analytics und maschinelles Lernen. Mustererkennung ist eine entscheidende Technologie, um schnell einfache Dokumente mit standardisierten, personenbezogenen Daten identifizieren zu können, beispielsweise Kreditkarten, Führerscheine, Krankenakten und Ähnliches. Diese Technologie allein kann allerdings nicht alle notwendigen Dokumente für eine Datenschutz-Folgenabschätzungen identifizieren. Personenbezogene Daten folgen nicht immer einem Muster – zumal sie oftmals stark kontextabhängig sind. Hier kommt die Konzeptanalyse ins Spiel, ein eigenständiger Algorithmus für maschinelles Lernen. Diese Technologie analysiert, welche Worte gemeinsam auftreten und fasst sie ohne menschliche Unterstützung entsprechend ihrer kontextuellen Themenbereiche zusammen – sogar dann, wenn spezifische Schlagworte fehlen. Diese Tools können mit erstaunlicher Genauigkeit zwischen verschiedenen Zusammenhängen, die unsere Interpretation von Worten beeinflussen, unterscheiden. Wenn das Wort „Sicherheit“ zum Beispiel in Dokumenten zu Finanztransaktionen auftaucht, fasst die Maschine diese in einer anderen Gruppe zusammen als Dokumente, die das Wort „Sicherheit“ in Bezug auf personenbezogene Daten enthalten. Teamarbeit Mensch und Maschine Mit solchen automatisierten Tools können Sie Ihre Datenschutzprüfungen initiieren. Die endgültige Analyse ist jedoch zu differenziert, um auf eine rein maschinelle Kategorisierung zu vertrauen. Menschliche Kontrolle ist ein unverzichtbares Element. Daher sind Workflows und Tools zur Dokumentenprüfung erforderlich. Das heißt: Sie müssen in der Lage sein, thematisch ähnliche Dokumente stoßweise auszugeben, damit die rechtlichen Gutachter mit passenden Inhalten versorgt werden. Da im Hintergrund ständig ein Algorithmus für maschinelles Lernen arbeitet, trainiert jede Entscheidung Ihrer Rechtsabteilung bei der visuellen Prüfung der Dokumente eine „Empfehlungsmaschine“. Dieser Algorithmus kann dann die verbliebenen Dokumente evaluieren und abschätzen, welche vermutlich sensible Daten enthalten. Auf diese Weise können Sie mit bekannten Datenbeständen (etwa Ihrer Datenbank für Verträge mit Lieferanten) beginnen und dann Ihre Analytics einsetzen, um bisher unbekannte, risikoträchtige Dokumente zu identifizieren. Während Sie mehr und mehr Dokumente prüfen und immer mehr Inhalte mit personenbezogenen Daten identifizieren, lernt der Algorithmus im Hintergrund beständig weiter. Er durchsucht die Masse verbleibender Daten und priorisiert Datenmengen, die wahrscheinlich personenbezogene Daten enthalten. Diese Art Algorithmen können sogar themenspezifisch arbeiten – eine wichtige Eigenschaft, da die DSGVO zwischen „personenbezogenen Daten“ und „sensiblen personenbezogenen Daten“ unterscheidet. Wissen ist die halbe Miete Die tatsächlichen Auswirkungen der DSGVO werden sich erst im Laufe der Jahre herauskristallisieren. Es ist immer noch unklar, wie Einzelpersonen ihre Rechte ausüben werden oder wie Datenschutzbehörden die Regelungen vollstrecken. Unternehmen können jedoch bereits heute die ersten Schritte unternehmen, um ihr Gefährdungspotenzial zu erkennen und sich gegen die drohenden Folgen zu rüsten. OpenText™ Discovery kombiniert Tools wie maschinelles Lernen, Mustererkennung und die Extraktion von Datensätzen anhand von Visualisierungen, Schlagworten und Metadaten-Filtern und unterstützt Ihre Rechts- und Compliance-Abteilungen bei der Identifikation jeder Art von personenbezogenen Daten. Der gesamte Prozess wird begleitet durch einen Workflow zur Dokumentenprüfung, der auf langjähriger Praxiserfahrung mit juristischen Projekten und mehrstufigen Sicherheitskonzepten basiert. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und ihre Auswirkungen auf Enterprise Information Management

Datenschutz-Grundverordnung

IT-Sicherheit und der Schutz persönlicher Daten standen im Zuge der Digitalisierung schon immer weit oben auf der To-do-Liste von Unternehmen. 2017 allerdings könnte dem Datenschutz in vielen Organisationen noch mehr Beachtung geschenkt werden als bisher, wie die Ergebnisse einer aktuellen IT-Trends-Studie von Capgemini zeigen. Grund dafür ist eine Neuregelung des Schutzes von Personendaten in der EU, die mit der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung erfolgt. Obwohl diese etliche Neuerungen und vor allem hohe Strafen bei Nichteinhaltung der Vorgaben bringt, scheinen die IT-Verantwortlichen in europäischen Unternehmen bislang nur unzureichend vorbereitet zu sein. So wissen laut einer IDC-Studie 80 Prozent der IT-Entscheider in KMUs nicht genau, wie sich die Datenschutz-Grundverordnung auf ihr Unternehmen auswirkt oder kennen diese noch gar nicht. Immerhin gaben fast 60 Prozent an, sie würden an der Umsetzung der neuen Regulierungen arbeiten. Doch was verbirgt sich hinter dem sperrig klingenden Namen? Und warum ist die EU-Datenschutzrichtlinie für Unternehmen so wichtig? Die EU-Datenschutz-Grundverordnung – worum es geht Ende Mai 2016 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft, eine Richtlinie und Direktive der EU, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Anzuwenden ist die Regelung nach einer zweijährigen Übergangsfrist ab Ende Mai 2018, also in etwas mehr als einem Jahr. Unternehmen sind deshalb gefordert, aktiv zu werden und herauszuarbeiten, was die DSGVO für sie bedeutet und wie sie sich darauf vorbereiten können. Auf der Website der Europäischen Kommission (Englisch) heißt es dazu: „Mit diesen neuen Regelungen soll den Bürger die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückgegeben und das regulatorische Umfeld für Unternehmen vereinfacht werden.“ Datenschutzgesetze sind in der EU nichts Neues. Dennoch haben die neuen Regelungen der DSGVO signifikante Auswirkungen auf die aktuellen Datenschutzvereinbarungen, die Änderungen erforderlich machen. Zum einen wird aus der Direktive nun eine in allen EU-Staaten gültige Verordnung mit vollem Durchgriffsrecht im Status eines nationalen Gesetzes. Und auch die britische Regierung hat trotz BREXIT versichert, die DSGVO in Großbritannien umzusetzen (zum Blog-Post des britischen Information Commissioners zu dieser Thematik geht es hier (Englisch)). Ein weiterer wichtiger Aspekt: mit der DSGVO drohen nun empfindliche Strafen, wenn Einzelpersonen oder Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften nicht einhalten. Kleinere Verstöße durch Betriebe werden mit bis zu zehn Millionen Euro oder bis zu zwei Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorhergehenden Finanzjahr geahndet – es gilt dabei der höhere Betrag. Für gravierende Gesetzesübertretungen sind Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes im vorangegangenen Finanzjahr möglich. Auch hier wird der jeweils höhere Betrag herangezogen. An dieser Stelle muss noch einmal betont werden, dass dies nicht nur den Umsatz der in der EU ansässigen Unternehmenssparten betrifft, sondern den weltweiten Gesamtumsatz des Unternehmens. Was der „Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern“ bedeutet Die DSGVO schützt die personenbezogenen Daten aller Bürger der Europäischen Union und erlegt Unternehmen, die personenbezogenen Daten sammeln und verwalten (Englisch), deshalb bestimmte Pflichten auf. Die datenverarbeitenden juristischen Personen werden als „Verantwortliche“ bezeichnet. In der EU ansässige, weiterverarbeitende Organisationen unterliegen der DSGVO ebenso wie Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Die Richtlinie betrifft daher auch nicht nur in der EU ansässige Unternehmen. Die Einhaltung der EU-DSGVO ist auch außerhalb der EU erforderlich (die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die innerhalb der EU Geschäfte tätigen). Das Sammeln und Verarbeiten personenbezogener Daten (Englisch) ist zulässig, solange es aus einem in der DSGVO definierten, berechtigten Interesse erfolgt. Zum Beispiel „wenn die Datenverarbeitung für den Schriftverkehr, etwa für die Rechnungsstellung, Einstellungsverfahren oder eine Kreditanfrage erforderlich ist, oder wenn die Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt […]“ „Berechtigte Interessen“ an der Speicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten sind beispielsweise Gesetze, die das Speichern von Inhalten regeln – wie zum Beispiel für steuerlich relevante Daten oder Dokumente. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der eingescannten Rechnung von Lieferant oder Kunde nicht nur gerechtfertigt, sondern Pflicht. Wie sich die DSGVO auf die Business-Prozesse im Tagesgeschäft auswirkt In den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen werden etliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert. Diese betreffen Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten während der Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Sehen wir uns als konkretes Beispiel ein Unternehmen an, das seine Geschäftsprozesse mit SAP ERP verwaltet und OpenText für die Zuordnung geschäftlicher Dokumente zu diesen Prozessen einsetzt. Selbstverständlich geht es dabei nicht nur um die in der SAP-Datenbank der führenden Unternehmensanwendung (ERP, CRM, etc.) generierten und gespeicherten Daten, sondern auch um die während des Vorgangs erfassten geschäftlichen Dokumente. Denken Sie etwa an die auf Papier eingehende Rechnung eines Lieferanten. Diese wird eingescannt, mittels ArchiveLink mit der Transaktion verknüpft und anschließend sicher in OpenText™ Archive Center (Englisch) gespeichert. Im Falle eines Bestellvorgangs wäre es die eingehende Bestellung und ein Lieferschein für den Kunden, die in SAP mit dem Bestellvorgang verknüpft und OpenText gespeichert werden. Im Mai 2018 kommt die DSGVO nach einer zweijährigen Übergangsfrist zur Anwendung. Die Frist sollte eine Vorbereitung des öffentlichen und privaten Sektors auf die neuen Regelungen ermöglichen. Wie sich Unternehmen bestmöglich auf die DSGVO vorbereiten sollten Organisationen müssen neue Vorschriften und Prozesse unter Berücksichtigung der Kriterien zur Speicherung von personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen einrichten. Nur dann ist sichergestellt, dass sie die Daten nicht nur lang genug aufbewahren, um gesetzlichen Verpflichtungen wie etwa Steuer- oder Produkthaftungsgesetzen nachzukommen, sondern sie auch in einem angemessenen Zeitrahmen löschen, wenn die Daten nicht länger benötigt werden oder das berechtigte Interesse an ihrer Aufbewahrung wegfällt. Wie Sie mit Hilfe von OpenText die DSGVO-Anforderungen in einer SAP-Umgebung erfüllen, darüber informieren wir Sie regelmäßig in unserem deutschsprachigen Blog. Schauen Sie einfach mal vorbei. Hier und hier finden Sie weitere Beiträge zum Thema. Erfahren Sie auch auf unserer Website mit welchen Funktionalitäten OpenText EIM unsere Kunden bei der Vorbereitung auf die DSGVO unterstützt (Englisch). DSGVO On-Demand-Webinar von OpenText und der Digital Clarity Group In diesem Webinar besprechen Janet de Guzman von OpenText und Tim Walters von der Digital Clarity Group die Grundsatzfragen, über die auch Ihr Unternehmen diskutieren sollte. Das erwartet Sie: Neue Erkenntnisse zu den Bestimmungen der DSGVO und welche Erwartungen die Konsumenten zur Nutzung ihrer Daten haben Wie Unternehmen Chancen ergreifen und im Rahmen der DSGVO Wettbewerbsvorteile schaffen können Tools, um mit Partnern und internen Interessensvertretern in einen konstruktiven Dialog zu treten Hier erhalten Sie Zugriff auf die Aufzeichnung des englischsprachigen Webinars „New EU Data Policies Will Transform Business Practices Across the Organization: Get Ready for the GDPR“.

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Gartner Magic Quadrant 2017: OpenText erneut als Marktführer für Customer Communications Management Software ausgezeichnet

Gute Kundenkommunikation ist einer der wesentlichen Eckpfeiler für den Geschäftserfolg. Schlechte Kundenkommunikation führt zu negativen Kundenerlebnissen. Die Folge: unzufriedene Kunden und Verluste für das Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung wird das Thema Kundenkommunikation für die Betriebe immer komplexer. Lief der gesamte Kundenkontakt noch vor gar nicht langer Zeit über klassische Contact-Center, so geht das Customer Experience Management heute das ganze Unternehmen an. Nicht nur die Manager von Contact-Centern müssen also umdenken. Big Data und ausgefeilte Analysesoftware schaffen eine Erwartungshaltung bei den Konsumenten, die personalisierte Omni-Channel-Kommunikation als Standard voraussetzt. Inhalte und Kanäle entscheiden nicht allein über eine erfolgreiche Kundenkommunikation In die Beurteilung eines Kontaktpunktes fließt zudem ein, mit wem es die Kunden zu tun bekommen. So lehnten in einer aktuellen Umfrage von Fittkau & Maaß 74,5 Prozent der befragten Deutschen einen Kundendienst durch sogenannte Chatbots ab. Bevorzugt werden Kontaktformulare, Emails oder die Kommunikation per Telefon. Ohne eine umfassende und unternehmensweite Customer Communications Management (CCM) Lösung lässt sich die steigende Interaktionsflut allerdings kaum noch bewältigen. Deshalb sind wir bei OpenText stolz darauf, auch in diesem Jahr wieder zu den führenden Lösungsanbietern in diesem Bereich zu zählen. Gartner Magic Quadrant CCM Software-Report 2017: OpenText ist Marktführer Der kürzlich von Gartner veröffentlichte Software-Report Magic Quadrant (MQ) Customer Communications Management 2017 (Englisch) ordnet OpenText als Marktführer ein. Gartner bewertete sowohl OpenText™ Communications Center (Englisch) wie auch OpenText™ Exstream (Englisch) vor der Übernahme von HP. Hinweis: Da sich Gartner auf die technische Umsetzung, Strategie und Vision des Herstellers und nicht auf die Produktspezifikationen konzentriert, ist OpenText in der Grafik nur durch einen Punkt repräsentiert. Im CCM Magic Quadrant 2015 waren beide OpenText-Produkte, Communications Center und Exstream, im Leader-Quadranten positioniert. Aktuell halten wir unsere starke Position als einer der Marktführer aufgrund der breitgefächerten Möglichkeiten unserer CCM-Produkte. Unser Bestreben, Communications Center und Exstream in eine gemeinsame Plattform zu überführen, die Mehrwert für bestehende und künftige Kunden schafft, dürfte diese Führungsposition unserer Ansicht nach weiter stärken. Anerkennung für CCM-Gesamtkonzept Auf der „Ability to Execute“-Achse hat sich unsere Position im Vergleich zur durchschnittlichen Bewertung von Communications Center und Exstream im Magic Quadrant 2015 verbessert. Auf der Achse „Completeness of Vision“ konnten wir den von Exstream im letzten Report erreichten Wert halten. Aus unserer Sicht ein positives Indiz dafür, dass Gartner unsere Strategie für ein CCM-Gesamtkonzept befürwortet, das Businessnutzern die einfache Gestaltung und Distribution ihrer Omni-Channel-Kommunikation in einer einzigen Lösung bereitstellt – Internet, Mobile, SMS und papierbasierte Kanäle inbegriffen. Wir gehen einer erfolgreichen Zukunft entgegen. Die Überführung unserer CCM-Produkte in eine einzige, leistungsstarke Plattform wird sämtlichen Omni-Channel-Anforderungen im Bereich Customer Communications Management gerecht. Das Projekt läuft bereits auf Hochtouren. Auch die Bestandskunden von Communications Center Enterprise (vormals StreamServe; Englisch), Exstream (Englisch) und Communications Center CRM (vormals PowerDocs; Englisch) werden davon profitieren. Sie wollen Ihre strukturierten und unstrukturierten Daten in den Griff bekommen? OpenText gehört laut Gartner Magic Quadrant zu den wiederholt ausgezeichneten Marktführern – auch im Bereich Enterprise Content Management. Mehr Informationen und den Gartner Gesamt-Report (Englisch) erhalten Sie hier. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt

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Was heißt eigentlich „Extended ECM“?

Ob beruflich oder in der Freizeit: Wir verwenden gerne Schlagworte, die in aller Munde sind. Viele dieser Buzzwords wie Extended ECM sind inflationär und kommen nicht auf den Punkt. So beschreiben sich nach einer Analyse des Karrierenetzwerks LinkedIn die deutschen und Schweizer Mitglieder in ihren Profilen meist als „spezialisiert“ und verfügen über „Führungsqualitäten“, konkretisieren ihre Fähigkeiten aber ungenügend. Personaler überzeugt das wenig. Jedes Jahr tauchen weitere Fachbegriffe auf, die Karriere als Buzzword machen. Für 2017 sollen im Online-Marketing zum Beispiel „Hyperlokalität“ oder „agiles Marketing“ im Trend liegen. Ob dies wirklich so ist, oder ob es sich dabei nur um wichtig klingende (aber bedeutungsleere) Schlagworte handelt, werden wir erst in einigen Monaten wissen. Fachchinesisch oder Fachbegriff? Ich arbeite zwar im Marketing, war aber immer der Ansicht, ich würde keinen inhaltsleeren Marketing-Jargon verwenden. Doch als ich vor kurzem eine Präsentation hielt, unterbrach mich jemand und meinte „Content im Kontext“ und „ extended ECM “ (Enterprise Content Management) klängen doch sehr nach Marketing-Buzzwords. Obwohl ich diesen Eindruck bei Neulingen auf dem Gebiet durchaus verstehen kann, beschreiben beide Begriffe das wichtige Thema treffsicher. Connie Moore von der Digital Clarity Group erklärt das in ihrem aktuellen Blog-Post (Englisch) sehr gut. Zusammenhänge sind wichtig Beginnen wir mit „Content im Kontext“. Das heißt schlicht und ergreifend, dass Ihre unstrukturierten Daten – Dokumente, Bilder, Emails, Tabellen usw. – im Zusammenhang mit dem entsprechenden Geschäftsprozess oder -objekt signifikant an Wert gewinnen. Habe ich beispielsweise einen Vertrag mit den Namen der beteiligten Parteien auf meiner Festplatte gespeichert, liefert mir das einige Informationen. Ich erfahre aber nicht, ob es sich dabei um die aktuellste Version des Vertrags handelt. Gab es später Ergänzungen? Was, wenn in meiner Version nur meine Unterschrift enthalten ist? Hat mein Gegenüber unterschrieben und mir das PDF mit beiden Unterschriften nur nicht übermittelt? Ohne Kontext ist das Dokument nur wenig aussagekräftig. Doch wenn ich mir einen Vertrag im Kontext einer CRM-Anwendung wie Salesforce (Englisch) ansehen kann, ergibt sich ein viel genaueres Bild, und das Dokument gewinnt an Gehalt. Ich sehe Notizen zu Kundentelefonaten, die wichtigsten Ansprechpartner und Metadaten wie etwa den Status des Vertrags. Ein Problem bleibt allerdings: Ich kann noch immer nicht erkennen, ob die ebenfalls im System hinterlegte Version des Vertrags auch die aktuell gültige ist. Kontext als unternehmensweites Informations-Konzept Und damit sind wir beim Konzept von „ Extended ECM “. Mit der Integration von ECM in die maßgeblichen Anwendungen des Unternehmens können Sie SÄMTLICHE relevanten Informationen und Dokumente zu diesem einen Kunden sammeln und in einer einzigen, komfortablen Ansicht zur Verfügung stellen. (Um es mit einem weiteren Fachausdruck auszudrücken: Sie verfügen über einen konsolidierten Datenbestand – eine zentrale Datenquelle.) Damit erhalten Sie ein vollständiges Bild, das Ihnen auf Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche (etwa in Salesforce) zur Verfügung gestellt wird. Der Screenshot unten zeigt ECM-Inhalte der OpenText™ Content Suite eingebettet in die Salesforce-Daten. Gleiches gilt natürlich auch für andere Kundendokumente, Rechnungen, Korrespondenz, Dokumente zu Produkten oder Teilen davon sowie alle weiteren unstrukturierten Daten, die für die strukturierten Daten in Salesforce relevant sind. Salesforce ist aber nur eines von vielen Beispielen für erweitertes ECM. In diesem DCG White Paper (Englisch) erfahren Sie mehr darüber. Extended ECM: Eine Lösung für alle Systeme Mit der OpenText™ Extended ECM Plattform kann Ihre Organisation die Content Suite (Englisch) an praktisch jede maßgebliche Applikation des Unternehmens anbinden. Ich bin sicher, dass Ihnen dazu verschiedene Szenarien für BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CEM (Customer Experience Management), HCM (Human Capital Management / Personal), SCM (Supply Chain Management) und andere Informationen generierende Geschäftsprozesse einfallen. Nicht integrierte Insellösungen können Ihrem Unternehmen schaden! Erleben Sie OpenText ECM in Aktion – vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Lösung. Das interessiert Sie? Mehr erfahren dazu Sie im White Paper der Digital Clarity Group (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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ECM erfolgreich umsetzen: E-Mail-Management

E-Mail ist aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die elektronische Post dient als Gedächtnisstütze, Protokoll, Informationsvermittler, schnelles Kommunikationsmittel und schriftlicher Beweis für erfüllte Informationspflichten oder übermittelte Dokumente. Gespeichert auf Servern, in Archiven oder auf lokalen Festplatten lässt sich über E-Mail praktisch alles regeln oder nachweisen. Diese eigentlich positive Tatsache hat aber auch nicht zu unterschätzende Schattenseiten. Wenn E-Mails überhand nehmen, wird E-Mail-Kommunikation zum Kostenrisiko Die E-Mail-Flut mit hunderten oder gar tausenden Nachrichten im Posteingang wird für die Mitarbeiter zum Zeitproblem. Und die ständige Unterbrechung durch eingehende Nachrichten macht E-Mail zu einem echten Produktivitätskiller. So gaben 90 Prozent der Teilnehmer einer Studie von Sopra Steria Consulting an, in ihren Unternehmen würden zu viele E-Mails versendet. Doch auch nachdem der Posteingang abgearbeitet ist, kostet die Suche nach den „irgendwo“ abgelegten Dokumenten unnötig Zeit – 22 Minuten am Tag sind es in deutschen Unternehmen durchschnittlich pro Mitarbeiter ECM: Große Volumen von E-Mails effizient managen Heute möchte ich Ihnen ein Unternehmen vorstellen, das mit einer neuen, innovativen Enterprise Content Management (ECM) Strategie seine E-Mail-Flut in den Griff bekam. Dieser Organisation gelang es, durch die effektive Verwaltung der stark wachsenden E-Mail-Massen Risiken und Kosten zu senken. Eine ungebremst steigende E-Mail-Flut ist bekanntlich in vielen Organisationen ein wunder Punkt. Jährliche Wachstumsraten von 500 bis 1.000 Prozent sind dabei durchaus im üblichen Rahmen. Die Folge: die gewohnte „Alle Mails speichern“-Politik funktioniert nicht mehr. Ein Unternehmen nach dem anderen musste feststellen, dass sie so in eine Sackgasse aus genervtem Records Management, verärgerter Rechtsabteilung und explodierenden Speicherkosten gerieten. Aber wie lautet nun das Erfolgsrezept? In einer der meiner Meinung nach besten Kunden-Sessions der Enterprise World Konferenz 2016 berichtete der Pipeline- und Hafenbetreiber NuStar Energy von seinem Weg zur optimalen E-Mail-Verwaltung. Die Geschichte dahinter ist nichts Ungewöhnliches. Als relativ junges Unternehmen konzentrierte NuStar seine Anstrengungen auf jene operativen Prozesse, die das Unternehmen am Laufen hielten. Für die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien zur Datenverwaltung und -archivierung blieben weder Zeit noch Ressourcen übrig. So oder so ähnlich berichten das meiner Erfahrung nach viele Organisationen, ganz unabhängig von ihrem digitalen Reifegrad. Das Ergebnis war ebenso vorhersehbar. Überlässt man den Endanwendern die Verwaltung ihres E-Mail-Verkehrs, resultiert das in rapide steigenden Speicherkosten. Dazu kommen Bedenken von Rechtsabteilung und Records Management, ob sich relevante Daten für Rechtsstreitigkeiten oder Compliance-Prüfungen überhaupt wiederfinden lassen. Vereinfachen als Erfolgsrezept Für NuStar war Zeit ein wesentlicher Faktor. Die strategische Entscheidung des Management-Teams zur Eindämmung des E-Mail-Aufkommens: in puncto ECM-Implementierung neue Wege zu gehen. Anstatt des konventionellen Ansatzes, bei dem ECM alle Bereiche eines Unternehmens abdeckt, definierte man ein spezifisches, konkretes Problem – die E-Mail-Verwaltung. Anschließend wurden alle für die Lösung des Problems notwendigen Technologien und Best Practices beschafft und implementiert. Sämtliche Umsetzungsschritte, von der Gestaltung der Richtlinien über das Change Management bis zur Anwenderschulung, wurden auf dieses eine Ziel ausgerichtet. Die Konzentration auf eine einzige, definierte Aufgabe spiegelte sich positiv in den Ergebnissen wider. Durch die tiefe Integration von ECM in den E-Mail-Prozess gewann NuStar größtmögliche Kontrolle über das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen. Gleichzeitig steigerte das Unternehmen die Produktivität, in dem es einer neuen Mitarbeiter-Generation ermöglichte, so zu arbeiten, wie es für sie am besten ist. Hinter der Erfolgsgeschichte von NuStar steckt aber noch mehr, zum Beispiel die Technologie von OpenText. Mit dieser konnte das Unternehmen ein einfach zu bedienendes, mehrstufiges E-Mail-Management-Programm installieren und gleichzeitig den Grundstein für ein ECM-System legen, das nun systematisch auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Mehr über die phänomenale Entwicklung von NuStar erfahren Sie hier (Englisch). Übrigens: Genau diese Berichte machen die jährliche Enterprise World Konferenz so spannend. Die Gelegenheit, aus erster Hand zu erfahren, wie ein Unternehmen eine für alle Beteiligten – Records Management, Rechtsabteilung und Businessanwender – befriedigende Lösung seiner E-Mail-Problematik fand, ist Gold wert. Meine Empfehlung: planen Sie die Enterprise World 2017 im Juli in Toronto in Ihren Terminkalender ein. Es lohnt sich! Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Die Zukunft der Information: Höchste Zeit für ein Umdenken bei ECM

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Das Enterprise Content Management (ECM) hat sich weiter entwickelt. Längst geht es um mehr, als das Steuern und Kontrollieren von Informationen. In zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebungen soll ECM die Zusammenarbeit fördern, die Produktivität steigern, und basierend auf Unternehmensinformationen wertvolle Erkenntnisse liefern. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurde die OpenText Content Suite 16 (Englisch) umfassend überarbeitet und mit verbesserten Features ausgestattet. Wir haben den Leistungsumfang der OpenText Content Suite 16 (Englisch) ausgebaut. Folgendes ist enthalten: Verknüpfte Arbeitsbereiche verbinden: Workspaces verbinden das Content Management mit Geschäftsprozessen und verändern damit das Konzept von ECM grundlegend. Die Vereinheitlichung von Insellösungen und eine verbesserte Zusammenarbeit stellen sicher, dass aus der Vernetzung echter Mehrwert entsteht. Neues Content Server User Interface (UI): Das neue intuitive UI der OpenText Content Suite und Extended ECM basiert auf Responsive Design. Es gestattet rollenbasierte Ansichten, erlaubt den Zugriff auf zuletzt bearbeitete Dokumente und bietet etliche weitere Features, die Anwender produktiver machen und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen. Unsere neue Nutzeroberfläche ermöglicht durch ein vernetztes und konsistentes Nutzererlebnis ein tieferes Engagement und erhöht die Sicherheit mit rollenbasierten Zugriffsrechten auf Informationen. Analytics Integration: Die Suiten-übergreifende Integration von Analytics ermöglicht Echtzeit-Abfragen und Massen-Downloads von Daten aus OpenText ECM-Lösungen für tiefere Einblicke und detaillierte Geschäftserkenntnisse. Integration von „Social“-Formaten: Ein durchgängiges Lifecycle Management von neuen innovativen Content-Formaten (wie Social Media) mit erweiterten Möglichkeiten für Anwender zur Interaktion und gemeinsamer Content-Optimierung sowie eine angereicherte Suchfunktion stärken das Engagement und gewährleisten die Sicherheit und den Schutz von Geschäfts- und IP-Informationen. Enterprise Search mit InfoFusion: Frei skalierbare, sichere und berechtigungsbasierte Suchanfragen für Inhalte aus unterschiedlichen Enterprise Systemen aufbauend auf Content-Analyse und personenbezogener Identifikation von Informationen (Personally Identifiable Information (PII) Identification). Das aktuelle Release der OpenText Content Suite beinhaltet außerdem eine automatische Klassifizierung für große Archivierungsprojekte, einen integrierten HTML-5-Viewer, Drag-and-Drop-E-Mail-Support, Dashboard-Reporting sowie erweiterte Compliance- und Sicherheitsfunktionen. Die Suite ist zudem mit OpenText CORE integriert. Damit wird das Teilen von Dokumenten und die externe Kollaboration in der Cloud zu einer natürlichen Erweiterung der OpenText Content Suite-Umgebung. Es ist an der Zeit, ECM zu überdenken Die OpenText Content Suite 16 (Englisch) geht weit über eine verlässliche Informationssicherheit hinaus. Mit Enterprise Search, umfassender ERP- und Analytics-Integration sowie der Verfügbarkeit in der Cloud können unsere Kunden ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Kosten senken. Die OpenText Content Suite 16 (Englisch) hat alles, was Unternehmen brauchen, um ihre Firmendaten zu kontrollieren und zu schützen. Ist dieses Ziel erreicht, lassen sich Informationsprozesse effizient digitalisieren. Erfahren Sie mehr: www.opentext.com/16 (Englisch) Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Die Zukunft der Information: Mit CEM (Customer Experience Management) die gesamte Customer Journey abbilden

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Die viel beklagte „Servicewüste Deutschland“ gehört definitiv der Vergangenheit an. Denn bei vergleichbaren Produkten in annähernd gleicher Qualität wird ein hochwertiger und engagierter Kunden-Service heute zum entscheidenden Faktor für den Erfolg. Immer mehr Unternehmen sind sich dessen bewusst und erkennen auch ihren Nachholbedarf in diesem Bereich. Laut einer aktuellen Studie gehört bei 61 Prozent der Befragten die Kundenzufriedenheit zu den Antriebsfaktoren für Investitionen in Customer Experience Technologien. Das Customer Experience Management rückt als ein wichtiger Baustein der Kundenzufriedenheit in den Fokus der Marketingmanager, die 2016 deutlich mehr in diesen Bereich investieren als noch 2015. Customer Experience Unter Customer Experience versteht man die Summe aller Erfahrungen, die ein Kunde während seiner Beziehung zu einem Unternehmen macht. Die Basis einer konsistenten Kundenerfahrung sind vereinheitlichte Kundendaten. Egal über welchen Kommunikationskanal oder welches Endgerät, das Erlebnis muss immer gleich sein. Um die Erwartungen der Kunden zu übertreffen, muss die Kommunikation anhand von Informationen oder Erkenntnissen über den jeweiligen Kunden maßgeschneidert sein. Im permanenten Kampf um Marktanteile ist genau diese Art Kundenbindung über positive Erfahrungen ein wichtiges Differenzierungsmerkmal. Für die Digitalisierung der gesamten Customer Journey benötigt Ihre Organisation eine Software, die komplexe Daten schnell verarbeiten kann. Die OpenText Experience Suite 16 wurde für genau diese Anforderungen entwickelt und beinhaltet Anwendungen für Medienmanagement (MM), Web Experience Management (WEM) und Kundenkommunikation. Mit der OpenText Experience Suite 16 (Englisch) gewinnen Sie mehr Erkenntnisse über die Customer Journey und können diese besser steuern als jemals zuvor. Und zwar an jedem Punkt der Reise und für sämtliche Assets. Sie erhalten das Werkzeug, um Markteinführungen durch bereichernde, personalisierte und interaktive Erfahrungen zu unterstützen. Neu in der OpenText Experience Suite sind unter anderem: Embedded Analytics: Mit Dashboards, die die Nutzeraktivitäten verfolgen, erhalten Sie Erkenntnisse über die in verschiedenen Kommunikationskanälen, Endgeräten oder Anwendungen genutzten Inhalte, Assets und Ereignisse. Dieses Wissen über die Nutzer erlaubt Ihnen die Bereitstellung von maßgeschneiderten Erfahrungen. Communications Center und Kompatibilität: Die neugestaltete Benutzeroberfläche (User Interface) und die verbesserte Customer Communications Management (Kundenkommunikation, CCM) Funktion bieten unseren Kunden eine noch stärkere Integration mit Cloud-basierten Customer Relationship Management (CRM) Anwendungen. Diese hochgradige Konnektivität gilt für alle Stationen der Customer Journey und für jede Art von Korrespondenz. So wird nicht nur die Kundenerfahrung optimiert und individualisiert, sondern auch die der Lieferanten und Mitarbeiter. Anpassungsfähige Medienbereitstellung: Eine flexible Lösung für die Bereitstellung von Medien in unterschiedlichen Formaten (Internet, Kiosksysteme, Tablets, mobile Endgeräten usw.) schafft Konsistenz. Ein einheitliches Multi-Channel-Markenerlebnis sorgt für stärkere Kundenbindung und schützt Ihre Marke(n). Eingebundene Widgets für OpenText WEM und MM: Automatisches Aktualisieren von Assets bei Anbindung oder Integration in andere Anwendungen. Durch einfaches Kopieren eines Einbettungscodes lassen sich Assets und Ordner auch in anderen Applikationen nutzen. Das stellt markenkonforme, konsistente Erfahrungen sicher. Integration von ECM und Communications Center CRM: Die web-basierte Generierung von Dokumenten nutzt CRM-Frontend-Daten aus Salesforce sowie Unternehmensdaten aus SAP oder OpenText Content Server. Für nahtlose Abläufe sorgt die Software von OpenText. Die Integration aller wichtigen Enterprise-Systeme Ihres Unternehmens versorgt Sie mit einer einzigen, zuverlässigen Informationsquelle. Verbesserte Benutzeroberfläche (UI) für mehr Produktivität: Durch eine individuell anpassbare Einstiegsseite und das neugestaltete Responsive HTML5-UI können sich alle Nutzer ein ihren Bedürfnissen entsprechendes Arbeitsumfeld gestalten. Die Anpassungsmöglichkeiten an das jeweilige Endgerät sorgen dabei für ein ansprechendes digitales Erlebnis. Wer in der digitalen Welt erfolgreich sein will, sollte – statt zuerst an mobile Endgeräte zu denken – die Nutzer in den Mittelpunkt seiner Überlegungen stellen. Die OpenText Experience Suite unterstützt Ihre Organisation bei der Gestaltung der Online-Präsenz und der Übermittlung ihrer Korrespondenzen. Das stärkt Ihre Online-Marketing-Strategie. Sie sind in der Lage, globale Marken zu verwalten, Social Media-Aktivitäten zu integrieren und jederzeit eine effektive Kundenkommunikation zu betreiben. Die Nutzer bleiben dabei stets Ihre oberste Priorität. Selbstverständlich sind alle Softwarepakete innerhalb des OpenText Release 16 mit den entsprechenden Analytics-Funktionen ausgestattet. Erfahren Sie mehr unter: www.opentext.com/16 (Englisch). Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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ECM erfolgreich umsetzen – die Basis: digitales Dokumentenmanagement

ECM Enterprise Content Management

Was ist ein Dokument? Noch vor wenigen Jahren wäre die Antwort darauf eindeutig ausgefallen: ein offizielles Schriftstück mit wichtigen Inhalten auf Papier, unterschrieben, notariell beglaubigt oder behördlich signiert. Als Beispiele wurden Verträge, Ausweise oder Bescheide genannt. Die digitale Transformation hat allerdings auch die Definition von „Dokument“ nachhaltig verändert. In unserer digitalen Welt ist ein Dokument die gesammelte Information zu einem Kontext, gespeichert in einer oder mehreren Dateien. Viele Dokumente existieren mittlerweile sogar nur noch digital in Datenbanken. Dass die Verwaltung und Archivierung der Dokumente damit einfacher würde, ist jedoch ein Irrglaube. Insellösungen, uneinheitliche Ablagesysteme und fehlende Namenskonventionen verwandeln ein Dokument in die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen. Eine Situation, mit der sich auch die Johanniter Unfallhilfe konfrontiert sah. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems macht die Hilfsorganisation 2011 den ersten Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen ECM (Enterprise Content Management) – und profitiert seither von schnelleren und effizienteren Arbeitsabläufen. Ein guter Anlass, sich etwas näher mit erfolgreichem ECM zu befassen und es wieder zum Gesprächsthema zu machen. Was bedeutet erfolgreiches ECM? Und wie können Sie das in der Praxis umsetzen? Die ECM-Umgebung spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle Warum wir uns damit beschäftigen sollten? Nun, in den nächsten zehn Jahren wird eine passende ECM-Umgebung in Ihrem Unternehmen eine große Rolle spielen. Nur wenn sie richtig gestaltet ist, treibt sie die digitale Transformation voran und ist Ihrer Organisation, ganz unabhängig von Ihrem Geschäftsfeld, von größtmöglichem Nutzen. In vielen Fällen entscheidet das ECM sogar zwischen Wettbewerbserfolg und dem Versinken in Bedeutungslosigkeit. Aber von Anfang an: Im Juli dieses Jahres veranstalteten wir unsere jährliche Enterprise World Konferenz. Dort wurde jede Menge an wirtschaftlichen und technischen Informationen über Hintergründe und Umsetzung von erfolgreichem ECM vermittelt. Wie jedes Mal stammten einige der besten Beiträge zu diesem Thema aus den Kunden-Sessions. Wir sprechen hier also von Leuten, die zumindest Teile der OpenText™ Content Suite (Englisch) in ihre bestehenden Systeme integriert haben. Und die damit ihren ECM-Zielen ein großes Stück näher kamen. Ihre Erfahrungen mit den Möglichkeiten, Herausforderungen und Potenzialen von ECM im Einsatz stammen also aus erster Hand. Ein perfektes Beispiel dafür ist die Immobiliengesellschaft DDR Corp (Englisch), die in der Nähe von Cleveland ansässig ist. DDR besitzt und verwaltet mehr als 10,5 Millionen Quadratmeter Verkaufsfläche in den USA. Um ihren vielen Mietern einen effizienten Service zu bieten, muss das Unternehmen eine beträchtliche Anzahl rechtsverbindlicher Dokumente verwalten. Ebenso müssen analoge oder digitale Auslöser für die Dokumentenerstellung koordiniert werden. Zusätzlich hat eine börsennotierte, eigenständig verwaltete REIT (Real Estate Investment Trust) auch noch hohe Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Beginnend mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements verlief die ECM-Entwicklung bei DDR mustergültig Dahinter stand die Vision von IT Vice President Kim Scharf, durch ECM die Produktivität aller Prozesse zu steigern. Sie leitete die mehrjährige Initiative, die das Unternehmen verändern sollte. Statt Ordnern buchstäblich durch das gesamte Bürogebäude hinterher zu jagen, verfügt das Unternehmen nun über ein adäquates digitales System. Das System erfüllt die Anforderungen von Führungskräften, Vertrieb, Rechtsabteilung, Archiv und allen Backoffice-Mitarbeitern, die mit diesen Daten arbeiten. Erfolgreiches ECM bedeutet für DDR eine papierlose Dokumentenmanagement-Umgebung, die die Effizienz fördert, optimalen Kundenservice ermöglicht und alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Kim Scharf ist überzeugt, dass die Zusammenarbeit mit OpenText einer der Gründe für den Erfolg war. Ihrer Meinung nach war es aber noch wichtiger, Menschen statt Technologie in den Vordergrund zu stellen. Deswegen wurden die Stakeholder des Unternehmens in jede Phase der Spezifikation und Implementierung eingebunden. Dazu gehörte die Unterstützung durch das Top-Management ebenso wie die Bedarfserhebung, das Changemanagement und die Schulung der Mitarbeiter. Und das ist nur einer der innovativen Ansätze dieses Unternehmens. Lesen Sie hier die ganze Story von DDR (Englisch) und erfahren Sie mehr über die digitale Transformation und Enterprise Content Management. Dieser Text wurde aus dem Englischen übersetzt.

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OpenText TeamSite 8.2 – Web-Content-Management für digitale Kundenerlebnisse

Web Content Management

Unternehmen, die online erfolgreich sein wollen, sind gefordert, ihre Kunden mit reichhaltigen digitalen Erlebnissen zu überzeugen. Mit der Zahl der Nutzer (2015 waren bereits 85 Prozent der Deutschen täglich oder fast täglich im Internet) steigt auch deren Anspruch an den veröffentlichten Content. Nichtssagende Texte und langweilige Bilder auf Websites oder Social Media-Accounts schrecken potenzielle wie Bestandskunden ab. Unternehmen müssen sich heute deutlich mehr einfallen lassen, als simple Produkt- oder Service-Informationen bereitzustellen. So überrascht Lufthansa in einer neuen Kampagne beispielsweise mit Anime-Emotionen. Zudem erfolgt der Zugriff auf das Internet heute verstärkt über mobile Endgeräte. Laut einer Umfrage von Anfang 2016 surfen bereits 43 Prozent der Deutschen mit dem Smartphone. Es ist also einerseits wichtig, dass Sie packenden Content kreieren. Andererseits müssen Sie diesen geräte-übergreifend in allen digitalen Kommunikationskanälen (Website, Social Media, diverse Plattformen, E-Mail) veröffentlichen. Nur so erzeugen Sie digitale Erlebniswelten, die Ihre (potenziellen) Kunden überzeugen und an Ihre Organisation binden. OpenText unterstützt Sie bei dieser Aufgabe und legt mit TeamSite 8.2. ein Update vor, das Ihnen dabei hilft, Ihr Kundenerlebnis im Web kontinuierlich zu verbessern. Optimieren Sie Ihre digitalen Kundenerlebnisse mit OpenText™ TeamSite Wir freuen uns, Ihnen die neueste Version von OpenText TeamSite präsentieren zu dürfen: TeamSite 8.2. TeamSite (Englisch) ist eine moderne, dynamische und flexible Web-Content-Management-Plattform, die es Marketing-Fachleuten erleichtert, überragende digitale Erlebniswelten für ihre Kunden bereitzustellen und kanalübergreifend zu managen – vom Webauftritt über mobile Endgeräte, E-Mails und Social Media bis hin zu E-Commerce-Plattformen und Portalen. Über eine einzige, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche lassen sich Inhalte erstellen, testen und anpassen, Rich Media-Inhalte managen, Websites und Smartphone-Apps gestalten und Inhalte auch gleich veröffentlichen. Mehr über die Neuerungen in TeamSite 8.2 erfahren Sie in unserer SlideShare-Präsentation (Englisch) und im weiteren Text. Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen auch per E-Mail an teamsite.mediabin@opentext.com zur Verfügung. Höhere Konversionsraten und mehr Produktivität mit Website-Tests Die OpenText Management Plattform für digitale Erfahrungen TeamSite 8.2 ist jetzt noch besser an die Bedürfnisse von Marketing-Managern angepasst. Sie trägt zur Umsatzsteigerung bei und sorgt zudem für mehr Produktivität. Mit TeamSite 8.2 optimieren Sie den Dialog mit ihren Kunden und erleichtern Ihren Content-Redakteuren, Autoren und Web-Teams die Arbeit. Conversion Rate steigern durch Tests zur Website-Wirkung TeamSite 8.2 ist mit OpenTextTM Optimost (Englisch) integriert. Damit sind Sie in der Lage direkt in OpenText eStudio zu experimentieren und sich die Testberichte anzeigen zu lassen. Passen Sie Text- und Gestaltungselemente in bereits mit TeamSite veröffentlichten Websites (Web oder mobil) an. Optimieren Sie Ihre Site durch Experimente. Aus den Testberichten erfahren Sie, welche Version die besten Geschäftsergebnisse erzielte. Nutzen Sie dieses Wissen, um Konversionsraten und Umsätze zu steigern. Von noch flexibleren TeamSite-Vorlagen profitieren Es ist nun noch einfacher, Webseiten zu erstellen und anzupassen. Ihr Web-Team vergeudet keine Zeit mehr mit der Erstellung neuer Vorlagen bei jeder noch so kleinen Abweichung vom Standard. Vorlagen lassen sich flexibel gestalten, indem Komponenten als „Platzhalter“ definiert werden. Diese können dann bei Bedarf gegen andere Komponenten-Typen ausgetauscht werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Vorlage mit einem Header, einem Bild und einem zweispaltigen Textbereich, wollen das Bild aber gegen ein eingebettetes Video austauschen. Ab sofort können Sie Ihr Bild einfach durch eine andere Art von Content ersetzen, in unserem Beispiel Video. Mit anpassbaren Vorlagen sind Sie in der Lage, neue Webseiten noch schneller zu erstellen, ohne wegen jeder kleinen Layout-Änderung bei Ihren Webdesignern anklopfen zu müssen. Web- und Mobile-Content mit Thumbnail-Vorschau erkennen Schlechtes Gedächtnis? Kein Problem! In eStudio erzeugen Websites, mobile Seiten und Vorlagen jetzt automatisch Vorschaubilder. Diese dienen als optische Orientierungshilfe um vorhandene Projekte schneller zu identifizieren. Sie müssen sich also keine Dateinamen mehr merken, um das Gesuchte zu finden. Den Kriterien entsprechende Inhalte automatisch veröffentlichen Das Veröffentlichungs-Feature berücksichtigt jetzt sämtliche spezifischen Kriterien, die für die Komponenten Ihrer Webseite oder Vorlage definiert wurden. Die Funktion erkennt, welche Inhalte den Kriterien entsprechend könnten – beispielsweise bestimmte Bilder. Der Content wird automatisch ausgewählt und entsprechend der Auswahlkriterien und aller Abhängigkeiten veröffentlicht. Sie müssen also nicht mehr jeden auf veröffentlichte Webseiten abgestimmten Content manuell einstellen. Mit diesem Update sparen Sie eine Menge Zeit beim Veröffentlichen von Inhalten – und können gleichzeitig sicher gehen, dass Sie keine Seite versehentlich vergessen. Ganz einfach neue Hybrid-Apps erstellen Ab sofort können Sie eine Hybrid-App (mobile Apps, die auf mehreren Betriebssystemen laufen) direkt aus dem vorhandenen Quellcode erstellen. Nutzen Sie dafür entweder eine mit TeamSite erstellte Website oder einen Unterordner davon (zum Beispiel die Microsite einer Kampagne). Hybrid-Apps lassen sich noch einfacher erstellen: Geben Sie dazu die URL einer beliebigen aktiven Website ein (es spielt keine Rolle, ob diese mit TeamSite erstellt und veröffentlicht wurde oder nicht), und kreieren Sie so eine neue App, die auf den Inhalten dieser Website beruht. Nur fürs Protokoll: Natürlich können Sie bei der Erstellung von Apps weitere Optionen (Zusatzprogramme oder Programmteile) für iOS und Android sowohl IPA (iPhone Application Archive, Dateiformat für iPhone-Apps) als auch APK (Android Application Package, Dateiformat für Android-Apps) auswählen. Mit diesen Optionen können Sie vorgefertigte Apps direkt herunterladen, installieren und Zeit sparen – Sie (oder ein Entwickler) müssen nicht jede App manuell erstellen. Testverfahren für mobile Anwendungen beschleunigen Die Liste von Inhalten, die vor der Veröffentlichung oder vor einem Update getestet und überprüft werden muss, ist in jedem Unternehmen lang. Wir wollten es Ihren Test-Teams einfacher machen und dafür sorgen, dass keine Zeit mehr auf Endgeräte verschwendet wird, die Ihre Organisation ohnehin nicht unterstützt. Deshalb haben wir den Emulator für mobile Endgeräte aktualisiert – eine virtuelle Umgebung, die die Bedingungen eines bestimmten Geräts nachbildet, sodass Inhalte für verschiedene Endgeräte auf ein und demselben Computer als Vorschau angezeigt und getestet werden können. Ihr Team kann jetzt festlegen, welche Endgeräte es im Emulator sehen will. Durch diese Erweiterung wird das Testverfahren für mobile Anwendungen deutlich beschleunigt, da nur noch die unterstützten Endgeräte geprüft werden. Content in einer Ordnerstruktur betrachten Wenn Sie TeamSite bevorzugt über eine Ordnerstruktur bedienen, haben wir gute Nachrichten für Sie. Zusätzlich zu der namensbasierten Content-Ansicht von TeamSite 8.0 und 8.1 können Inhalte nun auch in einer Ordnerstruktur angezeigt werden. Darüber hinaus können die Ordner auch nach Seiten, Vorlagen, Apps usw. durchsucht werden. Egal wie Sie es angehen wollen – Sie finden das, was Sie suchen, nun auf Ihrem bevorzugten Weg. Versionsverlauf in Experience Studio nachverfolgen Ab sofort können Sie den Versionsverlauf aller Dateien für Web- und mobile Apps schon in Experience Studio nachverfolgen. Das betrifft unter anderem Seiten, Vorlagen, Rohdaten und Anforderungs-Artefakte (alte Dokumente oder Quellcodes). Im Versionsverlauf werden alle Versionen der ausgewählten Datei oder Seite angezeigt, damit Sie die Unterschiede zwischen Entwurf, vorgelegter Version und veröffentlichter Endversion nachvollziehen können. Die verschiedenen Versionen können in der Vorschau betrachtet und Änderungen rückgängig gemacht werden. Die ausgewählten Dateien zeigen Details wie Versionsnummer, Zeit und Datum der Vorlage (für Tests) oder Veröffentlichung und den jeweiligen Bearbeiter an. Von dieser Funktion profitieren besonders Unternehmen in stark regulierten Branchen oder mit strengen Vorgaben für die Archivierung von Daten. Lokalisierte Inhalte unkompliziert durchsuchen Das Monitor Localization Dashboard ist übersichtlich, lässt sich unkompliziert durchsuchen und kann direkt aus eStudio aufgerufen werden. Die Anzahl der Tabs wurde reduziert, damit Ihr Team schneller navigieren und gesuchte Dateien leichter finden kann. Andere Erweiterungen TeamSite 8.2 verfügt noch über einige zusätzliche Erweiterungen: In eStudio lassen sich die Workflows jetzt an die Geschäftsprozesse Ihrer Organisation anpassen. Mit der Experience Suite kann der Zugriff der Benutzer auf bestimmte Bereiche Ihrer Website eingeschränkt werden. Im Gegenzug kann Ihre Organisation auf mehrere Online-Shops gleichzeitig zugreifen. Der TeamSite Administration Guide zeigt, wie auch Non-Root-User (Nutzer ohne umfassende Administratoren-Rechte) eine Linux-Installation durchführen können. Erweiterungen bei den Gestaltungsmöglichkeiten für Layouts. Ab sofort können die Nutzer Bereiche, Zeilen und Spalten über indexbasierte Pseudo-Selektoren von Standard-CSS3 (Programmierstandard für Oberflächen von Web- und mobilen Apps) auswählen. Alle damit verbundenen Designs werden im Vorschau- und Bearbeitungs-Modus angezeigt. Ebenfalls in dieser Funktion enthalten ist ein Page/Body-Wrapper (Programm-Container, der die Darstellung und Seitenränder einer Website festlegt) mit dem die Nutzer Vorlagen für die gesamte Website hinzufügen können. Technischer Support Unsere umfassende Unterstützung technischer Standards beinhaltet: Java: Das Java 8 Runtime Environment (Programmierumgebung) wird nun auch in TeamSite OpenDeploy, LiveSite und Search unterstützt. Tomcat: Tomcat 8.0.36 (ein Open-Source-Webserver) wird nun zusätzlich in LiveSite unterstützt. OpenSSL: OpenSSL ist eine freie Sicherheits-Software für Netzwerkprotokolle und Verschlüsselung. Die Komponenten von TeamSite 8.2 sind auf einer Linux-Installation automatisch mit OpenSSL 1.0.1e verbunden. Grundsätzlich werden aber alle OpenSSL 1.0.x Standards unterstützt. Unter Windows verbindet sich TeamSite 8.2 mit OpenSSL 1.0.2.e. Jetzt haben Sie einen ersten Überblick über die neuen Funktionen von TeamSite 8.2. Dieser Text wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Wie Sie mit der Extended ECM Platform Geschäftsprozesse produktiver gestalten

ECM

Die Ursprungsidee von Enterprise Content Management (ECM) klang vielversprechend. Als Universallösung für Geschäftsprobleme versprachen sich Organisationen und Top-Manager mehr Entscheidungsfreiheit für das Speichern und Strukturieren von Unternehmensdaten, Klarheit in der Zuweisung und Regelung von Nutzerrechten, Absicherung für Aufbewahrungsfristen und – am wichtigsten – Kontrolle über diese Daten im historischen Verlauf. Aber es gibt eine Kehrseite der Medaille. Anwender fühlten sich durch all die neuen Regeln eingeschränkt, und das wirkte sich negativ auf ihre Motivation aus. Sie hatten Probleme ihre Arbeit zu erledigen und waren irritiert durch komplexe Metadaten und Klassifizierungsanforderungen. Sensible Informationen mit externen Systemen zu teilen wurde zu einer enormen Herausforderung. Noch entscheidender: Viele Mitarbeiter reagierten nicht gerade positiv auf die ständigen Systemwechsel. Ihre Arbeit – egal ob im Vertrieb, HR, Engineering oder anderswo – erledigten sie nach wie vor in einer fachspezifischen Anwendung, bevor in das ECM-System gewechselt wurde, um Dokumente zu speichern oder nach Dokumenten zu suchen, die für den Arbeitsablauf wichtig waren. Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Systemen führt zu unstrukurierten Daten Jener Mitarbeiter also, die Unternehmen eingestellt hatten, um selbstmotiviert Probleme zu lösen und kritisch zu hinterfragen, taten wofür sie engagiert waren: Sie fanden Alternativen, um ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen. Sie entwickelten maßgeschneiderte Add-on-Applikationen, um gängige Prozesse einfacher abzuwickeln. Währenddessen entstanden ganze Industriezweige für Enterprise Resource Management (ERP) oder Engineering Document Management (EDM). Dennoch wechselten die Nutzer ständig zwischen verschiedenen Systemen, um unterschiedliche Teilaspekte ihrer Aufgaben zu erledigen – oft um diverse Schritte in ein und demselben Prozess auszuführen. Das Ergebnis? Ein inkonsistent genutztes ECM-System und unstrukturierte Daten, die unorganisiert und unproduktiv auf verschiedensten – häufig nicht kontrollierten – Insellösungen existierten. Ein Regisseur würde an dieser Stelle rufen: „Cut!“ und die Szene wechseln. Was wäre, wenn Unternehmen sich ein Herz fassen und ECM – als Rückgrat für unstrukturierte Daten – mit den vorhandenen Schlüssel-Applikationen in ihrem Unternehmen kombinieren würden? Sie erhalten Extended ECM – einen leistungsstarken Motor für die digitale Transformation. Mit Release 16 (Englisch) schließt OpenText diese Marktlücke und bringt die Extended ECM Platform auf den Markt. Sie ermöglicht auf einzigartige Weise die Integration der Content Suite Platform mit JEDEM anderen System. OpenText bietet zudem Out-of-the-Box-Lösungen für alle gängigen und führenden Business-Applikationen wie SAP® ERP, Oracle® E-Business Suite, OpenText Extended ECM for Salesforce® und Microsoft® SharePoint®. Mit der Extended ECM Platform können Firmen ihr ECM-System mit so vielen weiteren Applikationen verbinden wie gewünscht und erforderlich, auch wenn dafür derzeit noch kein Standard-Angebot vorliegt. Extended ECM erlaubt dem Anwender in seiner vertrauten und bevorzugten IT-Umgebung zu arbeiten Trotzdem hat er mühelos Zugang zu unstrukturierten Daten, die er benötigt, um ungehindert seine Arbeit zu erledigen. Metadaten werden automatisch herangezogen und von unstrukturierter in strukturierte Information gewandelt. Kein Suchen, kein Systemwechsel und keine Workarounds. Mitarbeiter arbeiten effizienter, Prozesse laufen einheitlicher – es entsteht eine wahrhaftig „Einzige Quelle der Datenwahrheit“. Und wie immer das Beste zum Schluss: Die Einführung kann Schritt für Schritt erfolgen. Unternehmen können Prozesse nacheinander und je nach Priorität integrieren und so auf ihren bereits erzielten Arbeitsergebnissen aufbauen. Extended ECM nutzt dazu eine Template-Mechanik, die es erlaubt Geschäftsprozesse mit den zugehörigen Informationen und Dokumenten anzureichen. Sie müssen mit ihrer Arbeit also nicht komplett von vorne beginnen. Wir finden: es ist an der Zeit ihre ECM-Strategie zu überdenken und in Zukunft leichter und besser zu arbeiten. OpenText™ Extended ECM Platform unterstützt Sie dabei. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Was für eine ECM-Lösung in der Cloud spricht

ECM-Lösung

Globale Unternehmen müssen wettbewerbsfähig bleiben und kontinuierlich an der Verbesserung der Kundenerfahrung arbeiten. Die Schlüssel zum Erfolg moderner Firmen, die den Anforderungen ihrer Stakeholder gerecht werden wollen, sind Skalierbarkeit, Flexibilität und Agilität. Zu den wichtigsten Aufgaben, auf die sich Unternehmen heute konzentrieren, gehört die Rund-um-die-Uhr-Bereitstellung von unternehmensrelevanten Informationen an alle Beteiligten – Mitarbeiter, Partner und Kunden. Bei ihren Strategien für Enterprise Content Management (ECM) setzen die globalen Player zunehmend auch auf die Cloud. Die Ausweitung von ECM in die Cloud, hybride Cloud-Szenarien und Cloud-to-Cloud-Implementierungen ist der nächste Schritt auf dem Weg zu einer digitalen Transformation, die sicherstellt, dass Informationen von jedem Standort aus verfügbar, zugänglich und teilbar werden. Wenn Sie Ihr ECM in der Cloud bereitstellen (Englisch), sorgen Sie dafür, dass interne wie externe Teams rund um den Globus jederzeit ungehindert auf Ihren Content zugreifen können. Ihr Unternehmen wird agil und flexibel – und Sie sparen Kosten. Unsere Kunden diskutieren bei der Erwägung der Cloud oder einer hybriden Cloud-Lösung über die oben genannten Vorteile Wie ein Sprecher der Flughafenbehörde des Großraums Toronto – GTAA (Englisch) erklärt: „Mit dem Schritt in die OpenText Cloud stehen uns eine ganze Reihe zusätzlicher Optionen zur Verfügung – von neuen Dienstleistungsangeboten über schnellere Upgrades bis hin zur Einführung neuer Technologien. Wir konnten nachweisen, dass wir in der Cloud Kosten sparen. Aber das ist noch nicht alles: Wir profitieren auch von den Innovationen im Bereich Informations-Management, die die Cloud ermöglicht.“ In einer aktuellen Studie der AIIM (Association of Information and Image Management, Englisch) wurde ermittelt, dass fast Dreiviertel aller Unternehmen, die sich für die Cloud entschieden haben, Kosten sparen. Viele Umfrageteilnehmer erklärten jedoch, dass dieses Einsparpotenzial nicht der einzige Grund ist, der für die Cloud spricht. Die AIIM-Studie zeigt zudem, dass das Vertrauen in Cloud-Applikationen steigt. 73% der Befragten gehen davon aus, dass Cloud-Provider einen höheren (48%) oder ähnlichen (27%) Sicherheits-Level aufweisen, wie ihn ihre standortbasierten Managed Services bieten. In dem AIIM-Report Harness the Power of the Cloud to Amplify the Value of Enterprise Content Management (Englisch) finden Sie weiterführende Statistiken und Insights, die Ihnen dabei helfen, die Cloud in puncto ECM zu evaluieren. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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Der Aufstieg der Maschinen

OpenText Core

Das Skynet aus den Terminator-Filmen und OpenText Core sind sich auffallend ähnlich, wie ich erst kürzlich festgestellt habe. Müssen wir uns deswegen Sorgen machen? Ich mag die Terminator-Filme und ihre spannende Darstellung einer atemberaubenden Zukunftstechnik. Die Vorstellung, dass physische und von einem Zentralrechner gesteuerte Maschinen sich irgendwann gegen die Menschheit wenden, ist tatsächlich furchteinflößend. Als überzeugter Technologie-Fan finde ich es andererseits faszinierend, über die Technologie, die hinter den „wildgewordenen“ Maschinen steckt, nachzudenken und sie mit unserer aktuellen Situation zu vergleichen. In diesem Blog-Beitrag untersuche ich (nur zum Spaß) einige der Parallelen zwischen dem fiktiven Skynet und dem sehr realen OpenText Core. Skynet vs. OpenText Core In den Terminator-Filmen ist das Skynet ein globales digitales Verteidigungsnetzwerk, das sich irgendwann seiner selbst bewusst wird und einen Atomkrieg auslöst. Schon darin unterscheidet es sich deutlich von OpenText Core, mit dem geschäftliche Nutzer auf Informationen zugreifen, sie verwalten, teilen und mit anderen gemeinsam bearbeiten können – und zwar von jedem beliebigen Gerät aus. Bedrohlich könnte OpenText Core also nur dann werden, wenn man das alte Sprichwort „Wissen ist Macht“ wirklich sehr, sehr ernst nimmt. Stellen Sie sich die Unmenge gesammelten Wissens vor, die anfällt, wenn hunderttausende Menschen unternehmenskritische Informationen in ein zentrales System wie OpenText Core hochladen. Welche Geheimnisse könnten uns in diesem System erwarten? Und welche Macht könnte ein Mensch oder eine Maschine erlangen, wenn er/sie die Fähigkeit besitzt, auf dieses Wissen zuzugreifen und einen Nutzen daraus zu ziehen? In der realen Welt bezeichnen wir diese Fähigkeit übrigens als „Analytics“ – und diese ist heute (und in Zukunft vielleicht noch viel mehr) ein besonderer Schwerpunkt für uns und unsere Kunden. Stetige Weiterentwicklung Wie T1000, der Terminator aus Flüssigmetall, der von der Vorgängergeneration der T800-Terminatoren in Gestalt Arnold Schwarzeneggers lernte, entwickelt sich auch OpenText Core stetig weiter. Diese Entwicklung basiert auf dem geballten OpenText-Know-how aus mittlerweile 25 Jahren Marktführerschaft in Sachen Information Governance und Compliance. Core ist nahtlos in die OpenText Content Suite integriert. OpenText Core wurde als cloud-basierter ECM-Dienst der nächsten Generation von Grund auf neu konzipiert und wird – auch auf Basis des Feedbacks aus Nutzerforen – ständig weiter entwickelt. Das stellt sicher, dass unsere Informations-Management-Lösung immer besser wird. Core ist erst seit einem Jahr verfügbar und wurde bereits mit 12 Updates aufgerüstet, die seine Leistungsfähigkeit erhöhen. Kaum kaputtzukriegen Wenn menschliche Widerstandskämpfer (oder – was eher wahrscheinlich ist – eine Naturkatastrophe) es schaffen würden, zum Ursprung von OpenText Core zu gelangen und ihn zu zerstören, würden sie eine ziemliche Enttäuschung erleben. Core würde nämlich einfach weitermachen wie bisher. Zerstört man einen Netzwerkknoten, dann wird der sofort „geheilt“ (ähnlich wie bei den Flüssigmetall-Terminatoren). Im Falle von Core wird einfach die Hardware physisch dupliziert und an mehreren Standorten installiert; daher können bei Ausfall eines Knotens die Daten und deren Verwaltung einfach und nahtlos auf einem anderen Knoten weiterlaufen. Core war noch nie offline. Core besitzt die Fähigkeit zur Selbstreparatur und ist immer verfügbar. PS: Um Ihnen die Mühe zu ersparen, die Fehler in meinen Argumenten ausführlich zu kommentieren, möchte ich an dieser Stelle gleich selbst auf ein paar Widersprüche hinweisen: Keine Angst – es ist wirklich unmöglich für einen „Einzeltäter“ (ob Mensch oder Maschine), auf alle in Core gespeicherten Informationen zuzugreifen. Die Daten sind sicher verschlüsselt und werden für alle Kunden an vollständig voneinander getrennten, dezentralen Speicherorten verwaltet. Eine Künstliche Intelligenz würde es also nicht leicht haben, das gesammelte Wissen der Menschheit daraus zu beziehen. Und wie wir alle wissen, eignen sich die im Internet verfügbaren Informationen sowieso viel besser dazu, den Maschinen die notwendigen Mittel im Kampf gegen die Menschheit an die Hand zu geben. Core dient geschäftlichen Zwecken. In den Informationen, die sich darin finden, geht es also eher um Unternehmenswissen und geistiges Eigentum als um Fragen der Landesverteidigung. Die gemeinsamen Anstrengungen der Marketingabteilung von Firma X würden das Überleben der Menschheit wohl kaum gefährden. In der Filmreihe begann für die Menschen alles schiefzugehen, als Skynet am 29. August 2003 Selbstbewusstheit erlangte. Ich habe zwar keine Ahnung, wann Core dieser wichtige Schritt gelingen wird (im Entwicklungsplan findet sich jedenfalls nichts darüber), aber vielleicht hat unser Unternehmen dieses Leistungsmerkmal ja auch nur für die Enterprise World im Juli 2016 zurückgehalten. Wer weiß … Ja, OK, in meiner Argumentation mögen sich ein paar logische Fehler verbergen – aber das war ja auch alles nicht so furchtbar ernst gemeint. Schließlich wissen wir alle, dass OpenText Core nie zu derartigen Dingen fähig sein wird. Oder? Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

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