EDI im Mittelstand

Die Lösung liegt in der Cloud

Große Unternehmen nutzen EDI schon lange zur Integration ihrer komplexen, eine Vielzahl von Lieferanten und Kunden umfassenden Prozesse. Mittelständische Unternehmen haben sich oft nur auf Druck großer Abnehmer damit beschäftigt. Angesichst der größer gewordener Unsicherheit im internationalen Warenverkehr zeigt sich jedoch, wie hilfreich die Automatisierung von Prozessen über EDI-Plattformen ist.

Die Automobilbranche und der Lebensmitteleinzelhandel waren Vorreiter bei der Einführung von EDI (Electronic Data Interchange) in Deutschland. In diesen Branchen sahen die großen Unternehmen als erste, welche Vorteile es hat, wenn wichtige Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferbestätigungen mit Partnern, Lieferanten und Kunden automatisiert und in einer festen Struktur ausgetauscht werden. Das ist kein Zufall: Diese beiden Branchen sind offenbar auch diejenigen, die am meisten davon profitieren, wenn Waren Just-in-Time und Just-in Sequence – also zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge – in der Produktion oder im Ladengeschäft eintreffen. Sie drängten daher bei ihren Lieferanten darauf, sich an ihre Systeme anzubinden.

Absatz- und Beschaffungsprozesse – also die Interaktion mit Kunden und Lieferanten – lassen sich aber nur dann zuverlässig automatisieren, wenn der dazu erforderliche Daten- und Informationsaustausch standardisiert ist. Ohne solche Standards ist der menschliche Eingriff unerlässlich. Der kostet aber jedes Mal wertvolle Zeit und stellt eine Fehlerquelle dar. Viele Mittelständler gingen diesen Schritt gezwungenermaßen – machten aber keine guten Erfahrungen damit: Die manuelle Anbindung ist mühsam, aufwändig und zumindest zu Anfang oft fehlerbehaftet.

Manuelle EDI-Integrationen: mehr Nachteile als Vorteile

Im Mittelstand fehlen in der Regel personelle Ressourcen, um eine EDI-Anbindung für neue Lieferanten oder Kunden kurzfristig einzurichten. Das haben nicht zuletzt die teilweise nachhaltig gestörten Lieferketten während der COVID-Pandemie gezeigt. Für jeden neuen Geschäftspartner jeweils eine individuelle B2B-Integration zu implementieren und diese zu unterhalten ist für den Mittelstand schlicht zu aufwändig und zu teuer. Außerdem mangelt es am speziellen Know-how für die Integration – nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im Betrieb. Nicht zuletzt müsste bei einer individuellen EDI-Integration auch das Gegenüber mitziehen. Großkonzerne können ihren Lieferanten hier die Konditionen vorschreiben, dem Mittelstand untereinander ist das kaum möglich. Für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung würde damit also eine weitere Hürde aufgebaut.

Integration als Service: schneller, einfacher, billiger

Mittelständische Unternehmen brauchen jedoch nicht auf die Vorteile der B2B-Integration zu verzichten. Mit OpenText Managed Services-Foundation steht ihnen eine Plattform zur Verfügung, die ihnen die Vorteile moderner EDI-Services in der Cloud als Teil des B2B-Netzwerks OpenText Trading Grid™ zur Anbindung an Kunden, Lieferanten und Logistikpartner weltweit bietet. Die Funktionsweise ist mit der einer Drehscheibe für Lokomotiven vergleichbar. Die Analogien zum Datenverkehr im digitalen Business sind offensichtlich: Entscheidend ist die Größe der Drehscheibe und die Anzahl der verfügbaren Gleise – respektive EDI-Anbindungen. Die OpenText MS-Foundation bietet schon standardmäßig die Anbindung an das große B2B-Partnernetzwerk von OpenText sowie Unterstützung für eine große Vielfalt an Standard-Formaten und Kommunikationsprotokollen. In vielen Fällen reichen diese bereits aus. Für das Unternehmen fällt also wenig Integrationsaufwand an. Bei weiteren Anforderungen können Unternehmen über Self-Services schnell und unkompliziert neue Partner hinzufügen. Gleichzeitig müssen sie nicht auf die Expertise und persönlichen Support verzichten. So bekommt nicht nur jeder Kunde seine Integration, sondern das Business-Netzwerk wächst auch stetig bedarfsgerecht weiter.

Genauso kontinuierlich baut OpenText die vorgefertigten Adapter für ERP-Systeme und andere Applikationen aus. Dazu gehören bereits SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite sowie viele weitere Anwendungen. Ein wachsendes Set an Self-Service-Tools sorgt für immer weiter zunehmende Flexibilität. Die Kosten liegen zwischen 20 und 40 Prozent unter denen der Integration in Eigenverantwortung, die Zeit zur Anbindung neuer Partner kann auf ein Viertel der Zeit reduziert werden, die in Eigenregie erforderlich wäre. Weitere Vorteile wie die schnelle, unkomplizierte und standardkonforme Nutzung zusätzlicher Services wie etwa E-Invoicing sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

OpenText MS-Foundation: EDI-Booster für den Mittelstand

Kein Zweifel: Die EDI-Services der OpenText MS-Foundation sind dem Mittelstand eine große Hilfe bei der weiteren Digitalisierung. Sie erlauben es, interne Prozessoptimierung und -automatisierung auf die Beziehung zu Lieferanten und Kunden auszudehnen – schnell, standardisiert und flexibel. Damit unterstützen sie klassische Geschäftsbeziehungen ebenso wie neue Geschäftsmodelle. Mit über 33.000 Kunden, einer Million angebundener Partner und 1.000 Out-of-the-Box-Integrationen zu verschiedensten Applikationen hilft OpenText Managed Services-Foundation gerade dem Mittelstand, sich schnell und flexibel zu vernetzen – ohne dafür umfangreiches Know-how oder qualifiziertes Personal aufbauen zu müssen.

Mehr Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Webinar am 28. 04. um 10 Uhr: „Keine Angst vor EDI in der Cloud“. Mehr erfahren Sie auf unserer Webseite.

Andre von de Finn

André beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit der Digitalisierung und Optimierung von Purchase-to-Pay sowie Order-to-Cash Prozessen. Er verfügt über umfassende Erfahrung im Umfeld des elektronischen Datenaustauschs, insbesondere in Bezug auf e-Invoicing und die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen. In seinem Blog berichtet er über Trends, Innovationen und gesetzliche Änderungen in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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