ECM und akkurates Dokumentenmanagement sind der Schlüssel zur Kontrolle von technischen Dokumentationen

Schätzungen zufolge muss das durchschnittliche Unternehmen jedes Jahr 800 Stunden Ausfallzeit (in Englisch) verkraften. Da eine Ausfallzeit von einer Stunde bis zu 540.000 US Dollar (in Englisch) kosten kann, können Ineffizienzen und Verzögerungen bei Wartungsarbeiten sehr gefährlich werden. Um diese Risiken zu minimieren, ist es unerlässlich, bei Bedarf immer die korrekten Informationen zur Verfügung zu haben.

Die Anlagenoptimierung ist in vielen Branchen ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens. Eine akkurate und aktuelle technische Dokumentation ist unerlässlich. Diese muss schnell und einfach zugänglich sein. Sie unterstützt einen sicheren und effizienten Betrieb, Wartung, Reparatur und Austausch von Anlagen und Einrichtungen. Dies bleibt für viele Unternehmen eine Herausforderung. Was können Sie also tun, um das Dokumentenmanagement in Ihren technischen Prozessen zu verbessern?

Schlechtes Dokumentenmanagement für Engineering erschwert die Wartung

Für die meisten Unternehmen hat sich die Dokumentation über ihre Bestände über Jahre hinweg aufgebaut. Die Informationen für eine bestimmte Anlage werden zwischen SAP Plant Maintenance (PM) und Product Lifecycle Management (PLM) Systemen, GIS, Dateiservern, Maildiensten, Legacy-Systemen und Papierarchiven ausgetauscht.

Schlimmer noch, verschiedene Abteilungen und Fachbereiche haben einen eigenen Informationsspeicher aufgebaut. Wenn so viele Informationen in verschiedenen Silos im gesamten Unternehmen gesammelt werden, sieht sich das Wartungspersonal oftmals mit unvollständigen, ungenauen oder veralteten Unterlagen konfrontiert.

Dokumentenmanagement für ingenieurswese
Technische Dokumentationssilos innerhalb eines typischen Unternehmens

 

Eine schlechte Dokumentation führt zu Ineffizienz, Kosten und Risiken im Wartungsprozess. Wenn Sie dies vermeiden wollen, müssen Sie die Kontrolle über Ihre technischen Informationen übernehmen. Es gibt zwei wesentliche Elemente:

Zentralisierte Informationsverwaltung mit einer Dokumentenmanagement-Lösung

Der erste Schritt besteht darin, alle Informationssilos in einem zentralen Content Repository zu integrieren und zu konsolidieren. Dieses System kann die Datenintegrität und -sicherheit durchsetzen. Es ermöglicht Ihnen, für jeden Inhalt eine „Single Version of the Truth“ zu liefern und gleichzeitig einen unternehmensweiten Standard für die Anlagendokumentation einzuführen.

Zugriff auf Unternehmensinformationen über xECM for Engineering

Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Unterlagen aktuell, korrekt und zuverlässig sind. Sie müssen in der Lage sein, den Zugriff auf nur die jeweils gültigen Versionen zu beschränken. Das System muss sicherstellen, dass alle Änderungen systematisch und strukturiert durchgeführt werden. Alle Rechte und Sicherheitsbestimmungen müssen rigoros durchgesetzt werden. Und schließlich müssen die Informationen überall und jederzeit schnell verfügbar sein. Der Zugriff gilt auch für autorisierte Partner und Auftragnehmer. Dies alles leistet eine Dokumentenmanagement-Lösung.

Die Vorteile von xECM for Engineering

OpenText™ Extended ECM (xECM) for Engineering ist eine der umfassendsten und am weitesten verbreiteten Plattformen für Engineering und Asset Information Management. Die Lösung bietet ein zentrales, verbindliches Repository für die Speicherung und Kontrolle von technischen Dokumenten und Arbeitsprozessen. Mit der Lösung können Sie technische Informationen, Arbeitsprozesse und Risiken über den gesamten Lebenszyklus von Anlagen und Wartungsaktivitäten effizient kontrollieren.

Erhältlich als zwei Lösungen – xECM for Engineering Capital Projects und xECM for Engineering SAP PM Maintenance and Operations – deckt es den gesamten Lebenszyklus einer Anlage ab.

xECM for engineering
OpenText xECM for Engineering deckt den gesamten Lebenszyklus einer Anlage ab

 

Die Lösung für die Instandhaltung unterstützt eine breite Palette von Dokumenten. Dazu gehören unter anderem die Bestandsdokumentation, das Change Management und die Dokumentation der Instandhaltungsausführung, die alle wichtigen Wartungs-, Inspektions-, Reparatur- und Betriebsprozesse unterstützen. Sie liefert eine nachvollziehbare und umfassende Dokumentation von Benachrichtigungen, Serviceaufgaben und der Ausführung von Arbeitsaufträgen.

xECM for Engineering ermöglicht eine effiziente und sichere Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams und Lieferanten. Die nahtlose Integration mit SAP Plant Maintenance (PM) und Project System (PS) stellt sicher, dass alle Anlagen- und Instandhaltungsdaten stets aktuell und genau sind.

FasTrak für die Instandhaltung: Vorsprung durch Best Practice

Die leistungsstarken Engineering- und Asset-Information-Management-Funktionen von xECM for Engineering können für Ihre Instandhaltungsaktivitäten von großem Nutzen sein. Ein neuer Service von OpenText, FasTrak for Engineering and Plant Maintenance (in Englisch), ermöglicht es OpenText-Kunden, von Best Practice-Konfigurationen zu profitieren und die Bereitstellung des Produkts in der kundenseitigen Organisation zu beschleunigen.

Zu den Best Practice-basierten Konfigurationen gehören:

  • Dokumentation von Wartungs-, Inspektions- und Reparaturleistungen: Aufbau eines zentralen Repositorys für die Dokumentation von Benachrichtigungen, Serviceaufgaben und der Ausführung von Arbeitsaufträgen
  • Projekte zur technischen Instandhaltung: Ermöglicht die sichere und effiziente Zusammenarbeit mit Auftragnehmern
  • Geprüfte technische Unterlagen: Verwaltung von Dokumenten wie Bestandszeichnungen oder Standardarbeitsanweisungen (SOPs) während ihres Revisionslebenszyklus und bei Änderungen
  • Berichtswesen: Nachverfolgung von Vollständigkeit, Qualität und Genauigkeit aller geprüften technischen Unterlagen
  • Document Workspaces with SAP integration: Synchronisieren jedes technischen SAP-Objekts – wie FLOC, EQUI, WorkOrder TaskList und Benachrichtigung – als Document Workspace

Der FasTrak-Service wurde für eine schnelle Bereitstellung und Skalierung in Ihrem Unternehmen entwickelt.

Wenn Sie mehr über die Dokumentenmanagement-Lösungen xECM for Engineering oder FasTrak for Engineering and Plant Maintenance erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Weitere Informationen zu xECM finden Sie auf unserer Webseite . Zudem wurden bereits diverse Blogs zu xECM veröffentlicht sowie diverse Webinare zu dem Thema veranstaltet.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

 

Jenny Victor

Jenny leitet das Produktmarketing für das Business Process Management bei OpenText. Als Vordenkerin verantwortet sie unter anderem die Nachrichten, Vermarktung und Produkteinführungen zu OpenText Process Suite.

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