EDI-Glossar: Was ist WebEDI?

Im heutigen Blogpost erläutern wir, was WebEDI ist und warum Sie damit auch kleine, nicht EDI-fähige Partner in Ihre eigene EDI-Landschaft integrieren können. Große Vorteile dabei sind der geringe Zusatzaufwand und die niedrigen Kosten, denn bei WebEDI funktioniert EDI ganz einfach über einen Internetbrowser.

Bei WebEDI werden Papierdokumente in einem Internetformular nachgebildet. Das Formular enthält Felder, in welche die Benutzer Informationen eingeben können. Dies können im Kundenfall beispielsweise Bestellungen sein, im Lieferantenfall Bestellbestätigungen oder Lieferavise. Wenn alle relevanten Informationen hinzugefügt sind, werden diese automatisch in eine EDI-Nachricht konvertiert und über sichere Internetprotokolle an Sie versendet. Zu den Protokollen gehören z. B. File Transfer Protocol Secure (FTPS), Hyper Text Transport Protocol Secure (HTTPS) oder AS2/AS3.

Heutige WebEDI Plattformen bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen:

1. Automatischer Dokumenten-Flip oder Dokumenten-Turnaround
   • In diesem Fall müssen kaum/keine Daten manuell eingegeben werden. Die Felder werden automatsch befüllt, auf Basis vorheriger Nachrichten oder Formulare. Beispielsweise können Lieferanten-Rechnungen automatisch erstellt werden, auf Basis Ihrer Originalbestellung oder Wareneingangsbestätigung, die vorab an die Platfrom via EDI geschickt wurde. Der Lieferant muss im einfachsten Fall nur seine Rechnungsnummer eingeben, fertig.
   • Ein weiterer typischer Fall ist der Flip einer Bestellung, in eine Bestellbestätigung oder einen Lieferavis, die vollautomatisch durchgeführt werden kann.
2. Überprüfen von kunden- und lieferantenspezifischer Business Rules
   • In diesem Fall müssen kaum/keine Daten manuell eingegeben werden. Die Felder werden automatsch befüllt, auf Basis vorheriger Nachrichten oder Formulare. Beispielsweise können Lieferanten-Rechnungen automatisch erstellt werden, auf Basis Ihrer Originalbestellung oder Wareneingangsbestätigung, die vorab an die Platfrom via EDI geschickt wurde. Der Lieferant muss im einfachsten Fall nur seine Rechnungsnummer eingeben, fertig.
   • Ein weiterer typischer Fall ist der Flip einer Bestellung, in eine Bestellbestätigung oder einen Lieferavis, die vollautomatisch durchgeführt werden kann.
3. WebEDI-Lösungen werden auch häufig genutzt, um Lieferanten eine Möglichkeit zu geben ihren Rechnungsstatus zu sehen (wann werde ich bezahlt und wieviel, falls es Abzüge gab). Die Idee dahinter ist, Anrufe oder Anfragen per Mail der Lieferanten diesbezüglich zu reduzieren.

Wenn Sie eine solche WebEDI-Lösung einführen, haben es all Ihre Handelspartner – besonders die kleineren – deutlich einfacher, mit Ihnen zu interagieren. Das ist auch dann von Vorteil, wenn Sie mit Partnern aus Ländern zusammenarbeiten, in welchen ICT- und EDI-Kenntnisse nur begrenzt vorhanden sind. Die Partner müssen dann keine EDI-Software installieren oder eine komplexe EDI-Umgebung verwalten, denn sie arbeiten lediglich am PC mit Browser und Internetzugang oder via Mobile Apps.

Was sind die Vorteile von WebEDI?

Mit WebEDI können die Lieferanten und Partner die Bestellverarbeitung oder Lieferplanung über ein Web-Portal pflegen. Bestellungen und Lieferpläne werden so dargestellt, als ob der Partner die Daten über eine EDI-Verbindung erhalten hätte. Außerdem können Folgedokumente, beispielsweise Bestellbestätigungen oder Lieferavise elektronisch und papierlos zugestellt werden.

• Schnelle Roll-Outs von Bestellprozessen bei kleinen und mittelständischen Partnern und Lieferanten, daher auch schnelle Business Integration.  
• Schnelle und kundenbezogene Darstellung von allen Geschäftsprozessen – von der Bestellung bis zur Rechnung. Dadurch sehr hohe Transparenz des gesamten Lieferprozesses.
• Hohe Prozesseffizienz: die Zyklen im Bestellwesen verkürzen sich deutlich.
• Der EDI-Datenaustausch gestaltet sich einfacher und fehlerfreier, anstelle von Fax- und E-Mail-Versand.
• Die vorhandene EDI-Infrastruktur kann genutzt werden.
• Unternehmen können anhand von einfachen, vorab bestückten Formularen kommunizieren und den Anforderungen ihrer Handelspartner über eingebaute Geschäftsregeln gerecht werden.
• Handelspartner von überall auf der Welt können sich auch ohne spezifische IT-Ressourcen mit ihrer EDI-Implementierung verbinden.

Wollen auch Sie von sicherer und nachvollziehbarer Kommunikation sowie schnellen transparenten und zuverlässigen Prozessen mit externen Partnern profitieren? Folgende Möglichkeiten, auch in Ihrem Unternehmen WebEDI einzuführen, stehen Ihnen zur Verfügung:

• WebEDI für Ihre Kunden, Partner und Lieferanten als Inhouse-Lösung
• Service bei einem IT-Unternehmen (Private Cloud)
• Einbindung über einen globalen Marktplatz eines IT-Dienstleisters (Public Cloud)

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