Was ist ein Cloud Fax-Service?

Amy Perry28. Februar 2020

Das Fax gibt es nun schon seit einem Jahrhundert und es ist immer noch weit verbreitet. Das herkömmliche Faxgerät mit seinen manuellen Prozessen, analogen Leitungen, teurer Tinte, Papier und Verbrauchsmaterialien gehört jedoch der Vergangenheit an. Heute tendieren Unternehmen zu einem digitalen Fax-Service. Das Cloud Fax bietet die beste Möglichkeit, papierloses Faxen schnell und einfach im gesamten Unternehmen zu nutzen. Was genau ist also Cloud Fax und was sollten Sie von dem bestmöglichen Service erwarten?

Laut IDG (in Englisch) haben wir den Wendepunkt für die Einführung von Cloud Faxen bereits überschritten. Die Studie des Unternehmens zeigt, dass Cloud Faxen in drei Jahren von 35 Prozent auf 56 Prozent derjenigen Unternehmen ansteigen wird, die entsprechende Services nutzen.

Was ist ein Cloud Fax?

Seien wir doch ehrlich: Niemand hat Freude an einem Standalone-Fax und Papier. Es ist langsam und ineffizient und es ist frustrierend, Papier zum Gerät zu tragen und darauf zu warten, dass es gesendet wird. Auf der anderen Seite gibt es jemanden, der dasselbe in umgekehrter Richtung durchführt. Man fragt sich wirklich, wie das so lange überdauern konnte. Mit Cloud Fax werden Sie all diese Zeitverschwendung und Ineffizienzen los. Und es fallen nicht nur die Ausstattung und die laufenden Kosten für Einzel-Faxgeräte, sondern auch für firmeninterne Faxserver weg.

Cloud Fax-Services stellen Faxe über das Internet bereit, ohne dass lokale Hardware oder Software verwaltet werden muss. Sie senken die Kosten, indem sie Telefonie in Verbindung mit Telefonleitungen sowie die Belastung der IT durch die Unterstützung einer firmeninternen Fax-Infrastruktur beseitigen. Cloud-basierte Faxlösungen sind schnell, effizient, sicher und einfach zu nutzen. Der beste Fax-Service-Provider bietet ein Netzwerk aus weltweit verteilten Rechenzentren, um sein Angebot an Cloud Fax-Services um Stabilität, Verfügbarkeit und Business Continuity zu erweitern.

Welche unterschiedlichen Varianten gibt es?

Bei der Bereitstellung von Fax als Cloud-Service gibt es im Wesentlichen drei Stufen, abhängig davon, wie oft Faxe genutzt werden (selten oder gelegentlich bis zu hunderten von Malen pro Tag) und ob der Faxversand in Backend-Systeme oder Anwendungen integriert werden muss. Diese werden angeboten für Einzelpersonen und Heimbüros, kleine und mittlere Unternehmen und große Organisationen. Die drei unterschiedlichen Nutzungsformen sind:

Kostenloser Service

Hierbei handelt es sich um einen Fax-Service der ersten Stufe, typischerweise für Einzelanwender, wenn Fax nur selten benötigt wird. Der Benutzer kann damit Faxe senden und empfangen, oftmals über ein Online-Portal. Der Service ist schnell und einfach und ermöglicht es dem Einzelanwender, ohne Faxgerät und ohne Kosten Faxfunktionen zu erhalten. Es ist jedoch nicht für diejenigen geeignet, die regelmäßig Faxe versenden.

Cloud Fax-Service

Die nächsthöhere Stufe bietet einen Basisservice für Cloud Faxe. Die Gebühren sind als Pay-as-you-go oder als niedriger, monatlicher Pauschalpreis für eine begrenzte Anzahl von Faxen pro Monat zu zahlen. Der Benutzer kann Faxe von seinem E-Mail-Konto aus senden und empfangen. Der Cloud-Service-Provider stellt in der Regel eine begrenzte Anzahl von Cloud Faxnummern zur Verfügung und kann einige zusätzliche Services anbieten, wie z.B. gebührenfreie Faxnummern für eingehende Faxe.

Enterprise Cloud Fax

Für viele Unternehmen ist das Fax ein wichtiger Teil des täglichen Arbeitsablaufs. Sie benötigen das gleiche Maß an Sicherheit, Leistung und Unternehmensintegration wie andere Unternehmenssysteme. Enterprise Cloud Fax-Services sind die ausgereiftesten. Sie bieten eine Reihe von Unternehmensfunktionen, die in den Fax-Service eingebettet sind. Darüber hinaus können sie nahtlos in Backend-Systeme integriert werden, die auf der Fax-Kommunikation basieren, wie z. B. SAP, Oracle und branchenspezifische Systeme wie Finanzanwendungen und EHR-Systeme im Gesundheitswesen. Wenn Sicherheit eine wichtige Rolle spielt, bieten diese Services die besten Sicherheitsprotokolle mit komplexer Verschlüsselung. So gibt es beispielsweise eine Reihe von HIPAA-konformen Cloud Fax-Services, die den sicheren Austausch von medizinischen Informationen von Anbieter zu Anbieter gewährleisten.

Was sind die Vorteile?

An diesem Punkt müssen wir zugeben, dass wir einen Fehler gemacht haben. Wir haben gesagt, dass es ein Wunder ist, dass das Fax so lange überlebt hat. Das ist es aber nicht. Das Fax ist eine der wenigen universellen Technologien, die es gibt. Wo auch immer Sie auf der Welt hinkommen: Fax ist Fax. Darüber hinaus ist das Fax auch heute noch eine der sichersten Methoden zur Übertragung von Informationen. Deshalb ist es immer noch das wichtigste Element dokumentenbasierter Arbeitsabläufe in einer ganzen Reihe von regulierten Branchen.

Wir brauchen nur einen schnelleren, effizienteren und einfacheren Weg zum Faxen. Und das ist das Cloud Fax. Die Vorteile der Nutzung sind vielfältig:

Faxen vereinfachen und die Leistung steigern

Da das Faxaufkommen in vielen Unternehmen weiter zunimmt (in Englisch), wird der Wechsel von alten Faxgeräten oder komplexen Faxserver-Infrastrukturen zu einem Cloud Fax-Service immer attraktiver. Unternehmen können ihre Umgebung mit Cloud Fax grundlegend vereinfachen, indem sie die Komplexität von Hardware, Software und Fax-Telefonieverbindungen vor Ort vermeiden. Ein Enterprise Service umfasst alle Funktionen, die Sie von einem lokalen Fax-Server erwarten. Es kommt also darauf an, die Leistung Ihrer Faxlösung dauerhaft zu gewährleisten. Der optimale Cloud Fax-Service skaliert automatisch so, dass selbst Ihre höchsten Anforderungen an das Faxvolumen erfüllt werden, ohne Besetztzeichen oder Engpässe im Durchsatz.

Kosten senken

Wenn Sie einen Cloud Fax-Service nutzen, brauchen Sie nicht in die für den lokalen Faxversand erforderliche Hardware, Software und Fax-Telefonie-Netzwerke zu investieren. Sie benötigen keine dedizierten Ressourcen mehr für die Verwaltung und Wartung eines komplexen lokalen Systems oder ein Budget für die Aktualisierung neuer Funktionen. CapEx wird durch OpEx ersetzt.

Verbesserte Sicherheit

Cloud Fax-Services schützen Informationen bei der Speicherung und Übertragung. Dadurch verfügen sie über Sicherheitsfunktionen zum Schutz der Daten und zur Verringerung von Compliance-Risiken, insbesondere in stark regulierten Branchen. Die umfangreiche Sicherheitsinfrastruktur der weltweiten Anbieter von Cloud Fax-Services erlaubt es ihnen, eine sichere Lösung mit mehreren Sicherheitsprotokollen zum Schutz der sensibelsten Daten bereitzustellen.

Mehr Collaboration

Ein Cloud Fax-Service modernisiert das Faxen und überführt es in das agile, digitale Zeitalter. Der Service kann sich auf Anwendungen wie E-Mail und den Zugriff von Endgeräten erstrecken. Dadurch wird das Fax an eine zunehmend mobile Belegschaft angepasst. Darüber hinaus lassen sich Enterprise Cloud Fax-Services direkt in ERP- und andere Backend-Anwendungen integrieren. Dies erleichtert und automatisiert End-to-End-Geschäftsprozesse zwischen Ihnen und Ihren Kunden und Lieferanten.

Wie wählt man einen Enterprise-Fax-Service?

Es ist wichtig, zwischen Anbietern zu unterscheiden, die grundlegende Faxfunktionen anbieten, und solchen, die wirklich unternehmenstaugliche Cloud Fax-Lösungen zur Verfügung stellen. Tatsache ist, dass nicht alle Anbieter die geschäftskritischen Messaging-Anforderungen von Unternehmen erfüllen.

Dies geht über den einfachen, kostengünstigen und einfachen Versand und Empfang von Faxen hinaus. Enterprise Cloud Fax ermöglicht die Bereitstellung stabiler, unternehmenstauglicher Services rund um die zentralen Faxfunktionen. Anbieter von Enterprise Cloud Faxlösungen müssen in der Lage sein, Funktionen in folgenden Bereichen zu bieten:

Hochentwickelte Cloud-Architektur, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Leistung
Business Continuity/Desaster Recovery (BCDR)
Funktionen zur Integration von Unternehmensanwendungen
Bestmögliche Sicherheit
Automatisierung von Prozessen
Zuverlässige Verwaltungsfunktionen

Was Sie bei einem guten Fax-Service-Anbieter beachten sollten

Da die Fax-Services in der Enterprise Cloud unterschiedlich sind, müssen Sie den für Sie optimalen Fax-Service-Anbieter auswählen. Sie können eine beliebige Anzahl von Bewertungen von Cloud Fax-Services lesen, aber die wichtigsten Funktionen sollten Sie sich unbedingt näher ansehen:

Weltweite Cloud-Infrastruktur

Die besten Anbieter von Cloud Fax-Services verfügen über ein zuverlässiges, geografisch verteiltes Cloud-Netzwerk. Daher können sie Leistung, Skalierbarkeit und Business Continuity bieten, die durch strenge Service Level Agreements (SLAs) abgesichert sind.

Branchenerfahrung

Ein Fax ist ein Fax, oder? Nicht wirklich, wenn es um Enterprise Cloud Fax-Services geht. Gerade wenn Sie mit stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen zu tun haben, gibt es eine Vielzahl von sich ständig ändernden Kommunikationsstandards und weltweiten Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Der Anbieter von Enterprise Cloud Fax-Services sollte über fundierte Erfahrungen in Ihrer Branche (in Englisch) verfügen und in der Lage sein, die Einhaltung der Compliance zu erleichtern und die Risiken innerhalb Ihrer Faxkommunikation zu verringern.

Eine ganzheitliche, Omnichannel-Kommunikationslösung

Enterprise Cloud Fax ist sicherlich keine Einzel-Aufgabe. Vielmehr ist es Teil einer Kommunikationsstrategie, mit der die Kundenzufriedenheit durch Omnichannel-Kommunikation verbessert werden kann. Diese Strategie zielt darauf ab, die gleiche Erfahrung über alle Kanäle hinweg zu gewährleisten. Die besten Anbieter von Enterprise Services können eine Omnichannel-Infrastruktur rund um Cloud Fax, Sprache, E-Mail und SMS-Messaging aufbauen. Ein einziger Anbieter für all diese Anforderungen reduziert die Kosten und optimiert die Effektivität Ihrer Kommunikationsmöglichkeiten

Lesen Sie einen neuen IDG Report (in Englisch) und erfahren Sie, warum diese und andere Schwierigkeiten viele Unternehmen dazu veranlassen, Fax-Services in der Cloud zu nutzen, um die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Der Report erörtert die Vorteile, die Unternehmen von einem E-Fax-Cloud-Modell erwarten können. Dazu gehören