Wenn schon, denn schon: von E-Invoicing zu einer kompletten Digitalisierungskampagne mit EDI

Haben Sie schon Teil 1 bis 4 unserer Blogartikel-Serie über die Wahl eines E-Invoicing Providers gelesen? Es ging dabei um die Fragen: Externer Dienstleister oder inhouse, Größe des Providers, Sicherheit und mögliche Kosten für Ihre Lieferanten. Eventuell befindet sich Ihr Unternehmen jetzt schon im aktiven Auswahlprozess. Denken Sie nun noch einen Schritt weiter: Wie wäre es mit einem EDI-Projekt, das noch weit mehr als „nur“ E-Invoicing abdeckt?

E-Invoicing ist nur der erste Schritt hin zu mehr Digitalisierung im Unternehmen, denn die elektronische Rechnung ist nur ein einzelner Prozess-Schritt von vielen. Wenn Sie mehr Digitalisierung im Unternehmen erreichen möchten, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich nicht für eine Insellösung entscheiden, die lediglich E-Invoicing abdeckt. Der wichtige Punkt hierbei ist: Rein technisch können viele E-Invoicing Spezialisten auch andere Dokumententypen verarbeiten. Aber oftmals sind die Prozesse der E-Invoicing Spezialisten vor allem auf die Rechnung ausgelegt. Bei einer Rechnung ist es im Zweifelsfall schon mal akzeptabel, wenn sie verzögert ausgeliefert wird und erst nach 2-3 Tagen verarbeitet werden kann. Bedenken Sie jedoch: Bei einer Bestellung von z.B. Direktmaterial oder Handelsware könnte es bei Verzögerungen zu Produktionsausfällen oder leeren Regalen führen. Die Anforderungen an SLAs sind daher bei diesen Prozessen viel höher. Das umfasst zum Beispiel Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, aber auch, welche Reaktionszeiten im Support zugesichert werden. Teilweise werden im Support nur reine Reaktionszeiten, aber keinerlei Lösungs-Zeiten zugesichert. Die Zusicherung einer reinen Reaktionszeit stellt eine zeitnahe Lösung eines technischen Problems aber nicht sicher. Ebenso stellt sich die Frage, ob der Provider nur SLAs zusichert oder auch bereit ist, Vertragsstrafen zu akzeptieren, sofern diese nicht eingehalten werden. Ein SLA ohne Konsequenz bei Nichteinhaltung ist weitestgehend nutzlos.

Wichtig ist also, dass Ihr Provider für E-Invoicing tatsächlich alle Prozesse abbilden kann:  Bestellung, Auftragsbestätigungen, Lieferavis, etc. Achten Sie auch darauf, dass der Dienstleister auch tatsächlich angemessene SLAs für andere Prozesse/Dokumententypen neben der Rechnungstellung anbieten kann. Ansonsten laufen Sie Gefahr, doch wieder eine Insel-Lösung beauftragt haben, hier nämlich „nur“ für die Rechnungsabwicklung.

Wenn Sie sich für eine durchgängige Plattform entscheiden, können Sie also sukzessive auch weitere Prozesse umstellen. Durch eine B2B-Integration können Sie Informationsflüsse, Supply Chain Management und wichtige Geschäftsprozesse – sowohl über interne als auch externe Business-Ecosysteme – digitalisieren, integrieren, automatisieren und optimieren. Weitere Vorteile: eine Lösung, ein Anbieter, ein Vertrag, ein Ansprechpartner/Team, ein einheitlicher Service-Level, eine Schnittstelle und viele mehr. Denken Sie an ein integriertes, digitales Ecosystem, das den nahtlosen und effizienten Austausch von EDI-basierten Geschäftsvorgängen unterstützt. Es bietet eine Technologiearchitektur, die jeden Aspekt der Zusammenarbeit von Unternehmen mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern optimiert. Die B2B-Integrationslösungen schaffen die Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit und Zusammenwirkung von Ecosystemen der Handelspartner.

Sie können die Einführung von B2B-Integrationslösungen beschleunigen, wenn sie mit vertrauenswürdigen Partnern zusammenarbeiteten, die B2B-Integrationsdienste anbieten,  auch bekannt als B2B Managed Services. Verlassen Sie sich dabei auf die Performance und Zuverlässigkeit mit branchenführender Technologie, einer vollständig redundanten, hochverfügbaren Infrastruktur und mehrsprachigem 24×7-Support.

Fazit: Wenn Sie planen, eine E-Invoicing Lösung im Unternehmen einzuführen, vergewissern Sie sich, dass der Provider auch tatsächlich die gewünschten Bedarfe abdecken kann. Und denken Sie noch einen Schritt weiter: Automatisieren Sie wichtige Prozesse mit einer umfangreicheren EDI-Lösung und digitalisieren Sie Ihr Unternehmen sukzessive. Dadurch verbessern Sie die Unternehmenseffizienz deutlich.