Wie können Sie das Onboarding und die Transaktionen bei E-Invoicing für Ihre Lieferanten kostenneutral gestalten?

Auswahlkriterien für die Wahl einer E-Invoicing Lösung – Teil 4

In den Teilen 1-3 unserer Blogartikel-Serie „Auswahlkriterien für die Wahl einer E-Invoicing Lösung“ haben wir beschrieben, was für die Wahl eines externen Providers spricht, warum die Größe des Anbieters wichtig ist und worauf Sie beim Thema „Sicherheit“ besonders achten sollten. In diesem Blogartikel erläutern wir, warum ein einfaches und bequemes Onboarding von Lieferanten so wichtig ist und was es mit den Kosten auf sich hat.

In Ländern, in denen es (noch) kein B2B-Mandat gibt, werden E-Invoicing Kampagnen durchgeführt, um die Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Viele Lieferanten verstehen bereits, welche Vorteile die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt: Effizientere Rechnungsverarbeitung, höhere Datenqualität und -transparenz, geringere Fehlerraten, niedrigere Transaktionskosten und verbesserter Cash-Flow, um nur einige zu nennen. Es gibt jedoch auch Lieferanten, die sehr zögerlich bei der Einführung einer E-Invoicing Lösung sind. Sie haben Bedenken im Hinblick auf die Komplexität des Onboarding, ihre technologische Ausstattung und die möglichen Kosten. Der Erfolg Ihres Unternehmens und letztendlich auch der Lieferanten hängt aber auch davon ab, wie schnell und wie gut Sie Überzeugungsarbeit leisten können. Sie müssen die Hürde beim Onboarding so niedrig wie möglich halten und in Bezug auf die Kosten transparent sein.

Sie sollten grundsätzlich eine Lösung wählen, bei der es den Lieferanten so einfach wie möglich gemacht wird. Von den vielen Vorteilen des E-Invoicing werden Sie Ihre Partner sicherlich überzeugen können. Wie aber sieht es bei den Kosten aus? Es gibt nämlich Provider, deren Preismodell wie folgt gestaltet ist: Die einkaufenden Unternehmen zahlen sehr wenig und im Gegenzug werden die Lieferanten mit unterschiedlichen Abo-Modellen (teilweise kräftig) zur Kasse gebeten. Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Anbindung, die einzelnen Transaktionen, die Archivierung und den Support. Das verhindert in vielen Fällen eine hohe Akzeptanz bei Lieferanten und verlangsamt das Onboarding. Es gibt Lieferanten, die diese Zusatzkosten nicht tragen können oder wollen. Darüber hinaus ist es aufwändig wenn der Provider mit hunderten oder tausenden von Lieferanten Verträge schliessen muss. Es kann sehr lange dauern, bis die Kosten auf Lieferantenseite freigegeben werden und die Verträge unterzeichnet sind. Und selbst, wenn die Lieferanten die Kosten selbst tragen sollten, werden sie diese vermutlich in der nächsten Preisrunde an den Kunden weitergegeben. Es ist also für alle Beteiligten mühsam, wenn man keinen ganzheitlichen Ansatz für das oftmals sehr komplexe Ecosystem von Handelspartnern verfolgt.

Ein weiterer Punkt in diesem Zusammenhang: Nach wie vor gibt es eine Vielzahl von Unternehmen die keinerlei Lösung für den Austausch elektronischer (Rechnungs-) Daten haben – vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Idealerweise hat Ihr Anbieter auch eine „bezahlbare“ Lösung für kleinere Unternehmen im Portfolio. Damit vermeiden Sie langwierige Marktrecherchen Ihrer Lieferanten nach der passenden Lösung um „e-ready“ zu werden. Darüber hinaus nehmen Sie Lieferanten, die noch nicht in der digitalen Welt angekommen sind Ausreden, weshalb e-Invoicing nicht möglich wäre.

Planen Sie eine ERP-Migration?

Sollten Sie eine ERP-Migration (z.B. S/4 Hana) planen oder sind bereits in einem fortgeschrittenen Stadium des Projekts, kann OpenText Sie unterstützen. Wir haben bereits vor einigen Jahren diverse Tools entwickelt, um unseren Kunden die Migration auf ein neues ERP-System zu vereinfachen. Im Folgenden möchten wir Ihnen zwei Elemente daraus vorstellen:

Data Discovery Service

Ein wesentlicher Schritt im Rahmen eines ERP-Migrationsprojektes ist die Analyse der EDI / B2B-Integrationsanforderungen, da diese im zukünftigen ERP-Datenmodell berücksichtigt werden müssen. OpenText bietet hier automatisierte Analysemöglichkeiten und unterstützende Integrationsberatung. So können Sie sicherstellen, dass die EDI-Integrationsanforderungen korrekt im neuen ERP-Datenmodell berücksichtigt werden. Das ERP-Projekt kann so außerdem besser im Budget- und Zeitrahmen gehalten werden.

Parallel Testing Framework

Umfangreiches Testing ist eine der Grundvoraussetzungen für ein reibungsloses Migrationsprojekt. Mit dem OpenText „Parallel Testing Framework“ kann ein „Massen-Test“ mit Live-Daten noch vor dem Go-Live gefahren werden. Wir kopieren dabei für einen bestimmten Zeitraum (z.B. 1 Monat) die Live-Daten, die wir mit dem „alten“ ERP-System austauschen und stellen diese zum Testing mit dem „neuen“ ERP-System zur Verfügung. Eventuelle Fehler werden im Monitoring Tool Lens angezeigt. Damit können wir Fehler durch nicht getestete Szenarien weitestgehend ausschließen.

Fazit: Oftmals sind die zusätzlichen Kosten für Lieferanten eine Hemmschwelle, sich auf E-Invoicing einzulassen. Suchen Sie daher einen Provider, dessen Preismodell keine Kosten für die Lieferanten vorsieht sofern dieser bereits „e-ready“ ist.  Ist dies nicht der Fall, sollte Ihr Provider eine schnelle, einfache und vor allem kostengünstige Lösung vorsehen, um auch kleinere Unternehmen ins digitale Zeitalter zu befördern. Lassen Sie sich also eingehend beraten, bevor Sie sich für eine E-Invoicing Lösung entscheiden.

Andre von de Finn

André beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit der Digitalisierung und Optimierung von Purchase-to-Pay sowie Order-to-Cash Prozessen. Er verfügt über umfassende Erfahrung im Umfeld des elektronischen Datenaustauschs, insbesondere in Bezug auf e-Invoicing und die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen. In seinem Blog berichtet er über Trends, Innovationen und gesetzliche Änderungen in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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