Die 10 wichtigsten Gründe für ein Upgrade von Documentum

Software-Upgrades sind für Unternehmen unverzichtbar, um die Leistung zu verbessern. Zum Erhalt des Wettbewerbsvorteils, der internen Effizienz der Ressourcen und des Service-Niveaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die jeweils aktuellsten Versionen ihres Enterprise-Software-Portfolios einsetzen. Auch ein Upgrade von Documentum ist momentan sinnvoll.

OpenText™ Documentum™ ist ein ausgereiftes Produkt mit einer langen Entwicklungsgeschichte. Documentum 5.0 wurde 2002 veröffentlicht, Version 6.0 folgte 2007 und Version 7 im Jahr 2012. Seit der Übernahme von Documentum durch OpenText im Jahr 2017 haben wir alle sechs Monate wichtige Upgrades veröffentlicht. Jede Version ist darauf ausgelegt, die Benutzerfreundlichkeit und Leistung weiter zu verbessern und die Rendite Ihrer Investition in die OpenText-Technologie zu maximieren. Ganz gleich, wo Sie sich in Ihrem Upgrade-Zyklus befinden – ob Sie den Business Case aufbauen, um voranzukommen, oder ob Sie noch entscheiden, wie Sie weiter vorgehen wollen – hier sind die 10 wichtigsten Gründe für ein Upgrade von Documentum:

Nr. 1: Leistung durch Upgrade von Documentum verbessern

Mit jedem neuen Documentum-Release werden schrittweise Leistungsverbesserungen vorgenommen. Ziel ist es, den Anwendern ein reaktionsfähigeres System und einen schnelleren Zugriff auf Informationen zu bieten und gleichzeitig die IT-Ressourcen zu entlasten. Einige konkrete Beispiele sind die Leistungsverbesserungen zwischen Documentum Version 16.4 (April 2018) und Documentum 16.7 (Oktober 2019).

• Plattform läuft 21 Prozent schneller
• Dokumente werden 25 Prozent schneller hochgeladen
• Dokumente werden 30 Prozent schneller geöffnet

Nr. 2: Vertrauen und Sicherheit stärken

Da sich die Sicherheitsbedrohungen ständig weiterentwickeln und die IT-Sicherheitsrichtlinien der Unternehmen immer strenger werden, ist die Verbesserung der Unternehmenssicherheit weiterhin ein vorrangiges Investitionsthema auf der Documentum-Plattform. Wir führen ständig Sicherheitsverbesserungen auf der gesamten Plattform durch, um sowohl die On-Premises- als auch die Cloud-Bereitstellung zu verbessern.

In Documentum 16.7 (Oktober 2019) haben wir beispielsweise das Risiko von raffinierten böswilligen Attacken reduziert. Dazu haben wir die für die tägliche Datenbanknutzung erforderlichen Berechtigungen verschärft und die Nutzung von privilegierten Datenbank-Anmeldeinformationen außerhalb eines DBA-überwachten Wartungsfensters abgeschafft. Außerdem haben wir mehr Sicherheitsscans über den Documentum Server und die Plattformkomponenten hinweg eingeführt, darunter Fortify, Qualsys, BURP, Blackduck und Cloud-Penetrationstests von Drittanbietern. Durch ein Upgrade von Documentum profitieren Sie somit von mehr Sicherheit.

Aufgrund unserer gründlichen Tests können wir Probleme mit neuem und bestehendem Code vor der Freigabe angehen. Darüber hinaus verfügen wir über eine Informationsbasis, mit der wir Kunden beraten können, die eigene Sicherheitstests durchführen, um die Sicherheit von Documentum in ihrer eigenen Umgebung zu gewährleisten.

Nr. 3: User Experience verbessern

Durch schrittweise Leistungsverbesserungen in jeder Documentum-Version erhalten die Benutzer ein reaktionsfähigeres System und eine Vielzahl neuer Funktionen, die die Produktivität steigern.

• Die Suchergebnisse sind durch die Integration von Volltextsuche und eingebetteten Thumbnails genauer als bisher. Benutzer können ihre Ergebnisse auch nach Kategorien filtern, um relevanten Content schneller zu finden.
• Durch die Einführung der Formatkonvertierung für Dokumente und Video sind mehr Arten von Content zugänglich.
• Für Entwickler erleichtern branchenübliche REST-APIs die Erstellung benutzerdefinierter Lösungen ohne spezielle Schulung.

Nr. 4: Kosten senken

Einer der Vorteile eines Upgrades von Documentum auf die neueste Version ist die Möglichkeit, teure Oracle-Datenbanken durch die kostenlose Open Source-Datenbank PostgreSQL zu ersetzen und kostengünstigen S3-Speicher zu nutzen. Wenn Sie in die Cloud migrieren, können Sie die teure On-Premises-Infrastruktur durch kostengünstigere Cloud-Alternativen ersetzen.

Kunden, die Documentum Version 7.2 oder früher nutzen, zahlen derzeit erweiterte Wartungsgebühren, um konform zu bleiben. Mit einem Upgrade können sie wieder zu den Standard-Wartungstarifen zurückkehren.

Nr. 5: Funktionen erweitern

Mit einem Upgrade von Documentumm können Sie die Funktionalität und Produktivität durch die Anbindung an andere OpenText-Produkte erweitern. So bietet OpenText Core Share  eispielsweise die Möglichkeit, Content in Documentum sicher mit Personen außerhalb des Unternehmens zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.   Ein weiterer Cloud-Service, der die Möglichkeiten von Documentum erweitert, ist OpenText Core for Federated Compliance, der automatisierte Governance-Services über mehrere Documentum-Repositorys und Dateisysteme hinweg hinzufügt.

Nr. 6: Produktivität verbessern

Durch ein Upgrade von Documentum können Unternehmen auf die moderne Documentum D2 Benutzeroberfläche aktualisieren und von einer einheitlichen Erfahrung auf Desktop, Laptop, mobilem Browser und mobilen Anwendungen profitieren.

Documentum D2 Mobile bietet eine erstklassige Benutzererfahrung für den Zugriff auf und die Bearbeitung von Content von mobilen Geräten aus. Dadurch werden Einschränkungen im Geschäftsbetrieb beseitigt. Administratoren können Unternehmens-Content auf BYOD-Mobilgeräten kontrollieren und bei Verlust eines Geräts eine Fernlöschung durchführen. D2 Mobile ist für alle neuen und bestehenden Documentum D2-Kunden kostenlos verfügbar.

Nr. 7: Documentum mit Microsoft® Office 365™ verbinden

Schluss mit dem Wechsel zwischen den Anwendungen!  Nach einem Upgrade von Documentum können Benutzer weiterhin in ihren bevorzugten Applikationen wie Microsoft Word und Outlook arbeiten, aber jetzt mit direktem Zugriff auf Content in Documentum über das Ribbon-Menü.  Die Anwender können Dokumente in Documentum durchsuchen, öffnen und speichern, so dass sie die Vorteile eines unternehmensweiten Aufzeichnungssystems nutzen können, ohne Documentum öffnen zu müssen.

Nr. 8: Einfache Aktualisierungen

Nach einem Upgrade von Documentum auf die neue Version gibt es keine komplizierten Upgrade-Projekte mehr, sondern nur noch einfache Aktualisierungen vor Ort. Eine Neuinstallation, Neukonfiguration oder manuelle Neuanpassung ist nicht erforderlich. Documentum-Updates werden jetzt als Patches bereitgestellt, die bestehende Konfigurationen erhalten und die Verteilung vereinfachen. Patches werden vierteljährlich veröffentlicht und benötigen nur wenige Minuten für die Implementierung (in Englisch).

Nr. 9: Umsetzung Ihrer Cloud-Strategie

Unternehmen wechseln in die Cloud, um Kosten und Risiken zu reduzieren und gleichzeitig die Leistung ihrer Anwendungen und Plattformen zu steigern. Durch die Containerisierung der Documentum-Technologie können Unternehmen ihre Documentum-Bereitstellungen an ihrer unternehmensweiten Cloud-Strategie ausrichten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die OpenText-Cloud, eine firmeninterne Plattform oder eine öffentliche Cloud handelt. Containerisierte Technologie kann neben älteren Implementierungen ausgeführt werden, um einen verwaltbaren Cloud-Einführungspfad zu ermöglichen. Documentum-Container lassen sich leicht zwischen Cloud-Anbietern verschieben.

Es gibt fünf Bereitstellungsmüglichkeiten für OpenText-Lösungen. Kunden haben damit jederzeit die Kontrolle darüber, wo Content gespeichert und wie er verarbeitet wird.

Nr. 10: Wir unterstützen Sie beim Ugrade von Documentum

OpenText bietet eine breite Auswahl an Dienstleistungen, die Ihrem Unternehmen den erfolgreichen Übergang zur neuesten Version von Documentum erleichtern. Lassen Sie unsere Experten mit Ihnen zusammenarbeiten (in Englisch), um Ihre aktuelle Umgebung zu bewerten und Empfehlungen für ein erfolgreiches Upgrade in jedem Cloud-/On-Premises-Modell zu geben, das für Sie in Frage kommt. Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, Sie können sich darauf verlassen, dass OpenText Sie bei Ihrem Upgrade- und Bereitstellungsprozess unterstützt.

Weitere Informationen zum Upgrade von Documentum

• Kunden mit aktiver Wartung erhalten kostenlos Zugang zu neuen Versionen der Software. Erfahren Sie mehr über OpenText Prime Protect in the Software Maintenance Program Handbook (in Englisch).

• Die Release-Termine und die anschließende fortlaufende Wartung für Ihre OpenText-Produkte finden Sie auf der Seite Support Lifecycle (in Englisch) unter My Support (Kunden-Login erforderlich).